Wissensmanagement mit SharePoint

​Das Wissen der Mitarbeiter ist einer der wesentlichen Wettbewerbsfaktoren eines Unternehmens. Microsoft SharePoint bietet über die einfache Zusammenarbeit auch alle Möglichkeiten, Dokumente, Geschäftsprozesse und andere Informationsquellen zusammenzuführen und so Wissen transparent zu machen. Layer2 kann bei der Implementierung und Anwendung der standardmäßigen Leistungsmerkmale beraten und unterstützen. Darüber hinaus bieten wir international erfolgreiche eigene Komponenten an, die basierend auf unseren Projekterfahrungen, weit über den Sharepoint-Standard hinausgehen.

Wissensmanagement mit SharePoint - Inhalte finden und Erfahrungen teilen

Microsoft SharePoint bietet verschiedene Leistungsmerkmale, um Wissensmanagement in Unternehmen und Organisationen zu implementieren:

  • Wikis - Redaktionelle Seiten, die für das Unternehmen relevante Informationen systematisch zusammenfassen und mit anderen Mitarbeitern geteilt werden können.
  • Blogs und Newsfeeds - Aktuelle Beiträge zu unternehmensrelevanten Themen, oft mit der Möglichkeit diese zu abonnieren und Feedback zu geben.
  • Foren - Diskussionsgruppen, oft nach Themen geordnet. Diese können direkt in SharePoint implementiert werden. Oft kommen dazu auch andere Systeme zum Einsatz, wie z.B. Yammer. 
  • Teamsites und MySites - Während Teamsites der besonders einfachen Zusammenarbeit von Arbeitsgruppen dienen, kann sich jeder Mitarbeiter eine eigene Website anlegen um dort Informationen wie Listen oder Dokumente zu speichern. Diese Informationen können einfach geteilt und abonniert werden.
  • Suche - Die SharePoint Suche erleichtert das Auffinden von Dokumenten und anderen Inhalten. Sie bietet gegenüber der Suche über ein klassisches Dateisystem viele Vorteile. Neben den Dokumenteninhalten werdne auch Metadaten verschlagwortet. Die Suche kann flexibel angepasst werden, z.B. Suche in bestimmten Bereichen, nach bestimmten Dokumententypen, Datumsbereichen, Autoren usw.
  • Metadaten und Taxonomien - Zentral verwaltete Metadaten, die das Unternehmenswissen in Form von Baumstrukturen repräsentieren (z.B. Produktgruppen, Produkte, Zubehör, Leistungsbereiche, die Organisationsstruktur usw.), bilden den Schlüssel zum Erfolg von Projekten im Bereich Wissensmanagement. Metadaten können zentral im Term Store verwaltet und den Inhalten zugewiesen werden.
  • Web Parts und Apps - Diese erweitern die Standardfunktionalität von SharePoint, z.B. mit automatischer Verschlagwortung, zusätzlichen Navigationen, Glossar-/ Sachindex Funktionen, Anzeige von verwandten Inhalten oder Inhalten aus externen Systemen.

Projekt-Beispiele für kollaboratives Wissensmanagement mit SharePoint

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Abbildung: Mit einem SharePoint Blog können die Erfahrungen der Mitarbeiter bereitgestellt werden, um einen Austausch mit anderen Personen zu initiieren. Auch kann ein Blog dazu verwendet werden, um Problemlösungen mit Bildern und Videos zu dokumentieren.

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Abb.: Über Social Features von SharePoint – wie die MySite - haben Benutzer die Möglichkeit, Informationen über sich selbst bereitzustellen und beispielsweise Dokumente mit anderen Benutzern zu teilen.
 
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Abb.: Verwaltetet Metadaten werden für ein Unternehmen individuell definiert und anschließend zentral als hierarchisch strukturierte Taxonomie im SharePoint Term Store bereitgestellt.
 
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Abb.: Verwalteten Metadaten können zum Filtern von Dokumentenbibliotheken nach Themen verwendet werden.
 
Experten im Unternehmen finden 
Abb.: Die SharePoint Suche ermöglicht es, Inhalte schnell und präzise zu finden. Darüber hinaus kann sie flexibel für spezielle Anforderungen konfiguriert werden.

Unternehmenswissen im SharePoint Term Store zentral verwalten

Der Layer2 Taxonomy Manager für SharePoint bietet Import, Export, Update und Deployment von verwalteten Metadaten. Basierend auf dem SKOS-Standard können SharePoint Term Sets mit anderen Systemen ausgetauscht werden. Terms können mit zusätzlichen Eigenschaften wie z.B. Regeln zur automatischen Inhaltsklassifikation versehen werden.

Passende Metadaten automatisch zuweisen: Bulk-Tagging und Real-Time

​Der Layer2 Auto Tagger für SharePoint klassifiziert Ihre SharePoint-Inhalte automatisch im Hintergrund, als Bulk-Tagging nach Migrationen oder in Real-Time direkt beim Dokumenten-Upload, basierend auf vorhandenen Taxonomien und Metadaten sowie Regeln mit flexiblen Optionen. Die Verwendung von Metadaten verbessert die SharePoint Suche erheblich. Dokumentenbibliotheken mit mehr als 5.000 Dokumenten können nur über Metadaten effizient verwaltet und navigiert werden. 

Layer2 Web Parts: Navigieren im Unternehmenswissen

​Das Layer2 Tag Navigation Web Part für SharePoint bietet Taxonomien und Term Sets aus dem SharePoint Term Store direkt zur Navigation für Benutzer an. Inhalte können so viel schneller und präziser gefunden werden. Das Layer2 Tag Directory Web Part für SharePoint stellt Taxonomien als A-Z Verzeichnis bzw. Glossar zur Verfügung. Benutzer erhalten Zugriff auf alle Schlagworte, deren Beschreibungen sowie damit kategorisierte Inhalte - wie in einem Fachbuch. Ein "must-have" für jedes SharePoint-Portal. Das Layer2 Tag Cloud Web Part für SharePoint ermöglicht die Navigation über Metadaten nach deren Bedeutung bzw. der Anzahl der Verwendung. Das Layer2 Related Content Web Part für SharePoint zeigt verwandte Inhalte automatisch und stets aktuell an, z.B. Ansprechpartner, weiterführende News und Links, zugehörige Dokumente - wie von Amazon und anderen B2C Portalen bekannt. Externe Inhalte aus SQL/ERP/CRM können nahtlos in das SharePoint Wissensmanagement eingebunden werden. 

 
 
Abb.: Das Layer2 Tag Directory Web Part für SharePoint zeigt eine alphabetisch gruppierte Darstellung eines ausgewählten Term Sets in Form eines Schlagwortverzeichnisses an.

Wissensmanagement Projekt im meinem Unternehmen - Nächste Schritte

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Der Auto Tagger von Layer2 ermöglichte uns die Umsetzung des „ERBE Information and Knowledge Assistents“ in SharePoint ohne Programmierung. Layer2 unterstützte unsere IT sehr hilfreich während der Testphase.

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