Die einfache Zusammenarbeit von Teams mit Office über Internet ist eines der Haupteinsatzgebiete von Microsoft SharePoint Technologie in den Unternehmen. Unabhängig davon, ob es sich um interne Arbeits- oder Projektgruppen, Abteilungen oder um die Zusammenarbeit mit externen Partnern handelt: SharePoint bietet out-of-the-box alle Leistungsmerkmale, um auf der Basis modernster Internet-Technologie die Zusammenarbeit der Mitarbeiter im Unternehmen einfacher, reibungsloser, nachvollziehbarer und effektiver zu gestalten.
Themenübersicht zu Zusammenarbeit mit SharePoint Technologie
Zusammenarbeit im Team mit Microsoft SharePoint Server (Collaboration)
Mit Hilfe der folgenden Leistungsmerkmale von Microsoft Office SharePoint Server können Sie effizienter und effektiver mit andern Mitarbeitern Ihrer Organisation oder externen Partnern zusammenarbeiten:
- Verwenden von Websitevorlagen zur Zusammenarbeit oder zum Verwalten von Besprechungen (Teamorganisation, Meeting Management)
Sie können mit dem Erstellen einer neuen Office SharePoint Server-Website zur Organisation der Teamarbeit beginnen, indem Sie eine der verschiedenen Arten von Websitevorlagen für die Zusammenarbeit oder für das Verwalten von Besprechungen auswählen. Beispielsweise können die Websitevorlagen in der Gruppe Zusammenarbeit Teams in einer Organisation dabei helfen, an Projekten zu arbeiten und gemeinsam Dokumente zu bearbeiten. Wenn Sie z.B. eine Vorlage für eine Dokumentarbeitsbereich-Website verwenden, können Sie zusammen mit anderen Benutzern ein Dokument oder eine Reihe von Dokumenten bearbeiten. Die Websitevorlagen in der Gruppe Besprechung können Teams in einer Organisation beim Verwalten verschiedener Arten von Besprechungen helfen. Die Vorlagen dieser Gruppe unterstützten die gesamte Bandbreite von allgemeinen Besprechungen bis hin zu entscheidungsorientierten Besprechungen und sozialen Zusammenkünften.
Abb.: Microsoft SharePoint Technologie bietet eine einheitliche Infrastruktur für ALLE Portale im Unternehmen.
Die Organisation von Besprechungen und Meetings kann über SharePoint Erweiterungen flexibel an die Geschäftsprozesse angepasst und erweitert werden. Dazu stellt Layer2 den SharePoint Meeting Manager bereit.
- Gemeinsames Nutzen von Terminen, Aufgaben und Kalendern
Synchronisieren Sie Ihren Office SharePoint Server-Kalender mit Outlook. Sie können ganztägige Ereignisse eingeben und mehr Arten von wiederholten Ereignissen oder Ereignisserien angeben als je zuvor. Mit grafischen Tages- und Monatsansichten können Teamprojekte effizienter nachverfolgt werden. Erweitern Sie die standardmäßig bereits vorhandenen Möglichkeiten mit dem Enhanced SharePoint User Tasks Web Part von Layer2.
Kontakte können in Listen verwaltet und flexibel verwendet werden. Verknüpfen Sie Kontakte mit Workflows, um eine definierte Bearbeitung im Rahmen Ihrer speziellen Geschäftsprozesse sicherzustellen. Erweitern Sie die SharePoint zu einem umfassenden System der Kunden- und Kontaktverwaltung (Customer Relationship Management System, CRM).
- Bearbeiten und Veröffentlichen von Dokumenten, Workflows
Stellen Sie beliebige Dateien über SharePoint Dokumentenbibliotheken bereit. Die Dokumente können direkt bearbeitet werden. Sperren Sie Dokumente wärend der Bearbeitung über Checkin / Checkout Features. Dokumente können versioniert und mit Anmerkungen versehen werden. Verwenden Sie Workflows für die Freigabe und Veröffentlichung der Informationen. Setzen Sie SharePoint Technologie für ein komplettes Dokumenten-Management ein.
