Dokumentenverwaltung und unternehmensweite Suche mit SharePoint

Dokumentenverwaltung und unternehmensweite Suche mit SharePoint

Zu einer der zentralen Aufgaben von SharePoint ist mittlerweile zweifelsfrei das Dokumentenmanagement zu zählen. Dabei zielt SharePoint darauf ab, das Dokumentenmanagement so zu vereinfachen, dass möglichst alle Mitarbeiter eines Unternehmens daran partizipieren können.

Viele Unternehmen setzen SharePoint bereits ein, sei es als Intranetportal, für die Teamzusammenarbeit, für die Suche oder im Rahmen von Geschäftsvorgängen. Speziell in diesen Fällen bietet die Implementierung eines Dokumentenmanagements mit SharePoint einen sehr großen Nutzen, da es somit umfassend im täglichen Kerngeschäft Verwendung findet.

Grundsätzlich geht es bei dem Thema Dokumentenmanagement nicht nur um die reine Verwaltung von Dokumenten, sondern vielmehr um Prozesse und Portallösungen – und da bietet Ihnen SharePoint als Portalplattform mit kollaborativen Prozessen sehr viele Vorteile.

Gemeinsame Dokumenterstellung

Arbeiten Sie noch einfacher mit anderen zusammen. Die Office Produkte Word 2013, Excel 2013, OneNote 2013 und PowerPoint 2013 binden sich nahtlos in Ihre SharePoint 2013 Umgebung ein und ermöglichen Ihnen, gleichzeitig an Dokumenten zu arbeiten.

word-kachel.pngFür die Zusammenarbeit in Word bearbeiten Sie das Dokument wie gewöhnlich, und wenn auch andere an dem Dokument arbeiten, informiert Sie Word über deren Anwesenheitsstatus und zeigt Ihnen die Absätze, an denen sie arbeiten. Sobald andere Autoren mit der Arbeit an dem Dokument beginnen oder diese beenden, werden Sie von Word kurz informiert.

Wenn diese das Dokument speichern, sehen sie Ihr Änderungen, und sie stellen Ihnen ihre Änderungen zur Verfügung. Durch Aktualisieren des Dokuments bei jeder Speicherung steuern Sie, wann die Aktualisierungen angezeigt werden. Dadurch können Sie mit minimalen Unterbrechungen arbeiten, obwohl auch andere an dem Dokument arbeiten.

onenote-kachel.pngDie Zusammenarbeit an einem OneNote Notizbuch ist eine gute Möglichkeit zum Brainstorming oder für Recherchen zu einem Gruppenprojekt. OneNote zeigt Ihnen Aktualisierungen in Echtzeit, und Sie können sehen, wer welche Änderung vorgenommen hat. OneNote synchronisiert das Notizbuch automatisch mit jedem, der daran arbeitet – selbst dann, wenn unterschiedliche Geräte verwendet werden.

Ihre Teammitglieder können OneNote Web App, OneNote 2010 oder höher oder auch OneNote Mobile auf ihren Smartphones oder Tablets verwenden. Ein Benutzer hat jedoch immer die Möglichkeit, ein Dokument in einer SharePoint Dokumentenbibliothek auszuchecken, so dass es ausschließlich durch ihn selbst bearbeitet werden kann. 

Versionierung von Dokumenten

Mithilfe der Versionierung in SharePoint Bibliotheken können Änderungen an Dokumenten verfolgt, gespeichert und bei Bedarf wiederhergestellt werden. Bei der Versionierung können sowohl Haupt- als auch Nebenversionen von Dokumenten erzeugt werden.

Organisation von Dokumenten

SharePoint Dokumentenbibliotheken
Eine Dokumentenbibliothek ist ein Speicherort auf einer SharePoint Website, in dem Dokumente hochgeladen, erstellt, aktualisiert und zusammen mit Teammitgliedern bearbeitet werden können. Jede Bibliothek zeigt eine Liste der Dokumente die Sie enthält und zu diesen weitere Informationen – so genannte Metadaten – an. Dokumentenbibliotheken können einfach als App einer SharePoint Website hinzugefügt werden.

Verwenden und Erstellen von Ansichten
In einer SharePoint Dokumentenbibliothek können verschiedene Ansichten erstellt werden, um zum Beispiel Dokumente anzuzeigen, die am wichtigsten sind oder am besten einem Zweck dienen. Der Inhalt der Bibliothek wird dabei nicht geändert, die Dateien werden in einer Ansicht so organisiert oder gefiltert, dass sie einfacher zu finden und sinnvoller angeordnet sind.

Über Änderungen informiert sein
Um stets über Änderungen an Dokumenten einer Bibliothek im Bilde zu sein, können Benachrichtigungen eingerichtet, RSS-Feeds abonniert oder Dokumente beobachtet werden. Benachrichtigungen oder RSS-Feeds werden verwendet, um informiert zu werden, wenn Änderungen in einer Bibliothek vorgenommen wurden. Benachrichtigungen lassen sich auch für einzelne Dokumente aktivieren.

