Compliance, also die zu Gesetzen und Richtlinien konforme Verwaltung von Dokumenten und Daten, spielt eine wachsende Rolle in SharePoint Projekten. Seit dem Einzug der elektronischen Dokumente in die Geschäftswelt läuft der Datenaustausch bei vielen Unternehmen nicht mehr in rechtssicheren Bahnen. Zum einen aufgrund der sich rasch ändernden und teilweise nicht eindeutigen Gesetzgebung, zum anderen, weil viele Unternehmen sich der veränderten Rechtslage nicht bewusst sind.
Andererseits sind zahlreiche
zertifizierte Compliance-Lösungen für SharePoint am Markt vorhanden und könenn bei Bedarf im Projekt eingesetzt werden:
- REACH, FDA-Compliance von SharePoint (Chemische Industrie, Pharma- und Life Science Bereich)
Seit dem 01. Juni 2007 ist die neue europäische Chemikalienverordnung REACH in Kraft. Betroffen hiervon ist vom Rohstoffproduzenten über Chemikalienhersteller und Hersteller von Zubereitungen und Rezepturen, deren Importeuren bis hin zum Endanwender die gesamte Supply Chain der chemischen Industrie. Die Unternehmen müssen sich dieser Herausforderung stellen und verordnungskonformes Projekmanagement, Datenflüsse sowie Workflows etablieren.
Von den regulatorischen Bestimmungen der US-amerikanischen (FDA) und europäischen Behörden für die Pharma-, Life Science und Chemie-Branche sind Zulieferer und Unternehmen aus dem Bereich klinischer und präklinischer Forschung ebenso betroffen wie die Hersteller von Medikamenten selbst. In diesen Unternehmen sind Computersysteme nicht nur in die Sammlung, Prozessierung, Speicherung und Archivierung von Daten entlang der Wertschöpfungskette involviert, sondern auch ein wesentlicher Bestandteil von automatisierten Prozessen in Labor und Produktion. Daher sind für diese Firmen regularienkonforme und effiziente IT-Lösungsansätze existenzentscheidend. Dies trifft in gleicher Weise für die Umsetzung der Anforderungen von REACH zu. Konforme SharePoint Lösungen lassen sich dabei nahtlos in die bestehende Office-Welt der Unternehmen integrieren, bezieht vorhandene Backend-Systeme ein (z.B. Laborgeräte, PLS, LIMS, SAP, Oracle, Daten aus Mail-Systemen usw.) und liefern ein audit- und revisionssicheres Daten- und Records-Management auf allen Ebenen nach FDA.
- GDPdU, GoBS und AO Zertifizierung von SharePoint (Handels- und Steuerrechtliche Bestimmungen hinsichtlich Langzeitarchivierung und Revisionssicherheit)
Bereits 2008 wurde Microsoft Office SharePoint Server 2007 durch eine internationale Wirtschaftsprüfungsgesellschaft hinsichtlich GDPdU, GoBS und AO geprüft. Erfolgreich zertifiziert wurden die Archivierung von Dokumenten, die Indizierung am Dokument, die Suche nach Dokumenten anhand verschiedener Indizierungskriterien sowie die Wiederlesbarmachung archivierter Dokumente.
Als Maßstab zur Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit wurden folgende Bestimmungen und Vorschriften zu Grunde gelegt:
- Die gesetzliche Vorschriften des Handels- und Steuerrechts (§§ 238 ff. HGB, §§ 140 ff. AO)
- Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB)
- Das BMF-Schreiben vom 7. November 1995 zu den zwei Grundsätzen ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)
- Das BMF-Schreiben betreffend die "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Überprüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU) vom 16. Juli 2001
- IDW RS FAIT 1 – "Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung bei Einsatz von Informationstechnologie"
- IDW RS FAIT 3 – "Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung beim Einsatz elektronischer Archivierungsverfahren"
- Der IDW Prüfstandard "Abschlussprüfung bei Einsatz von Informationstechnologie" (IDW PS 330)
- Der IDW Prüfstandard "Erteilung und Verwendung von Softwarebescheinigungen" (IDW PS 880)
- Die Vorschriften des Bundedatenschutzgesetzes
Die SharePoint Server 2007 Umgebung wurde in einer Beispielkonfiguration mit einer Erweiterung eines Microsoft Partners zertifiziert. Als Speichersystem wurde beispielhaft das festplattenbasierte Speichersystem FAS270 von NetApp mit aktivierter Snap-Lock Enterprise Funktionalität integriert. Damit konnte gezeigt werden, dass sich Microsoft Office SharePoint Server 2007 mit geringen Erweiterungen, die ausschließlich auf Microsoft-Technologien beruhen, gemäß gesetzlichen Richtlinien bezüglich Langzeitarchivierung und Revisionssicherheit zertifizieren lässt.
