So vielfältig die Anforderungen an Unternehmens- und Mitarbeiterportale auch sind, sie haben eins gemeinsam: Es geht keinesfalls nur um Präsentation.  Angesichts der Kosten stellt sich für den Betreiber schnell die Frage nach dem Nutzen. Neben der unkomplizierten und sicheren Bereitstellung von Informationen zu Unternehmen, Produkten und Leistungen liegt der potentielle Nutzen von Unternehmensportalen in der nahtlosen Integration von Geschäftsprozessen. Noch zu oft wird dieses Potential leider verschenkt. Die ideale Lösung bildet ein standardisiertes Framework für häufig benötigte Anforderungen, das kundenspezifische Erweiterungen schnell und kostengünstig möglich macht. Microsoft SharePoint als CMS (ECMS, WCMS) und für geringere  Anforderungen sogar die kostenfreien Microsoft Windows SharePoint Services (WSS) bzw. Microsoft SharePoint Foundation stellen diese Web Content Management Funktionen umfassend zur Verfügung - falls notwendig auch mehrsprachig und barrierefrei.

• Unternehmens- und Mitarbeiterportale auf einer soliden Basis – Microsoft SharePoint Technologie im Einsatz als Enterprise Content Management System (ECMS), Content Management System (CMS) und Web Content Management System (WCMS).
• Große Portale zum kleinen Preis – Unternehmensportale für KMUs mit Microsoft Windows SharePoint Services bzw. Microsoft SharePoint Foundation.
• Mehrsprachige Websites - eine Herausforderung für Administration und Redaktion

Portalwebsites stellen die Verbindung zwischen Ihren Mitarbeitern und unternehmenswichtigen Informationen, Fachwissen und Anwendungen her.
 

Abb: Enterprise Content Management stellt verschiedene Herausforderungen an die Unternehmens-IT 

Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) und für einfache Anwendungen auch die kostenfreien Microsoft Windows SharePoint Services (WSS) sind  erstklassige Unternehmensportal-Plattformen, die für jeden Unternehmensaspekt das Erstellen und Warten von Portalwebsites erleichtern.



Abb.: Microsoft Office und SharePoint belegen in allen wichtigen Anforderungen führende Plätze im Gartner-Ranking (ability to execute vs. completeness of vision). Mit einer solchen marktführenden Lösung als einheitlicher IT-Plattform können IT-Kosten gespart werden, die beim Betrieb von mehereren verschiedenen Lösungen deutlich höher ausfallen würden.

Verbinden von Personen mit Informationen und Fachwissen

• Schneller, einfacher Zugriff auf wichtige Informationen und Fachwissen bedeutet schnellere Entscheidungen und straffere Durchführung.
• Ein umfassendes Portalframework vereinfacht das Erstellen von Portalwebsites, die die speziellen Anforderungen Ihrer Zielgruppen erfüllen. Eine flexible, in hohem Maße skalierbare Architektur unterstützt persönliche, Abteilungs-, Intranet-, Extranet- und Internetwebsites.
• Die integrierte Webinhaltsverwaltung erleichtert das Anpassen der Websitegestaltung und -funktionalität. Durch leistungsstarke Funktionen zur Dokumenterstellung wird die Bereitstellung von Inhalten einfacher. Zentral verwaltete Funktionen für das Entwerfen, Veröffentlichen und Bereitstellen von Websites fügen sich nahtlos in die innovative Webinhaltsverwaltung auf der Gesamtportalplattform ein.
• Die topaktuellen Methoden sozialer Netzwerke vereinfachen das Suchen und Verwalten von Fachwissen so stark wie nie zuvor.

Abb.: SharePoint Technologie biete EINE einheitliche Infrastruktur für alle Webs im Unternehmen: Intranet, Extranet und Internet.

Herstellen der Verbindung zwischen Mitarbeitern und entscheidenden Geschäftsanwendungen

• Durch den konsolidierten Zugriff auf vorhandene Geschäftsanwendungen wird die einheitliche Ausführung von allgemeinen Geschäftsaufgaben vorangetrieben. Die optimierte Entwicklung neuer Verbundanwendungen kann zu vielfältigen Verbesserungen in wichtigen Geschäftsprozessen führen.
• Durch eine ausgefeilte Entwicklungsumgebung für Anwendungen kann die Entwicklungszeit für stark angepasste Unternehmensanwendungen verkürzt werden.
• Mit einem umfassenden Rahmen für die Anwendungsintegration können aus vorhandenen Systemen schnell Verbundanwendungen zusammengestellt werden.
• Modernste Features für die Anwendungssteuerung ermöglichen eine feine Kontrolle über die Umgebung für die Anwendungsausführung.
• Mit Microsoft Office SharePoint Server gewinnen Sie eine funktionsstarke Bereitstellungsumgebung für das Zusammenstellen von Verbundanwendungen aus Diensten von Branchensystemen.

