In Unternehmen, die sowohl SAP als auch Microsoft SharePoint Technologie im Einsatz haben, arbeiten nur 15-25% der Mitarbeiter direkt mit SAP - jedoch fast alle mit SharePoint. Die Bereitstellung von SAP Daten und Geschäftsvorgängen als Self-Service in SharePoint kann somit viel Zeit und Geld sparen. Die Zeiten, in denen eine SAP-Integration zeitintensiv und damit teuer war, sind nun endgültig vorbei: Standardsoftware von Layer2 Partnern steht out-of-the-box zur Verfügung, um Geschäfts-Prozesse wie z.B. Reiseanträge, Zeiterfassung, Bestell-Anforderungen, Stammdaten-Änderungen oder auch Management-Auswertungen allen berechtigten Mitarbeitern in der gewohnten Oberfläche zugänglich zu machen. Layer2 arbeitet bei der Integration von SAP Systemen in SharePoint mit verschiedenen Anbietern zusammen, z.B. mit der Sitrion Systems GmbH.

Die Welten könnten nicht gegensätzlicher sein: Auf der einen Seite SAP als mächtige ERP-Soft ware mit umfassenden Geschäftsprozessen, komplexen User Interfaces und Programmiersprachen wie ABAP und Java, auf der anderen Seite Microsoft mit integrierten Desktop- und Serveranwendungen, einer weit verbreiteten Entwicklungsplattform auf .NET-Basis und einer Monopolstellung bei Office-Anwendungen auf dem Desktop.

Schaut man in die betrieblichen Abläufe mittelständischer und großer Unternehmen, die beide Plattformen im Einsatz haben, zeichnet sich oft das gleiche Bild ab: Nur 15-25% der Mitarbeiter arbeiten direkt mit SAP - jedoch fast alle mit SharePoint, z.B. im Mitarbeiterportal bzw. Intranet.

Diese Verteilung sorgt für die oft beobachteten Informationsdefizite und Medienbrüche in internen Betriebsabläufen. Auf lange Sicht ergeben sich durch diese Medienbrüche nicht nur Fehlerquellen, sondern die Geschäftsprozesse haben längere Durchlaufzeiten und werden intransparent. Das Resultat sind höhere Kosten und Informationsdefizite in verschiedensten Abteilungen des Unternehmens. Hier kann SharePoint als Bindeglied zwischen beiden Welten eine zentrale Rolle einnehmen, da es als Portal von jedem Arbeitsplatz oder mobilen Endgeräten aus verfügbar ist und sowohl in Office-Anwendungen als auch in SAP-Geschäftsprozessen integriert werden kann.



Abb.: SAP Urlaubsantrag integriert in Microsoft SharePoint und Outlook (Sitrion Systems GmbH)

Anhand des klassischen Beispiels eines Urlaubsantrags lässt sich zeigen, wie SharePoint als Knotenpunkt zwischen SAP und dem Mitarbeiterplatz genutzt werden kann. Durch die Anbindung dieses SAP-Geschäftsprozesses an SharePoint, Office und mobile Endgeräte wird allen Prozessbeteiligten (Antragsteller, Vorgesetztem und Fachabteilung) ein personalisierter und intuitiver Zugang zu den einzelnen Prozessschritten ermöglicht. Der gesamte Prozess basiert auf einem Workflow im SAP-System, der über das SAP-Organisationsmanagement den Urlaubsantrag von Alan Turing an den Teamleiter Konrad Zuse weiterleitet (vgl. Abb.). Das hat den Vorteil, dass die Geschäfts- und Workfl owlogik in SAP bleibt und Power User innerhalb von SAP mit den Prozessinformationen arbeiten können. Dadurch entfällt auch der Aufwand, bestehende Workflows noch einmal neu in der Microsoft -Welt modellieren zu müssen. Ergänzende Prozessschritte können jedoch ohne Probleme außerhalb der SAP-Umgebung mittels der Windows Workflow Foundation, SharePoint Workflows oder Third-Party-Tools an den SAP-Workflow angebunden werden.



Abb.: Über die Microsoft SharePoint Integration ist der Urlaubsantrag auch für mobile Endgeräte verfügbar, hier unter Windows Mobile, iPhone und RIM Blackberry (Sitrion Systems GmbH)

