Die professionelle Organisation von Besprechungen in Unternehmen ist eine ständige Herausforderung: Wurden alle Teilnehmer eingeladen und über letzte Änderungen der Tagesordnung informiert? Ist der Besprechungsraum auch reserviert? Welche Unterlagen sind mitzubringen? Haben alle Teilnehmer ein freigegebenes Besprechungsprotokoll erhalten? Der SharePoint Meeting Manager bietet eine einheitliche und vollständige Verwaltung der Teilnehmer, Ressourcen sowie aller Informationen, die über den gesamten Lebenszyklus der Besprechung zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Ergebnisse und Aufgaben benötigt werden.
SharePoint Basisfunktionen für Besprechungen erweitert
Microsoft SharePoint Technologie unterstützt bereits out-of-the-box die Organisation von Besprechungen über Microsoft Office Outlook und SharePoint Besprechungs-Arbeitsbereiche. Die Anforderungen an die Organisation von Besprechungen in Unternehmen gehen jedoch häufig darüber hinaus: Bei der Vorbereitung der Besprechungen sind optionale und Pflicht-Teilnehmer über Zeit und Ort per Outlook und/oder SharePoint zu informieren und die Zusagen zu kontrollieren. Unterschiedliche Rollen, z.B. Besprechungsleiter, Protokollführer oder Teilnehmer sind zuzuweisen. Eine Tagesordnung ist zu erstellen und die benötigten Unterlagen / Materialien sind festzulegen. Diese müssen zentral bereitgestellt und bei Änderungen ggf. mit einem Benachrichtigungs-Workflow versioniert werden. Bei der Durchführung der Besprechung sind Teilnahme und Entscheidungen zu protokollieren. Nach der Besprechung müssen Unterlagen ggf. gegen Änderungen geschützt werden. Ein Protokoll muss abgestimmt und nach Freigabe an die Teilnehmer versandt werden. Die verteilten Aufgaben müssen anschließend über Workflows nachverfolgt werden.
Abb.: Der erweiterte SharePoint Meeting Manager Besprechungsarbeitsbereich bietet übersichtlich alle Informationen zur Vor- und Nachbereitung eines Meetings an einer zentralen Stelle an.
Einheitliche Besprechungsorganisation über Outlook und SharePoint
Der SharePoint Meeting Manager unterstützt diese für eine erfolgreiche Besprechungs-Organisation notwendigen Schritte mit zusätzlichen Funktionen und Vorlagen. So wird ein zusätzliches Template für einen erweiterten Besprechungs-Arbeitsbereich bereitgestellt. Dieses ermöglicht Prozess-orientiert die schnell Übersicht und den Zugriff auf die zentral verwalteten Informationen und Dokumente für die Vor- und Nachbereitung der Besprechung. Der Versandt von Benachrichtigungen in Outlook und SharePoint sowie die Workflows und Formulare wurden dabei vereinheitlicht.
Besprechungsprotokoll basierend auf Vorlagen automatisch erstellt
Protokolle bilden eine wichtige Komponente erfolgreich organisierter Besprechungen. „Nur was protokolliert ist, wurde wirklich verbindlich besprochen“, behauptet Matthias Hupe, SharePoint Consultant bei Layer 2 GmbH. „Deshalb haben wir den SharePoint Meeting Workspace um ein Template-basiertes, flexibel anpassbares Besprechungsprotokoll erweitert. Die Protokoll-Vorlage kann sowohl was das Design betrifft als auch inhaltlich mit Microsoft Office Word sehr einfach und ohne Programmierung an die Gegebenheiten im Unternehmen angepasst werden.“ Das so einmal verbindlich definierte Protokoll kann automatisch mit Informationen gefüllt und an die Teilnehmer versandt werden.
Abb.: Das automatisch anhand einer Vorlage erstellte Protokoll einer Besprechung in SharePoint kann an alle Teilnehmer versand werden.
Microsoft SharePoint Technologie in Ihrem Unternehmen
Der SharePoint Meeting Manager kann zur Evaluierung kostenfrei von den Produktseiten des Herstellers heruntergeladen werden. Wie SharePoint Technologie in Ihrem Unternehmen am besten eingesetzt werden kann, um die Geschäftsprozesse mit Ihrer vorhandenen IT-Infrastruktur flexibler, effektiver und schneller zu gestalten, erfahren Sie hier oder Sie kontaktieren uns einfach direkt.
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