Logo vom Layer2 LinkUp Cube Module FLOW

Einstieg in

digitalisierte Geschäftsprozesse

[ Ihre Geschäftsprozesse - digitalisiert und optimiert ]

Schnell und einfach mit dem Layer2 LinkUp Cube Flow

Wo war denn noch mal ...? Wichtige Dokumente und Urlaubsanträge liegen durcheinander auf Ihrem Schreibtisch und irgendwo dazwischen ist auch noch das Formular für das neue Teammitglied. Bei Papierchaos und Zettelwirtschaft ist es oft nicht so leicht, den Überblick zu behalten. Und wie regeln Sie all das in Zeiten von Homeoffice? Weiterhin mit Zetteln arbeiten, geht nicht. Also werden Ihnen Abwesenheiten per E-Mail mitgeteilt und Dokumente permanent hin- und hergeschickt. Die Folge: eine Flut von E-Mails in Ihrem Postfach. Da noch Zeit für die täglichen Aufgaben zu finden, ist schwierig.

Ganz schön kompliziert, oder? Eigentlich nicht. 

Optimierung bedeutet für uns Digitalisierung

Manuelle, wiederkehrende Tätigkeiten werden durch digitalisierte Abläufe mit Workflows abgelöst und sorgen bei Ihnen und Ihrem Team für eine große Arbeitserleichterung.

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen umfasst alle Bereiche eines Unternehmens. Oft ist nicht klar, was dieser Schritt eigentlich bedeutet. Das klingt nach hohen Kosten und viel Aufräumarbeit. Deshalb schrecken viele Unternehmen davor zurück und belassen es bei den altbekannten Papierprozessen. Doch was kosten nicht digitalisierte Prozesse? Zeit und Nerven. Die Mitarbeitenden fühlen sich frustriert und verlieren ihre Motivation. Und am Ende kostet es doch mehr Geld.

Für den Einstieg: drei einfache Prozesse

Optimieren wir doch erstmal einfache und unkomplizierte Prozesse. So bekommen Sie ein ein Gefühl dafür, wie unkompliziert es ist, Papierprozesse zu digitalisieren. Der Layer2 LinkUp Cube Flow gestaltet drei kleine Prozesse einfacher und produktiver.

Bringen Sie Ordnung in das Chaos und gewinnen Sie die Kontrolle zurück.

 

Beginnen wir mit dem Dashboard

Verschaffen Sie sich an einem zentralen Ort einen Überblick über den Genehmigungsstatus von Dokumenten und Abwesenheiten und überprüfen Sie zu jeder Zeit den Onboarding-Prozess.

Genehmigungsprozess für Dokumente

Machen Sie Schluss mit Papierstapeln auf dem Schreibtisch und dem E-Mail-Chaos in Ihrem Postfach. Das geht? Klar! Mit dem zentralen Upload von Dokumenten und einem automatisierten Genehmigungsprozess.

Laden Sie ein Dokument zentral hoch. Ist dieses final, tragen Sie einen oder zwei Genehmiger ein und starten somit den Genehmigungsprozess. Die zuständigen Personen bekommen eine E-Mail, in der sie direkt auf „genehmigen“ oder „ablehnen“ klicken können. Danach werden Sie automatisch per E-Mail über den Genehmigungsstatus Ihres Dokuments informiert.

Urlaub, Homeoffice und andere Abwesenheiten

Mit diesem Prozess werden Sie die E-Mails und Laufzettel für Urlaub, Homeoffice oder andere Abwesenheiten ganz schnell los.

Ihre MitarbeiterInnen erstellen einen Abwesenheitsantrag an zentraler Stelle. Der Workflow informiert den zuständigen Vorgesetzten automatisch per E-Mail über einen neuen Antrag. Wird dieser genehmigt, erhält der Mitarbeitende eine E-Mail mit der Bestätigung und einen Eintrag im Kalender.

Onboarding - ein Prozess mit vielen Aufgaben

Ein geregelter Onboarding-Prozess stellt sicher, dass sich neue MitarbeiterInnen willkommen fühlen und sich schnell erfolgreich im Unternehmen eingliedern. Dafür sind jedoch viele Aufgaben zu erledigen. Sind alle Daten des „Neuzugangs“ eingetragen? Sind Hardware, Software oder Büromaterialien bereitgestellt? Wurden Username, Passwort und Telefonnummer schon angelegt?

