Willkommen in der Zukunft der Unternehmensproduktivität mit Microsoft SharePoint 2010. Seit Mai 2010 verfügbar wird die nächste Generation von Zusammenarbeits-Lösungen von Microsoft bei Kunden und Dienstleistern gleichermaßen begeistert aufgenommen. Layer2 konnte bereits in 2010 mit ersten Kundenprojekten auf Basis der neuen Plattform beginnen. Lesen Sie hier über unsere Erfahrungen mit den neuen Leistungsmerkmalen und der Migration.

• Upgrade auf SharePoint 2010 - Was Pilotkunden beachten sollten
• SharePoint 2010 - Neues und Nützliches für Anwender
• SharePoint 2010 - Neue Leistungsmerkmale für Entwickler
• SharePoint 2010 - Neue Features für Administratoren
• Migration aus anderen Systemen auf SharePoint 2007 und SharePoint 2010

Der Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS) bzw. die kostenfreie Variante, die Windows SharePoint Services 3.0, wurden in den letzten Jahren überaus erfolgreich in kleinen, mittleren aber auch großen Unternehmen eingeführt. Die meisten Kunden setzten die moderne Microsoft Technologie anfangs nur zur effektiveren  Zusammenarbeit (Collaboration) im Team ein. Später wurde jedoch zunehmend auch das Potential im Bereich Dokumentenmanagement (DMS), Web Content Management (WCMS), Records Management, Business Intelligenz (BI), Formularmanagement und bei der unternehmensweiten Suche erkannt.  

Neue Leistungsmerkmale von Microsoft SharePoint Foundation und Server 2010  

In 2010 steht für viele MOSS 2007 Kunden die Migration auf die neue Version Microsoft SharePoint Server 2010 an, wenn sie die neuen Leistungsmerkmale – vor allem auch im Zusammenspiel mit Office 2010 – nutzen wollen. 

 

Abb.: Ein Upgrade auf SharePoint 2010 bietet Chancen, beinhaltet aber auch Risiken. Die Vorbereitungen darauf  können bereits lange vorher beginnen.

Was SharePoint 2010 Pilotkunden bereits jetzt tun können

Wer auf SharePoint 2010 upgraden möchte, muss – falls noch nicht erfolgt - zunächst seine IT-Infrastruktur auf den aktuellen Stand bringen: Obwohl die Spezifikationen noch nicht endgültig veröffentlicht wurden, werden häufig 64-Bit Hardware und 64-Bit Betriebssysteme als eine Voraussetzung für SharePoint 2010 genannt, oft sogar Microsoft Windows Server 2008. Dazu kommen die 64-Bit Versionen von Microsoft SQL Server 2005 bzw. 2008. Auch wer in virtuellen Umgebungen arbeitet, sollte sicherstellen, dass 64-Bit Gastsysteme unterstützt werden. Internet Explorer 6 wird wohl nicht mehr länger unterstützt, hier kann bereits jetzt auf aktuelle Versionen aktualisiert werden.  

Kompatibilität für SharePoint Foundation und Server 2010 testen

Für dieses Mal verspricht Microsoft für das SharePoint Update einen sanfteren Übergang. Mit dem Microsoft Office SharePoint Server 2007 SP2 ist ein Pre-Upgrade Tool für die Überprüfung der Kompatibilität einer SharePoint 2007 Farm verfügbar. Kunden können somit schon vorher ihre bestehende Installation für ein späteres Upgrade prüfen lassen. Das Programm gibt genaue Hinweise, was im Einzelnen zu migrieren wäre und mit welchem Ergebnis, d.h. z.B. „passed“ oder „failed“. In Form eines HTML-Berichtes werden weitere Tipps gegeben, welche Probleme bereits im Vorfeld einer Migration gelöst werden können. Damit kann gesichert werden, dass aktuelle Anpassungen und Entwicklungen beim Kunden von vornherein kompatibel angelegt werden.  