- Qualitätsmanagement nach DIN EN IST 9001 oder DIN EN ISO 14000/14001, ISO/TS16949 mit SharePoint
Prozess- und Qualitätsmanagementsysteme haben zum Ziel, Abläufe im Unternehmen anforderungsgerecht und qualitätshaltig zu strukturieren und zu formalisieren und diese Informationen allen Mitarbeitern standortübergreifend einfach zugänglich zu machen. Einheitliche, reproduzierbare Geschäftsprozesse, die lückenlos verfolgt werden können, sind die unabdingbare Voraussetzung für einen Zertifizierung des Unternehmens nach den gängigen Standards. Zusätzliche Anwendungsbereiche wie Formularorganisation, Kennzahlenverfolgung, Risikomanagement und Maßnahmenplanung erlauben den Ausbau eines SharePoint-basierten Prozessmanagementsystems zu einem zentralen Instrument der Unternehmensentwicklung und des KVP.
- DOMEA - Moderner Verwaltungsarbeitsplatz im Öffentlichen Sektor
Basierend auf Microsoft SharePoint Server sind DOMEA zertifizierte Lösungen von Microsoft sowie Partnern verfügbar, die eine Grundlage für einen modernen Verwaltungsarbeitsplatz bieten, z.B. DOMEA Microsoft Edition, ComVIT von BearingPoint.
Abb.: Lösungsportfolio von Microsoft für integriertes E-Government
- SOP (Standard Operating Procedures) Management, GxP, 21 CFR Part 11 (21CFRPart11) 210-211, 820, 606 und SharePoint
Integriert in SharePoint bieten Microsoft Partner komplette out-of-the-box Lösungen für Standard Operation Procedures (SOP) an, die alle GxP and 21 CFR Part 11 Anforderungen adressieren.
- Gefahrgut-Dokumentation (ADN, ADR, IATA, IMO, RID) und elektronische Schichtbücher (MESA bzw. ISA S95) mit SharePoint
Microsoft Partner bieten hier verschiedene Lösungen an, die nahtlos mit SharePoint zusammenarbeiten. Elektronische Schichtbücher können u.a. zur Erfassung von Informationen, zur Schichtübergabe, Suche und Recherche, revisionssicheren Datenspeicherung, zur Erstellung von Schichtplänen und zur Störungsmeldung eingesetzt werden.
- eDiscovery und Process Compliance mit SharePoint
eDiscovery ist in SharePoint 2010 stak verbessert wurden und direkt als Feature enthalten. Auch die Thenen Verfallsdatum, Audit und Suche sind jetzt enthalten.
- eMail Compliance und Schutz vor Data Leaking (FAST Lösung mit SharePoint)
Die E-Mail als Kommunikationsmedium ist auch aus unserem Geschäftsleben nicht mehr wegzudenken. Über die Hälfte aller versendeten E-Mails entfällt auf die geschäftliche Kommunikation und enthält vertrauliches Wissen wie Geschäftstrategien, Verträge oder Ausschreibungsunterlagen. Durch Unachtsamkeit oder Vorsatz kann dieses Wissen in falsche Hände geraten, sei es durch Tippfehler in der E-Mail-Adresse oder durch absichtliche Handlung. Lösungen von Microsoft Partnern verhindert diese ungewollte Kapitalvernichtung. Diese prüfen, ob sowohl staatliche Regeln zum Informationsaustausch wie HIPAA, EuroSOX oder KonTraG als auch unternehmensinterne Richtlinien zu Ethik, Datenschutz und Transparenz eingehalten werden und leitet bei Verstößen Gegenmaßnahmen ein. Diese Lösungen arbeiten nahtlos mit SharePoint zusammen.
- IT Infrastructure Library ITIL V3 / ITSM / IT Grundschutz BSI mit SharePoint
Die IT Infrastructure Library (ITIL) ist eine Sammlung von Best Practices, die eine mögliche Umsetzung eines IT-Service-Managements (ITSM) beschreiben und inzwischen international als De-facto-Standard hierfür gelten. In dem Regel- und Definitionswerk werden die für den Betrieb einer IT-Infrastruktur notwendigen Prozesse, die Aufbauorganisation und die Werkzeuge beschrieben.
Unter Service Operation fallen beispielsweise alle Aktivitäten und Maßnahmen zur Bereitstellung und Instandhaltung der IT-Infrastruktur, wie z.B. Request Fullfilment, Event Management, Incident Management, Problem Management, Software Asset Management, Operations Management, Service Desk, Technical Support. Diese Prozesse lassen sich mit SharePoint hervoragend abbilden.
Abb.: Die 3rd Party Lösung MagnaStor für SharePoint bietet umfassende Compliance für beliebige SharePoint Inhalte, insbesondere Dokumente.