Business Data List Connector

Externe Daten im SharePoint

Layer2 Business Data List ConnectorEinfach anzuwenden, schnell zugänglich, vielseitig verwendbar – mit diesen Anforderungen sind wir 2008 an die Entwicklung des Business Data List Connectors für SharePoint 2007 gegangen. Wir wollten ein Produkt auf den Markt bringen, mit dem SharePoint Anwender ohne Programmierkenntnisse und ohne komplexe Modelle entwickeln zu müssen ihre externen Daten nach SharePoint holen können. Ein Produkt, das die Möglichkeiten einer Microsoft Umgebung nutzt und quasi mit Bordmitteln des Betriebssystems externe Datenquellen ansprechen kann.

Mittlerweile ist der BDLC seit einigen Jahre sehr erfolgreich auf dem Markt erhältlich. Obwohl die Konkurrenz aus dem Hause Microsoft (mit dem BDC bzw. den BCS) ständig besser wurde, konnte der BDLC seine Stärke – nämlich die einfache und schnelle Anwendung und Konfiguration – auch in den Versionen für SharePoint 2010 und 2013 behalten und weiter ausbauen. Zudem Sie mit den Layer2 ADO Providern für den BDLC nun externe Daten auch direkt aus der Cloud, aus Office 365 oder SharePoint Online synchronisieren können.

Stündlich, einmal pro Woche oder doch nur auf Knopfdruck? Der BDLC lässt Ihnen die Wahl, wann Ihre Daten synchronisiert werden. So können Sie festlegen, ob, wann und durch wen Ihre Daten im SharePoint aktualisiert werden sollen. Ihre Zugangsdaten zur externen Datenquelle können Sie übrigens im SharePoint Secure Store ablegen und so nicht nur sicher verwahren, sondern durch die Zuteilung einer Zugriffsgruppe auch sicherstellen, dass nur bestimmte Mitarbeiter eine Aktualisierung starten können.

Wenn Sie die von Microsoft BCS verwendeten „Externen Listen“ bereits kennengelernt haben, kennen Sie das Problem: Externe Listen sind keine echten SharePoint Listen, sie bieten keine zusätzliche Spalten, keine Workflowintegration oder Benachrichtigungen. Diese Nachteile entfallen mit dem BDLC, denn externe Daten werden in vorhandene, native SharePoint Listen übertragen. Dies können generische Listen sein, aber auch Kalender, Kontaktlisten, Aufgaben oder andere Listenvorlagen (nur Dokumente werden von BDLC bislang nicht unterstützt, aber auch dafür hat Layer2 eine adäquate Lösung bereit).

Die Möglichkeit, in weiteren Spalten zusätzliche Informationen zu externen Daten bereitzustellen, eröffnet zudem Szenarien im Bereich Wissens-Management und Social Networking ein reiches Betätigungsfeld: Social Tagging, Ratings von Daten durch Ihre Mitarbeiter, die Einbeziehung externer Daten in die Activity Feeds Ihrer Kollegen, oder die automatische Verschlagwortung füllen die Leistungsmerkmale von SharePoint 2010 und 2013 mit Leben und machen Ihr SharePoint Portal für Ihre Mitarbeiter zu einem attraktivem digitalen Arbeitsplatz.

Viele unserer Kunden nutzen den BDLC nicht ausschließlich zur ständigen Synchronisation mit SharePoint. Er kann auch schnell und einfach als Migrationstool eingesetzt werden: Umfangreiche Exceltabellen sind so innerhalb kurzer Zeit in Ihrem Portal verfügbar, die Datenbestände aus dem alten CRM können übers Wochenende migriert und montags bereits auf SharePoint weiterverarbeitet werden.

Wenn Sie Fragen zum Einsatz, zur Konfiguration oder zu spezielleren Themen rund um den BDLC haben, fragen Sie uns. Mehr Informationen zum BDLC finden Sie auf unserer Produktseite.

HowTo: Wie baue ich eine Mitarbeiter Telefonliste aus dem AD in nur 10 Minuten

​Eine Telefonliste der Mitarbeiter ist Bestandteil nahezu jedes Unternehmensportals. Für Ihr SharePoint Portal können Sie diese nun dank des Business Data List Connectors in nur wenigen Minuten erstellen und als echte, native SharePointliste nutzen. Verbinden Sie eine Liste mit dem BDLC anhand einer Active Directory LDAP Abfrage, stellen Sie die Resultate mit individuellen Spaltenüberschriften in SharePoint dar und erhalten Sie regelmäßig Aktualisierung Ihrer AD Daten, falls sich diese ändern.