- Einfaches Brainstorming mithilfe von Wiki-Websites (Ideensammlungen, Wissensmanagement)
Eine Wiki-Website ermöglicht das Brainstorming neuer Ideen, das Zusammenarbeiten an einem Teamentwurf, das Erstellen einer Wissensenzyklopädie oder einfach das Sammeln von Routineinformationen in einem Format, das einfach erstellt und geändert werden kann. Ihre Teammitglieder können von ihrem Browser aus einen Beitrag zu Wikis leisten – sie benötigen kein Textverarbeitungsprogramm oder spezielle technische Kenntnisse. Gehen Sie die ersten Schritte zu einem unternehmensweiten Wissensmanagement mit SharePoint.
Abb.: Seminarmanagement mit SharePoint umgesetzt von Layer2 für einen Finanzdienstleister
- Weitergeben von Ideen mithilfe von Blogs
In einem Blog (manchmal auch Webprotokoll genannt) werden häufig kurze Beiträge bereitgestellt. Diese Beiträge werden der Reihenfolge nach angezeigt, beginnend mit dem neuesten Beitrag und ggf. mit Kategorien versehen. Mit Office SharePoint Server sind lediglich wenige Klicks erforderlich, um einen Blog zu erstellen, einen Beitrag in einem Blog bereitzustellen, Aktualisierungen an einem Blog zu abonnieren sowie einen Blog zu aktualisieren. Für einen Blog können Sie Kommentare und Bewertungen zulassen oder deaktivieren. Zu den Verwendungsmöglichkeiten gehören z.B. das Journal einer Führungskraft für die Weitergabe von Ideen und Vorstellungen, eine Community für den Aufbau von Kundenbeziehungen, oder eine informelle Website für die gemeinsame Nutzung von Neuigkeiten und Tipps durch Teams. Erweitern Sie diese Funktionen bis hin zu einem modernen Web 2.0 Portal.
- Empfangen von Aktualisierungen an Listen und Bibliotheken mithilfe von RSS
Für Listen und Bibliotheken wird die weltweit standardisierte RSS-Technologie (Really Simple Syndication) verwendet, damit Mitglieder Ihrer Arbeitsgruppe automatisch Aktualisierungen erhalten. Mithilfe der RSS-Technologie können Benutzer Aktualisierungen oder Feeds mit Neuigkeiten, Blogs und sonstigen interessanten Elementen an einem einheitlichen Speicherort empfangen und anzeigen.
- Empfangen von Änderungsmitteilungen per E-Mail
Abonnieren Sie Listen und Dokumentenbibliotheken um bei Inhaltsänderungen zeitnah per E-Mail informiert zu werden. Mit dem SharePoint Business Data List Connector von Layer2 sind Änderungsmeldungen auch für externe Datenquellen möglich.
Sie können eine Liste Projektaufgaben erstellen, die ein Gantt-Diagramm enthält. Ein Gantt-Diagramm ist eine Art grafischer Übersicht über Projektaufgaben, mit der Sie die Daten und den Status von Teamaufgaben überwachen können. SharePoint bietet alle Möglichkeiten einer modernen Projektverwaltung.
- Mobiler Zugriff auf Inhalte
Sie können Portale, Teamwebsites und Listen auf einem mobilen Gerät anzeigen. Auf diese Weise sind Sie bei Teamprojekten und Aufgaben immer auf dem aktuellen Stand, wenn Sie unterwegs sind. Listen werden z.B. auf Telefonen (oder anderen Telekommunikationsgeräten, die internationale Standards unterstützen) in einem vereinfachten Textformat angezeigt, wobei ein Link zum Ausführen eines Bildlaufs im Inhalt jeder Seite vorhanden ist. Außerdem können Sie benachrichtigt werden, wenn Listen aktualisiert werden. Für den mobilen Zugriff auf SharePoint Inhalte sind zahlreiche Erweiterungen verfügbar.