Festlegen von Berechtigungen
Mit SharePoint-Gruppen und Berechtigungsstufen werden Zugriffe auf Inhalte effizient zu verwaltet. Standardmäßig werden Berechtigungen für Bibliotheken, Ordner in Bibliotheken und Dokumente von der Website geerbt. Das Zuweisen eigener Berechtigungen zu einer bestimmten Bibliothek oder einem bestimmten Dokument kann dabei helfen, vertrauliche Inhalte zu schützen, ohne den Zugriff auf die restliche Website einzuschränken.

Definieren von Inhaltstypen
Werden in einer Bibliothek mehrere Typen von Dateien abgelegt, z. B. Kalkulationstabellen, Präsentationen und Dokumente, können für diese unterschiedliche Inhaltstypen definieren und der Bibliothek hinzugefügt werden. Inhaltstypen führen zu einer höherer Flexibilität und Konsistenz zwischen mehreren Bibliotheken. Für jeden Inhaltstyp können Vorlagen und separate Workflowprozesse festlegelegt werden.

Erstellen von Workflows
Eine Dokumentbibliothek oder ein Inhaltstyp kann Workflows verwenden, die für Geschäftsprozesse definiert wurden, um beispielsweise die Dokumentgenehmigung oder -überprüfung zu verwalten. Weiterhin stellt ein SharePoint-Workflow eine automatisierte Methode zum Verschieben von Dokumenten oder Elementen über eine Abfolge von Aktionen oder Aufgaben dar.

Verwenden einer Dokumentcenterwebsite
Eine Dokumentcenterwebsite dient als zentrales Repository und empfiehlt sich dann, wenn eine große Anzahl von Dokumenten erstellt, verwaltet und gespeichert werden muss. Features wie Metadaten und Navigation in der Strukturansicht, Inhaltstypen und Webparts helfen dabei, Dokumente zu ordnen und abzurufen.

Einhalten von Compliance und Governance Richtlinien

Records Management und Compliance

Die  Records Management und Compliance Features in SharePoint Server bieten verbesserte Methoden zum Schutz der Unternehmensdaten und wurden mit SharePoint 2013 erweitert.

So können Aufbewahrungsrichtlinien erstellt und verwaltet werden, welche – neben Dokumentenbibliotheken – auch auf SharePoint-Websites und auf alle mit diesen verbundenen Exchange Server 2013-Teampostfächer anwendbar sind. Werden zum Beispiel Dokumente zur Websites hinzugefügt oder E-Mail Nachrichten gesendet erhalten diese Elemente automatisch die für diese Website definierte Aufbewahrungsrichtlinie.

Dokumentgenehmigung

Es kann festlegt werden, dass Dokumente genehmigt werden müssen, bevor sie allen Benutzern angezeigt werden. Diese Dokumente verbleiben solange in einem wartenden Zustand, bis sie von einer definierten Person genehmigt oder abgelehnt werden.

Festlegen von Richtlinien

Richtlinieneinstellungen ermöglichen den Dokumentablauf, das automatische Löschen oder regelmäßige Überprüfen (über einen Workflow) von Dokumenten, die ein angegebenes Alter erreicht haben.

Revisionsverfolgung

Für vertraulichen Dokumente ist es durchaus notwendig zu erfahrenen, wie diese Dokumente verwendet wurden. Dafür lassen sich Richtlinien definieren, mit denen die Revisionsverfolgung von Ereignissen aktiviert werden, z. B. von Dateiänderungen, Kopier- oder Löschvorgängen.

Überblick der Leistungsmerkmale

​In der folgenden Übersicht werden die DMS-Leistungsmerkmale von SharePoint aufgezeigt und zwischen den verschiedenen Editionen verglichen:

Leistungsmerkmal SharePoint Foundation 2010 / 2013 SharePoint Server 2010 / 2013
Checkin/Checkout, Schutz vor gleichzeitiger Bearbeitung Ja Ja
Versionierung Ja Ja
Inhaltsgenehmigung,
Entwurfssicherheit Moderation/ Freigabe, z. B. im Rahmen eines Workflows
Ja Ja
Aktenverwaltung
(Document-Sets)
Nein Ja
Eindeutige Dokumenten ID Ja Ja
Office Integration, z. B. Dokumente offline in Outlook Ja Ja
Zugriffsrechte auf verschiedenen Ebenen (steuerbar bis auf ein einzelnes Dokument),
Lese- und Schreibrechte
Ja Ja
Veröffentlichen Nein Ja
Archivieren (entsprechend Anforderungen ggf. Zusatzprodukte erforderlich) Nein Ja
Taxonomie & Metadaten Management Nein Ja
Records Management entsprechend Inhaltstyp (Nachverfolgen, Verfallsdatum, automatisches Auslösen von Workflows) Nein Ja
Auditierungsfunktionen Nein Ja
Information Rights Management (IRM) z. B. zeitlich begrenzte Offline-Nutzung Nein Ja
Anbindung externer Geschäftsdaten: Business Connectivity Services (BCS) Ja (Eingeschränkt) Ja
Detaillierte Suche, auch Inhalte und Metadaten Ja (Basissuche) Ja
Performance und Skalierbarkeit Ja Ja

eDiscovery

​Mit SharePoint Server 2013 wurde ein neuer Websitesammlungstyp, das eDiscovery Center eingeführt. Als „E-Discovery“ wird jener Vorgang bezeichnet, bei dem elektronische Informationen angefordert, durchsucht und überprüft werden, um sie als Beweismaterial zu nutzen. Das SharePoint eDiscovery Center dient dabei als Portal zur Verwaltung von eDiscovery Fällen.

