SharePoint Einsatz im Projektmanagement

Projektmanagement bezeichnet die Gesamtheit der Führungsaufgaben, -organisationen, -techniken und -mittel, die für die Durchführung von Projekten erforderlich sind. Insellösungen mit komplexer und kostspieliger Spezialsoftware sind da nur selten erfolgreich. Viele Projekte scheitern an unzureichend definierten Prozessen, mangelnder Kommunikation, ineffektiver Informationsverwaltung und fehlender Zusammenarbeit. Die Lösung ist in vielen Fällen ein ganzheitlicher Ansatz, der den Projektteilnehmern eine optimale Zusammenarbeit ermöglicht und so ein erhebliches Potential für die kosten- und termingerechte Erfüllung der Projektziele freisetzt.

Der Einsatz von Microsoft SharePoint Technologie hilft bei internen Projekten wie

• Investitionsprojekten
• Entwicklungsvorhaben
• Produktentwicklung
• Organisationsveränderungen

bei der Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit und sowie in externen Projekten

• Erbringen von Leistungen für Kunden

in den Bereichen

• Projektplanung
• Projektführung
• Projektüberwachung
• Projektsteuerung
• Projektdokumentation
• Projektcontrolling
• Teambildung & Coaching
• Risikomanagement

bei den einzelnen Schritten:

• Projektidee, Diskussion, Antrag und Status
• Projektstrukturierung (z.B. über Teamsites)
• Festlegung von Verantwortlichkeiten (Benutzer, Kontakte)
• Definition von Meilensteinen Aufwandsabschätzung (z.B. Excel Services)
• Ablaufplanung, Projektschritte (Aufgaben, Termine, Workflow)
• Meilensteine, Trendanalysen, Projektzwischenziele 
• Kostenplanung, Projektkalkulation (z.B. Excel Services)
• Optimierung, Anpassung
• Risikoanalyse (ggf. über Erweiterungen)
• Statuskontrolle (Aufgabenlisten, Ansichten, Aggregationen über Web Parts, Meeting Management)
• Endauswertung (Reporting)

Dem Projektleiter stehen folgende Leistungsmerkmale zur Verfügung:

• Selbständige Erstellen von Projektarbeitsbereichen basierend auf Vorlagen
• Einladungsfunktion für Projektteilnehmer
• Rollenzuordnung
• Aggregationen über Projektarbeitsbereiche hinweg (z.B. bei Aufgaben)

Dem Projektteam stehen die folgenden Leistungsmerkmale zur Verfügung:

• Zugriff über Browser und verschiedene Geräte, bei Bedarf auch Offline
• Verwaltung von Projektterminen: Synchronisation mit Outlook, Erinnerungsfunktion, Offline-Verfügbarkeit
• Aufgabenlisten mit Erfüllungsgrad, Fälligkeit, Status sowie beliebigen weiteren Feldern. Eigene Sichten, Filter, Gruppierungen, Aggregationen - z.B. für Projektleiter
• Ankündigungen (Informationen an Projektteilnehmer, RSS)
• Benachrichtigungsfunktionen (Alerting) bei allen Änderungen
• Workflows, z.B. Feedback- oder Freigabeworkflow
• Kontaktinformationen aller Projektteilnehmer, auch Offline (Outlook)
• Meeting Management, Besprechungsorganisation mit Arbeitsbereichen, Protokollfunktion usw.
• Online-Diskussion (Foren)
• Präsenzinformation (ggf. Chat/Messenger)
• Bewertungsfunktion (Rating, Ranking)
• Zentrale Dokumentenablage, Checkin/Checkout mit Sperrfunktion, Versionierung, Änderungsverfolgung, Benachrichtigung - Versand per E-Mail mit Versionschaos entfällt
• Online Bearbeitung der Dokumente (ab 2010 direkt im Browser, ohne Softwareinstallation)
• Zugriff auf weitere Informationen (Links)
• Einfache Verwaltung beliebiger weiterer Listen, z.B. Featureliste mit Beziehungen zu anderen Listen (Nachschlagefunktion)
• Suchfunktion, übergreifend für alle Inhalte auch innerhalb von Dokumenten
• Wissensmanagement, z.B. über Kategorisierung, Tagging
• Zugriffsrechte (ermöglichen auch die direkte Teilnahme des Kunden bzw. externer Partner im Extranet)
• Grafische Auswertungen, Diagramme (z.B. Gant)
• Berichte, Reporting
• Einbindung externer Daten möglich, z.B. Zeiterfassung, Microsoft Project Daten

Zahlreiche SharePoint Erweiterungen sind für den Bereich Projektmanagement verfügbar:

• Aufgabenmanagement mit Aufgaben-Abhängigkeiten, Gant-Ansicht, Drag & Drop, Farbcodierung nach Priorität oder Status, flexible Spaltenwahl, Milestones:

Abb.: Hierarchische Verknüpfung von Sharepoint Aufgaben mit einer SharePoint Erweiterung für Projektmanagement

•  Projekt Portfolio Dashboard zur Analyse und Risikobewertung von Projekten

Abb.: Beispiel eines Dashboards zur Projekt Portfolio Analyse in SharePoint

Abb.: Einsatzbereiche von Microsoft Project 2010

Microsoft Project Professional 2010 bietet gegenüber der Basisversion neue zusätzliche Leistungsmerkmale.

• Neuer Team Planer

Der neue Team Planer bietet eine intuitive Übersicht über Ressourcen und deren Auslastung

Abb.: Neuer Team Planer in Microsoft Project Professional 2010

• Neue Timeline Ansicht

Die komplett überarbeitete Timeline Ansicht bietet einen verbesserten Überblick über wichtige Termine und Deadlines.

Abb.: Neue Timeline Ansicht in Microsoft SharePoint Professional 2010

Der Microsoft Project Server 2010 ermöglicht Unternehmen ein einheitliches Projekt- und Portfolio Management um Investitionen zu priorisieren, Ressourcen auszulasten und Projekte effizient durchzuführen. Durch die höhere Transparenz und Kontrolle über die Ressourcen können Sie die richtigen Projekte auswählen, die Produktivität erhöhen und damit geschäftlich erfolgreicher sein.

Der frühere Microsoft Office Portfolio Server 2007 ist nun in dieser Lösung enthalten.

• Projekt- und Portfolio Management

Der Microsoft Projekt Server 2010 vereinheitlicht Projekt- und Portfolio Management in einem einzigen Server unter einer einheitlichen Benutzeroberfläche, gemeinsamen Datenspeicher und zentraler Verwaltung. Er ermöglicht eine neue, leistungsstarke Portfolio Priorisierung und Analyse, Projekterfassung, Projektübersichten und Zusammenfassungen sowie das Planen von Ressourcen-Auslastungen.

Abb.: Projekt- und Portfolio Management mit Microsoft Project Server 2010

• Erweitertes Reporting und Business Intelligence (BI)

Mit Microsoft Project Server 2010 können leistungsstarke Dashboards und drill-down Berichte erstellt werden. Anwender können Berichte on-the-fly erstellen und ändern.

Abb.: Reporting und Dashboards mit Microsoft Project Server 2010

 Weitere Integrierte Produkte:

• Microsoft SharePoint Server 2010
• Microsoft Exchange für die Aufgabenbearbeitung in Outlook bzw. OWA.
• Microsoft Visual Studio Team Foundation Server (TFS Task Integration)
• Microsoft Dynamics

Abb.: Integration Microsoft Project 2010 in SharePoint 2010