Mit der Version 2010 kommt SharePoint auf dem Weg von der Zusammenarbeit zum Wissensmanagement einen riesigen Schritt voran: Leistungsmerkmale wie Taxonomie und Metadaten Management, Content Organizer, Content Type Hub , Content Type Syndication ermöglichen jetzt die Implementierung von Wissensmanagement Lösungen auf einem soliden technischen Fundament.
Als "Betriebssystem 2.0" verbindet SharePoint 2010 Wissensmanagement mit Sozialen Netzwerken im Unternehmen. Wissen heißt Kommunizieren: Kollobaratives Wissensmanagement, bereits bekannt und sehr erfolgreich bei Xing, Facebook oder LinkedIn, zieht ins Unternehmen ein.
Warum ist Wissensmanagement für Ihr Unternehmen so wichtig?
Abb.: Zunehmende Bedeutung von Wissensmanagement im Unternehmen gegenüber anderen Tätigkeiten. (Quelle: Microsoft Deutschland, Peter Fischer)
Während in Schwellenländern rohstoffverarbeitende und produzierende Tätigkeiten sowie Routine- und Sachbearbeitung noch dominieren, entfällt auf Wissensarbeit in hochentwickelten Volkswirtschaften der größte Anteil – mit wachsender Tendenz.
Allerdings verwalten in Unternehmen nur wenige Spezialisten zahlreiche Dokumente wie Rechnungen, Verträge oder Lieferscheine strukturiert in einem klassischen ECMS / DMS. Der weitaus größere Teil der Mitarbeiter hat darauf keinen Zugriff - er ist in der Mehrzahl auf unstrukturierte, bisher nicht verwalteten Informationen angewiesen - z.B. im Dateisystem. Diese Informationen sind jedoch oft schwer zu finden und stehen in keinem Zusammenhang. Die damit verbundenen Tätigkeiten, wie z.B. die Suche und Bewertung der Informationen, sind deshalb alles andere als effizient.
Abb.: Nur wenige Spezialisten im Unternehmen haben Zugriff auf die strukturierten Informationen. Die Mehrzahl der Mitarbeiter muss mit nicht verwalteten Inhalten auskommen - mit entsprechend negativen Folgen für die Produktivität. (Quelle: Microsoft Deutschland, Peter Fischer)
SharePoint beschleunigt die Standard-Prozesse UND erhöht die Produktivität der Wissensarbeit
Abb.: Mit SharePoint als ECMS können sowohl die Standard-Prozesse beschleunigt als auch mit Enterprise 2.0 die Produktivität der Wissensarbeiter erhöht werden.
(Quelle: Microsoft Deutschland, Peter Fischer)
Was bietet SharePoint 2010 neues in Sachen Wissensmanagement?
Die Taxonomie einer SharePoint-Plattform (ihre inhaltliche Gliederung) wird unabhängig von der gewählten Seitenstruktur (Navigation) durch einen neuen Dienst, dem Metadata Management Service, zentral verwaltet.
Abb.: Zentrale Verwaltung der Unternehmens-Taxonomie in SharePoint 2010
Diese hierarchische Gliederung von Begriffen (Terms, Kategorien), die sogenannte Taxonomie, beschreibt das Unternehmen nach verschiedenen Gesichtspunkten, z.B. organisatorisch, nach Leistungen, Produkten oder Prozessen, alphabetisch (AA-ZZ) usw.
Abb.: Beispiel für die Beschreibung eines Unternehmens nach Organisationsstrukturen, Produktengruppen/Produkten und Leistungen in einer SharePoint 2010 Taxonomie
Die im Term Store zentral verwaltete Informationsstruktur kann vom Anwender zur Klassifizierung von Inhalten benutzt werden. Dazu steht der neue Spaltentyp "Managed Metadata" zur Verfügung. Beispielsweise haben Dokumentenbibliotheken out-of-the-box die neue, zusätzliche Spalte "Managed Keywords" vom Typ "Managed Metadata."
Abb.: Neue Spalte Managed Keywords bei SharePoint 2010 Dokumenten
In dieser Spalte werden die zentral verwalteten Terms zugewiesen.
Abb.: Zuweisung der zentral verwalteten Kategorien bzw. Metadaten aus der Taxonomie in einer SharePoint 2010 Dokumentenbibliothek.