Da Alan Turing über Single Sign-on sowohl an SharePoint als auch an SAP angemeldet ist, wird ihm auf der MySite eine rollenbasierte und personalisierte Auswahl von Mitarbeiter-Self-Services (ESS – Employee-Self-Services) angeboten. Diese Auswahl basiert auf den Rollen und Berechtigungen des SAP-Users und stellt nur Szenarien zur Verfügung, für die Alan Turing entsprechende Rechte besitzt. Ein klassisches Problem in vielen Unternehmen ist, dass Abwesenheiten in verschiedenen Systemen gepflegt und abgelegt werden. So werden  Abwesenheiten wie etwa Urlaub, Dienstreisen und Krankheiten oft der Personalabteilung gemeldet und in SAP HCM (Human Capital Management) abgelegt, Abwesenheiten wie Besprechungen an anderen Standorten oder kurzfristige Termine außer Haus jedoch einfach in Outlook eingetragen. SharePoint erlaubt es, diese Problematik zu umgehen, indem der Urlaubskalender
parallel an den SAP- und den Microsoft-Exchange-Kalender angebunden wird, um alle Abwesenheiten zu konsolidieren. Alan Turing kann in SharePoint über den abgemischten SAP/Exchange-Kalender eine Abwesenheit planen und den Genehmigungsprozess starten. Alle Informationen wie die Abwesenheitsart, Abwesenheitstage, Anspruchsprüfung, Teamleiter etc. kommen direkt aus dem SAP-System. Nachdem der Urlaubsantrag abgeschickt wurde, startet in SAP der entsprechende Workflow und routet den Antrag an den Teamleiter weiter. Eine Stornierung oder Änderung von bestehenden Urlaubsanträgen erfolgt natürlich auch direkt über SharePoint mit entsprechender SAP-Workflowunterstützung.

Dem Teamleiter stehen in SharePoint erweiterte Managerszenarien zur Verfügung (MSS – Manager-Self-Services). Diese erlauben z. B. die Antragsgenehmigung, aber auch das Reporting von Personaldaten. Konrad Zuse wird auf seiner MySite über alle Anträge seiner Mitarbeiter mithilfe des Workflowcockpits informiert. Das ermöglicht ihm, einzelne oder mehrere Anträge zu bearbeiten und Entscheidungen aus SharePoint heraus an das SAP-Workflowsystem zurückzuschicken. Eine Massenbearbeitung von Anträgen ist über die so genannte Workflow-Powerbox verfügbar. Mit dieser Komponente können Workflowentscheidungen für mehrere Prozesse in einem einzelnen Schritt getroffen werden. Um Konrad Zuse einen schnellen Überblick über alle Abwesenheiten des Teams von Alan Turing zu geben, kann er sich in SharePoint den SAP/Exchange-Teamkalender anzeigen lassen, um die Ist-Stärke seines Teams im Antragszeitraum von Alan Turing beurteilen zu können. SAP-Workflowentscheidungen lassen sich über das entsprechende Entscheidungsformular direkt aus SharePoint heraus treffen oder an andere Entscheider weiterdelegieren. Anlagen wie Dokumente aus dem SAP-System können direkt über das Entscheidungsformular geöffnet werden.

Natürlich können die Informationen auch in Microsoft Outlook, Outlook Web Access (OWA) oder per Windows Gadget weiterverarbeitet werden.

Alan Turing wird per E-Mail über die Entscheidung des Teamleiters informiert. Damit ist der Workflow in SAP abgeschlossen und der Urlaub wurde im SAP HCM verbucht. Gleichzeitig mit der Verbuchung schickt der SAP-Workflow die Urlaubsinformationen an den Microsoft Exchange Server. Alan Turing muss keine manuellen Schritte vornehmen, um den Urlaub zusätzlich noch für seine Kollegen im Exchange-Kalender bekannt zu geben. Sollte der Fall eintreten, dass ein Antragsteller sehr lange auf eine Entscheidung über einen Antrag wartet, so kann über SharePoint das Workflow-Tracking genutzt werden, um individuelle Prozessinformationen zu bekommen. Alle Schritte, die auf der SAP- und der Microsoft-Plattform ausgeführt wurden,
sind hier übersichtlich für jeden Prozessbeteiligten verfügbar.

Der beispielhafte Urlaubsantrag kann als Vorlage für jegliche integrierte Microsoft/SAP-Geschäftsprozesse betrachtet werden. Ziel für erfolgreiche Self-Services sollte es immer sein, unnötige Komplexität zu verbergen, sodass der User nicht einmal merkt, welche Backend-Systeme im Verlauf des Prozesses genutzt werden. Grundsätzlich gilt es, Prozessschritte in SAP zu identifizieren, also einen SAP-Gesamtprozess zu „filetieren“ und nahtlos in die gewohnte Arbeitsumgebung des Mitarbeiters einzubetten. Um das zu ermöglichen, sollte idealerweise die bestehende Infrastruktur aus SAP- und Microsoft-Systemen genutzt und aufgewertet werden.

Layer2 Systempartner konzentrieren sich als Softwarehersteller auf die allgemeine Anbindung von SAP-Prozessen an Microsoft-Anwendungen auf der Basis der geltenden Standards. Hierfür werden sowohl die Entwicklungs- und Administrationswerkzeuge als auch vorgefertigte SAP-Szenarien für SharePoint und Office out-of-the-box angeboten. Layer2 selbst implementiert dann - falls nötig mit Unterstützung der Systempartner - die kundenspezifischen Details auf der SharePoint-Seite.