Layer2 Knowledge Management Suite V3 für SharePoint

Wissensmanagement mit SharePoint: Die Layer2 Knowledge Management Suite für Microsoft SharePoint erleichtert die Anwendung der neuen Leistungsmerkmale von Microsoft SharePoint 2010 / 2013 / 2016 im Bereich Wissensmanagement und Social Networking. Sie macht es so einfach wie möglich, Taxonomien zu verwalten, Inhalte zu klassifizieren und Keywords für Navigation und Suche zu verwenden. Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen.

 

 Aktuelle Produktinformationen, Case Studies und FAQs zur Layer2 Knowledge Management Suite finden Sie auf den neuen, englischen Seiten von Layer2 Solutions.
 

Layer2 Knowledge Management Suite für SharePoint - Allgemeine FAQs

Was sind die Beschränkungen der kostenfreien Shareware?

Die Beschränkungen sind unterschiedlich in den verschiedenen Komponenten, z.B.

  • Nur 25 Terms beim Taxonomy Manager
  • Zeitverzug beim Tag Suggester
  • Nur Dokumente mit A* beim Auto Tagger
  • Zufällige Links auf www.layer2.de bei den Navigation Web Parts.

Welche SharePoint Version wird benötigt?

Die Layer2 Knowledge Management Suite setzt Microsoft SharePoint 2010, 2013 und 2016 Standard Edition oder höher voraus. Microsoft SharePoint Online (Office 365) sowie die kostenfreie SharePoint Foundation werden nicht unterstützt. Für Office 365 sind Apps mit ähnlichem Leistungsmerkmalen verfügbar.

Welche Kenntnisse benötige ich als Administrator?

Voraussetzung für den erfolgreichen Einsatz der Komponenten ist ein elementares Verständnis der standardmäßig von SharePoint im Bereich Enterprise Metadata Management und Social Networking bereitgestellten Leistungsmerkmale und deren Konfiguration. Unsere Consultants beraten Sie gern dazu. Sind diese Möglichkeiten erst einmal bekannt, erschließt sich der Nutzen der verschiedenen Erweiterungen sowie deren Konfigurations-Möglichkeiten sehr schnell.

Welche Dienste müssen für Enterprise Metadata Management eingerichtet sein?
  • Managed Metadata Service Application
  • User Profile Service Application
  • User Profile Synchronization Service
  • Search Service Application
Welche Site Collections müssen für Enterprise Metadata Management eingerichtet sein?
  • Site Collection für MySite Host
  • Site Collection für Search
Welche weiteren Voraussetzungen gibt es?
  • Die komplette Einrichtung der Voraussetzungen ist hier beschrieben. Bitte verwenden Sie nach der Installation unbedingt den Installation Checker um eventuell noch vorhandene Probleme zu erkennen.
  • Achten Sie auf das Vorhandensein der interop.dll, die zur Ausführung benötigt wird. Schlägt dieser Test fehl, kontaktieren Sie bitte unseren Support für mögliche nächste Schritte.

Was sind Terms und Social Tags?

Im Term Store werden mit dem Managed Metadata Service Begriffe (Terms) verwaltet, die für Klassifizierung (Tagging) von Listenelemeneten und Dokumenten verwendet werden können. Wird ein solcher Term im Kontext des Social Tagging verwendet, wird er zusätzlich zu einem Social Tag. Dies ist der Fall, wenn ein Term in einer Dokumentenbibliothek mit eingeschalteter ‚Social Tag Publishing‘ - Funktion oder in Verbindung mit der ‚Tags und Notes‘ - Funktion einer Seite verwendet wird. Darüber hinaus entstehen Social Tags auch durch freie Eingabe bei der Klassifizierung von Inhalten (falls zugelassen). Im allgemeinen werden Terms eher für eine "definierte" Inhaltsklassifikation - z.B. im Rahmen von verbindlichen Geschäftsprozessen - verwendet. Social Tags eignen sich besser für unverbindlichere Kennzeichnungen, z.B. Themen in Blogs. es sind jedoch mit SharePoint auch Mischformen abbildbar. Hinweis: In der API werden Social Tags zuweilen auch als Social Terms bezeichnet. Gemeint sind in jedoch in jedem Fall Social Tags. Die von SharePoint bereitgestellten Leistungsmerkmale für Terms und Social Tags unterscheiden sich stark. Deshalb ist die Entscheidung für Terms und / oder Tags wesentlich für eine Implementierung.