Von diesem zentralen Ort aus können Inhalte in der SharePoint-Farm, in Exchange Server 2013, in Dateifreigaben und in anderen SharePoint-Farmen per so genannten eDiscovery-Satz ermittelt und anschließend in einen Haltebereich gestellt werden.

Dadurch wird sichergestellt, dass eine Kopie des Inhalts aufbewahrt wird, während Benutzer diese Inhalte weiterhin verwenden können. Nach einer Identifizierung der übermittelnden Elemente können diese in ein Standardformat exportiert werden.

fluss-ediscovery-vorgang.gif
Fluss des eDiscovery-Vorgangs (Quelle: TechNet)

Offline Funktionalität

Skydrive Pro

Mit SkyDrive Pro steht eine persönliche Bibliothek für Ihr Unternehmen zur Verfügung, in die Sie Dokumente, Fotos und andere Dateien von Ihrem Computer hochladen können, um anschließend online darauf zuzugreifen. Diese SkyDrive Pro-Bibliothek wird von Ihrem Unternehmen verwaltet und bietet die Möglichkeit, auf einfache Weise Inhalte für Kollegen freizugeben und hieran zusammenzuarbeiten.

Darüber hinaus können Sie mit der SkyDrive Pro-Clientanwendung Bibliotheksdateien und -ordner mit dem lokalen Computer synchronisieren. Neben Ihrer persönlichen SkyDrive-Bibliothek können Sie auch andere SharePoint-Bibliotheken auf Teamwebsites auf Ihren Computer synchronisieren. Sie können dann mit Dateien in diesen Bibliotheken direkt in Windows-Explorer arbeiten. Selbst wenn Sie offline sind, können Sie auf diese Dateien zugreifen. Aktualisierungen der Dateien werden immer dann mit SharePoint synchronisiert, wenn Sie online sind.

Outlook

SharePoint Dokumentenbibliotheken oder auch bestimmte Ordner innerhalb einer Bibliothek lassen sich mit Outlook synchronisieren.

Nachdem eine Bibliothek synchronisiert wurde, wird diese Bibliothek als Ordner im Navigationsbereich von Outlook unter SharePoint-Listen angezeigt. Dieser Outlook-Ordner kann dann zum Beispiel auch für anderen Teammitglieder freigegeben werden.

Cloud Connector

Mithilfe des Layer2 Cloud Connectors  können Dokumente zwischen verschiedenen Bibliotheken bzw. mit dem remoten Filesystem synchronisiert werden, wodurch sich die Beschränkungen von SkyDrive Pro überwinden lassen. Es können zum Beispiel ganze Dokumentenbibliotheken – online oder on premise – mit dem lokalen Filesystem synchronisiert werden, oder nur bestimmte Dokumente, die in einer Ansicht gefiltert sind.

Andererseits können zum Beispiel zu den Dokumenten, die im Filesystem abgelegt sind, weitere Informationen wie Bewertungen, Kommentare, Keywords usw. in der Cloud gepflegt werden.

Suche

Mit SharePoint 2013 wurden wesentliche Verbesserungen an der Portalsuche vorgenommen. So ist es nun möglich, die Suchergebnisse einfach, schnell und präzise an die jeweiligen Bedürfnisse anzupassen.

Die neue Suche in SharePoint 2013 enthält nicht nur eine vollständige Integration von FAST Search,  sondern es erfolgte auch eine konsequente Weiterentwicklung auf Grundlage der gewonnen Erkenntnisse aus Microsoft Research und Bing.

Die Portalsuche in SharePoint 2013 bietet somit zahlreiche neue Möglichkeiten, um Inhalte dynamisch zusammenzustellen und gezielt anhand ihrer Metadaten finden zu können. Neben den bekannten Full und Incremental Crawls gibt es nun auch Continuous Crawls, welche permanent den Index aktuell halten. Weiterhin werden dem Benutzer Suchempfehlungen auf Basis seines bisherigen Suchverhaltens angeboten.
dokumenten-preview-sharepoint-2013-suche.png
Abb.: Dokumenten-Preview in SharePoint 2013

Die Dokumenten-Preview sowie Deep Links sind weitere Features, welche Suchvorgänge gezielter und effizienter werden lassen. Auch die Search Refinements wurde in SharePoint 2013 wesentlich verbessert und die Anpassung vereinfacht. Mit den Keywords und dem Query Framework ergeben sich zusätzliche Möglichkeiten für eine spezifische Optimierung der Unternehmenssuche.

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Bei DMS geht es heute nicht mehr nur um Verwaltung und Archivierung – es geht um Prozesse: Abläufe und Verantwortlichkeiten.

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