Wissen ist der wichtigste Rohstoff dieses Jahrhunderts. Ein schneller und sicherer Zugriff auf das Unternehmenswissen ist ein klarer
Wettbewerbsvorteil. Doch relevante Informationen in Unternehmen zu finden, gleicht oft der Suche nach einer Stecknadel im Heuhaufen. Das Potential häufig bereits vorhandener moderner Informationstechnologie wird meist nicht ausgeschöpft: Informationen werden zwar verarbeitet, sie bleiben jedoch
fragmentiert und werden nicht zu Wissen
verknüpft.
Was fehlt, ist ein einheitlicher und übergreifender Ansatz für Enterprise Content Management (ECM) , Wissensmanagement und Social Networking im Unternehmen. Microsoft SharePoint Technologie 2007 bzw. 2010 bietet als
"Betriebssystem 2.0" für Zusammenarbeit, Informations- und Dokumenten-Management die erforderlichen
technischen Leistungsmerkmale, um
Lösungen für kollaboratives Wissensmanagement bereitzustellen, die konkret auf Ihre Anforderungen hin zugeschnitten sind. Layer2 kann mit
praktischen Erfahrungen aus zahlreichen Projekten zum Projekterfolg beitragen.
Mit der Version 2010 kommt SharePoint auf dem Weg von der Zusammenarbeit zum Wissensmanagement einen riesigen Schritt voran: Leistungsmerkmale wie Taxonomie und Metadaten Management, Content Organizer, Content Type Hub , Content Type Syndication ermöglichen jetzt die Implementierung von Wissensmanagement Lösungen auf einem soliden technischen Fundament.
Als "Betriebssystem 2.0" verbindet SharePoint 2010 Wissensmanagement mit Sozialen Netzwerken im Unternehmen. Wissen heißt Kommunizieren: Kollobaratives Wissensmanagement, bereits bekannt und sehr erfolgreich bei Xing, Facebook oder LinkedIn, zieht ins Unternehmen ein.
Warum ist Wissensmanagement für Ihr Unternehmen so wichtig?
Abb.: Zunehmende Bedeutung von Wissensmanagement im Unternehmen gegenüber anderen Tätigkeiten. (Quelle: Microsoft Deutschland, Peter Fischer)
Während in Schwellenländern rohstoffverarbeitende und produzierende Tätigkeiten sowie Routine- und Sachbearbeitung noch dominieren, entfällt auf Wissensarbeit in hochentwickelten Volkswirtschaften der größte Anteil – mit wachsender Tendenz.
Allerdings verwalten in Unternehmen nur wenige Spezialisten zahlreiche Dokumente wie Rechnungen, Verträge oder Lieferscheine strukturiert in einem klassischen ECMS / DMS. Der weitaus größere Teil der Mitarbeiter hat darauf keinen Zugriff - er ist in der Mehrzahl auf unstrukturierte, bisher nicht verwalteten Informationen angewiesen - z.B. im Dateisystem. Diese Informationen sind jedoch oft schwer zu finden und stehen in keinem Zusammenhang. Die damit verbundenen Tätigkeiten, wie z.B. die Suche und Bewertung der Informationen, sind deshalb alles andere als effizient.
Abb.: Nur wenige Spezialisten im Unternehmen haben Zugriff auf die strukturierten Informationen. Die Mehrzahl der Mitarbeiter muss mit nicht verwalteten Inhalten auskommen - mit entsprechend negativen Folgen für die Produktivität. (Quelle: Microsoft Deutschland, Peter Fischer)
SharePoint beschleunigt die Standard-Prozesse UND erhöht die Produktivität der Wissensarbeit
Abb.: Mit SharePoint als ECMS können sowohl die Standard-Prozesse beschleunigt als auch mit Enterprise 2.0 die Produktivität der Wissensarbeiter erhöht werden.
(Quelle: Microsoft Deutschland, Peter Fischer)
Was bietet SharePoint 2010 neues in Sachen Wissensmanagement?
