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Der SharePoint Meeting Manager bietet die Möglichkeit, Besprechungen mit Hilfe eines erweiterten SharePoint-Besprechungsarbeitsbereiches effektiver zu organisieren. Er stellt dazu eine zusätzliche Webseiten-Vorlage bereit, um einen erweiterten Besprechungsarbeitsbereich anzulegen. Das Produkt bietet im Vergleich zum Standard zahlreiche Verbesserungen, wie z.B. die automatische Erzeugung eines Protokolls aus den Informationen, die im erweiterten Besprechungsarbeitsbereich abgelegt werden können.
INSTALLATION
Die Installation dieser Lösung wird mittels eines SharePoint Solution Packages ausgeführt. Über den mitgelieferten Installationsassistenten werden alle erforderlichen Dateien in der gesamten SharePoint Farm ausgerollt und alle notwendigen Konfigurationen durchgeführt.
Vor der Installation prüfen Sie bitte
- das alle Server der Farm online sind und
- dass ein Backup vorhanden ist.
Es sollten nur Lösungen in einer produktiven Umgebung installiert werden, wenn diese bereits vorab auf einem Testsystem geprüft wurden. Es sollte ein Wartungsfenster eingerichtet werden. Bei der Installation können die Benutzer für kurze Zeit nicht auf das System zugreifen, da die Anwendungspools neu gestartet werden (iisreset).
Um die Installation zu starten, muss die Datei „Install.Layer2.MeetingManager.exe“ auf dem SharePoint Server, der die Zentraladministration hostet, ausgeführt werden.
Abb.: SharePoint Meeting Manager Installationsassistent
Die Installationsvoraussetzungen werden geprüft.
Abb.: SharePoint Meeting Manager Installation: Prüfen der Voraussetzungen
Anschließend muss die Lizenzvereinbarung akzeptiert werden.
Abb.: SharePoint Meeting Manager Installation: Akzeptieren der Lizenzvereinbarung
Im nächsten Schritt müssen alle Webanwendungen ausgewählt werden, für die die neue Funktion zur Verfügung stehen soll.
Abb.: SharePoint Meeting Manager Installation: Auswahl Webanwendung
Nach maximal 15 Minuten sollte die Installation abgeschlossen sein.
Abb.: SharePoint Meeting Manager Installation: Deployment
Nach der Installation ist ein zusätzliches Farm-Feature verfügbar. Um den SharePoint Meeting Manager verwenden zu können, muss das Feature „SharePoint Meeting Manager by Layer2“ durch den Administrator der Zentraladministration aktiviert werden.
Abbildung 5: Nach der Installation muss das Feature erst aktiviert werden.
Nach Aktivierung des Features muss ein „iisreset“ durchgeführt werden.
Hinweis:
Da bei Aktivierung des Features ein einmaliger Timer Job mit einer Zeitverzögerung von zehn Sekunden ausgelöst wird, sollte der „iisreset“ erst ca. 15 Sekunden nach Aktivierung des Features durchgeführt werden.
Danach kann auf Websitesammlungsebene oder Webebene der SharePoint Meeting Manager hinzugefügt werden.
ANWENDUNG
Erstellen eines SharePoint Meeting Manager Besprechungsarbeitsbereiches
Der SharePoint Meeting Manager Besprechungsarbeitsbereich kann, wie auch die Standardvorlagen für Besprechungsarbeitsbereiche, auf drei unterschiedlichen Wegen angelegt werden:
1. Erzeugen einer neuen Seite in SharePoint
Wie auch andere Seiten in SharePoint, kann der SharePoint Meeting Manager Besprechungsarbeitsbereich über das Menü „Websiteaktionen“ > „Websites und Arbeitsbereiche“ > „Erstellen“ angelegt werden. In dem Formular muss ein Titel, eine URL, ggf. die Sprache und die Vorlage für die zu erzeugende Seite ausgewählt werden. Um den SharePoint Meeting Manager Besprechungsarbeitsbereich zu erstellen, muss unter dem Reiter Besprechungen die Vorlage „Meeting Manager Besprechungsarbeitsbereich“ ausgewählt werden.