Abb.: Upgrade Pfad von WSS 3.0 und MOSS 2007 auf SharePoint Foundation 2010 und SharePoint Server 2010

SharePoint Foundation und Server 2010 in Ihrem Unternehmen 

Layer2 wurde als Microsoft Gold Partner in enger Zusammenarbeit mit Microsoft zur Teilnahme am Office 2010 Technical Beta Program ausgewählt. Im Rahmen des IGNITE Schulungsprogramms für Implementierer und Entwickler konnten Layer2 SharePoint Consultants an einem tiefgehenden technischen Training zum Betrieb von SharePoint 2010 und der Migration auf die neue Plattform teilnehmen. Layer2 hat bereits umfangreiche Erfahrung beim Einsatz von 64-Bit Umgebungen sowie Windows Server 2008 bzw. Windows Server 2008 R2 gesammelt.

Dadurch kann Layer2 frühzeitig das Potential, aber auch mögliche Risiken beim Umstieg auf die neue Software-Version bei den Kunden bewerten und so eine optimale Beratung aus einer Hand sicherstellen. Gern geben unsere Experten Ihre Erfahrungen im Rahmen von kundenspezifischen Workshops an Ihre Administratoren und Entwickler weiter. Wir beraten Sie, wie SharePoint 2010 Technologie in Ihrem Unternehmen am besten eingesetzt werden kann, um die Geschäftsprozesse auf der soliden Basis einer einheitlichen, skalierbaren Plattform flexibler und effektiver zu gestalten und damit Kosten zu sparen.

SharePoint Ribbon wie in Office

Das aus Office bekannte kontext sensitive Ribbon Menu wurde konsequent eingeführt. Das Ribbon kann man bei Bedarf auch kundenspezifisch erweitern. Neu ist unter dem Ribbon eine Statuszeile, die zum Anzeigen von zusätzlichen Informationen dienen kann.

Inhaltsänderungen direkt auf der Seite - WYSIWYG

Der etwas gewöhnungsbedürftige bisherige Editor ist Vergangenheit. Jetzt wird direkt auf der Seite editiert - WYSIWYG. Das gilt auch für das Einfügen von Webparts etc. Besonders der direkte Bild-Upload gestaltet sich viel einfacher.

Web 2.0 für die Zusammenarbeit im Unternehmen: Enterprise Wikis, Kategorien, Rating, Ranking, Inhaltsverzeichnisse

Wikis wurden erheblich aufgewertet und sind sehr einfach zu handhaben, zu editieren und zu verlinken.  Für die Veröffentlichung wird das bereits bekannte SharePoint Publishing Framework verwendet. Kategorien können aus der zentral verwalteten Taxonomie kommen und eine zusätzliche Navigation bilden. Eine neue, zentrale Rating-Engine ermöglicht die Bewertung von Dokumenten und Listenelementen. Die Ratings werden auf Farm-Level verwaltet und können innerhalb einer Site Collection über Features aktiviert werden. Bei der Aktivierung des Features werden in der jeweiligen Dokumentenbibliothek die notwendigen Spalten für das Rating erstellt und das Control für das Rating aktiviert - sogar in den einzelnen Ansichten. Inhaltsverzeichnisse können über das stark verbesserte Content Query Web Part gebildet werden.
Allerdings stehen neben Wikis auch andere Möglichkeiten zur Verfügung, um Wissen verfügbar zu machen, z.B Tag Profile Pages.

Von der Zusammenarbeit zum Wissensmanagement: Taxonomie und Metadaten Management, Content Organizer, Content Type Hub , Content Type Syndication 

In Sachen Metadaten und Content Typen hat sich einiges geändert. Die Taxonomie einer SharePoint-Plattform (ihre inhaltliche Gliederung) wird durch einen neuen Dienst (Metadata Management Service) zentral verwaltet. Die dort abgebildete Informationsstruktur kann vom Anwender für eine vollständig Metadaten-gesteuerte Navigation genutzt werden. Damit stehen dem Anwender zusätzlich zur redaktionellen seitenbasierten Navigation weitere Zugriffsmöglichkeiten (Navigationsebenen) auf die Dokumente und Listenelemente zur Verfügung. Auf die Dokumente und Items kann - unabhängig vom Ort der Ablage - je nach Taxonomie beispielsweise entsprechend einer Organisationsstruktur nach Abteilungen, nach Leistungen und Produkten, nach Kunden oder auch geografisch nach Vertriebsgebieten zugegriffen werden. Ein Content Organizer ermöglicht das Routing von Dokumenten entsprechend ihrer Metadaten. Content Types können endlich auf Farm Level übergreifend definiert werden. Content Types können jetzt firmenweit in einem Content Type Hub verwaltet werden. Damit fällt der Schritt von der Zusammenarbeit in SharePoint hin zum Wissensmanagement deutlich leichter.
Layer2 stellt zusätzliche Web Parts und Solutions bereit, die die Einführung von Wissensmanagement im Unternehmen so einfach wie möglich machen.