Die Taxonomie einer SharePoint-Plattform (ihre inhaltliche Gliederung) wird unabhängig von der gewählten Seitenstruktur (Navigation) durch einen neuen Dienst, dem Metadata Management Service, zentral verwaltet.
Abb.: Zentrale Verwaltung der Unternehmens-Taxonomie in SharePoint 2010
Diese hierarchische Gliederung von Begriffen (Terms, Kategorien), die sogenannte Taxonomie, beschreibt das Unternehmen nach verschiedenen Gesichtspunkten, z.B. organisatorisch, nach Leistungen, Produkten oder Prozessen, alphabetisch (AA-ZZ) usw.
Abb.: Beispiel für die Beschreibung eines Unternehmens nach Organisationsstrukturen, Produktengruppen/Produkten und Leistungen in einer SharePoint 2010 Taxonomie
Die im Term Store zentral verwaltete Informationsstruktur kann vom Anwender zur Klassifizierung von Inhalten benutzt werden. Dazu steht der neue Spaltentyp "Managed Metadata" zur Verfügung. Beispielsweise haben Dokumentenbibliotheken out-of-the-box die neue, zusätzliche Spalte "Managed Keywords" vom Typ "Managed Metadata."
Abb.: Neue Spalte Managed Keywords bei SharePoint 2010 Dokumenten
In dieser Spalte werden die zentral verwalteten Terms zugewiesen.
Abb.: Zuweisung der zentral verwalteten Kategorien bzw. Metadaten aus der Taxonomie in einer SharePoint 2010 Dokumentenbibliothek.
Die zentrale Verwaltung sichert im Gegensatz zur bisherigen Vorgehensweise (Texteingabe bzw. Lookups innerhalb der Site) die Konsistenz und vermeidet Redundanzen:
- Änderungen können an zentraler Stelle erfolgen
- Änderungen sind durch ein Rechtesystem abgesichert (Contributor, Group Manager, Term Store Administrator, etc.)
- Workflows, die über die Klassifikation gesteuert werden, können implementiert werden
- Die Qualität der Suche wird verbessert und zusätzliche Navigationen / Filter in der Treffermenge angeboten
Abb.: SharePoint 2010 Dokumentenbibliothek mit der neuen Managed Keywords Spalte.
Die Klassifizierung kann zum Filtern innnerhalb einer Dokumenten-Bibliothek und für die Suche aber auch für eine vollständig Metadaten-gesteuerte portalweite Navigation - z.B. über Tag-Clouds - genutzt werden. Damit stehen dem Anwender zusätzlich zur redaktionellen seitenbasierten Navigation weitere Zugriffsmöglichkeiten (Navigationsebenen) auf die Dokumente und Listenelemente zur Verfügung. Die Dokumente und Items können - unabhängig vom Ort der Ablage - je nach Taxonomie beispielsweise entsprechend einer Organisationsstruktur nach Abteilungen, nach Leistungen und Produkten, nach Kunden oder auch geografisch nach Vertriebsgebieten zugegriffen werden.
SharePoint 2010 - Facebook für's Unternehmen?
Wissen heißt kommunizieren. Die interessierenden Kategorien können dem eigenen Profil als fachliche Kompetenz oder berufliches Interesse hinzugefügt werden. Das vereinfacht die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern im Unternehmen. Man findet leicht heraus, wer sich zu einem Thema auskennt und kann sogar direkt im Profil Fragen stellen.
Abb.: Mitarbeiterprofil in SharePoint 2010 - Die Themen, bei denen der Mitarbeiter eventuell anderen helfen kann, sind basierend auf Taxonomien und Keywords angegeben. Es können sofort Fragen dazu gestellt werden.
Tag Clouds (Stichwort-Wolken) bieten eine Übersicht zu den aktuellen Aktivitäten im Portal.
