Die Einführung der kostenfreien Microsoft SharePoint Foundation 2010 zur Organisation der Zusammenarbeit der Mitarbeiter im Unternehmen untereinander sowie mit externen Partnern ist die wirtschaftlichste Investitions-Entscheidung, die Sie treffen können: Die Plattform steht allen Anwendern von Microsoft Windows Server kostenlos zur Verfügung. Richtig eingeführt, sparen Sie nicht nur Zeit und Geld. Sie setzen zusätzlich erhebliche Potentiale bei der effektiveren Zusammenarbeit Ihrer Mitarbeiter frei.

Aktuell berichtet die Computerwoche über Layer2 und "Teamwork mit Microsoft SharePoint Foundation 2010".

Die Microsoft SharePoint Foundation 2010 ist eine kostenfreie auf SharePoint-Technologie basierte Portalplattform für die browsergestützte Zusammenarbeit im Unternehmen, z.B. in einem Intranet (Mitarbeiterportal) oder Extranet für Kunden, Lieferanten und andere Geschäftspartner. Diese Lösung stellt einen lizenzkostenfreien, in der Einführung sehr günstigen und dabei extrem leistungsfähigen Einstieg beim Einsatz von Portalen zur effektiveren Organisation und Kommunikation der Geschäftsprozesse im Unternehmen dar.

Abb.: Anpassbarer Startbildschirm eines kostenfreien Microsoft SharePoint Foundation 2010 Arbeitsbereiches.

Bei Bedarf kann die Lösung durch zusätzliche  Komponenten und / oder durch den Einsatz des Microsoft SharePoint Servers 2010 jederzeit erweitert werden.

Hauptanwendungsbereich ist die Organisation der Zusammenarbeit von Arbeitsgruppen. Über das Portal können die Mitarbeiter per Internet zusammenarbeiten, unabhängig von lokal installierter Software und dem Aufenthaltsort. Dabei kann ein gängiger Webbrowser oder auch mobile Geräte verwendet werden. Es ist möglich Inhalte offline (auch ohne Internetverbindung) zu haben und zu ändern. Der bisher übliche, zeitraubende E-Mail Verkehr entfällt, das Versionschaos hat ein Ende. Alle Änderungen werden geführt und die Teilnehmer verbindlich darüber benachrichtigt.

Der Arbeitsgruppe wird dazu in wenigen Minuten, basierend auf Vorlagen für verschiedene Anforderungen eine Arbeitsumgebung zur Verfügung gestellt, die alle benötigten Leistungsmerkmale beinhaltet.

Abb.: Die verschiedenen Produkte auf Basis der Microsoft SharePoint 2010 Technologie. Die SharePoint Foundation bietet einen kostenlosen Einstieg für Arbeitsgruppen und KMUs.

Listen – Eine Ansammlung von Informationen, die in einem Bereich oder auf einer Site dargestellt werden. Es gibt vorbereitete Listenarten, wie z.B.:

• Ankündigungen,
• Links,
• Kontakte,
• Ereignisse (Termine),
• Aufgaben (synchronisiert mit Outlook),
• Themen,
• Externe Daten (z.B. aus Datenbanken, ERP/CRM Systemen, ggf. auch schreibend über BCS)

Es können aber auch komplett kundenspezifische Listen erstellt werden. Eigene Ansichten mit Sortierung, Filtern und Gruppierungen können sehr einfach hinzugefügt werden. Auch komplexere Ansichten wir Kalender oder Gant (für Planungen) sind möglich. Dateianhänge sind möglich.
Die Listen können in Beziehung zueinander gesetzt und über Ordner strukturiert werden. In vielen Fällen können einfache Datenbankanwendungen direkt von den Fachbereichen abgebildet werden.

Bibliotheken – Listen, die Dateien und deren Metadaten beinhalten, beispielsweise

• Dokumenten-,
• Formular- und
• Bildbibliotheken.

Bibliotheken können auch per E-Mail beliefert werden.

Integrierte Bearbeitung von Office-Dateien - Direkt im Webbrowser – auch ohne Office Installation mit den integrierten Office 2010 Web Apps.

Versionierung – Inhalte von Listen und Bibliotheken können versioniert werden um Änderungen zu verfolgen.

Checkin/Checkout – Zur Bearbeitung können Inhalte gesperrt werden, um gleichzeitige Änderungen zu vermeiden.

Benachrichtigungen – Mitarbeiter können auf Änderungen oder Ergänzungen in Listen und Bibliotheken aufmerksam gemacht werden. Es sind sowohl Push (Alerts per E-Mail oder SMS) als auch Pull (RSS Feed) möglich.

Workflows – Bestimmte Änderungen, z.B. die Fertigstellung eines Dokumentes, können Workflows auslösen. Verschiedene Workflows wie z.B. Feedback oder Genehmigung sind bereits vorhanden. Weitere können - auch ohne Programmierung - erstellt werden.

Diskussionsforen / Wikis - Traditionelle Newsgroup-Foren, Dokumenten-basierte Diskussionen und Wiki-basierte Diskussionen.

Umfragen – Eine Websitekomponente, die den Mitarbeitern die Möglichkeit bietet, auf eine Reihe von Fragen zu reagieren, die vom Ersteller der Umfrage gestellt wurden. Die Ergebnisse werden in einer grafischen Übersicht zusammengefasst. Umfragen unterstützen eine Vielfalt an Antworttypen – von einfachen Ja/Nein-Antworten bis hin zum Freitext.