Dokumente besser verwalten mit Document Sets, Mehrfachauswahl, Taxonomie, Rating, Unique Document Identifier

Dokumente können in SharePoint nun im Document Center besser verwaltet werden. Document Sets ermöglichen die themenbezogene Zusammenstellung von unterschiedlichen Dokumenten in einem einheitlichen Repository, auch mit unabhängigen Einstiegsbereichen, die durch den Anwender angepasst werden können. Bei der Zusammenstellung hilft die nun mögliche Mehrfachauswahl von Dokumenten. Dokumente können ebenfalls über die neue Rating-Engine bewertet werden.
Alle Dokumente können nun endlich über eine eindeutige ID, dem Unique Document Identifier angesprochen werden, nicht nur über den aktuellen Pfad. Dies ermöglicht eine dauerhafte Verlinkung, auch wenn das Dokumente inzwischen verschoben wurde. Lesen Sie hier mehr zu Dokumentenmanagement und Compliance.

Lookups und Beziehungen: Listen mit referenzieller Integrität

Wer häufig mit Nachschlagen (Lookup) in andere Listen arbeitet, hat sich schon lange die bei Datenbanken übliche referenzielle Integrität gewünscht. Dies ist jetzt in Ansätzen möglich.
Das SharePoint Lookup Feld erlaubt es nun, über einen ID auf ein Item in einer anderen Liste zu verlinken und dort ein weiteres Feld auszulesen und anzuzeigen. Lookup Felder können nun Relationships erzwingen. Das Löschen von Items, die in anderen Listen verwendet werden, kann verwehrt werden. Auch kaskadiertes Löschen ist nun möglich. Layer2 stellt zusätzliche Lösungen bereit, die weit über das Standard-Lookup hinausgehen und mit denen die referentielle Integrität direkt über Fremdschlüssel gewährleistet werden kann.

Fremddaten besser einbinden mit den Business Connectivity Services (BCS) und external Content Types

Der einigermaßen kompliziert zu verwendende Business Data Katalog (BDC) wurde verbessert und heißt jetzt Business Connectivity Services (BCS). Spannend vor allem die „External List". Eine External List sieht in etwa aus wie eine übliche SharePoint Liste, die Daten kommen aber aus einer externen Datenquelle. Damit können möglicherweise größere Datenmengen in SharePoint angezeigt werden. BCS ist unter bestimmten Voraussetzungen und mit etwas Konfiguration auch bi-direktional verwendbar, d.h. es kann nicht nur aus externen Datenquellen gelesen werden, sondern auch ein Zurückschreiben von Änderungen ist grundsätzlich möglich. Eine OfflineVerfügbarkeit in Outlook wird ebenfalls unterstützt. Programmierer können beim Zugriff auf die externen Daten mit sogenannten External Content Types arbeiten.
Ähnliche Funktionalitäten zur Verbindung von SharePoint Listen mit externen Daten werden bisher für MOSS 2007 bzw. WSS 3.0 nur in Form von SharePoint Erweiterung, z.B. dem  Business Data List Connector, angeboten. Dieser bietet darüber hinaus Lösungen für noch bestehende Probleme mit BCS in SharePoint 2010, z.B. bei Workflows mit externen Daten. 