Für die HR-Abteilung Ihres Unternehmens sowie für die zuständigen Führungskräfte und Teammitglieder ist ein strukturierter Ablauf eine große Arbeitserleichterung.

Die Personalabteilung füllt das digitale Formular für den neuen Mitarbeitenden aus. Der Workflow erzeugt eine E-Mail für die Führungskraft. Diese trägt ein, welche Materialien benötigt werden. Danach wird die IT-Abteilung benachrichtigt, die weitere Informationen in das Formular einträgt. Sind diese komplett, werden alle Beteiligten automatisch informiert, dass der Vorgang abgeschlossen ist. Außerdem erzeugt der Workflow noch einen Kalendereintrag für Führungskraft und MentorIn, um das neue Teammitglied am ersten Tag herzlich willkommen zu heißen.

Microsoft 365 - weil es einfach passt

Sie arbeiten bereits mit Microsoft 365 oder stellen gerade intern darauf um? Gute Neuigkeiten: Bleiben Sie einfach im Microsoft-Universum und machen sich keine Gedanken darüber, ob der LinkUp Cube Flow in Ihre IT-Landschaft passt. Das tut er, weil wir auf Automatisierungs- und Workflow-Anwendungen von Microsoft setzen, die in Ihren Lizenzen bereits enthalten sind. So entstehen keine extra Kosten für Sie.

LinkUp Cube Flow und Microsoft Teams

Organisieren Sie die tägliche Arbeit in Ihrem Unternehmen mit Microsoft Teams, arbeiten dort gemeinsam an Dokumenten und tauschen Informationen miteinander aus? Das ist klasse! Sparen Sie sich umständliches Geklicke. Nutzen Sie den LinkUp Cube Flow doch gleich direkt aus Microsoft Teams heraus. Die Einbindung ist problemlos möglich.

Lange warten und hohe Kosten? Fehlanzeige.

Mit dem LinkUp Cube Flow bringen Sie schnell und einfach Ordnung in das Chaos. Die drei einfachen Prozesse sind bereits vorkonfiguriert und verschaffen Ihnen zügig einen Überblick. So können Sie innerhalb weniger Tage loslegen. 

Es gibt keine Entwicklungskosten. Der LinkUp Cube Flow kostet einmalig 4.800,00 €. Ebenso gibt es keine eingeschränkte oder gestaffelte Nutzeranzahl. Unser Workflow-Tool kann von jeder Person mit einer entsprechenden Microsoft 365-Lizenz in Ihrem Unternehmen genutzt werden.

Auf Ihre Wünsche zugeschnitten

Diese drei Prozesse reichen Ihnen nicht? Wir optimieren, digitalisieren und automatisieren Ihnen gerne auch noch weitere Geschäftsprozesse - zum Beispiel Ihre Bestellanforderung (BANF), Vertragsverwaltung, Reisekostenabrechnung oder Änderungsanträge. Mit komplexen Arbeitsabläufen kennen wir uns bestens aus.

[ Tschüss Papier ]

Sie möchten sehen, wie diese drei Papierprozesse digital abgebildet werden? Das verstehen wir. Wir zeigen Ihnen gerne, wie Sie unkompliziert in die Welt der digitalisierten Geschäftsprozesse starten. Live oder natürlich auch per Videomeeting.

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Layer2 LinkUp Cube Flow Mit anderen Cubes kombinieren

Sie möchten ein Intranet mit News, Terminen oder Dokumenten? Ihr Workflow-Dashboard lässt sich problemlos mit Elementen unserer Intranet-Lösung LinkUp Cube Info erweitern. Oder Sie integrieren den LinkUp Cube Flow direkt in den LinkUp Cube Info. Das ist praktisch, weil Sie so eine zentrale Übersicht über Ihre Prozesse schaffen und unkompliziert Informationen für Ihr Unternehmen bereitstellen.

Als erste Anlaufstelle für die tägliche Arbeit ist Microsoft Teams in vielen Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Jedoch fehlt oft der Überblick über Verantwortlichkeiten, Channels, Aktivitäten, Dokumente und Teamräume. Das Dashboard des LinkUp Cube Collaboration räumt das virtuelle Durcheinander auf und sorgt für einen kompakten Überblick.