Abb.: Über Tag Clouds erhält der Benutzer eine Übersicht zu abonnierten Themen
Nicht nur die Benutzer, auch die einzelnen Kategorien / Tags der Taxonomie des Unternehmens haben eine Profilseite (Tag Profile). Zur gewählten Kategorie können Notizen gemacht werden und auch Links zu externen Inhalten sind vorgesehen. So entstehen dynamische Inhaltsseiten, die ansonsten über das Portal verstreute Informationen zu Wissen zusammenfügen.
Abb.: Tag Profile für eine ausgewählte Kategorie in SharePoint 2010. Die neuesten bzw. populärsten Inhalte zur Kategorie werden automatisch dargestellt. Bemerkungen können sofort eingegeben werden. Eine unternehmensweite Suche per Social-Tag-ID wird angeboten.
Mit der Suche kann dann tiefer in das gewählte Thema eingestiegen werden. Auch eine Benachrichtigungs-Funktion für neue bzw. geänderte Inhalte in einer gewählten Kategorie per E-Mail und RSS wird angeboten. Die Abfrage kann auch gleich für den Windows Explorer verfügbar gemacht werden. So behält man leichter die Übersicht über alle Inhalte der gewählten Themen im Portal.
Abb.: Die Suche nach Social Tags (Frei vergebene Stichworte bzw. Kategorien aus der zentralen Taxonomie) ermöglicht ein Vertiefen der Ergebnisse über eine zusätzliche Navigation (linkerer Rand).
Abb.: Die SharePoint Taxonomien können konsistent auch beim Kategorisieren von Office 2010 Dokumenten verwendet werden.
Das Wissen ist in den Köpfen der Mitarbeiter. SharePoint 2010 erleichtert über den kollaborativen Ansatz den Schritt von der Zusammenarbeit im Portal hin zum Wissensmanagement im Unternehmen.
Abb.: SharePoint 2010 bietet out-of-the-box einen Organisations-Browser, der ausgehend von den Active Directory Daten und den Profil-Informationen ein interaktives, klickbares Unternehmens-Organigramm in Silverlight visualisiert.
Die Knowledge Management Suite für Microsoft SharePoint Server 2010 erleichtert die Anwendung der neuen Leistungsmerkmale von SharePoint 2010 im Bereich Wissensmanagement. Sie macht es so einfach wie möglich, Inhalte zu taggen und Tags für Navigation und Suche zu verwenden:
Tag Suggester für SharePoint 2010: Beim manuellen Taggen von Listenelementen und Dokumenten werden automatisch Kategorie-Vorschläge angeboten, die auf den im Term Store zentral bereitgestellen Taxonomien und Metadaten, Regeln sowie den Eigenschaften, dem Kontext und den Dokumenten-Inhalten basieren.
Abb.: Der Tag Suggester für SharePoint 2010 stellt eine zusätzliche Schaltfläche "Vorschlagen" bereit, welche die Auswahlliste alternativ zur standardmäßigen auto-complete Funktion mit inhaltsbasierenden bzw. kontextabhängigen Kategorie-Vorschlägen füllt.
Auto Tagger für SharePoint 2010: Listenelemente und Dokumente werden automatisch im Hintergrund mit Tags versehen, die auf den im Term Store zentral bereitgestellten Taxonomien und Metadaten, Regeln sowie den Eigenschaften, dem Kontext und den Dokumenten-Inhalten basieren. Auto Tagger ist besonders hilfreich bei der initialen Verschlagwortung nach Inhalts-Migrationen auf SharePoint 2010, aber auch für den täglichen Betrieb - z.B. bei Änderungen in der Taxonomie oder zahlreichen neuen Inhalten.
Taxonomy Manager für SharePoint 2010: Der out-of-the-box bereitgestellte Term Store für Managed Metadata wird mit zusätzlichen Attributen wie z.B. Regeln oder verwandten Kategorien versehen. Außerdem werden der Import, Export sowie das Change Management verbessert.