Web-Parts – Anpassungsfähige Webseitenelemente (Komponenten), die einer Seite hinzugefügt werden können. Vordefinierte Web Parts gibt es z.B. für die Anzeige von Bildern und Diagrammen, sowie für Inhaltsabfragen. Web Parts können beliebige kundenspezifische Erweiterungen beinhalten.

Arbeitsbereiche – Zusammenfassung von Listen, Bibliotheken und anderen Inhalten mit einer bestimmten Zielstelllung, z.B. der Vorbereitung und Durchführung von Besprechungen. Standardmäßig sind folgende Arbeitsbereiche verfügbar: ·

• Blog
• Wiki
• Dokumentenarbeitsbereich
• Besprechungsarbeitsbereich

Suche – In aktuellen Listen und Bibliotheken oder der ganzen Website. Eine übergreifende Suche ist über kostenfreie Ergänzungen möglich.

Anmeldung / Abmeldung – Ermöglicht die Identifikation des Benutzers verbunden mit einer Präsenzanzeige (Messenger). Die Anmeldung kann auch im Hintergrund erfolgen (Single Sign On).

Papierkorb – Für gelöschte Informationen

Schnittstellen und Werkzeuge – Mit dem kostenfreien SharePoint Designer sowie ggf. mit Visual Studio können per Webservices und API kundenspezifische Lösungen z.T. ohne Programmierung erstellt werden.

Folgende häufige Anforderungen können in einem Mitarbeiterportal auf Basis der Microsoft SharePoint Foundation kostengünstig erstellt und effizient eingesetzt werden:

A

• Abwesenheitsmeldung
• Adressmanagement
• Aufgabenverwaltung
• Ansprechpartner 
• Azubivorstellung 

B

• Besprechungsorganisation
• Benachrichtigungen 
• Bestellwesen, internes
• Bewertungen von Inhalten 
• Blog
• Bibliotheken 
• Biete / Suche
• Bilddatenbank
• Büromaterial Bestellung 

C

• CI/CD Vorschriften
• Corporate Identity Richtlinien

D

• Dashboards
• Diskussionsforum 
• Dokumentenablage
• Dokumentensuche 

E

• E-Mail Zugriff
• Einsatzplanungen
• Employe Self Service
• Erweiterte Suche 

F

• Fachbücher
• Fahrpläne
• Folienbibliothek
• Formular-Management
• Firmenwagen-Verwaltung
• Fragebögen 

G

• Gesetzliche Vorschriften
• Glossar

H

• Handbücher
• Help Desk
• Hyperlink Liste 

I

• Ideensammlungen
• Informationsmanagement
• Interne Mitteilungen
• Innovationsmanagement

K

• Kalender
• Kantinenplan 
• Kassenbuch
• Klassifikation von Inhalten, z.B. nach Kategorien 
• Knowledgebase
• Kommentare 
• Kontaktformulare
• Kontaktverwaltung
• Kundenverwaltung

L

• Lebenslagenkatalog (z.B. erster Tag im Unternehmen)
• Literaturverzeichnis und -verleih
• Linksammlung
• Logos 

M

• Management Dashboard
• Medienverwaltung 
• Meeting-Management
• Mitarbeiterinformationssystem 

N

• Nachrichtenverwaltung
• Newsfeeds aus externen Quellen wie RSS (Partner, Wettbewerber)
• Newsletter
• Notfallpläne 

O

• Organisationsübersichten
• Organigramme
• Öffnungszeiten

P

• Pizzaservice
• Pressemitteilungen und -veröffentlichungen
• Problemverfolgung
• Projektplanung und -steuerung
• Prozessbeschreibungen

Q

• Qualitätsmanagement

R

• Raumplanung
• Recherche
• Rechnungsprüfung
• Reisekosten-Abrechnung
• Ressourcenverwaltung

S

• Schulungsanbebote
• Schnellsuche 
• Schwarzes Brett
• Sicherheitsvorschriften 
• Softwaredownloads 
• Speisekarte
• Stellenbeschreibungen 
• Struktogramme 
• Suche

T

• Tauschbörse
• Taxonomien, z.B. organisatorische, fachliche usw.
• Templates 
• Terminverwaltung
• Telefonbuch
• ToDo Listen

U

• Urlaubsantrag
• Umfragen
• Unternehmenspräsentationen 

V

• Verbrauchsmaterial Bestellungen
• Verbesserungsvorschläge 
• Verkehrsmeldungen
• Vertragsmanagement
• Verfahrensanweisungen
• Vorlagenmanagement, z.B. für Briefe 
• Vorschlagswesen

W

• Weiterbildungsmaßnahmen
• Wettbewerbsanalyse
• Wiki
• Wissensdatenbank
• Wissensmanagement
• Workflows 

Z

• Zeiterfassung
• Zeitschriften
• Zugriff auf häufig benötigte Anwendungen 
• Zusatzqualifikationen (z.B. Fremdsprachen) 

Investieren Sie die eingesparten Lizenzkosten in eine solide geplante Einführung und ggf. kundenspezifische Erweiterung. Layer2, die SharePoint Experten aus Hamburg, beraten Sie gern und im Erstkontakt natürlich ebenfalls kostenfrei. Kontaktieren Sie uns jetzt zur Einführung der Microsoft SharePoint Foundation 2010 in Ihrem Unternehmen.