- Senden von E-Mail an Office SharePoint Server
Mithilfe von E-Mail können Sie sich an Diskussionen, Besprechungen und Dokumenten in einer Office SharePoint Server-Website beteiligen. So wie Sie E-Mail an Ihr Team senden, um Aufgaben und Projekte zu diskutieren, können Sie auch E-Mail an eine Office SharePoint Server-Website oder an eine bestimmte Liste oder Bibliothek senden. Darüber hinaus können Sie E-Mail archivieren, die an eine Website oder eine Liste gesendet wird. Auf diese Weise können Ihre Teammitglieder problemlos einer Diskussion auf einer Website folgen, anstatt in ihren überfüllten Posteingängen nach Nachrichten suchen zu müssen.
- Offlineverwaltung von Dokumenten und bestimmten Listentypen
Sie können wichtige Arbeit überallhin mit sich nehmen. Mit manchen E-Mail-Programmen, die mit Office SharePoint Server kompatibel sind, z.B. Microsoft Office Outlook 2007, können Sie Dateien in einer Bibliothek und Elemente in den folgenden Listentypen offline bearbeiten: Kalender, Kontakte, Aufgaben und Diskussionen. Wenn Sie wieder in den Onlinemodus wechseln, können Sie Ihre Dateien auf dem Server aktualisieren. Listenelemente werden automatisch aktualisiert. Der Microsoft SharePoint Workspace Manager 2010 wird weitere Möglichkeiten der Offline-Synchronisation von SharePoint-Inhalten bieten.
- Nahtlose Integration Ihrer Geschäftsprozesse
Auf der Basis der standardmäßig vorhandenen Leistungsmerkmale können über kundenspezifische Anpassungen Geschäftsprozesse ganz besonders schnell, kostengünstig und vollständig integriert werden.
Starten Sie mit den kostenfreien Windows SharePoint Services
Microsoft kostenfreien Windows SharePoint Services sorgen für einen stetigen Kontakt und hohe Produktivität innerhalb des Teams, denn die Anwendung ermöglicht die problemlose Zusammenarbeit von Mitarbeitern und bietet einen einfachen Zugriff die Dokumente und Informationen, die für Teams erforderlich sind, um fundierte Entscheidungen treffen und Fortschritte bei der Arbeit erzielen zu können. Gruppen können effizient zusammenarbeiten und Websites und Arbeitsbereiche schnell einrichten. SharePoint-Websites bieten eine flexible Skalierbarkeit für Organisationen aller Größen, angefangen bei kleinen Teams bis hin zur globalen Zusammenarbeit.
Kontaktieren Sie jetzt Layer2 für ein kostenfreies Beratungsgespräch zur Einführung der Windows SharePoint Services in Ihrem Unternehmen.
Meetings besser vorbereiten, durchführen und nachbearbeiten mit dem SharePoint Meeting Manager von Layer2
SharePoint Portale bieten bereits out-of-the-box eine einfache Möglichkeit, Meetings und Besprechungen zu planen und zu organisieren. Oft gehen die Kundenanforderungen jedoch über die mit den Standardvorlagen bereitgestellten Grundfunktionen hinaus. Mit dem SharePoint Meeting Manager von Layer2 werden vielfach benötigte Listen wie Entscheidungen, Aufgaben und Anlagen automatisch mit einer neuen Vorlage hinzugefügt. Der Meeting Manager verfügt u.a. über eine Funktion zur automatischen Erzeugung eines flexibel anpassbaren Besprechungsprotokolls. So können Besprechungen effektiv vorbereitet, durchgeführt und nachbereitet werden. Alle Informationen (Tagesordnung, Teilnehmer, Dokumente, Aufgaben, E-Mails) sind automatisch zentral an einem Ort abgelegt und für autorisierte Benutzer über Rollen zugreifbar. Dadurch reduziert sich der Aufwand für die Organisation deutlich.