Neue Workflow Möglichkeiten im SharePoint Designer mit Visio

Neue Workflow-Features gibt es im SharePoint Designer. Die Workflow Engine selbst wurde noch nicht (wie eigentlich erwartet) ausgetauscht. Workflows können jetzt aus dem SharePoint Designer nach Visual Studio exportiert und dort weiter bearbeitet werden. Visualisiert werden die Workflows mit Visio - sogar interaktiv. Layer2 bietet als Nintex Partner Workflow-Erweiterungen für SharePoint 2007 und 2010 an.

Stark verbesserte Suche mit Fast Search: Suchvorschläge, Facetted Search, Related Search,

SharePoint 2010 enthält noch immer die verglichen mit MOSS 2007 etwas erweiterte interne Search Engine. Die zugekaufte FAST Lösung ist wohl noch nicht komplett in SharePoint 2010 integriert. FAST bietet jedoch mehr Möglichkeiten in der Suche, u.a. Thumbnailing, Previews, Searchrefinement, Sorting, Similarity Search, Multiple Relevance Ranking, MetaData Search. Die Nutzung erfolgt in Form von WebParts, die die Integration der FAST Search Engine in SharePoint Seiten ermöglichen. Je nach lizenzierter Edition gibt es dann z.B. Suchvorschläge direkt in der Searchbox, Facetted Search, Related Searches, Federated Search, eine verbesserte Personensuche sowie bessere Unterstützung für Mehrsprachigkeit. Über den Business Data List Connector von Layer2 ist es sehr einfach möglich, beliebige externe Daten (z.B. aus Datenbanken, CRM oder ERP) nahtlos in die Suche zu integrieren.

Einfachere SharePoint Entwicklung mit Visual Studio 2010: Neue erweiterbare SharePoint Projekttypen und Items

Es werden zahlreiche neue Projekt Templates bereitgestellt, darunter Empty SharePoint Project,Visual Web Part, Sequential Workflow, State Machine Workflow, Business Data Connectivity Model, Event Receiver, List Definition, Content Type, Module, Site Definition, Import Reusable Workflow, Import SharePoint Solution (WSP) Package. Dazu kommen Item Templates wie Web Part, Workflow Association Form, Workflow Instantiation Form, Application Page, List Definition from Content Type, List Instance, Empty Element und User Control. Über eine API können die Visual Studio Templates erweitert werden.

SharePoint Entwicklung ohne Server: Windows 7 und Windows Vista Operation System Support

Jetzt kann auf Windows 7 und Windows Vista Clients entwickelt und anschliessend auf einen Server deployed werden. Die Clients müssen allerdings auch 64 bit sein.

Entwickeln im Team: Team Foundation Server 2010 Integration

Die neuen SharePoint Templates in Visual Studio 2010 funktionieren auch mit dem Team Foundation Server 2010.

Wird immer besser: SharePoint Designer 2010

Die Navigation hat nun stärker die Sitearchitektur im Fokus und ist nicht mehr so stark auf HTML/CSS ausgerichtet. Ein Developer Dashboard liefert Informationen über die Site, in der gearbeitet wird. Zusammen mit Visio können Workflows entwickelt werden. Diese "reusable Workflows" können nach Visual Studio exportiert werden. Den Problemen, die bisher durch die Arbeit mit dem Designer auf dem Server entstehen konnten, versucht Microsoft mit granulareren Zugriffsrechten zu begegnen. Jetzt kann der SharePoint Designer auch für administrative Arbeiten eingesetzt werden, z.B. zur Vergabe von Berechtigungen.

Mehr Möglichkeiten am Client mit Ajax

Über Ajax und viel JavaScript kann ein Client Object Model angesprochen werden, das über Web Services mit dem Server Objekt Modell interagiert und so den direkten Datenzugriff ermöglicht.

Schnelle Dialoge durch SharePoint 2010 Dialog Framework

Um zu lange Wartezeiten beim Laden der Seiten zu vermeiden, hat Microsoft das SharePoint 2010 Dialog Framework bereitgestellt. Es verwendet AJAX und partielle Aktualisierungen der Seiten. Die Dialoge bauen auf einer eigenen MasterPage auf und sind somit leicht anzupassen. Ein Dialog wird dann als „Overlay" über die aktuelle Seite gelegt.