 
Wie werden Terms vergeben?

Dafür gibt es in SharePoint 2010 drei verschiedene Möglichkeiten:
  • Enterprise Keywords: Über die Listeneinstellungen > Enterprise Metadata and Keywords Settings > Enterprise Keywords Spalte hinzufügen. In diesem Fall können beliebige Begriffe als Schlüsselwort vergeben werden (falls die Keyword-Liste als ‚offen‘ gekennzeichnet ist), oder Terms, die im Term Store in der Keyword-Liste enthalten sind.
  • Managed Metadata: Über die Listeneinstellungen -> Neue Spalte vom Typ Managed Metadata hinzufügen. In diesem Fall wird ein Term Set aus dem globalen Term Store ausgewählt, dessen Terms verwendet werden können, oder es wird ein neues Term Set erstellt, das aber dann nur in der aktuellen Site Collection verwendet werden kann. Bei offenen Term Sets können hier auch neue Wörter eingegeben werden, die dann aber automatisch zum Term Set hinzugefügt werden.
  • Tags & Notes: Auf beliebigen Seiten über die Schaltflächen an der rechten oberen Ecke ‚Tags and Notes‘. In diesem Fall kann eine Seite sowohl mit neuen Begriffen als auch mit vorhandenen Schlüsselwörter oder Terms eines Term Sets getaggt werden.

Wie werden Social Tags vergeben?

  • In Dokumentenbibliotheken über die Listeneinstellungen > Enterprise Metadata and Keywords Settings > 'Save metadata on this list as social tags‘ auswählen. Dadurch werden alle Terms und Keywords, die in der Dokumentenbibliothek vergeben werden als Social Tag freigegeben. Achtung: In Listen gibt es diese Einstellung nicht.
  • Terms und Keywords, die auf Seiten über das Button ‚Tags and Notes‘ vergeben wurden, werden automatisch zu Social Tags.
  • Bitte beachten Sie mögliche Änderungen dieser Funktionalität in SharePoint 2013.
Wie und wann können Inhalte anhand von vergebenen Terms gefunden werden?
  • Vergebene Terms werden nach einem Crawl-Vorgang in der Suche anhand des Term-Namens gefunden. In diesem Fall werden jedoch auch Inhalte gefunden, die diesen Term-Namen z.B. im normalen Text beinhalten.
  • Spezieller kann nach einem Term gesucht werden, indem man die ID des Terms in doppelten Anführungszeichen als Suchabfrage verwendet.
  • Auch Terms haben eine Tag Profile Seite mit einer Activity Feed, welche die zuletzt mit dem jeweiligen Tag versehenen Inhalte anzeigt. Allerdings sind Terms nicht zwangsläufig mit einem Social Tag verbunden. Deshalb gehen die dort verlinkten Suchen ggf. ins Leere. Usere Consultants beraten Sie gern zur Erstellung von Term Profile Pages.
Wie und wann können Inhalte anhand von vergebenen Social Tags gefunden werden?
  • Sobald der TimerJob "UserProfilesServices - Social Data Maintenance Job" ausgeführt wurde, werden auf der Tag Profile Seite die Elemente angezeigt, die mit einem Social Term getaggt wurden.
  • Sobald der nächste Crawl-Vorgang nach der Zuordnung durchgelaufen ist, wird das getaggte Element in der Suche mit der Abfrage nach dem Muster SocialTagId:"405cf4f8-d101-476e-b6a0-a8bcaea05c7d" gefunden.
  • Tags haben eine Tag Profile Seite mit einer Activity Feed, welche die zuletzt mit dem jeweiligen Tag versehenen Inhalte anzeigt.
  • Auf der Tag Profile Seite ist eine Inhalts-Suche nach der Social Tag ID verlinkt. Hier werden über die Suche alle mit dem Tag versehenen Inhalte gefunden. Dazu müssen die jeweiligen Inhaltstypen (Datei-Endungen) u.U. explizit für die Suche freigeschalten werden, z.B. Bilder. IFilter müssen installiert sein. Und natürlich muss die der Suchdienst dafür gelaufen sein.
Was zeigt das SharePoint Tag Cloud Web Part (out-of-the-box) genau an?

