Einfache und intelligente Geschäftsprozesse im Einkauf

Beschaffungsprozess mit Microsoft Workflows optimieren

Die Bestellanforderung (kurz BANF) ist mal wieder nicht bei Ihnen im Einkauf angekommen. Ist der Zettel verloren gegangen, wanderte die E-Mail versehentlich in den falschen Ordner oder stockte es irgendwo in der Freigabe? In vielen Unternehmen läuft der Beschaffungsprozess nach wie vor überwiegend analog oder über uneinheitliche Systeme. Es gibt keinen etablierten Standard, jede:r macht es anders und die Mitarbeitenden stellen die Anträge so wie sie denken. Außerdem fehlt die Übersicht über alle sich im Umlauf befindlichen Bestellanforderungen und deren Status.

Digitalisierte Workflows sorgen für einheitliche Geschäftsprozesse und mehr Übersicht bei allen Beteiligten. Wir setzen dabei auf Low-Code und No-Code-Tools von Microsoft. Haben wir erstmal Ihre Arbeitsabläufe strukturiert und die Software implementiert, können Sie Ihre Workflows darin eigenständig weiterentwickeln und verändern. Mit wenigen Klicks und ohne Programmieraufwand. 

Digitalisierter BANF-Prozess mit Microsoft Workflows

Für einen transparenten Ablauf der Bestellung

Wenn es eine Art BANF-Formular gibt, ist es oft eine Excel-Tabelle oder ein Word-Dokument, das von den Mitarbeitenden nicht genutzt wird, weil der Aufwand viel zur groß und mit vielen Klicks verbunden ist. Dokument herunterladen, ausfüllen, abspeichern und wieder hochladen. Gängige Praxis wiederum ist die E-Mail, die dann an Sie im Einkauf gesendet wird. Meistens mit einem Link zu dem gewünschten Produkt. Die Mitarbeiter:innen wissen nicht, welche Informationen Sie benötigen und wer die Bestellung freigibt. Oft ist es so, dass nicht mal der Einkauf selbst weiß, wer was wann benötigt, weil die Abläufe völlig intransparent sind. Es fehlt der Überblick über alle sich im Umlauf befindenden Bestellanforderungen und deren Status. Wenn Sie dann obendrein die Bestelldaten aus der BANF manuell in Ihr System übertragen müssen, können vor allem Eingabefehler zu Problemen führen. Im schlimmsten Fall stockt der gesamte Prozess und die BANF muss erneut gestellt werden

Digitalisiertes BANF-Formular

Schluss mit Zettelwirtschaft.

Ein einheitliches, digitales Formular, das sich wenigen Klicks bearbeiten lässt, fragt alle relevanten Daten ab, die Sie später für die Weiterverarbeitung brauchen. Eingabehilfen sorgen dafür, dass die Antragsteller:innen das Formular vollständig und richtig ausfüllen.

Digitalisiertes BANF-Formular
Digitalisierter BANF-Freigabe-Workflow mit automatisierten Benachrichtigungen

Automatisierter BANF-Freigabe-Workflow

Wird das Formular abgesendet, sorgt ein Workflow im Hintergrund mit abgestimmten Genehmigungsschritten dafür, dass Ihr Freigabeprozess reibungslos verläuft. Die Verantwortlichen erhalten automatisch eine Benachrichtigung, dass eine BANF zur Prüfung vorliegt. Diese wird von der zuständigen Person geprüft und freigegeben.

Von der Blackbox zum transparenten BANF-Dashboard

Das Dashboard hilft Ihnen dabei, den Status aller Bestellanforderungen in Echtzeit einzusehen. Über individuelle Ansichten verschaffen Sie sich einen Überblick über Materialgruppen, Budgets oder Kostenstellen. Und nicht nur Sie, sondern alle am Prozess beteiligten Personen erhalten eine transparente Übersicht über den Status aller BANF-Anträge. 

BANF-Dashboard für transparente Einsicht in alle Bestellanforderungen
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Kostenloser Leitfaden für die Digitalisierung Ihrer Bestellanforderung

BANF ohne Krampf

Wie Sie den Geschäftsprozess rund um die Beschaffung im Einkauf mittels Digitalisierung maximal transparent, erheblich schneller und durchweg vereinfacht gestalten, erfahren Sie in unserem kostenlosen Leitfaden.

So einfach und intelligent kann´s sein

Erfolgsgeschichten unserer Kunden. Automatisierte Workflows mit einheitlichen, digitalen Formularen machen die Geschäftsprozesse im Einkauf endlich transparent und übersichtlich.

 Layer2 collaboration works Referenz: digitalisierte Zielvereinbarungen mit SharePoint und Nintex Workflow für unseren Kunden YAMAHA Music Europe GmbH | Bildrechte liegen bei YAMAHA
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