Abb: Auswahl der Vorlage „Meeting Manager Besprechungsarbeitsbereich“
Ein so angelegter Besprechungsarbeitsbereich ist nicht mit einem konkreten Termin verknüpft. Um den Besprechungsarbeitsbereich mit einem konkreten Termin zu verknüpfen, muss in einem SharePoint-Kalender oder Outlook-Kalender ein neuer Termin angelegt werden und mit dem Besprechungsarbeitsbereich verlinkt werden. Dies wird in den folgenden Kapiteln näher erläutert.
2. Erstellen eines SharePoint Besprechungsarbeitsbereiches direkt in Outlook
Im Outlook-Terminkalender kann ein neuer Termin angelegt werden und dieser dann mit einem existierenden Besprechungsarbeitsbereich verlinkt oder ein neuer Besprechungsarbeitsbereich erzeugt werden. Zunächst muss in Outlook eine neue Besprechungsanfrage ausgewählt werden (Klick auf die rechte Maustaste im Kalender).
Abb.: Erstellen einer neue Besprechungsanfrage in Outlook
Anschließend muss im oberen Menü die Option „Besprechungsarbeitsbereich“ ausgewählt werden.
Abb: Option Besprechungsarbeitsbereich in Outlook
Bei Auswahl der Option erscheinen im linken Abschnitt weitere Einstellungsmöglichkeiten für die Besprechungsanfrage. Die Besprechung kann entweder mit einem vorhandenen Besprechungsarbeitsbereich oder einem neuen verknüpft werden. Um einen vorhanden Besprechungsarbeitsbereich zu nutzen, muss zunächst im rechten Menü auf „Einstellungen ändern“ geklickt werden.
Abb.: Einstellung Besprechungsanfrage – Besprechungsarbeitsbereich in Outlook
Anschließend kann über „Adresse wählen“ die Website angegeben werden, unter der der SharePoint Meeting Manager Besprechungsarbeitsbereich existiert, mit dem dieser Termin verknüpft werden soll.
Unter dem Punkt „Mit bestehendem Arbeitsbereich verknüpfen – Arbeitsbereich wählen“ werden die Besprechungsarbeitsbereiche angezeigt, mit denen der Termin verknüpft werden kann. Der entsprechende SharePoint Meeting Manager ist auszuwählen und die Einstellungen mit „OK“ zu bestätigen. Durch Klicken auf „Verknüpfung“ im rechten Menü wird der Termin mit dem Besprechungsarbeitsbereich verknüpft.
In der Besprechungsanfrage wird anschließend ein Standardtext angezeigt. Dieser kann bei Bedarf geändert werden. Wird bei der Besprechungsanfrage ein „Thema“ und ein „Ort“ angegeben, erscheinen diese auch im Besprechungsarbeitsbereich. Werden Teilnehmer ausgewählt und eingetragen, erhalten diese die Besprechungsanfrage und werden in dem zugehörigen Besprechungsarbeitsbereich in der Teilnehmerliste eingetragen.
Abb.: Einstellungen für die SharePoint Meeting Manager Besprechungsanfrage in Outlook
Wie bei Besprechungsanfragen üblich, kann eine Besprechung, die mit einem Besprechungsarbeitsbereich verknüpft sein soll, auch als „Wiederholungstermin“ angelegt werden. Dazu muss im oberen Menü der Anfrage „Serientyp“ ausgewählt und angegeben werden, in welchem Intervall die Besprechung wiederholt werden soll.
Abb.: Auswahl Wiederholungsbesprechung mit dem SharePoint Meeting Manager in Outlook
Nachdem die Besprechungsanfrage fertig gestellt und abgesendet ist, stehen die Einstellungen der Besprechungsanfrage im Besprechungsarbeitsbereich zur Verfügung.
Abb. : Startseite Meeting Manager Besprechungsarbeitsbereich
Um einen neuen Besprechungsarbeitsbereich durch die Besprechungsanfrage zu erstellen, muss zunächst wie oben beschrieben in der Besprechungsanfrage ausgewählt werden, dass der Termin mit einem Besprechungsarbeitsbereich verknüpft werden soll. In den Einstellungen für den Besprechungsarbeitsbereich, muss ausgewählt werden, dass ein neuer Besprechungsarbeitsbereich erzeugt werden soll. Zunächst ist wieder die Seite auszuwählen, welcher der Besprechungsarbeitsbereich untergeordnet sein soll. Anschließend kann noch die Sprache und die Vorlage ausgewählt werden. Um einen SharePoint Meeting Manager Besprechungsarbeitsbereich zu erzeugen, ist die Vorlage „Meeting Manager Besprechungsarbeitsbereich“ zu wählen.