Der SharePoint Meeting Manager unterstützt WSS 3.0 und MOSS 2007. Die Lösung ist ab Q2/2009 verfügbar, registrieren Sie sich bereits jetzt, um die diese schnellstmöglich zu erhalten. Sie können diese Lösung hier völlig kostenfrei herunterladen und ausprobieren.
SharePoint Anwendungen in den einzelnen Geschäftsbereichen*
SharePoint im PERSONALMANAGEMENT:
Ein wichtiger Erfolgsbaustein eines jeden Unternehmens ist die strategische Personal-Entwickung. SharePoint lässt sich hier sehr effektiv einsetzen zu:
- Personalbedarfsplanung
- Qualitätsorientierte Personalgewinnung
- Grundsätze für Führung und Zusammenarbeit
- Führungskräfte-Entwicklungskonzept
- Strukturiertes Personalführungsgespräch
- Einarbeitung von Mitarbeitern
- Laufbahnplanung
- Führungsfeedback
- Gesundheitsmanagement
- Erfolgskontrolle
SharePoint im MANAGEMENT:
Ein wichtiges Kriterium für den Unternehmenserfolg ist der Zeitraum, indem es dem Management gelingt, sehr gute Ergebnisse zu erzielen und und eine hoch motivierte Mannschaft hinter sich zu sammeln. SharePoint kann dabei eingesetzt werden zum
- Planen
- Organisieren
- Koordinieren
- Diskutieren
- Berichten, Reporting
- Einweisen und
- Kontrollieren (KPI: Key Performance Indikatoren)
- Motivation
SharePoint bei der ORGANISATION:
Organisation ist kein statisches Gefüge, sondern definiert Vorgehensweisen, Handlungsanweisungen, Eskalationsprozesse, Umgang mit Normverstößen etc. Es gilt, die Effektivität der Leistungserbringung sicherzustellen. SharePoint kann z.B. helfen bei folgenden Themen:
- Darstellung und Organisation von Leistungsaspekten (Geschäftsprozessen)
- Abbildung organisatorischer Aktivitäten (Beschreibung, Dokumentation, Gestaltung)
- Abbildung von Hierarchie-Strukturen
- Prozessmanagement (Workflow)
- Produktivitätsmanagement
- Qualitätsmanagement (Workflow, Dokumentation, Formulare)
SharePoint im MARKETING:
Marketing bedeutet Planung, Koordination und Kontrolle aller auf die aktuellen und potentiellen, künftigen Märkte ausgerichteten Unternehmensaktivitäten. SharePoint kann in vielen Bereichen unterstützen:
- Informationsfluss vom Marketing zum Vertrieb
- Marktuntersuchungen, Kundenbefragungen
- Verwaltung von Marketingmaterialien
- Auswertungen
- Öffentlichkeitsarbeit, PR
- Unternehmenswebsite
- Kontaktmanagement, Formulare, Workflow
- Transaktionen, Webshop
- Geomarketing (MapPoint)
SharePoint im VERTRIEB:
Über alle Maßnahmen hinweg, die ein Unternehmen trifft, um seine Leistungen und Produkte in den Verfügungsbereich der Kunden zu bringen, kann SharePoint zahlreiche Prozesse unterstützen:
- Vertriebsstrategie entwickeln (Diskussion, Brainstorming, Meetingorganisation)
- Abstimmung mit Marketing (Aufgabenlisten, Arbeitsbereiche)
- Kundendaten (CRM)
- Verkauf, Beratung (Unternehmenswebsite)
- Auftragsabwicklung (Extranet, Webshop)
- Produktmanagement (Projektmanagement)
- Kundenservice, After-Sales (Supportorganisation, FAQs, HelpDesk)
- Kundenzufriedenheit (Umfragen)
- Schulungen, Trainings (Meetingmanagement, Schulungsorganisation)
- Distribution, Logistik
- Controlling (Planung, Monitoring, Steuerung)
- Stammdatenmanagement (z.B. über Schnittstellen zum ERP)
SharePoint im CONTROLLING
Das Controlling sammelt die betriebswirtschaftlichen Daten und wertet sie aus. Diese Informationen stehen den Entscheidern bedarfsgerecht zur Verfügung. SharePoint unterstützt bei
- Datenerfassung (Listen, Formulare)
- Zusammenführen von Betriebsdaten (Dashboard)
- Verdichten (KPI, Reporting Services, Analysis Services, Pivot Tabellen)
- Datenkonsolidierung, Transparenz (Zusammenspiel mit Excel)
- Überprüfung von Daten (Workflows, Dokumentenlibraries mit Excel)
- Besprechung der Ergebnisse mit den Unternehmensbereichen (Meetingorganisation)
- Kommunikation und Organisation von Maßnahmen (Aufgabenmanagement)
SharePoint in der EDV
Während die klassische EDV früher den Service für elektronische Geräte übernahm obliegt der IT heute die Abbildung von Geschäftsvorgängen im Unternehmen auf Computersysteme. Eine übergreifende Infrastruktur wie SharePoint kann dabei helfen, Insellösungen zu vermeiden bzw. einzelne Anwendungen zumindest zu integrieren.