Sobald Ihre Liste etabliert ist, können Sie sie wie eine normale SharePoint Liste nutzen, das heißt Sie können gruppieren, gefilterte Ansichten erzeugen oder bei Änderungen Workflows starten oder sich benachrichtigen lassen.

Wie Sie dies bewerkstelligen können, erfahren Sie hier.

 

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Abbildung 3- Erzeugen Sie eine neue Liste und klicken in den Listeneinstellungen auf "Mit externer Datenuelle verbinden"

Erzeugen Sie eine neue generische Liste und klicken Sie in den Listeneinstellungen den Menüpunkt “Mit externer Datenquelle verbinden” an.

Sie können die OleDb Verbindung nutzen, aber achten Sie darauf, die Logindaten entsprechend anzupassen.

Tragen Sie als ConnectionString folgenden Wert ein:

“Provider=ADSDSOOBject; User Id=MyDomain\myUser;Password=myPWD;Mode=Read;Bind Flags=0;Page Size=1000;”

Validieren Sie diese Verbindung. Normalerweise sollte der lesende Zugriff auf das AD funktionieren, eventuell müssen Sie Ihre Administration um ein geeignetes Konto bitten.

Als Select-Statement tragen Sie folgende Phrase ein (die Bereiche "DC=myDomain" und "DC=com" müssen entsprechend Ihrer Umgebung angepasst werden):

"SELECT title, name, ADSPath, givenName, cn, co, company, department, description, displayName, l, mail, mobile, physicalDeliveryOfficeName, postalCode, sAMAccountName, sn, st, streetAddress, telephoneNumber  From 'LDAP://DC=myDomain,DC=com' WHERE objectClass='user' AND objectCategory='Person'"

Wenn hier die Validierung durchläuft, können Sie sich die erhaltenen Daten in der Vorschau anzeigen lassen. Bei Problemen reduzieren Sie die Abfrage auf einen einfachen Stand, um mögliche Fehler erst einmal ausschließen zu können.

Als Primärschlüssel geben Sie bitte ADSPath an. Wahlweise können Sie auch jedes andere Feld in Ihrer Liste nutzen, welches keine redundanten Daten aufweist.

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Abbildung 4 - Nutzen Sie den OleDb Provider, um schnell auf das AD zuzugreifen


Klicken Sie nun auf “Add Columns”, um die Spalten der Liste zu erzeugen und prüfen Sie diese Erstellung über “Check Mappings”.

Ein weiterer Klick auf “Update” lädt nun alle Mitarbeiter Datensätze in Ihre SharePoint Liste. Bitte beachten Sie, dass der LDAP Treiber standardmäßig nur 1000 Datensätze laden kann, benötigen Sie mehr Daten, können Sie dieses Maximum mit dem Tool ntdsutil.exe auch erhöhen.

Im Bereich “Background Update” können Sie abschließend das Aktualisierungsintervall definieren.

Klicken Sie auf OK, um die Einstellungen zu speichern, und wechseln Sie in die Listeneinstellungen. Hier können Sie nun die Spaltennamen Ihren Wünschen gemäß anpassen. Sie können auch weitere Spalten der Liste hinzufügen und so zusätzliche Informationen anbieten, oder ein Foto des Mitarbeiters per berechneter Spalte anzeigen lassen.

Die in dieser Liste angezeigten Daten sind übrigens reine Präsenzdaten, Änderungen werden nicht in das Active Directory zurückgespielt. Dies ist keine Limitierung des BDLC sondern des verwendeten Treibers. Eine weitere Limitation des Treibers ist die fehlende Unterstützung für Alias-Bezeichnungen im Select-Statement. Aus diesem Grund können für die Synchronisation keine SharePoint Kontaktlisten verwendet werden, die vordefinierten Felder können leider nicht auf die AD-Feldbezeichnungen gemappt werden.

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Ansprechpartner

Frank Daske

Business Development Manager
+49 (0) 40 28 41 12 - 30
[email protected]

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