Taxonomien sind der Schlüssel zum Erfolg von SharePoint 2010 Projekten im Bereich Dokumenten-Management, Wissensmanagement und Social Networking. Microsoft SharePoint Server 2010 ermöglicht bereits out-of-the-box die Site Collection übergreifende Verwaltung von mehrprachigen Term Sets.
Der Taxonomy Manager erweitert diese Funktionen zu einem kompletten Taxonomy Life-Cycle Management mit erweiterter Import-Funktion, Export, Change Management, Workflow* und zusätzlichen Attributen wie z.B. Kategorisierungs-Regeln oder der Verwaltung von verwandten Tags* (Related Categories). Out-of-the-box bietet SharePoint dazu lediglich eine API, jedoch keine Benutzeroberfläche. Der Taxonomy Manager ist als Teil der Knowledge Management Suite oder auch separat verfügbar. (* Funktion für zukünftige Versionen geplant)

• Erweiterte Term Import Funktion: Unterstützung zusätzlicher Formate und Standards zum Import von frei bzw. kommerziell verfügbaren Taxonomien (z.B. SKOS). Out-of-the-box wird von SharePoint lediglich das CSV-Format unterstützt, mehrsprachigkeit und Synonyme werden nicht berücksichtigt.
• Term Set Export Funktion: Export von in Microsoft SharePoint Server 2010 verwalteten Taxonomien in verschiedenen Formaten (z.B. SKOS). Out-of-the-box enthält SharePoint keine Exportfunktion für Taxonomien.
• Term Set Import / Update Funktion: Bestehende Taxonomien können als Term Set aus Dateien aktualisiert werden. Über Export und Update ist ein sicheres Deployment von Taxonomien möglich, z.B. zwischen SharePoint Entwicklungs-System und Produktivsystem. Bestehende Taggings bleiben dabei erhalten. Out-of-the-box ist in SharePoint keine Deployment-Funktion für Term Sets enthalten.
• Integration externer Taxonomien und Wissensmanagement-Systeme: Externe Systeme können über das XML-basierte SKOS Format integriert werden. Out-of-the-box ist für SharePoint keine Integration externer Taxonomien vorgesehen.
• Change Management: Komplettes Taxonomy Life-Cycle Management, u.a. mit Vorschlags-Management, Workflow für Änderungen in Terms, Freigabe-Prozess. (geplant für zukünftige Versionen) Out-of-the-box ist in SharePoint kein Change Management für Terms enthalten. Es wird lediglich ein E-Mail Link zur Benachrichtigung des Taxonomie-Verwalters angeboten.
• Verwaltung zusätzlicher Attribute: Es können zusätzliche Attribute zu den Terms verwendet werden, z.B. Klassifikations-Regeln für inhaltsbasierte Tag Vorschläge oder Auto-Tagging, verwandte Terms (Related Categories, geplant). Out-of-the-box ist lediglich eine API zur Verwaltung kundenspezifischer Term-Eigenschaften in SharePoint enthalten, jedoch keine Benutzeroberfläche.
• 100% SharePoint 2010 Technologie: Die Lösung setzt komplett auf die neue Enterprise Metadata Management API auf und ist als "Microsoft Platform Ready for SharePoint 2010" zertifiziert.
• Integration in KMS: Arbeitet nahtlos mit den anderen Komponenten der Knowledge Management Suite für SharePoint 2010 zusammen.

 

Abb.: Der Taxonomy Manager ermöglicht den Export und Import von Taxonomien auf Term Set Ebene. Damit können Taxonomien z.B. aus einer Testumgebung in die Produktivumgebung deployed werden, ohne das bestehende Klassifizierungen verlorengehen. Auch die Integration externer Wissensmanagement Systeme ist über das XML-basierte SKOS Format möglich.

 

Abb.: Der Taxonomy Manager erweitert die Attribute eines Terms mit einer Regel zur semi-automatischen bzw. vollautomatischen Inhaltsklassifikation. Die Regel kann direkt im SharePoint Term Store im Dialog erstellt und mit Beispieltexten validiert werden, um die Treffsicherheit schrittweise zu verbessern.

Der Taxonomy Manager für SharePoint 2010 ist im Rahmen der Knowledge Management Suite für SharePoint 2010 oder auch separat verfügbar. Die Komponenten werden mit einem robusten Installer ausgeliefert, der die Lösung auch in komplexen Umgebungen zuverlässig installiert und deinstalliert. Die Knowledge Management Suite setzt Microsoft SharePoint Server 2010 voraus. Es werden alle Editionen von SharePoint Server 2010 unterstützt, jedoch nicht die Microsoft SharePoint Foundation 2010.

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