Die zentrale Verwaltung sichert im Gegensatz zur bisherigen Vorgehensweise (Texteingabe bzw. Lookups innerhalb der Site) die Konsistenz und vermeidet Redundanzen:
- Änderungen können an zentraler Stelle erfolgen
- Änderungen sind durch ein Rechtesystem abgesichert (Contributor, Group Manager, Term Store Administrator, etc.)
- Workflows, die über die Klassifikation gesteuert werden, können implementiert werden
- Die Qualität der Suche wird verbessert und zusätzliche Navigationen / Filter in der Treffermenge angeboten
Abb.: SharePoint 2010 Dokumentenbibliothek mit der neuen Managed Keywords Spalte.
Die Klassifizierung kann zum Filtern innnerhalb einer Dokumenten-Bibliothek und für die Suche aber auch für eine vollständig Metadaten-gesteuerte portalweite Navigation - z.B. über Tag-Clouds - genutzt werden. Damit stehen dem Anwender zusätzlich zur redaktionellen seitenbasierten Navigation weitere Zugriffsmöglichkeiten (Navigationsebenen) auf die Dokumente und Listenelemente zur Verfügung. Die Dokumente und Items können - unabhängig vom Ort der Ablage - je nach Taxonomie beispielsweise entsprechend einer Organisationsstruktur nach Abteilungen, nach Leistungen und Produkten, nach Kunden oder auch geografisch nach Vertriebsgebieten zugegriffen werden.
SharePoint 2010 - Facebook für's Unternehmen?
Wissen heißt kommunizieren. Die interessierenden Kategorien können dem eigenen Profil als fachliche Kompetenz oder berufliches Interesse hinzugefügt werden. Das vereinfacht die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern im Unternehmen. Man findet leicht heraus, wer sich zu einem Thema auskennt und kann sogar direkt im Profil Fragen stellen.
Abb.: Mitarbeiterprofil in SharePoint 2010 - Die Themen, bei denen der Mitarbeiter eventuell anderen helfen kann, sind basierend auf Taxonomien und Keywords angegeben. Es können sofort Fragen dazu gestellt werden.
Tag Clouds (Stichwort-Wolken) bieten eine Übersicht zu den aktuellen Aktivitäten im Portal.
Abb.: Über Tag Clouds erhält der Benutzer eine Übersicht zu abonnierten Themen
Nicht nur die Benutzer, auch die einzelnen Kategorien / Tags der Taxonomie des Unternehmens haben eine Profilseite (Tag Profile). Zur gewählten Kategorie können Notizen gemacht werden und auch Links zu externen Inhalten sind vorgesehen. So entstehen dynamische Inhaltsseiten, die ansonsten über das Portal verstreute Informationen zu Wissen zusammenfügen.
Abb.: Tag Profile für eine ausgewählte Kategorie in SharePoint 2010. Die neuesten bzw. populärsten Inhalte zur Kategorie werden automatisch dargestellt. Bemerkungen können sofort eingegeben werden. Eine unternehmensweite Suche per Social-Tag-ID wird angeboten.
Mit der Suche kann dann tiefer in das gewählte Thema eingestiegen werden. Auch eine Benachrichtigungs-Funktion für neue bzw. geänderte Inhalte in einer gewählten Kategorie per E-Mail und RSS wird angeboten. Die Abfrage kann auch gleich für den Windows Explorer verfügbar gemacht werden. So behält man leichter die Übersicht über alle Inhalte der gewählten Themen im Portal.
Abb.: Die Suche nach Social Tags (Frei vergebene Stichworte bzw. Kategorien aus der zentralen Taxonomie) ermöglicht ein Vertiefen der Ergebnisse über eine zusätzliche Navigation (linkerer Rand).
Abb.: Die SharePoint Taxonomien können konsistent auch beim Kategorisieren von Office 2010 Dokumenten verwendet werden.
Das Wissen ist in den Köpfen der Mitarbeiter. SharePoint 2010 erleichtert über den kollaborativen Ansatz den Schritt von der Zusammenarbeit im Portal hin zum Wissensmanagement im Unternehmen.
Abb.: SharePoint 2010 bietet out-of-the-box einen Organisations-Browser, der ausgehend von den Active Directory Daten und den Profil-Informationen ein interaktives, klickbares Unternehmens-Organigramm in Silverlight visualisiert.