Digitalisierung Ihrer HR-Prozesse
Talente gewinnen, Employer Branding, Führungskultur verbessern – darum möchten sich Personalabteilungen intensiv kümmern. Die HR-Abteilung soll einerseits auf Augenhöhe mit der Geschäftsführung und andererseits mit den Angestellten sein. In die eine Richtung heißt das: Mit Zahlen argumentieren und die Geschäftsziele unterstützen. In die andere heißt es: Mitarbeiter:innen entwickeln und betreuen. Doch meistens sieht der Arbeitsalltag in Personalabteilungen ganz anders aus. Sie müssen sich um eine Menge administrativer Aufgaben wie die Verwaltung von Abwesenheiten und Zeiten kümmern. Darüber hinaus gibt es oft keinen strukturierten Prozess für das Onboarding und für Mitarbeiter:innen, die das Unternehmen verlassen. Mitarbeiterfeedback ist wichtig, doch meistens fehlt auch hierfür die Zeit. Personalabteilungen sind zu sehr in das operative Tagesgeschäft eingebunden und mit Routinetätigkeiten ausgelastet.
Digitalisierte Prozesse und automatisierte Workflows schaffen Ihnen Freiraum für die richtigen und wichtigen Aufgaben. Wir setzen dabei auf Low-Code und No-Code-Tools von Microsoft. Haben wir erstmal Ihre HR-Prozesse strukturiert und die Software implementiert, können Sie Ihre Workflows darin eigenständig weiterentwickeln und verändern. Mit wenigen Klicks und ohne Programmieraufwand.
Reif für die Insel? Abwesenheiten digital erfassen
Urlaubsplanung klingt nach Erholung und Entspannung, nicht für die Personalabteilung. Rückt die Urlaubssaison näher stapeln sich die Urlaubsanträge auf dem Schreibtisch oder sammeln sich als E-Mails in Ihrem Posteingang. Anträge für Weiterbildung, Homeoffice & Co. warten aber auch noch auf die Freigabe. Die Abwesenheiten werden in einer langen Excel-Tabelle erfasst, die nicht für alle im Unternehmen zugänglich ist, deshalb tragen die Angestellten ihre Abwesenheiten in den persönlichen Kalender ein. Oder sie vergessen es. Die Fehlerliste ist lang.
Der fehlende Überblick über Resturlaub und Abwesenheiten sorgt für Chaos. Im schlimmsten Fall wird der Abwesenheitsantrag aufgrund eines Versehens nicht genehmigt. Wieder einmal muss die HR-Abteilung die Informationen manuell nachprüfen und auswerten.
Digitale Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung
Zentrale Übersicht.
Mit dem Dashboard erhalten Sie eine digitale Übersicht über alle Anfragen und Abwesenheiten im Unternehmen. Sie sehen auf einen Blick, wer gerade im Urlaub ist, die nächste Weiterbildung beantragt hat oder wer aus dem Homeoffice arbeitet. Daten wie zum Beispiel Elternzeit, Weiterbildung, Homeoffice, Urlaub, Überstundenausgleich und weitere Abwesenheiten werten Sie einheitlich aus. Bequem und einfach an einem Ort.
Transparenz und Planungssicherheit
Einfacher geht es kaum: Antrag ausfüllen, mit einem Klick einreichen und sicher sein, dass dieser auch bei der zuständigen Person ankommt. Im Hintergrund sorgen Workflows für eine klare Genehmigungsstruktur. Liegt ein Antrag zur Genehmigung vor, wird die Führungskraft automatisch benachrichtigt oder erinnert, wenn ein Antrag länger als erwartet, nicht bearbeitet wird. Gleichzeitig sehen Mitarbeiter:innen wann und ob ein Antrag genehmigt wurde. Überaus praktisch: Urlaubstage werden automatisch berechnet und angezeigt. Das spart Zeit, Kosten und Nerven. Für noch mehr Transparenz und Planungssicherheit im Team sorgt ein Abwesenheitskalender.
Zeit für die digitale Zeiterfassung
Mitarbeiter:innen ohne Stempelkarte müssen über Excel-Tabellen oder Word-Dokumente ihre Zeiten erfassen, ausdrucken und unterschreiben. Die Informationen in diesen Stundenzetteln sind für die HR-Abteilung oft nicht nachvollziehbar. Fehlen Stunden oder fallen in einigen Abteilungen immer wieder vermehrt Überstunden an? Werden die Pausenzeiten eingehalten und sind Urlaub oder Krankheit auf den Zetteln vermerkt? Und irgendwo dazwischen finden sich dann noch handschriftliche Vermerke der Vorgesetzten. In manchen Unternehmen werden die Daten per Hand für die Personalsoftware abgetippt und dort gespeichert. In anderen werden die Zettel eingescannt, unterschrieben als PDF per E-Mail geschickt und auf dem File-Share abgelegt. Am Ende hat die Personalabteilung damit alle Hände voll zu tun. Nicht nur damit, sondern auch mit dem Suchen und Sortieren der Dateien. Durch unterschiedliche Dateinamen sind die Stundenzettel schwer auffindbar, weil es jede:r anders macht. Es gibt keine Ordnung und keine Übersicht.
