Digitale Zeiterfassung mit Microsoft Workflows

Zeiterfassung richtig digitalisieren

Unternehmen sind gesetzlich dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden systematisch zu erfassen. Selbst bei Modellen mit Vertrauensarbeitszeit, mobilem Arbeiten oder Homeoffice. Mittlerweile hat die klassische Stechuhr ausgedient und es gibt moderne Tools, die Sie für die Zeiterfassung nutzen können.

Doch, Arbeitszeiterfassung ist nicht gleich Arbeitszeiterfassung. Jedes Unternehmen geht anders mit diesem Thema um. Einige nutzen elektronische Zeiterfassungssysteme oder greifen dann zur modernisierten Stechuhr. Andere - und das ist der Großteil - nutzen Excel-Tabellen, die sich leicht manipulieren lassen, fehleranfällig sind und bei vielen Mitarbeitenden zu einem enormen Verwaltungsaufwand führen.

Abhilfe schafft eine moderne Softwarelösung, die Sie mobil und ortsunabhängig nutzen können. Ob als App, in Ihrem Browser, in Microsoft SharePoint oder direkt aus Microsoft Teams heraus, entscheiden Sie. Mit automatisierten Prozessen erfassen Sie Arbeitszeiten mühelos, korrekt und übersichtlich. Wir setzen dabei auf Low-Code und No-Code-Tools sowie auf individuell entwickelte Lösungen auf Basis von Microsoft-Technologien.

Arbeitszeiterfassung mit Microsoft - Welcome Screen: mobil und ortsunabhängig

Digitale Zeiterfassung ohne Stundenzettel

Stundenzettel in Form von Excel-Tabellen oder Word-Dokumenten eignen sich selbstverständlich auch, um die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter:innen zu erfassen, aber sind diese für Sie nachvollziehbar? Ob in einigen Abteilungen vermehrt Überstunden anfallen oder die Pausenzeiten eingehalten werden, ist auf den ersten Blick nicht erkennbar. Urlaub und Krankheit werden dabei oft nicht berücksichtigt. Werden die Stundenzettel dann auch noch ausgedruckt und als Laufzettel quer durch das Unternehmen getragen, verlieren Sie komplett den Überblick. Diese Daten müssen in vielen Unternehmen anschließend manuell in die Personalsoftware übertragen werden, um die Informationen dort zu speichern. Am Ende haben Sie alle Hände voll damit zu tun, die Informationen zu suchen und zu sortieren. Unterschiedliche Dateinamen oder Speicherorte erschweren diesen Prozess zunehmend, weil es keine Ordnung und keine Übersicht gibt. 

Digitale Lösung für Arbeitszeiterfassung

Transparent und einheitlich.

Mit einer digitalen Lösung reduziert sich der Aufwand für alle Beteiligten auf ein Minimum. Das Dashboard verschafft Ihnen eine zentrale Übersicht und sorgt für Ordnung. Mitarbeiter:innen und Vorgesetzte wissen, wo sie die Zeiten einsehen und verwalten können. Selbstverständlich mobil und ortsunabhängig.

Eine einheitliche Daten- und Informationsstruktur beseitigt das Chaos für Sie, wodurch Sie eine Menge Zeit sparen und sich sicher sein können, dass alle Informationen korrekt erfasst werden.

Digitale Zeiterfassung - Dashboard mit Arbeitszeiten, Urlaub, Krankheit und Weiterbildung
Formular für die digitale Erfassung von Arbeitszeiten

Arbeitszeiteinträge ohne Fehler

Einerseits unterstützt die Software Ihre Mitarbeitenden beim Erfassen der Arbeitszeiteinträge. Sie können keine falschen Zeiten eintragen. Überaus praktisch und zeitsparend sind dabei Mehrfacheinträge für Urlaub oder Homeoffice, die automatisch berechnet werden. Andererseits können sich die Vorgesetzen und die Personalabteilung darauf verlassen, dass die Daten stimmen.