Abb.: Auswahl Meeting Manager Besprechungsarbeitsbereich über Outlook
Desweiteren müssen die Schritte wie oben beschrieben abgearbeitet werden.
3. Erstellen eines SharePoint Meeting Manager Besprechungsarbeitsbereiches aus einem SharePoint Kalender
Um einen Besprechungsarbeitsbereich über einen SharePoint Kalender zu erstellen oder einen Termin im SharePoint Kalender mit einem existierenden Besprechungsarbeitsbereich zu verknüpfen, muss zunächst der SharePoint Kalender geöffnet werden. Fügt man der Kalenderliste ein neues Element hinzu, steht dort die Auswahl zur Verfügung, ob ein Besprechungsarbeitsbereich verwendet werden soll und ob es ein Wiederholungstermin sein soll.
Auf der nächsten Seite kann u.a. ausgewählt werden, ob der Kalendertermin mit einem bestehenden Besprechungsarbeitsbereich verknüpft werden soll (sofern ein Besprechungsarbeitsbereich existiert und die in Kapitel „Mögliche Verknüpfungen von Besprechungsarbeitsbereichen“ beschriebenen Bedingungen gelten) oder ob ein neuer Besprechungsarbeitsbereich erstellt werden soll. Soll ein neuer SharePoint Meeting Manager Besprechungsarbeitsbereich erzeugt werden, ist (wie im Kapitel „Erzeugen einer neuen Seite in SharePoint“ beschrieben) auf der nächsten Seite die entsprechende Vorlage „Meeting Manager Besprechungsarbeitsbereich“ auszuwählen. Nach dem Bestätigen der Auswahl können die Gruppen für den Besprechungsarbeitsbereich festgelegt werden. Es wird empfohlen die voreingestellten Gruppen zu verwenden (siehe auch Kapitel „Berechtigungen“).
Abb.: Verwendung zusätzlicher voreingesteller Gruppen für häufig benötigte Zugriffsrechte im SharePoint Meeting Manager Besprechungsarbeitsbereich.
Mögliche Verknüpfungen von Besprechungsarbeitsbereichen
Um einen Termin in Outlook oder in einem SharePoint Terminkalender mit einem existierenden SharePoint Meeting Manager Besprechnungsarbeitsbereich zu verknüpfen, müssen folgende Punkte beachtet werden:
- Ein „einfacher“ Termin (kein Wiederholungstermin) oder ein Wiederholungstermin kann mit einem Besprechungsarbeitsbereich verknüpft werden, dem noch kein Termin zugeordnet ist.
- Es kann ein „einfacher“ Termin mit einem Besprechungsarbeitsbereich verknüpft werden, dem schon einer oder mehrere Termine zugeordnet sind.
- Ein Wiederholungstermin kann nicht mit einem Besprechungsarbeitsbereich verknüpft werden, dem schon ein oder mehrere einfache Termine zugeordnet sind oder dem ein Wiederholungstermin zugeordnet ist.
- Ein „einfacher“ Termin kann nicht mit einem Besprechungsarbeitsbereich verknüpft werden, dem schon ein Wiederholungsserie von Terminen zugeordnet ist.
Aufbau und Navigation
Erstellt man einen SharePoint Meeting Manager werden u.a. zusätzliche Listen hinzugefügt, die für die Konfiguration und Erzeugung von Protokollen erforderlich sind. Desweiteren werden einige Standardlisten (z.B. Teilnehmerliste) von SharePoint erweitert, um häufig benötige Informationen für ein Protokoll eintragen zu können, u.a.
- Rolle des Teilnehmers bei der Besprechnung
- der Status, d.h. ob ein Teilnehmer bei einer Besprechung anwesend war usw.
Um dem Benutzer die Navigation zu erleichtern und die Übersichtlichkeit des Besprechungsarbeitsbereichs zu erhalten, unterteilt sich der SharePoint Meeting Manger in zwei Seiten:
Auf der Startseite befinden sich die Listen-Ansichts-Webparts für die Listen und Bibliotheken, die hauptsächlich schon vor einer Besprechung benötigt werden. Ebenfalls ist ein Listen-Ansichts-Webpart für eine Links-Liste auf der Startseite eingefügt, die wichtige Links (u.a. zur Protokollerzeugung und zu „Alle Websiteinhalte einblenden“) beinhaltet.