Verbinden der Angestellten mit rollenspezifischen Ressourcen

• Durch die Bereitstellung personalisierter Informationen erhöht sich die Relevanz und der Wert von Informationen.
• Mithilfe der Funktionen für Zielgruppen können Informationseigner entscheiden, wie, wann und wo bestimmte Zielgruppen Informationen erhalten.
• In der persönlichen Website "Meine Site" werden Sichten auf persönliche Informationen zusammengefasst, womit volle Kontrolle über die Informationen "für mich, von mir und über mich" erlangt wird.
• Das Rollup personalisierter Informationen ermöglicht Benutzern, angepasste Zusammenfassungen wichtiger Informationen im Portal zu erstellen.

Abb.: Microsoft SharePoint Technologie als ganzheitlicher Lösungsansatz für Enterprise Content Management 

Die kostenfreien Microsoft Windows SharePoint Services (WSS) können durch Lösungen von Layer2 sowie von Partnern um zahlreiche Leistungsmerkmale erweitert werden, z.B. im Bereich Web Content Management (WCMS). Damit können Portale für Internet (Unternehmenswebsites), Intranets (Mitarbeiterportale) und Extranets (für Kunden und Partner) sehr kostengünstig erstellt und betrieben werden.

Fragen Sie uns – wir beraten Sie gern.

Abb.: Mehrprachige Websites mit Microsoft SharePoint als CMS umsetzen

Während eine einsprachige Website mit geeigneter Portalsoftware / CMS noch vergleichsweise einfach einzurichten und zu pflegen ist, stellen mehrsprachige Portale eine echte Herausforderung für die Entwicklung, Administration und Redaktion dar:

Konzeption und Entwicklung

• Die Inhaltsstruktur (Taxonomie) der Website kann für alle Sprachen identisch sein – aber auch abweichen (z.B. bei regionalen News oder wenn Produkte und Leistungen sich nach Vertriebsgebiet unterscheiden).
• Die verwendeten Symbole, z.B. für Links oder Drucken, müssen allgemein verständlich sein.
• Manche Sprachen erfordern eine andere Leserichtung (z.B. rechts-nach-links Orientierung) – Navigationen und Templates müssen dies abbilden können.
• Erfolgt die Pflege regional, sollte die Benutzeroberfläche in der Landessprache, zumindest aber in englisch zur Verfügung stehen.
• Die benötigten Informationen sollten auch bei niedrigeren Bandbreiten schnell und zuverlässig zur Verfügung stehen.

Technik und Administration

• Oft sind Inhalte weitestgehend identisch (z.B. bei verwandten Sprachen oder hinsichtlich von Abbildungen). Hier kann die Möglichkeit einer Sprachkopie bzw. auch die Einrichtung einer Standardsprache helfen, die Site effektiv zu pflegen. Noch nicht lokalisierte Inhalte können dann ersatzweise in der Standardsprache (meist englisch) angezeigt werden (Language Fallback).
• Bei Änderungen müssen die Redakteure der jeweiligen Sprachvarianten benachrichtigt werden (Workflow).
• Die Zugriffsrechte müssen u.U. bis auf eine Sprachvariante genau gesetzt werden können, d.h. lokale Redakteure sollten nur auf Ihre Sprache schreibend zugreifen können. 
• Verschiedene Zeichensätze müssen einschließlich Sonderzeichen unterstützt werden, z.B. mit UTF-8 (Encoding).
•  Bei zeitabhängigen Informationen müssen Datumsformate und ggf. Uhrzeiten aus dem Original korrekt umgesetzt werden.
• Regionale Währungsinformationen müssen ggf. beachtet werden.
• Wenn auf Websites global zugegriffen wird, gibt es oft keine Wartungsfenster (z.B. nachts) mehr. Die Website muss rund um die Uhr verfügbar sein. 

Redaktion

• Die Inhalte müssen fachkundig übersetzt werden (Translation).
• Die Inhalte müssen ggf. angepasst werden, d.h. in Text und Bild den kulturellen Gegebenheiten entsprechen (Localization).
• Juristische Aspekte in den einzelnen Ländern sind mglw. zu beachten.

  

Sitemap mit SharePoint CMS

Zur Darstellung der Sitemap stellt Layer2 ein flexibles Web Part zur Verfügung, das ohne zusätzliche Programmierung die Inhalte direkt aus der Seitenstruktur bzw. Navigation bereitstellt:

• out-of-the-box, ohne Programmierung
• Sitemap Web Part von Layer2
• Informationen kommen direkt aus der Seitenstruktur bzw. Navigation sowie den Seiteneigenschaften (Titel, Seitenbeschreibung)
• Flexible Ausgabe über XSLT anpasst an das Design der Seite

Abb.: Flexible Ausgabe einer Sitemap mit dem SharePoint CMS

Smart Client Authoring mit SharePoint CMS

Inhalte für Webseiten können nicht nur direkt auf diesen Seiten browserbasiert bearbeitet werden. Es können auch Smart- bzw. Rich-Clients verwendet werden, z.B. offline:

• Beiträge für Webseiten mit Word editieren
• Server-seitige Konvertierung von Word und InfoPath Dokumenten in Webseiten
• Konfigurierbarer Prozessablauf
• Konverter-Schnittstelle (pluggable converter model)
• CMIS (Content Management Interoperability Services specification) wird künftig unterstützt (SharePoint 2010)

Abb.: SharePoint WCMS Smart Client Authoring: Inhalte können in Word und anderen Formaten erstellt werden. 

