Wissensmanagement mit SharePoint

Wissensmanagement mit SharePoint

Das Generieren, Bewahren und Nutzen von Wissen ist heute einer der wesentlichen Wettbewerbsfaktoren eines Unternehmens – keine Frage. Häufig zielen technische Lösungen zur Unterstützung eines Wissensmanagements jedoch nur darauf ab, eine zentrale Wissensbasis zu schaffen, in der zum Beispiel Dokumente strukturiert abgelegt werden.

SharePoint bietet da weitaus mehr: eine Vielzahl an Werkzeugen und Lösungen für ein kollaboratives Wissensmanagement, also ein Wissensmanagement, welches auf die Zusammenarbeit von Personen beruht.

Werkzeuge für eine kollaboratives Wissensmanagement

Zu den wesentlichen Werkzeugen, die SharePoint für ein kollaboratives Wissensmanagement bietet, zählen:
  • Wikis
  • Blogs
  • Diskussionsforen
  • MySites
  • Newsfeeds
  • Suche
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Der Einsatzzweck dieser einzelnen Werkzeuge unterscheidet sich jedoch grundsätzlich.

So eignet sich ein SharePoint Wiki zum Beispiel ideal um strukturierte Dokumentationen (Handbücher, FAQs, Glossare) im Team zu erstellen oder für eine Kommunikation in Projekten.

Mit einem SharePoint Blog hingegen können Meinungen und Erfahrungen einzelner Personen bereitgestellt werden, um somit einen Austausch mit anderen Personen zu initiieren. Auch kann ein Blog dazu verwendet werden, um Problemlösungen mit Bildern und Videos zu dokumentieren.

Über Social Features von SharePoint – wie die MySite - haben Benutzer die Möglichkeit, Informationen über sich selbst bereitzustellen und beispielsweise Dokumente mit anderen Benutzern zu teilen.

Im öffentlichen "About me"-Bereich der MySite kann sich der Benutzer seinen Kollegen mit einem persönlichen Profil präsentieren und sich so zum Beispiel als Experte für sein Fachgebiet positionieren. Interessant ist dies für Unternehmen in dem Fall, wenn intern Spezialisten zu einem Thema gesucht werden.

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Natürlich kann SharePoint auch als klassische Wissensdatenbank dienen, in der Wissen strukturiert, in Kombination mit einer Kategorisierung sowie hinterlegten Workflows abgelegt werden kann.

Metadaten

Mit SharePoint lassen sich Inhalte sehr viel effizienter suchen und finden, wenn diese nach einem einheitlichen Prinzip kategorisiert wurden. Diese Kategorisierung erfolgt anhand von Metadaten, also Schlagworten, die den Informationsinhalt näher beschreiben oder diesen mit Personen in Verbindung bringt. SharePoint unterstützt verschiedene Ansätze bei der Kategorisierung von Inhalten.

Verwaltete Metadaten

Verwaltetet Metadaten werden für ein Unternehmen individuell definiert und anschließend zentral als hierarchisch strukturierte Taxonomie im SharePoint Term Store bereitgestellt.

Durch die Verwendung dieser zentral verwalteten Metadaten wird sichergestellt, dass ausschließlich Begriffe zum Kategorisieren von Inhalten verwendet werden, die an die Unternehmensprozesse und -organisation angelehnt sind, also Begriffe die aus der definierten Unternehmenstaxonomie stammen. Eine spätere Recherche nach Informationen und Inhalten wird somit deutlich erleichtert. sharepoint-term-store.png

Außerdem können verwaltete Metadaten für die Inhaltsnavigation innerhalb einer Site Collection sowie für eine suchgetriebene Inhaltsdarstellung herangezogen werden. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, die verwalteten Metadaten für eine Filterung, zum Beispiel in einer großen Dokumentenbibliothek, zu konfigurieren.

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Stichwörter (Keywords)

Stichwörter oder Keywords können von Benutzern zu SharePoint Inhalten hinzugefügt werden, um diese als Tags zu verwenden.