Abb.: SharePoint Meeting Manager Besprechungsarbeitsbereich - Die Startseite fasst alle Inhalte übersichtlich zusammen
Die zweite Seite „Nachbereitung“ enthält Listen-Ansichts-Webparts für die Listen, die in der Regel erst nach einer Besprechung benötigt werden. 
Abb.: Bereich Nachbereitung eines SharePoint Meeting Manager Besprechungsarbeitsbereiches
Die Navigation eines Besprechungsarbeitsbereichs unterscheidet sich von der Navigation der meisten anderen SharePoint-Seiten.
Die Schnellstartleiste (Quicklaunch) wird bei den SharePoint-Besprechungsarbeitsbereichen auf den Hauptseiten nicht angezeigt. Wird ein Besprechungsarbeitsbereich für mehrere Termine genutzt, werden diese anstelle der Schnellstartleiste angezeigt. Befindet man sich z.B. auf der Seite einer Liste, wird die Schnellstartleiste zwar angezeigt, jedoch stehen die Einträge für die existierenden Listen nicht zur Verfügung. Um zu den Listen der Seite zu gelangen, kann der Link „Alle Websiteinhalte einblenden“ genutzt werden oder alternativ von der jeweiligen Seite aus, auf der Listen durch Listen-Ansichts-Webparts zu sehen sind, navigiert werden.
Abb.: Die Schnellstartleiste vereinfacht die Navigation
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, die Einträge für die Listen manuell der Schnellstartleiste hinzuzufügen. Um dem Benutzer die Navigation zu den Listen zu erleichtern, sind die Listen, die bei dem SharePoint Meeting Manager Besprechungsarbeitsbereich automatisch angelegt werden, auch der Schnellstartleiste hinzugefügt.
FUNKTIONEN
Protokoll
Aus den Informationen, die in dem Besprechungsarbeitsbereich abgelegt sind, kann automatisch ein Protokoll generiert werden. Der Benutzer hat hierbei große Freiheiten bezüglich des Layouts und der Präsenz und Reihenfolge der Inhalte, die in dem Protokoll abgebildet werden sollen. Um die Protokollerzeugung zu realisieren, wurden dem SharePoint Meeting Manager Besprechungsarbeitsbereich zusätzliche Listen und Bibliotheken mit bestimmten Funktionen hinzugefügt. Dies wird in den nächsten Kapiteln näher erläutert.
Zusätzliche Listen und Bibliotheken
Protokollkonfigurationsliste
In der Protokollkonfigurationsliste können die Metadaten eines Protokolls, wie Protokollname, Dateiformat (zunächst steht nur WordML zur Verfügung), Sitzungsleiter und Protokollant angegeben werden, die durch die anderen bereitgestellten Listen und Bibliotheken nicht abgedeckt werden.
Protokollverwaltungsbibliothek
Die Protokollverwaltungsbibliothek stellt Layout-Vorlagen für die zu erzeugenden Protokolle bereit. Da zunächst nur das Format WordML unterstützt wird, gibt es momentan nur die WordML-Vorlage. Die Vorlage wird in Kapitel „WordML-Vorlage“ näher beschrieben.
Protokollbibliothek
In der Protokollbibliothek werden die automatisch erzeugten Protokolle einer Besprechung gespeichert.
Protokollerzeugung
Ein Protokoll kann durch die oben beschriebene Protokollkonfigurationsliste automatisch erzeugt werden. Wird dieser Liste ein neues Element hinzugefügt oder ein bestehendes Element editiert, wird automatisch ein Protokoll erzeugt und in der oben beschriebenen Protokollbibliothek gespeichert. Wird ein Element angelegt bzw. editiert und es existiert bereits ein Protokoll in der Protokollbibliothek mit dem gleichen Namen, wird dem Protokollnamen automatisch ein Zeitstempel hinzugefügt. Es sollte beachtet werden, dass der Dateiname ohne Dateiendung angegeben werden muss.
