Layer2 stellt die Kommunikation im Materialbeschaffungsprozess sicher

​Layer2, die SharePoint Experten aus Hamburg haben für die Ostfriesische Tee Gesellschaft OTG eine kundenspezifische Lösung entwickelt, mit der der Informationsaustausch zwischen den Mitarbeitern aus dem Materialeinkauf, dem Vertrieb, dem Handelsmarken-Marketing und der Produktions- und Absatzplanung strukturiert und nachvollziehbar gesteuert wird. Die erfassten Informationen werden automatisch an die weiterführenden line-of-business Systeme weitergeleitet und können somit direkt in der neuen Reichweitenberechnungs-Software des Materialeinkaufs der OTG berücksichtigt werden. Über SharePoint Workflows und im Rahmen des Projektes entwickelte Formulare können die Mitarbeiter zukünftige Absatzmengen- und Designänderungen komfortabel erfassen, automatisiert an die richtigen Empfängergruppen weiterleiten und jederzeit den aktuellen Status der geplanten Änderungen einsehen. Über eine zielgruppengesteuerte Ansicht zeigt die Benutzeroberfläche immer nur die wichtigsten und relevanten Informationen für den aktuell angemeldeten Benutzer an.

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Materialbedarf im SharePoint Intranet verwalten

Im Rahmen des Projektes sollten Informationen bezüglich Absatzänderung oder Designänderung von den Mitarbeitern aus dem Vertrieb und dem Handelsmarken Marketing formulargestützt erfasst und verarbeitet werden, um anhand dieser Informationen Prognosen und Szenarien zu gegenwärtigen und künftigen Materialbedarfen entwickeln zu können. Ziel war es, den Mitarbeitern eine einheitliche und vielseitige Oberfläche zu bieten und weitere Mehrwerte wie RSS- und E-Mail-Benachrichtigungen, zielgruppengesteuerte Darstellung und individuelle Konfigurierbarkeit auszunutzen.
 

Layer2 setzt Geschäftsprozesse kundenspezifisch mit SharePoint um

Nach einer Spezifikationsphase wurde das User Interface entworfen und die Anbindung an die Backend Systeme geplant. Als technische Plattform wurde das parallel eingeführte Microsoft SharePoint 2010 Intranet genutzt. Die Umsetzung erfolgte phasenweise anhand von Prototypen. Das Projektmanagement begleitete den Prozess bis zur erfolgreichen Inbetriebnahme.
 
"Durch den Einsatz der von Layer2 entwickelten SharePoint-Anwendung konnten wir im Prozess unserer Materialbeschaffung sicherstellen, dass dafür benötigte Informationen verlässlich und zeitnah allen Fachabteilungen (u.a. Materialeinkauf, Absatzplanung, Vertrieb, Marketing, Produktionsplanung) zur Verfügung stehen. Dadurch können wir Fehlplanungen und schwerwiegende Verzögerungen bei der Beschaffung zuverlässig verhindern." fasst Hans-Theo Meyer, Einkäufer bei der OTG, den Projekterfolg zusammen.
 

Das Unternehmen OTG

Die 1907 gegründete Ostfriesische Tee Gesellschaft Laurens Spethmann GmbH & Co. KG nimmt mit ihren Top-Marken Meßmer, MILFORD und OnnO Behrends eine Spitzenposition im deutschen Markt ein. Das Unternehmen erwirtschaftete 2010 einen Umsatz von über EUR 250 Millionen. Jährlich vermarkten die OTG und die weiteren Tochterunternehmen der Laurens Spethmann Holding (LSH) 11 Milliarden Teebeutel. Alle Tochterunternehmen gemeinsam repräsentieren das Geschäftsfeld Tee in der LSH und erwirtschaften damit derzeit rund 75 Prozent ihres Gesamtumsatzes.
 
Ihr Motto „OTG - Wir machen mehr aus Tee“ steht für den Weg: Das größte Tochterunternehmen der Laurens Spethmann Holding arbeitet aus dem Traditionsprodukt Tee immer wieder neuen Genuss heraus, schafft Tee-Erlebniswelten, inszeniert Tee und entwickelt neue, geschmackvolle Produkte. Die OTG erspürt Trends frühzeitig und setzt ein Drittel des Umsatzes mit Kreationen um, die jünger als drei Jahre sind. Mit dem Meßmer MOMENTUM in der Hamburger HafenCity ist beispielsweise einer der ersten Markenräume Hamburgs entstanden.

 

Materialbeschaffungsprozess mit SharePoint - Problemstellung

Eine optimale Materialbeschaffung kann nur erfolgen, wenn die dafür benötigten Basis-Daten korrekt, vollständig und die Informationen für alle Prozessbeteiligten aktuell sind. Auf organisatorische und kaufmännische Daten in LOB Systemen kann jedoch oft nur umständlich und von wenigen Mitarbeitern zugegriffen werden.

Materialbeschaffungsprozess mit SharePoint - Problemlösung

Über eine browserbasierte SharePoint-Lösung konnten Formulare für alle beteiligten Zielgruppen entwickelt werden, die anschließend Workflow-gesteuert an den gewünschten Verteilerkreis weitergeleitet werden und von Backend-Systemen verarbeitet werden können.

Materialbeschaffungsprozess mit SharePoint - Kundennutzen

  • benötigte Daten können vollständig und zuverlässig erfasst werden
  • Workflows und Benachrichtigungen stellen sicher, dass alle betreffenden Mitarbeiter informiert werden
  • unkomplizierter Zugriff auf benötigte Daten in der gewohnten Intranet Umgebung
  • Entscheidungen können schneller und sicherer getroffen werden

Materialbeschaffungsprozess mit SharePoint - Hardware & Software

  • Microsoft Windows Server 2008
  • Microsoft SharePoint Server 2010
  • Microsoft SQL Server 2008

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Durch den Einsatz der von Layer2 entwickelten SharePoint-Anwendung konnten wir den Prozess unserer Material-beschaffung optimieren und somit Fehlplanungen und schwerwiegende Verzögerungen zuverlässig verhindern.

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