Alle vergebenen Stichwörter werden von SharePoint in einem einzelnen, nicht hierarchischen Ausdruckssatz erfasst. Dieser spezielle Ausdruckssatz, der sogenannten Stichwortsatz, befindet sich im SharePoint Term Store. Die von Benutzern hinzugefügten Stichwörter stehen anderen Benutzern bei der Verwendung in Listen oder Bibliotheken zur Verfügung.

Wenn Benutzer beispielsweise bei der Vergabe von Stichwörtern mit der Eingabe des Textes beginnen, schlägt SharePoint bereits vorhandene Stichwörter mit gleicher Zeichenfolge automatisch vor.

Hashtags

Auch Hashtags, wie man Sie zum Beispiel von Twitter kennt, werden in SharePoint 2013 unterstützt. Hashtags sind Wörter oder Zeichenketten mit vorangestelltem Doppelkreuz „#“.

Diese Form der Verschlagwortung erfolgt innerhalb eines Fließtextes und hilft dabei, die Suche nach relevanten Inhalten zu erleichtern. Alle vergebenen Hashtags werden, wie die Stichwörter, in einem einzelnen, nicht hierarchischen Ausdrucksatz im Term Store erfasst und können dort verwaltet werden.

Suche

Die Unternehmenssuche in SharePoint Server 2013 enthält viele Funktionen, die bereits in SharePoint Server 2010 enthalten waren, bietet aber darüber hinaus zahlreiche Verbesserungen.

Dazu zählen Verbesserungen der Abfrageverarbeitung und Zielgruppenadressierung von Suchergebnissen. Administratoren können die Suchfunktion so konfigurieren, dass die jeweils relevanten Informationen für Benutzer schneller und einfacher auffindbar sind.

Verbesserte Suchbenutzeroberfläche Ohne jedes Suchergebnis einzeln öffnen zu müssen, können Benutzer nützliche Ergebnisse folgendermaßen schnell ermitteln:
  • Benutzer können den Mauszeiger auf ein Suchergebnis bewegen, um den Dokumentinhalt rechts vom Ergebnis als Vorschau angezeigt zu bekommen.
  • Benutzer können Suchergebnisse schnell anhand ihres Typs unterscheiden.
  • Bei Ergebnissen für Newsfeed-Unterhaltungen wird die Anzahl der Antworten und die "Gefällt mir"-Anzahl auf der rechten Seite angezeigt.
  • In Websiteergebnissen werden die Links angezeigt, auf die Benutzer am häufigsten klickten.
  • Für Personen wird in den Ergebnissen auf der linken Seite das Bild sowie der Lync-Verfügbarkeitsstatus dargestellt.
  • Standardmäßig werden bestimmte Arten verwandter Ergebnisse in Gruppen angezeigt.

Zusätzlich zu diesem Standardverfahren können Ergebnistypen erstellt und verwendet werden, um anzupassen, wie zum Beispiel Ergebnisse für wichtige Dokumente angezeigt werden.

Auch die Möglichkeiten einer facettierten Suche wurden in SharePoint 2013 deutlich verbessert und die individuelle Anpassung, zum Beispiel der Filterkriterien, vereinfacht.

Verbesserte Relevanz Ein Suchergebnis, Vorschlag oder eine Empfehlung ist umso relevanter, desto besser damit die Absicht des Benutzers erfüllt wird, der die Abfrage ausgeführt hat. Mit SharePoint 2013 wird die Relevanz in Bereichen wie Aktualität der Suchergebnisse, Linguistik und Dokumentanalyse verbessert.

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Der Wissensmanagement-Hype ist gegangen, der Bedarf an Konzepten, Methoden und Werkzeugen zum Umgang mit Wissen ist geblieben.

Ansprechpartner

Frank Daske

Business Development Manager
+49 (0) 40 28 41 12 - 30
sales@layer2.de

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