Tag Navigation Web Part für SharePoint 2010: Mit diesem Web Part kann die Baumstruktur der Metadata Taxonomie im Term Store direkt zur Inhalts-Navigation verwendet werden. Flexibel konfigurierbar wird auf die Tag Profile oder die mit dem Tag versehenen Listenelemente und Dokumente verlinkt. Optional können zusätzliche Informationen wie die Tag-Beschreibung oder die Häufigkeit der Verwendung angezeigt werden.
Abb.: Einsatzbeispiel "Tag Navigation Web Part" als zusätzliche Metadaten-Navigation in SharePoint 2010 basierenden Portalen. Die Ausgabe kann flexibel angepasst werden.
Tag Directory Web Part für SharePoint 2010: Die Term Store Taxonomie der zentral als Baumstruktur verwalteten Metadaten wird in Form einer flachen Liste als A-Z Index bzw. Stichwortverzeichnis alphabetisch geordnet dargestellt. Kategorien und die zugehörigen Inhalte können so besonders schnell gefunden werden. Flexibel konfigurierbar wird auf die Tag Profile oder die mit dem Tag versehenen Listenelemente und Dokumente verlinkt. Optional können zusätzliche Informationen wie die Tag-Beschreibung oder die Häufigkeit der Verwendung angezeigt werden.
Abb.: Das Tag Directory Web Part für Microsoft SharePoint Server 2010 ermöglicht die Darstellung eines aus Fachbüchern bekannten A-Z Index in SharePoint-basierten Mitarbeiterportalen, Extranets und öffentlichen Unternehmensportalen. Verlinkt wird flexibel entweder direkt auf die mit dem Tag verschlagworteten Inhalte oder das Tag Profil.
Tag Cloud Web Part für SharePoint 2010: Die Tags aus den Term Store Metadaten werden hervorgehoben nach Ihrer Bedeutung (Häufigkeit der Verwendung) als Wortwolke dargestellt. Flexibel konfigurierbar wird auf die Tag Profile oder die mit dem Tag versehenen Listenelemente und Dokumente verlinkt. Optional können zusätzliche Informationen wie die Tag-Beschreibung angezeigt werden.
Related Content Web Part für SharePoint 2010: Zum gegebenen Kontext der Seite, des Listenelementes oder Dokumentes werden automatisch mit Hilfe der übereinstimmenden Tags verwandte Inhalte angezeigt, z.B. Ansprechpartner / Kontakte, verwandte Dokumente, ähnliche Mitteilungen, zugehörige Aufgaben und Termine, weiterführende Links.
Die Komponenten werden mit einem robusten Installer ausgeliefert, der die Lösung auch in komplexen Umgebungen zuverlässig installiert und deinstalliert. Die Knowledge Management Suite setzt Microsoft SharePoint Server 2010 voraus. Es werden alle Editionen von SharePoint Server 2010 unterstützt, jedoch nicht die Microsoft SharePoint Foundation 2010. Die Lösung ist als Shareware-Version komplett KOSTENFREI erhältlich.
Weitere Informationen und Download finden Sie hier:
Wissensmanagement und Soziale Netzwerke gehören zu den bedeutendsten neuen Leistungs-Merkmalen von Microsoft SharePoint Server 2010. Taxonomien - d.h. in Baumstrukturen gegliederte Kategorien - können jetzt übergreifend in einem zentralen Term Store verwaltet werden. Basierend auf diesen Metadaten werden out-of-the-box spezielle Spalten in Bibliotheken und Listen zur Kategorisierung und zum Tagging von Listenelementen und Dokumenten bereitgestellt. Inhalte können so besser gefunden und unabhängig vom Ort der Ablage dargestellt werden.
Die erforderlichen Kategoriebäume müssen Sie nicht komplett neu erstellen: Wir bieten Ihnen mehr als 40 themenspezifische Taxonomien, 33 industrie-spezifische Pakete in 13 Sprachen - fertig zum Import in Ihren Microsoft SharePoint Server 2010 Term Store. Beispiele können kostenfrei heruntergeladen werden.