Endlich Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben
Digital. Einheitlich. Transparent.
Eine zentrale, digitale Lösung sorgt dafür, dass der Aufwand für alle gering bleibt. Übersicht und Ordnung verschafft Ihnen das Dashboard. Mitarbeiter:innen und Vorgesetzte wissen sofort, wo sie Zeiten einsehen können. Sie haben eine zentrale Anlaufstelle für die Verwaltung der Zeiteinträge und können diese auch als Excel exportieren. Durch eine einheitliche Daten- und Informationsstruktur beseitigen Sie das Chaos und sparen eine Menge Zeit.
Zeiteinträge ohne Fehler
Auf der einen Seite werden Mitarbeiter:innen beim Eintragen der Zeiten durch die Software unterstützt und können keine falschen Zeiten eintragen. Überaus praktisch und zeitsparend: Mehrfacheinträge. Sie werden automatisch berechnet. Auf der anderen Seite müssen Vorgesetzte und Personalabteilung weniger nachprüfen, weil die richtigen Daten vorhanden sind – auch in Ihrem HR-Tool.
Außerdem können Sie die Zeiten der Mitarbeitenden automatisch auswerten. So sehen Sie zum Beispiel, wie viel Urlaub genommen wurde, ob zu viele Überstunden gemacht wurden, wie viele Tage im Homeoffice gearbeitet wurde und wie viele Krankheitstage angefallen sind.
Digitaler Feedback-Prozess für echte Personalentwicklung
Eigentlich geht es doch darum, ein Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem alle Mitarbeiter:innen ihr volles Potential entfalten können, oder? Dazu zählen unter anderem regelmäßige Feedbackgespräche als Zeichen der Wertschätzung. In vielen Unternehmen sieht es aber ganz anders aus. Wenn es Feedbackgespräche gibt, werden diese nach eigenem Ermessen durchgeführt, ohne dabei die zeitlichen Abstände einzuhalten. Es gibt keinen Überblick darüber, wie sich Mitarbeitende entwickeln. Wissen Sie, ob es Diskrepanzen gibt, auf die Sie in der Personalabteilung reagieren müssen? Wurden Gespräche geführt? Wenn ja, was wurde besprochen? Sie können Vorgesetzte zwar darauf hinweisen, Feedbackgespräche zu führen, dazu zwingen können Sie sie aber nicht. Möchte sich die HR-Abteilung stärker in diesen Prozess einbringen, fühlen sich die Führungskräfte oftmals übergangen, was manchmal zu einem unnötigen Kompetenzgerangel führt.
Und dann die gängige Praxis: Der Feedbackbogen gleicht eher einem Gesprächsprotokoll. Jede:r bespricht etwas anderes. Von der Dokumentation ganz zu schweigen. Wird etwas Wichtiges besprochen, müssen die Angestellten ihren Vorgesetzen oft hinterherlaufen, um zu erfahren, was daraus geworden ist. Genau diese wichtigen Informationen landen selten in der Personalabteilung, sondern nur konkrete Bedarfe, wie zum Beispiel eine neue Abo-Karte.
Regelmäßig, einheitlich und messbar? Wohl kaum. Mitarbeitende fühlen sich nicht wertgeschätzt, werden misstrauisch und empfinden das Unternehmen zunehmend als unglaubwürdig und verlassen das Unternehmen. Bedeutet für Sie: schnellstmöglich um Ersatz bemühen.
Daten statt Bauchgefühl
People Analytics.
Schluss mit umständlichen Suchen. Direkter Zugriff für alle. Dafür sorgt das Dashboard als zentrale, digitale Lösung. Die Informationen sind immer an der gleichen Stelle auffindbar. Mit automatisierten Workflows schaffen Sie ein einheitliches System für die Feedbackgespräche - gleiche Regeln und einheitliche Gesprächsgrundlagen für alle. Außerdem können Sie Ziele leichter setzen und nachverfolgen.
Transparent und übersichtlich
Sie stellen außerdem sicher, dass die Feedbackgespräche regelmäßig durchgeführt werden. Vorgesetzte werden automatisch benachrichtigt und Sie in der HR-Abteilung bekommen ebenso eine Benachrichtigung und sehen immer, in welcher Phase sich der Prozess befindet. Verzögerungen oder fehlende Informationen? Sie behalten alles im Blick und können bei Unstimmigkeiten eingreifen.
