Die SPARTA AG ist eine börsennotierte Beteiligungsgesellschaft, die primär in deutsche und Schweizer Wertpapiere investiert. Zur besseren Kommunikation der Mitarbeiter an mehreren Standorten sollte ein zentrales Unternehmensportal eingerichtet werden. Layer2, die SharePoint Experten aus Hamburg, wurden als erfahrener Dienstleister mit der Umsetzung des Projektes beauftragt. Eine Analyse der Anforderungen im Juli 2011 zeigte, dass die lizenzkostenfreie, insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen (KMUs) gedachte Portallösung Microsoft SharePoint Foundation 2010 viele der geforderten Funktionen bereits bestens abdeckt.
SharePoint Foundation - Lizenzkostenfreie Plattform mit zahlreichen Standardfunktionen
Die dezentral arbeitenden Mitarbeiter sollten nicht nur effektiv auf die zentral bereitgestellten Informationen zugreifen, sondern auch selbst Inhalte beitragen. Kalender, Diskussionsforen, Aufgaben-management und Wiedervorlagefunktionen brachte die neue Plattform bereits out-of-the-box mit. Auch die Einbindung in das vorhandene Active Directory zur sicheren Authentifizierung der Benutzer wurde über Standardfunktionen implementiert. Die Suchfunktion des Portals wurde durch den zusätzlichen Einsatz des ebenfalls kostenfreien Microsoft Search Server 2010 Express erheblich verbessert.
Kundenspezifische Anpassungen von Layer2 ermöglichen die Abbildung von Geschäftsprozessen direkt im Portal
Ein Bereich des Portals sollte das operative Geschäft der Sparta AG als „Unternehmensdatenbank“ abbilden, u.a. mit einer strukturierten Archivierung von unternehmensrelevanten Informationen zu fokussierten Zielunternehmen. Die Mitarbeiter der Sparta AG sammeln beispielsweise gezielt Wirtschaftsinformationen. Diese werden dann über das Portal als PDF bereitgestellt. Die Dokumentenbibliotheken wurden mit zusätzlichen, zentral bereitgestellten Metadaten zur Inhalts-Klassifikation versehen, z.B. über Schlüsselworte. Dies ermöglicht nun das leichtere Auffinden gewünschter Informationen über gezielte Selektionen sowie auch über die Suche. Newsfeeds auf der Startseite verschaffen den Mitarbeitern einen schnellen Überblick über die zuletzt im Portal vorgenommenen Änderungen bei Dokumenten, Terminen, Diskussionen und Kommentaren.
„Microsoft SharePoint Technologie ermöglicht uns jetzt nicht nur den effektiveren Informationsaustausch sondern auch die Abbildung wichtiger Geschäftsprozesse direkt im Unternehmensportal“, fasst Matthias Kurzrock, Vorstand der SPARTA Invest AG das erfolgreiche Projekt zusammen.