Das out-of-the-box Tag Cloud Web Part zeigt lediglich Social Tags an. Terms werden lediglich angezeigt, wenn diese als Social Tags veröffentlicht sind (vgl. entsprechende Option in der Spalte, die zum Tagging verwendet wird). Die Social Tags werden nach der Vergabe im Tag Cloud-Webpart sofort sichtbar. Der Standard-Link im Tag Cloud Webpart führt zur Tag Profile Seite. Dies kann out-of-the-box nicht geändert werden. Sobald der TimerJob ‚UserProfilesServices - Social Data Maintenance Job‘ ausgeführt wurde, werden im Tag Profile die Elemente angezeigt, die mit diesem Term getaggt wurden. Sobald der nächste Crawl-Vorgang nach der Zuordnung durchgelaufen ist, wird das getaggte Item in der Suche mit der Abfrage nach dem Muster SocialTagId:"405cf4f8-d101-476e-b6a0-a8bcaea05c7d" gefunden.
In den Einstellung kann darüber hinaus bestimmt werden, ob Tags des aktuellen Benutzers oder aller Benutzer angezeigt werden - beides Site Collection und Web Application übergreifend. Außerdem können die angezeigten Tags auf die aktuelle URL eingeschränkt werden.
 
Was zeigt das SharePoint Tag Directory Web Part von Layer2 genau an?

Entsprechend Konfiguration. Vgl. Produktseite.

Was zeigt das SharePoint Tag Navigation Web Part von Layer2 genau an?

Entsprechend Konfiguration. Vgl. Produktseite.
 
Wo finde ich weitere Informationen?
 
Weitere Informationen finden Sie im Handbuch sowie in den englischen FAQs.

Layer2 Knowledge Management Suite für SharePoint - FAQs zur Lizenzierung

​Was sind die Limitationen der kostenfreien Shareware Edition?

Sie können alle Komponenten der Knowledge Management Suite für SharePoint zeitlich unbegrenzt und völlig kostenfrei als Shareware Edition mit eingeschränkter Funktionalität verwenden. Informationen zu den jeweiligen Limitationen der einzelnen Komponenten finden Sie auf den jeweiligen Produktseiten. Benötigen Sie den vollen Funktionsumfang, müssen Sie die Software lizenzieren. Sie können dazu eine Lizenz für die komplette Knowledge Management Suite oder auch für einzelne Komponenten erwerben.

Wie werden die Komponenten lizenziert?
Die Lizenzierung erfolgt pro Server (WFE sowie ggf. App Server). Zusätzliche Benutzerlizenzen (CALs) sind nicht erforderlich. Wollen Sie die Komponenten auf mehreren Servern nutzen (Farm) benötigen Sie eine Lizenz für jeden Web Frontend Server (WFE sowie ggf. App Server). 

Falls Hintergrundprozesse genutzt werden (Auto-Tagger), müssen auch die jeweiligen Application Server lizenziert werden. Such- bzw. Index Server, SQL Server usw. benötigen keine Lizenz.

Wozu wird die Software Assurance benötigt?
Sie können optional eine Software Assurance (SA) erwerben, um Ihre Investition zu schützen und von zusätzlichen Komponenten sowie neuen Leistungsmerkmalen künftiger Versionen der Knowledge Management Suite für SharePoint zu profitieren. Damit stellen Sie auch sicher, das die Ihre Anwendung für höhere SharePoint Versionen (z.B. 2013) bzw. Service Packs kompatibel bleibt. Die Kosten dafür betragen ca. 20% der jeweiligen Lizenzkosten pro Jahr. Bitte fordern Sie ein entsprechendes Angebot an.

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Mit SharePoint hält Wissensmanagement endgültig Einzug auch in kleine und mittlere Unternehmen. Die Layer2 Knowledge Management Suite für SharePoint erleichtert die Einführung und erhöht den Nutzen der neuen Features.

 

 Download und Evaluierung

 
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Sie können zeitlich unbeschränkt und vollkommen kostenlos mit der hinsichtlich Leistungsmerkmalen eingeschränkten Shareware Edition arbeiten. Um eine Lizenz für die Vollversion der kompletten Knowledge Management Suite zu erwerben, klicken Sie bitte auf die Shopping Cart.

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Hilfe zur Lizenzierung finden Sie in unseren FAQs. Kunden aus D-A-CH können alternativ auch auf Rechnung direkt über sales@layer2.de bestellen.

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Ansprechpartner

Frank Daske

Business Development Manager
+49 (0) 40 28 41 12 - 30
sales@layer2solutions.com

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