Abb.: SharePoint Meeting Manager Protokolle
WordML-Vorlage
Die WordML-Vorlage dient dazu, dem Benutzer bzw. Administrator möglichst große Flexibilität bezüglich des Layouts sowie der Präsenz und Reihenfolge der Inhalte zu gewähren. Beim Anlegen des SharePoint Meeting Manager Besprechungsarbeitsbereiches wird der Protokollkonfigurationsbibliothek eine Beispielvorlage hinzugefügt. Diese Beispielvorlage kann angepasst werden oder eine eigene Vorlage der Protokollkonfigurationsbibliothek hinzugefügt werden. Die Vorlage für das zu erzeugende Protokoll muss den Namen „WordMLTemplate.xml“ besitzen. Die folgende Abbildung zeigt die mitgelieferte WordML-Vorlage.
Abb.: SharePoint Meeting Manager Protokollvorlage in WordML
Beim Anpassen der Vorlage sind einige Punkte zu beachten:
Inhalt anpassen
Um es dem Benutzer zu ermöglichen, die Reihenfolge und Präsenz der Informationen, die im Besprechungsarbeitsbereich abgelegt sind, im Protokoll frei zu wählen, können in der Protokollvorlage Platzhalter für den zu erzeugenden Inhalt definiert werden. Es gibt zwei verschiedene Arten von Platzhaltern:
Einfache Platzhalter
Einfache Platzhalter dienen dazu, die Metadaten der Besprechung und des Protokolls darzustellen. Dazu gehören die unten aufgelisteten Werte. In Klammern wird der Name aufgelistet, der als Platzhalter genutzt werden kann. Darauf wird im weitern Verlauf noch näher eingegangen. Werte der einfachen Platzhalter sind u.a.:
- Besprechungstitel (Betreff)
- Anfangsdatum (Anfangsdatum)
- Enddatum (Enddatum)
- Anfangszeit (Anfangszeit)
- Endzeit (Endzeit)
- Ort (Ort)
- Dateiname (Dateiname)
- Dateiformat (Dateiformat)
- Protokolleinleitung (Einleitung)
- Protokollant (Protokollant)
- Sitzungsleiter (Sitzungsleiter)
- Vertraulichkeit (Vertraulichkeit)
Die mit fett markierten Einträge sind Felder der Standard-Ansicht der Protokollkonfigurationsliste. Es können alle (bis auf die versteckten Felder) dieser Liste genutzt werden, um diese Informationen im Protokoll anzuzeigen. Die anderen Punkte der Auflistung sind Daten, die SharePoint intern speichert.
Einfache Platzhalter setzen sich aus der Identifikation des simple-Tags und des anzuzeigenden Wertes zusammen. [simple;Wert] Für den Wert können die oben beschriebenen Werte der Auflistung in den Klammern genutzt werden. Bei den Werten für die Felder der Protokollkonfigurationsliste ist dies der jeweilige Anzeigename des Feldes in der Liste.
Stehen Metadaten nicht in der Liste zur Verfügung, wie z.B. der Status eines Protokolls, kann die Liste durch den Anwender um dieses Feld erweitert werden. Anschließend kann das Feld im Protokoll genutzt werden. Wird der Anzeige-Name genutzt, kann es unter Umständen zu unerwünschten Ergebnissen kommen (hierauf wird in Kapitel „Komplexe Platzhalter“ näher eingegangen). Deshalb kann statt des Anzeigenamens auch der interne Feldname eines Feldes verwendet werden. Der interne Feldname ist mit einem vorangestellten „#“ zu kennzeichnen.
Beispiel:
Die beiden aufgelisteten Platzhalter stehen für den gleichen Wert (Dateinamen) der Protokollkonfigurationsliste. [simple;#Title] statt [simple;Dateiname]
Komplexe Platzhalter
Komplexe Platzhalter dienen dazu, die Listen und Bibliotheken (außer der Protokollkonfigurationsliste und der versteckten Listen bzw. Bibliotheken) im Protokoll abzubilden. Komplexe Platzhalter setzen sich aus zwei Platzhaltern zusammen. Der erste Platzhalter ist der Platzhalter zur Definition der Darstellungsart und der Liste bzw. Bibliothek in der Form: [Darstellungsart;Liste;Listenidentifizierer]
Für die Darstellungsart stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung.
Zum einen der Wert „list“, der bei Benutzung dazu führt, dass die Inhalte einer Liste oder Bibliothek des Besprechungsarbeitsbereichs als Liste im WordML-Dokument dargestellt werden. Zum anderen der Wert „table“, der dazu führt, dass die Inhalte einer Liste oder Bibliothek des Besprechungsarbeitsbereichs als Tabelle in dem WordML-Dokument dargestellt werden.
