Auch kleine und mittlere Unternehmen erkennen zunehmend, dass ein schneller und gezielter Informationszugriff und eine effektive Zusammenarbeit der Mitarbeiter gerade angesichts der aktuellen wirtschaftlichen Situation einen echten Wettbewerbsvorteil darstellen. Damit werden nicht nur Kosten gespart, sondern es wird auch die Motivation der Mitarbeiter erhöht.
Doch Portalplattformen können bereits in der Anschaffung erhebliche Kosten verursachen. Eine Ausnahme bildet die Microsoft SharePoint Foundation 2010.
Abb.: Die kostenlose Microsoft Sharepoint Foundation bietet einen leistungsstarken Einstieg ins "Unternehmen 2.0" für KMUs.
Kostenfreier Einstieg ins „Unternehmen 2.0“ für KMUs
Die Microsoft SharePoint Foundation 2010 ist eine Microsoft Windows Server basierte Portalplattform für die browsergestützte Zusammenarbeit im Unternehmen, z.B. in einem Intranet (Mitarbeiterportal) oder Extranet für Kunden, Lieferanten und andere Geschäftspartner. Diese Lösung stellt einen lizenzkostenfreien, in der Einführung sehr günstigen und dabei extrem leistungsfähigen Einstieg beim Einsatz von Portalen zur effektiveren Organisation und Kommunikation der Geschäftsprozesse im Unternehmen dar.
Jederzeit erweiterbare Plattform für Zusammenarbeit und Prozesse
Bei Bedarf kann die Lösung jederzeit durch zusätzliche, am Markt verfügbare Komponenten und / oder durch den Einsatz des Microsoft SharePoint Servers 2010 erweitert werden, z.B. in Richtung Wissensmanagement und Social Networking.
Hauptanwendungsbereich ist die Organisation der Zusammenarbeit von Arbeitsgruppen. Über das Portal können die Mitarbeiter sofort per Internet zusammenarbeiten, unabhängig von lokal installierter Software und dem Aufenthaltsort. Dabei kann ein gängiger Webbrowser oder auch mobile Geräte verwendet werden. Es ist auch möglich, Inhalte offline (auch ohne Internetverbindung) zu halten und zu ändern, z.B. Kontakte in Outlook. Der bisher übliche, zeitraubende E-Mail Verkehrbeim Austausch von Dokumenten entfällt, das Versions-Chaos hat ein Ende. Alle Änderungen werden aufgezeichnet und die Teilnehmer verbindlich darüber benachrichtigt. Prozesskosten und Bearbeitungszeiten können durch Workflows erheblich gesenkt und die Prozesse flexibler geführt werden.
Abb.: Die Microsoft SharePoint Foundation ist einfach bereitzustellen und bietet kostenfrei volle Leistung, gerade für KMUs.
Volle Leistung mit geringstem Aufwand bereitgestellt
Den Arbeitsgruppen kann dazu in wenigen Minuten - basierend auf Vorlagen für verschiedene Anforderungen - eine Arbeitsumgebung zur Verfügung gestellt werden, die alle benötigten Leistungsmerkmale out-of-the-box beinhaltet: Aufgaben, Termine, Kontakte und Dokumente können ebenso verwaltet werden wie Präsentationen, Formulare oder Bilder. Mit Microsoft Office können die Inhalte direkt im Portal bearbeitet werden – bei Bedarf mit Versionierung, Checkin / Checkout, Feedback- und Genehmigungs-Workflows. Externe Daten, z.B. aus ERP oder CRM Systemen werden nahtlos integriert und ermöglichen einen guten Überblick sowie eine schnelle Reaktion auf Änderungen in den LOB Systemen. Alle Inhalte können über die enthaltene Suche unter Beachtung der Zugriffsrechte schnell gefunden werden.
Gesparte Lizenzkosten in solide Einführung investieren
Der wirtschaftliche Erfolg von Mitarbeiterportalen steht und fällt allerdings mit der soliden Einführung. Unklare Zielsetzungen, fehlende interne Ressourcen, mangelnde Unterstützung durch das Management sowie ungenügende Abstimmung zwischen der IT und den Fachbereichen lassen so manches Portalprojekt scheitern. „Die frühe Auswahl und Priorisierung der abzubildenden Geschäftsprozesse ist sehr wichtig für einen späteren Nutzen sowie auch für die geplante Betriebsweise - inhouse oder gehostet als SaaS Lösung.“, betont Mattias Hupe, SharePoint Consultant bei Layer2.
Mit der Erfahrung aus zahlreichen Projekten können die SharePoint Experten von Layer2 den internen Projektleitern von Anfang an eine kompetente Unterstützung bei der Planung und Einführung von Portallösungen im Unternehmen bieten. Layer2 kann als Microsoft Gold Certified Partner sowohl für den Bereich Information Worker Solutions (Beratung und Implementierung) als auch Networking Infrastructure Solutions (Administration, Netzwerkbetreuung) alle erforderlichen Projekt-Leistungen aus einer Hand anbieten.