Die automatische Auswertung der Zeiten macht Ihre Zeiterfassung noch übersichtlicher. So erkennen Sie direkt, wo zu viele Überstunden anfallen, wie viel Urlaub genommen und wie viele Tage im Homeoffice gearbeitet wurde oder wie viele Krankheitstage entstanden sind. 

Zeit für Ihre Zeiterfassung
Ihre persönliche Live-Demo
Termin für kostenlose Live-Demo anfragen
Arbeitszeiterfassung mit Urlaub und Abwesenheiten

Digitale Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung in Ihrer Zeiterfassung

Behalten Sie alle Anträge und Abwesenheiten im Unternehmen immer im Blick, indem Sie Ihre Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung einfach mit in Ihre digitale Zeiterfassung Integrieren. Einfach und bequem sehen Sie, wer aus dem Homeoffice arbeitet, die nächste Weiterbildung beantragt hat oder gerade im Urlaub ist. Außerdem werten Sie Daten wie Elternzeit, Weiterbildung, Homeoffice, Urlaub, Überstundenausgleich und weitere Abwesenheiten einheitlich aus.

Abwesenheiten digital erfassen

Klick, klick, fertig.

Ihre Mitarbeitenden füllen den Antrag aus, reichen ihn mit einem Klick ein und können sicher sein, dass dieser auch die zuständige Person erreicht. Einfach so. Dank digitaler Workflows mit einer abgestimmten Genehmigungsstruktur im Hintergrund.

Die Vorgesetzten werden automatisch benachrichtigt, sobald ein Antrag zur Genehmigung vorliegt. Wird dieser länger als erwartet, nicht bearbeitet erhält die Führungskraft ebenfalls eine Benachrichtigung. Und die Mitarbeiter:innen sehen wann und ob ein Antrag genehmigt wurde.

Urlaubstage werden außerdem automatisch berechnet und angezeigt. Das spart Zeit, Kosten und Nerven. Ein Abwesenheitskalender sorgt für noch mehr Transparenz und Planungssicherheit im Team.

Arbeitszeiterfassung mit zentrale Übersicht über Urlaub, Homeoffice und Abwesenheiten
Projektzeiten in die Zeiterfassung integriert

Projektzeiterfassung integrieren

Einige Unternehmen erfassen Projektzeiten für interne Projekte, um festzustellen, wie viel Zeit in diese fließt. Andere wiederum dokumentieren diese als Tätigkeitsnachweis und zur Abrechnung für ihre Kunden. Machen Sie es sich und Ihren Mitarbeitenden leicht, indem Sie diesen Prozess mit in Ihre Zeiterfassung integrieren. So haben Sie alle Informationen an einem Ort.

Digitale Formulare für einheitliche Daten

Genau nach Plan.

Digitale Formulare unterstützen die Benutzer:innen bei der Eingabe. Es gibt Eingabehilfen, die dafür sorgen, dass alle benötigten Informationen zum Projekt vollständig eingetragen werden. Inklusive Rechtschreibhilfe, falls Sie die Projektzeiten als Tätigkeitsnachweis oder für die Abrechnung an Ihre Kunden übermitteln.

Die Mitarbeitenden sehen beim Eintragen, ob sich das Projekt noch im Budget befindet oder nicht. Sollte es auf eine Überbuchung hinauslaufen, wird die zuständige Person benachrichtigt, um rechtzeitig gegenzusteuern.

Digitales Formular für Projektzeiten in der Zeiterfassung
Zeit für Ihre Zeiterfassung
Ihre persönliche Live-Demo
Termin für kostenlose Live-Demo anfragen

Digitalisiere Prozesse für einen produktiven Arbeitsalltag

Nicht nur die digitale Zeiterfassung spielt in vielen Unternehmen heutzutage eine große Rolle, sondern viele weitere Geschäftsprozesse. Die richtigen Workflows übernehmen gerne Ihre lästigen Routineaufgaben. Einfach so - ohne Frustration, ohne Fehler und mit schnelleren Ergebnissen.

Layer2-Infografik: Digitalisierung bedeutet Optimierung von Prozessen
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