Als Liste wird der Anzeigename der Liste bzw. Bibliothek angegeben, der im Protokoll angezeigt werden soll. Der Listenidentifizierer stellt eine eindeutige ID (ganze Zahl) im Protokoll dar. Er stellt die Verknüpfung zu Platzhaltern dar, in denen die Felder der Liste definiert werden, die im Protokoll angezeigt werden sollen. Dies ermöglicht es, die gleiche Liste bzw. Bibliothek des Besprechungsarbeitsbereichs durch mehrere Listen und/oder Tabellen mit unterschiedlichen Feldern im Protokoll darzustellen - beispielsweise nur eine Liste mit Tagesordnungspunkten und zusätzlich noch eine Tabelle mit den detaillierten Informationen zu jedem Tagesordnungspunkt. Desweiteren ist es so möglich, mehrere Listen bzw. Tabellen mit unterschiedlich gefilterten Daten darzustellen. Darauf wird am Ende des Kapitels näher eingegangen.
Der Platzhalter zur Definition der Felder ist wie folgt aufgebaut: [Listeidentifizierer;Wert]
Der Listenidentifizierer muss den gleichen Wert haben, wie der oben beschriebene Platzhalter. Für den Wert des Platzhalters können wie bei der Protokollkonfigurationsliste alle Felder bis auf die versteckten Felder der Listen bzw. Bibliotheken genutzt werden. Als Wert angegeben werden kann der Anzeigename des Feldes oder der interne Feldname (mit dem Zusatz „#“ vor dem Feldnamen).
Beim Nutzen des Anzeigenamens kann es wie oben erwähnt zu „unerwünschten“ Ergebnissen kommen. In der Teilnehmerliste gibt es beispielsweise fünf Felder mit dem Displaynamen „Name“, die jeweils andere Werte anzeigen. Um dies zu umgehen, kann alternativ auch der interne Feldname des Feldes genutzt werden. Soll eine Liste bzw. Bibliothek des Besprechungsarbeitsbereichs als Liste im zu erzeugenden Protokoll dargestellt werden, müssen die Platzhalter zur Definition der Felder als Element in einer Liste (am besten nur mit einem Element) platziert werden. Zur Definition einer Liste bzw. Bibliothek des Besprechungsarbeitsbereichs als Tabelle in dem zu erzeugenden Protokoll, müssen die Platzhalter als Werte einer Zeile einer Tabelle platziert werden.
Beispiel für die Definition der Platzhalter für die Teilnehmerliste und dem Anzeigen des Namens des Teilnehmers und des Anwesenheitsstatus in einer Liste:
[list;Teilnehmer;1]
Abb.: Protokoll mit einer Teilnehmerliste als Platzhalter
Beispiel für die Definition der Platzhalter für die Teilnehmerliste und dem Anzeigen des Namens und des Anwesenheitsstatus in einer Tabelle:
- [table;Teilnehmer;2]
- [2;Name]
- [2;Anwesenheitsstatus]
Filter
Es besteht die Möglichkeit bei komplexen Platzhaltern einen Filter zu definieren. Dieser Filter ermöglicht das Filtern der Elemente der Listen bzw. Bibliotheken des Besprechungsarbeitsbereichs. Im Protokoll werden dann nur die gefilterten Daten als Liste bzw. Tabelle dargestellt. Filter sind wie folgt aufgebaut:
$Feldname Vergleichsoperation Vergleichswert$
Sie werden direkt an den komplexen Platzhalter angefügt:
[Darstellungsart;Liste;Listenidentifizierer] $FeldnameVergleichsoperationVergleichswert$
Der Feldname identifiziert das Feld der Liste bzw. Bibliothek des Besprechungsarbeitsbereichs, das mit einem festen Wert, dem Vergleichswert, verglichen werden soll. Für den Vergleichsoperator stehen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:
Operator und Bedeutung
- == bedeutet: Wert des Feldnamens ist gleich Vergleichswert
- != bedeutet: Wert des Feldnamens ist ungleich Vergleichswert
- >> bedeutet: Wert des Feldnamens ist größer Vergleichswert
- << bedeutet: Wert des Feldnamens ist kleiner Vergleichswert
- >= bedeutet: Wert des Feldnamens ist größer oder gleich Vergleichswert
- <= bedeutet: Wert des Feldnamens ist kleiner oder gleich Vergleichswert
- <> bedeutet: Wert des Feldnamens beinhaltet Vergleichswert
- !! bedeutet: Wert des Feldnamens beginnt mit Vergleichswert
Die Filterungsmöglichkeit steht zunächst nur für Zeichenketten-Vergleiche zur Verfügung.