 Webstatistik und Webcontrolling mit SharePoint CMS

• out-of-thebox SharePoint Statistik oder:
• Code von sehr kostengünstigen Drittanbieter einbinden
• Übliche Statistiken zu Besuchern, Nutzung, Herkunft
• zusätzlich:
• Clickmap: grafische Anzeige der Klick-Statistik direkt über jedem Link auf der Webseite
• LiveView: Herkunft und Tracking der aktuellen Website-Besucher
• weitere Leistungen entsprechend Kostenmodell

 Abb.: Clickmap und LiveView einer SharePoint-basierenden CMS-Seite

SEO (Search Engine Optimization = Suchmaschinen-Optimierung) mit SharePoint

Eine Platzierung ihrer Webseiten bei relevanten Suchbegriffen auf der ersten Trefferseite bei Suchmaschinen wie Google kann viele Besucher auf die Seiten bringen und so das Unternehmen und seine Produkte bzw. Leistungen weltweit bekannt machen. Dies erschließt neue Zielgruppen und kann außerdem die Kosten im Online-Advertising (Werbung, u.U. mehrere € pro Klick) deutlich verringern.

SharePoint bietet als CMS alle Möglichkeiten für eine hervorragende Platzierung in Suchmaschinen, wenn man folgende Vorgehensweisen beachtet:

• Wählen Sie aussagefähige Seitentitel mit den wichtigen Begriffen am Anfang, i.a. nicht länger als 60 Zeichen.
• Arbeiten Sie zusätzlich mit Metainformationen (Description, Keywords). Fassen Sie die Description nicht zu land (ca. 150 Zeichen).
  Allerdings ist der Text auf der Seite zunehmend wichtiger als die Metainformationen.
• Verwenden Sie aussagekräftige Überschrifen auf der Seite und kennzeichnen Sie diese unbedingt mit <H1> bzw. <H2>
• Sorgen Sie für Backlinks von wichtigen Seiten, die zum Themenbereich passen. Einfache gegenseitige Verlinkung bringt da nicht viel - es sollten möglichst wichtige Seiten zum jeweiligen Themenbereich sein, z.B. ein Eintrag in DMOZ.org. Sie erhöhen damit den Pagerank.
• Melden Sie Ihre Seiten bei den wichtigen Suchmaschinen an (wichtig sind wirklich nur die wichtigsten: Google wickelt ca. 92% der Anfragen ab!).
• Verwenden Sie sprechende URLs. Gehen Sie dabei vom Titel der Seite aus. Die URL sollte die ganz wichtigen Keywords beinhalten.
• Bilden Sie Sitestrukturen die Ihren Themenbereichen entsprechen. So können Sie noch mehr Keywords in der URL unterbringen.
• Bieten Sie den Suchmaschinen möglichst validen (W3C-Konformen) Code an. Dies sichert die Lesbarkeit der Seite.
• Vermeiden Sie es, im Textteil mit illegalen Tricks zu arbeiten, z.B. weißer Schrift auf weissem Hintergrund, um mehr Schlüsselbegriffe unterzubringen. Das kann sie für längere Zeit aus dem Index werfen! Ehrliche und gut durchdachte Texte werden von den Suchmaschinen am meisten honoriert!
• Arbeiten Sie bei Bildern mit sprechenden Bildnamen und Beschreibungen (ALT-Tags).
• Verteilen Sie besonders relevanten Text auf der Seite, z.B. unbedingt am Anfang der Seite, aber auch in der Mitte und am Ende.
• Offpage-Kriterien: Verlinken Sie häufig auf Ihre Themenseiten, z.B. aus Foren oder Communities wie Xing oder Facebook.
• Machen Sie Ihre Seiten in regionalen Verzeichnissen bekannt, wenn Ihr Geschäft z.T. regionalen Charakter hat.
• Geben Sie Textlinks den Vorzug gegenüber Bildlinks. Zumindest attributieren Sie Bildlinks mit entsprechenden Metadaten
• Bedenken Sie, dass heute DAO (Digital Asset Optimization) ähnlich wichtig ist, wie SEO. Darunter werden bei Suchmaschinen eingeblendete Ergebnis-Blöcke mit speziellen Informationen verstanden, z.B. Ihr Unternehmenseintrag bei Google Maps, passende Beiträge aus YouTube oder Twitter.

Kontaktieren Sie uns, wenn Sie Unterstützung im Bereich SEO und SharePoint benötigen.