CAML ist tot - es lebe LINQ

LINQ kann nun auch für die Abfrage von Listen und Dokumentenbibliotheken verwendet werden. Damit gibt es keine Notwendigkeit mehr, mit CAML zu arbeiten. Formatiert wird bevorzugt mit XHTML.

SharePoint Client Programmierung mit .NET: Silverlight WebPart

Um komplexe Anwendungsteile zu entwickeln, die mit XHTML schwer oder nicht erstellbar sind, bietet Microsoft das Silverlight WebPart an. Man kann eine Silverlight Application (.XAP) entwickeln und auf den Server deployen. Dann wird einfach ein Silverlight WebPart einer Seite hinzugefügt , für den man nur konfiguriert, wo die .XAP Datei liegt. So einfach? Hoffentlich!

SharePoint 2010 per Skript verwalten: Windows PowerShell Snap-ins und Commands

Windows PowerShell ist das neue Kommandozeilen Interface für Administratoren. PowerShell ist eine Script Sprache, vergleichbar den UNIX Scripts. PowerShell löst die stsadm-Befehle für SharePoint ab, diese können jedoch weiter verwendet werden. Es stehen hunderte von Befehlen zur Verfügung und man kann damit richtig ernsthaft programmieren.

SharePoint 2010 Backup und Restore

Hier gibt es deutlich mehr Möglichkeiten: Angefangen von einer ganzen Farm, über die Configuration einer Farm, Applications, SiteCollections, Sites bis hinunter auf Listenebene - ebenfalls über die Powershell. Endlich können neben Site Collections auch Sites und Listen gesichert bzw. wiederhergestellt werden - übrigens auch ohne SharePoint direkt aus einer Datenbank. 

SharePoint SSP wird Shared Service Applications

Die verschiedensten Service Applications können nun getrennt auf einem Application Server laufen. Diese Services, z.B. für Search, MetaData, UserProfile usw., können zu sogenannten Service Application Proxies gruppiert werden. Jede SP Application kann dann auf einen Service Application Proxy zugreifen. Damit kann in grossen Farmen viel granularer auf die Bedürfnisse einzelner Anwendungen eingegangen werden.

Mehr Sicherheit mit Sandboxed Solutions beim Hosting

Sandboxed Solutions sind komplett neu in SharePoint. Es geht darum, eigene Anwendungen ohne größere administrative Rechte und Zugriffe auf den Server zu deployen. In der sicheren Sandbox steht dann nicht der volle API-Umfang zur Verfügung. Die Neuerung zielt vor allem auf Hosting-Umgebungen, nicht zuletzt wohl auch auf Microsofts eigene Angebote in der "Wolke". Auch für SharePoint Online kann jetzt in diesem Rahmen jetzt eigener Code abgearbeitet werden.

Flexibleres Hosting und Multi-tenancy Architektur mit Site Subscriptions

Die Daten unterschiedlicher Mandanten (Tenants) sollen besser getrennt werden können (Data Partitioning). Die verschiedenen getrennten Parteien  können jedoch dieselbe Applikation nutzen.

Claims-based Authentication in SharePoint 2010

SharePoint 2010 unterstützt nun Claims-based Authentication.

Für viele und grosse Dokumente in SharePoint 2010: Remote Blob Storage (RBS)

RBS bietet die Möglichkeit, grosse Datenmengen nicht in SharePoint Listen/Libraries zu halten, sondern ausserhalb der Datenbank im Filesystem. Damit bleibt die Datenbank von handhabbarer Größe.

Sharepoint Monitoring

Die Monitoring Möglichkeiten von SharePoint 2010 sind ganz erheblich ausgebaut worden.

Verbesserte SharePoint Verwaltung mit Axceler ControlPoint

Layer2 bietet als deutscher Axceler Partner mit ControlPoint eine weltweit führende Lösung zur Verwaltung komplexer SharePoint Umgebungen an.