Momentaufnahmen bewerten
Definieren Sie Ziele in kürzeren Abständen, um die Messbarkeit der Maßnahmen noch besser nachzuvollziehen. In Zeiten von Corona sind Momentaufnahmen wichtiger als jemals zuvor. Und mit digitalisierten Workflows zeitlich überhaupt kein Problem. Prüfen Sie nach drei Monaten nach, ob sich die neuen Maßnahmen positiv auswirken oder ob Sie etwas an einer anderen Stelle optimieren müssen. Jetzt entscheiden Sie anhand valider Daten, anstatt sich auf ein subjektives Bauchgefühl zu verlassen. Das fördert die Kommunikation mit der Belegschaft und die HR-Abteilung wird wieder als die Abteilung wahrgenommen, die sie eigentlich ist. Nämlich die, die daran interessiert ist, dass sich die Angestellten wohlfühlen und entwickeln. Verbesserungen am Arbeitsplatz, in der Führungskultur, in Sachen Wertschätzung und Personalentwicklung werden zielgenauer, effektiver und effizienter. Das wiederum hilft Ihnen dabei, Kosten für die Suche nach neuen Angestellten und deren Einarbeitung einzusparen – und gute Mitarbeitende nachhaltig zu binden.
Digitalisiert und automatisiert: Prozess für On- und Offboarding
Häufig gibt es keinen strukturierten Prozess für neue Mitarbeiter:innen oder für die, die das Unternehmen verlassen. Getreu dem Motto: Das wird schon. Für alle, die an diesem Prozess beteiligt sind, bedeutet es viel Lauferei und permanentes Nachfragen zu wiederkehrenden Themen. Das ist nicht nur nervig, sondern auch zeitaufwendig.
Werden die Beteiligten zu spät benachrichtigt oder sogar vergessen, stockt der gesamte Onboarding-Prozess. Im schlimmsten Fall beginnen neue Mitarbeitende ihren ersten Arbeitstag ohne einen ausgestatteten Arbeitsplatz oder die Führungskraft ist an diesem Tag nicht anwesend, weil sie nicht Bescheid wusste. Eine schlechte Einarbeitung ist das Ergebnis schlechter Planung. Und wie geht es neuen Angestellten? Sie fühlen sich nicht wertgeschätzt und zweifeln bereits am ersten Tag am Unternehmen.
Verlassen Mitarbeiter:innen das Unternehmen, gibt es keinen richtigen Ablaufplan. Meistens wird dann etwas vergessen. Sei es das Konto zu sperren, die E-Mails rechtzeitig umzuleiten oder Arbeitsmaterialien vollständig einzusammeln. Planbar ist das nicht. Oft muss das Team erstmal die Aufgaben übernehmen, weil der Ersatz zu spät eingestellt wird. Die Terminplanung für die Übergabe wird oft einfach nebenbei gemacht und ist nicht strukturiert. Es gibt keine Übersicht darüber, in welcher Phase sich der Offboarding-Prozess befindet und wo er möglicherweise hakt.
Immer alles zur Hand
Schneller startklar.
Alle administrativen Onboarding-Aufgaben laufen automatisch und der Koordinationsaufwand wird für Sie ein Klacks. Kein Hinterherlaufen und Nachfragen. Sie kennen den Status des Prozesses und können ihn jederzeit einsehen. Hakt dieser irgendwo können Sie direkt eingreifen. Einheitlich, übersichtlich und transparent.
Automatisierte Abläufe, auf die Sie sich verlassen können
Sie füllen das digitale Formular mit den Grunddaten des neuen Mitarbeitenden aus. Die jeweilige Führungskraft ergänzt es um weitere Informationen und benötigte Arbeitsmaterialien wie Hardware, Software, Visitenkarten oder Dienstwagen. Alle am Prozess beteiligten Personen werden automatisch an ihre zu erledigenden Aufgaben erinnert. Sind diese abgeschlossen und die Informationen komplett, wird die Führungskraft darüber informiert. Strukturiert und durchgeplant. Sie behalten den Überblick, müssen sich aber nicht weiter darum kümmern. Das erledigen die automatisierten Workflows für Sie.
Produktiv ab Tag #1
Neue Mitarbeitende bekommen schon vor Beginn E-Mails mit wichtigen Informationen und Anleitungen, damit sie in der Lage sind am ersten Arbeitstag fast selbstständig zu handeln. Termine für das Kennenlernen und für regelmäßiges Feedback während der Einarbeitungsphase werden automatisch erstellt. So können sich alle Beteiligten auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren.
Mitarbeitende verlassen das Unternehmen
Verlassen Mitarbeitende das Unternehmen, muss auch dieser Prozess stimmen. Das Austrittsdatum wird von der Personalabteilung eingetragen und im Hintergrund werden automatisch Aufgaben für alle Beteiligten generiert, die in einem bestimmten Zeitraum erledigt werden müssen. Viele davon laufen parallel. Der Status des Prozesses ist für alle einsehbar. Das schafft Transparenz und Planungssicherheit.
Happy HR
Erfolgsgeschichten unserer Kunden. Digitale Workflows helfen der Personalabteilung dabei, sich um die wirklich wichtigen Aufgaben zu kümmern.