Es können zwar alle Werte verglichen werden, bei z.B. Datumsfeldern kann es aber zu falschen Ergebnissen führen. Es ist zu beachten, dass bei allen Platzhaltern keine zusätzlichen Leerzeichen eingefügt werden sollten.
Beispiel für einen Filter für eine Liste, die nur Teilnehmer anzeigen soll, die bei der Besprechung anwesend waren:
[list;Teilnehmer;4]$Anwesenheitsstatus==Anwesend$
Mögliche Probleme
WordML ist ein Format, dessen zugrunde liegende Struktur XML ist. Es ist möglich, dass ein definierter Platzhalter im WordML-Dokument nicht in einem XML-Knoten gespeichert wird, sondern die Teile des Platzhalters über mehrere Knoten hinweg gespeichert werden. Dies passiert vor allem dann, wenn in einem Platzhalter im Nachhinein ein Zeichen geändert wird. Besteht dennoch das Bedürfnis im Nachhinein einen Platzhalter zu ändern, sollte dieser komplett gelöscht werden und erneut geschrieben werden.
Eine weitere Möglichkeit ist, das Dokument mit einem Editor zu öffnen und den Platzhalter manuell in einen XML-Knoten zu kopieren und die überflüssigen Knoten zu löschen.
Layout anpassen
Um die Zeilen, beispielsweise einer Liste mit bestimmten Formateigenschaften darzustellen, z.B. kursive, fette, rote Schrift, so muss der Platzhalter für das Feld/die Felder mit diesen Formateigenschaften versehen werden. Listenformatierungen und Tabellenformatierungen können beliebig durchgeführt werden. Auch die Kopfzeile, Fußzeile, Hintergrundfarben/Bilder usw. können angepasst werden.
E-Mail bei Einladung
Wie bereits erwähnt, besteht beim Anlegen bzw. Verknüpfen eines Besprechungsarbeitsbereichs aus Outlook heraus die Möglichkeit, Teilnehmer durch die Besprechungsanfrage einzuladen. Diese eingeladenen Teilnehmer bekommen vom System automatisch wie in Outlook üblich eine Besprechungsanfrage mit den benötigten Informationen zur Besprechung und dem Besprechungsarbeitsbereich zugesendet.
Abb.: Einladung per E-Mail direkt in Outlook
Teilnehmer einer Besprechung können nicht nur über Outlook eingeladen werden, sondern auch über die Webseitenoberfläche des Besprechungsarbeitsbereichs durch die dort bereitgestellte Teilnehmerliste.
Abb.: Teilnehmerliste im SharePoint Meeting Manager Besprechungsarbeitsbereich
Durch das Hinzufügen eines Listenelements kann ein Teilnehmer der Besprechung hinzugefügt werden und bestimmte Parameter zu einem Teilnehmer eingegeben werden.
Abb.: Teilnehmer zur Teilnehmerliste des Besprechungsarbeitsbereiches hinzufügen
Diese Teilnehmer werden standardmäßig nicht automatisch durch das System über die Besprechungseinladung informiert. In dem Formular zum Hinzufügen eines Teilnehmers gibt es ein zusätzliches Feld „E-Mail Benachrichtigung versenden“. Ist dieses Feld ausgewählt, wird der entsprechende eingeladene Teilnehmer durch eine E-Mail mit den benötigten Informationen über die Besprechung und den Besprechungsarbeitsbereich informiert.
Abb.: Information des Teilnehmers über das Meeting per E-Mail
E-Mail-Benachrichtigungen
SharePoint bietet die Möglichkeit bei einer Aufgabenliste in den Listeneinstellungen die Option „E-Mail-Benachrichtigung“ einzustellen. Diese Option ermöglicht es, dass ein Benutzer informiert wird, sobald ihm eine Aufgabe zugewiesen wird. Diese Option steht bei keiner anderen Liste zur Verfügung. Da es von großer Bedeutung ist, dass ein Teilnehmer einer Besprechung darüber informiert wird, wenn ihm ein Element in der Liste „Mitzubringende Unterlagen“, „Aufgaben“ und „Tagesordnungsliste“ zugewiesen wird, ist die E-Mail-Benachrichtigungs-Option bei diesen Listen aktiv.