- Planung und Koordination des EDV-Einsatzes
- Auswahl und Beschaffung der Hard- und Software (SharePoint Listen)
- Installation und Betrieb der Hard- und Software (Protokollmanagement)
- Netzwerkbetreuung und Administration (PlugIns, Dashboard)
- Datenbankpflege und Betreuung (Aufgabenmanagement)
- Betrieb von Mailservern (Suche, Archivierung)
- Schulung der Mitarbeiter (Schulungsorganisation)
- Fortlaufende Information der Mitarbeiter (Mitarbeiterportal)
- Change Management, Updates (SharePoint Listen)
- Fehlersuche und -behebung (Organisation, z.B VSTS Dashboard)
- Datensicherung (Planung und Dokumentation)
- Datensicherheit (SharePoint Rechteverwaltung)
SharePoint im QUALITÄTSMANAGEMENT
Wachsender Konkurenzdruck, steigende Sicherheitsanforderungen, strengere gesetzliche Auflagen und nicht zuletzt die gestiegenen Anforderungen der Kunden haben dazu geführt, dass sich immer mehr Unternehmen über ein umfassendes Qualitätsmanagement machen müssen. SharePoint kann dabei an vielen Stellen helfen:
- Zugänglichkeit der Informationen für die Mitarbeiter (SharePoint Portal)
- Nachweis der Kenntnisnahme (Workflow)
- Sammlung von Verbesserungsvorschlägen (Formulare, Listen, Workflow)
- Erheben von Kennzahlen, Auswertung, Reporting (Reporting und Analysis Services)
- Change Management (Dokumentation, Veröffentlichung, Bestätigung der Kenntnisnahme)
- Gesetzliche Vorschriften (Records Management, Compliance)
- Qualitätshandbuch (Formulare, Dokumentenbibliotheken, Wiki)
- Wissensaustausch (Blogs)
SharePoint im PROJEKTMANAGEMENT
Projektmanagement bezeichnet die Gesamtheit der Führungsaufgaben, -organisationen, -techniken und -mittel, die für die Durchführung eines Projektes erforderlich sind. SharePoint hilft bei internen Projekten wie
- Investitionsprojekte
- Entwicklungsvorhaben, Produktentwicklung
- Organisationsveränderungen
sowie externen Projekten in den einzelnen Schritten:
- Projektstrukturierung (Teamsite)
- Festlegung von Verantwortlichkeiten (Benutzer, Kontakte)
- Definition von Meilensteinen
- Aufwandsabschätzung (Excel Services)
- Ablaufplanung, Projektschritte (Workflow)
- Kostenplanung
- Optimierung, Anpassung
- Risikoanalyse
- Statuskontrolle (Aufgabenlisten, Ansichten)
- Endauswertung
* Die Darstellung folgt in Teilen der Veröffentlichung "Unternehmensprozesse optimieren mit SharePoint". Sie können dieses Buch über die Anwendung von SharePoint in Unternehmensportalen hier bestellen.