In folgenden Migrations-Szenarien können wir Ihnen mit erprobten Tools helfen, Ihre Daten in Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS) oder Windows SharePoint Services 3.0 (WSS) zu übernehmen:

• Dateisystem (NTFS, File Share) Migration nach SharePoint
  Übernahme von Dateien in SharePoint einschließlich der Metadaten, Daten die über IFilter zugänglich sind sowie Zugriffsrechten (AD Security Migration).
• Exchange (Öffentliche Ordner, Public Folder) Migration nach SharePoint
  Übernahme von Inhalten aus Öffentlichen Ordnern in Exchange, auch von Kontakten, Verteilerlisten, Kalendern, Terminen, Aufgaben, Notizen, Mitteilungen, Dokumenten und Mail, soweit möglich mit Zugriffsrechten.
• OpenText LiveLink Migration nach SharePoint
  Übernahme von Enterprise Workspaces, Discussions, Topics und Replies, Tasks Lists, Tasks Groups, Tasks und Milestones, Channels und News, Projects, Folders, Documents, Text Documents und Compound Documents, Links und Aliases - soweit möglich mit Zugriffsrechten.
• Xerox DocuShare Migration nach SharePoint
  Übernahme von Workspaces, Collections, Calendars und Events, Discussions und Bulletins, Weblogs und Weblog Entries, Documents, URLs - mit Metadaten und soweit möglich mit Zugriffsrechten.
• EMC Documentum Migration nach SharePoint
  Übernahme von Inhalten aus dem Documentum Content Server wie z.B. Cabinets (general und personal), Folders, Documents (including custom types), Virtual documents mit Metadaten und soweit möglich mit Zugriffsrechten.
• EMC eRoom Migration nach SharePoint
  Übernahme von Facilities, Rooms, Documents, Folders, Links, Databases, Mailboxes, Calendars, Discussions, Polls, Processes, Databases, Project Schedule (eRoom 7 und höher)
• Hummingbird DM Migration nach SharePoint
  Übernahme von Workspaces, Libraries, Saved/Quick Searches, Folders, Documents mit Metadaten und soweit möglich mit Zugriffsrechten.
• Hyperwave Migration nach SharePoint
  Übernahme von Inhalten, Metadaten und soweit möglich Zugriffsrechten für Hyperwave 4.1 und 6.
• PlumTree Aqualogic Interaction Migration nach SharePoint
  Übernahme von Knowledge Directories, Projects (auch My Projects und Project Folders)Communities, Documents sowie vom Content Server Tasks, Discussions und Messages, Calendars und Events, Announcements, Links mit Metadaten und soweit möglich mit Zugriffsrechten.
• IBM Lotus Notes Migration nach SharePoint
  Übername von Inhalten und Metadaten als Listeneinträge (data items) oder Dokumente mit Zugriffsrechten soweit möglich für Notes 6.5 und 7.
• SharePoint SPS 2001 / 2003 Migration nach SharePoint 2007
  Übernahme von Listen und Dokumentenbibliotheken sowie Struktur und Zugriffsrechten soweit möglich. Übernahme nach Regeln.
• Kundenspezifische Migrationen nach SharePoint
  Übernahme von Inhalten und Metadaten, Struktur und Zugriffsrechten aus kundenspezifischen Anwendungen entsprechend Angebot.
• Datenübernahme nach SharePoint aus Datenbanken wie SQL Server, Oracle, Informix, DB2, MySQL sowie Office Komponenten wie Access und Excel, Textdateien
  Für die einmalige bzw. auch regelmäßige Übernahme von Daten aus externen Datenquellen wie z.B. Datenbanken stellen wir den SharePoint Business Data List Connector (BDLC) zur Verfügung. Dieser verbindet normale SharePoint Listen (keine Web Parts) direkt in den Listeneinstellungen per Connection String / Select Statement mit externen Datenquellen. Ein aufwändiges Feld-Mapping / Modellierung ist nicht erforderlich. Die Daten können im Hintergrund aktualisiert werden (nur geänderte Daten, sehr schnelles Batch-Update per Timer Job). Es stehen alle Leistungsmerkmale einer SharePoint-Liste lesend zur Verfügung, z.B. können Benachrichtigungen und Workflows verwendet werden, um bei Änderungen in den externen Daten Geschäftsprozesse in SharePoint anzustossen. Der BDLC für alle SharePoint Editionen sowie für WSS verfügbar.