Zentralisierung von Dokumenten
Standardmäßig können den meisten Listenelementen Anhänge angefügt werden. Dies hat die Gefahr, dass die Dokumente nicht zentral an einem Ort verwaltet werden. Somit ist keine Versionskontrolle der Dokumente möglich und es besteht die Gefahr, dass dasselbe Dokument in verschiedenen Listen und in unterschiedlichen Versionen existiert. Dies kann gerade bei Vorbereitungsmaterial von Besprechungen Probleme hervorrufen. Um einen zentralen Ort bereitzustellen, an dem die Dokumente verwaltet werden können, wird dem Besprechungsarbeitsbereich automatisch eine Dokumentenbibliothek „Dokumente“ angelegt.
Zusätzlich gibt es bei sinnvoll erscheinenden Listen ein zusätzliches Feld (Lookup-Feld), das es erlaubt, auf ein Dokument in der oben beschriebenen Dokumentenbibliothek zu verweisen. Die Listen sind: ·
- Tagesordnung
- Ziele
- Aufgaben
- Entscheidungen
Die Option, Anhänge an Listenelemente anzufügen, ist beim Meeting Manager Besprechungsarbeitsbereich standardmäßig nicht gesetzt, dies kann jedoch bei Bedarf manuell geändert werden. Wir empfehlen jedoch, die Dokumentenbibliothek zu verwenden.
Berechtigungen
Beim Erstellen eines Meeting Manager Besprechnungsarbeitsbereiches werden automatisch drei Benutzer-Gruppen angelegt: ·
- Gruppe Organisator: Mitglieder dieser Gruppe haben Vollzugriff auf den Besprechungsarbeitsbereich (inklusive Listen, Listenelemente etc.).
- Gruppe Teilnehmer: Mitglieder dieser Gruppe haben Leserechte auf den Besprechungsarbeitsbereich. Sie können die Elemente der Aufgabenliste bearbeiten, sowie das jeweilige Element der Teilnehmerliste.
- Gruppe Genehmigende Personen: Mitglieder dieser Gruppe besitzen die Rechte der Mitglieder der Gruppe Teilnehmer, erweitert durch Bearbeitungsrechte für die „Protokollbibliothek“.
Wie bereits in Kapitel „Anlegen über einen SharePoint Kalender“ beschrieben, können die Gruppen für den Besprechungsarbeitsbereich frei gewählt werden. Es wird jedoch empfohlen, die voreingestellten Gruppen zu verwenden. Beim Hinzufügen eines Teilnehmers (über Outlook oder die SharePoint-Oberfläche), wird dieser automatisch der Gruppe „Teilnehmer“ hinzugefügt.
EINSCHRÄNKUNGEN DER DEMOVERSION
Es können nur drei Meeting Manager Besprechungsarbeitsbereiche mit der vollen Funktionalität pro Websitesammlung (Site Collection) erstellt und verwaltet werden.
SPRACHEN
Die Anwendung steht für die Sprachen Deutsch und Englisch zur Verfügung, die automatisch bei Installation der Anwendung bereitgestellt werden. Zu jedem Feature gibt es drei Ressourcendateien – eine für Deutsch, eine für Englisch und eine Default-Datei. Diese Ressourcendateien enthalten die Definitionen für den Titel und die Beschreibung des jeweiligen Features und sind in dem jeweiligen „Feature-Verzeichnis“ im Unterordner „Resources“ zu finden. Die weiteren benötigten Ressourcen sind in den Dateien L2MeetingManagement.*.resx zu finden. Diese Datei steht in dreifacher Ausführung für die Sprache Deutsch, die Sprache Englisch und einer Default-Datei zur Verfügung.
Bei Interesse an der Übersetzung in eine andere Sprache wenden Sie sich bitte an sales@layer2.de.
DEINSTALLATION
Zur Deinstallation wird der Installationsassistent aufgerufen werden und die Option „Remove“ gewählt. Es werden alle installierten Dateien vom System entfernt.
Abb.: Deinstallation des SharePoint Meeting Managers