Microsoft Workflows für die smarte Organisation im Unternehmen

Prozesse auf die Sie sich verlassen können

Wichtige Dokumente und Urlaubsanträge liegen durcheinander auf Ihrem Schreibtisch. Das reinste Papierchaos. Und wie regeln Sie all das in Zeiten von Homeoffice? Weiterhin mit Zetteln arbeiten, geht nicht. Also werden Abwesenheiten und Dokumente per E-Mail hin- und hergeschickt. Die Folge: E-Mail-Chaos im Posteingang. Auch in der IT stapeln sich Tickets, die dort eigentlich nicht hingehören. Werden diese abgelehnt, wird einfach ein neues Ticket mit dem gleichen Problem erstellt und das gleiche Spiel beginnt erneut.

So muss es nicht sein. Digitale Workflows helfen Ihnen, Ordnung in das Chaos zu bringen. Wir setzen dabei auf Low-Code und No-Code-Tools. Haben wir erstmal Ihre Arbeitsabläufe strukturiert und die Software implementiert, können Sie Ihre Workflows darin eigenständig weiterentwickeln und verändern. Mit wenigen Klicks und ohne Programmieraufwand.

Digitaler Antrag und zentrale Übersicht für Urlaub, Homeoffice und andere Abwesenheiten

Digitaler Antrag für Urlaub, Homeoffice & Co.

Reisezeit, schönste Zeit – die Urlaubssaison rückt näher und schon stapeln sich die Urlaubsanträge auf Ihrem Schreibtisch. Irgendwo im E-Mail-Postfach schwirren obendrein noch nicht genehmigte Anträge für Homeoffice und bevorstehende Weiterbildungen herum. Die Abwesenheiten werden in einer undurchsichtigen Excel-Tabelle verwaltet, die nicht für alle zugänglich ist. Die Mitarbeiter:innen tragen diese eigenständig in ihren persönlichen Kalender ein. Oder eben auch nicht. Sind diese untereinander nicht verknüpft, entsteht ein weiteres Problem. Im schlimmsten Fall wurde der Antrag vom Vorgesetzten aufgrund eines Versehens nicht genehmigt. Die Fehlerliste ist lang. Probleme lösen sich selten in Luft auf, wenn sie nicht aktiv und frühzeitig angegangen werden. Im Gegenteil, sie stapeln und verstärken sich im Laufe der Zeit und führen am Ende zu einem Totalschaden.

Digitale Übersicht für die bessere Verwaltung

Zeit für Ihren Urlaub.

Das Dashboard sorgt für den digitalen Überblick. Alle sehen auf einen Blick, wer gerade im Urlaub ist, demnächst eine Weiterbildung besucht oder wer aus dem Homeoffice arbeitet. Eine Übersicht über restliche Urlaubstage und Hinweise auf Überschneidungen gewährleisten zudem die Planbarkeit im Team.

Dashboard als digitale Übersicht über Urlaub, Homeoffice und andere Abwesenheiten
Digitales Formular für Urlaub, Homeoffice und andere Abwesenheiten

Digitale Formulare minimieren das Risiko menschlicher Fehler

Schluss mit nicht genehmigten Anträgen und „Oh, ich habe vergessen, meinen Urlaub in den Kalender einzutragen“. Auf automatisierte Workflows können Sie sich verlassen. Diese sorgen auch dafür, dass jede beteiligte Person direktes Feedback nach dem Absenden des Antrags erhält. Mitarbeiter:innen wissen, ob und wann die Anträge von den Vorgesetzten genehmigt wurden. Vorgesetzte können im Voraus planen und organisieren. Ohne, dass Sie ständig gefragt werden, wo die Vorlagen für Urlaubsanträge, Homeoffice und weitere Abwesenheiten zu finden sind, weil die digitalen Formulare schon alle notwendigen Informationen enthalten. Das spart Zeit, Kosten und Nerven auf allen Seiten.

Umfangreiche, digitale Auswertungen

Für eine gute Personal- und Ressourcenplanung braucht es eine ordentliche Auswertungsmöglichkeit. Mit automatisierten Workflows im Hintergrund werten Sie alle Daten zu den Abwesenheiten in Echtzeit aus und erstellen Sie aussagekräftige Berichte für Ihre Planung.

Digitale Auswertung von Abwesenheiten in Echtzeit
Dokumente digital genehmigen | Beispiel

Dokumente digital genehmigen: so geht´s richtig

Wichtige Dateien werden per E-Mail hin- und hergeschickt. Da findet sich schon mal die eine oder andere Präsentation „final_1583“ im Posteingang. Niemand weiß, ob die Version die aktuelle ist, weil Dokumente auf dem Desktop gespeichert, bearbeitet und dann wieder per E-Mail an alle versendet werden. Dateien werden immer größer und wurden diese im Laufe des Tages noch einmal verändert, ist das Chaos vorprogrammiert. Im schlimmsten Fall kommt der Genehmigungsprozess eines Dokuments sogar komplett zum Stillstand. Wer achtet schon darauf, ob die Dateigröße noch per E-Mail versendet werden kann oder ob die richtigen Personen im Verteiler sind?

Zentraler Ablageort. Standardisierter Freigabeprozess.

Mach´s gut Dokument „final_1583“

Papier einfach durch E-Mails abzulösen, erscheint auf den ersten Blick wie die Digitalisierung des Freigabeprozesses. Als Notlösung erstmal tragbar. Langfristig werden Sie wieder mit den altbekannten Problemen konfrontiert, die schon der Papierprozess mit sich brachte: der fehlende Überblick über den Genehmigungsstatus von Dateien.

Digitaler Überblick über den Genehmigungsstatus von Dokumenten
SharePoint Genehmigungsworkflow für Dokumente

Dokumente mit wenigen Klicks freigeben

Den Anfang bildet ein zentraler Ablageort, an dem alle Personen relevante Dateien schnell wiederfinden. Ein standardisierter Freigabeprozess im Hintergrund sorgt für einen reibungslosen Ablauf und die Einhaltung aller Richtlinien. Einfacher geht es kaum: Dokument hochladen, zuständige Freigabeperson eintragen und die Genehmigung einholen. Die nachvollziehbare Versionshistorie der Dokumente stellt außerdem sicher, dass immer nur die aktuelle Datei zur Genehmigung vorliegt und an die zuständige Person verschickt wird.

Übersichtlich und transparent

Sie sehen auf einen Blick, welches Dokument von wem genehmigt oder abgelehnt wurde. Außerdem können Sie sich darauf verlassen, dass Genehmigungen nicht mehr vergessen werden. Die zuständigen Personen werden automatisch benachrichtigt, falls ein Dokument in Verzug ist. Niemand muss sich per E-Mail nach dem Status eines Dokuments erkundigen, weil alle Informationen vorhanden sind.

Genehmigungsstatus von Dokumenten digital und zentral einsehen
Change Requests und Service Requests für schnelle Hilfe

Gar nicht smart: Change Requests und Service Requests einfach abgelehnt

Die IT wird als gesichtslose Abteilung empfunden. Das ist auch kein Wunder. In vielen Unternehmen gibt es nur das Ticket-System, an das Anfragen oder Anträge gesendet werden können und die Kommunikation mit den Mitarbeiter:innen erfolgt ausschließlich per E-Mail. Das ist unpersönlich und undurchsichtig. Landet eine E-Mail mit dem Betreff „TICKET ABGELEHNT“ im Posteingang, wissen die Mitarbeitenden oft nicht wie sie weiter damit umgehen sollen. Kurzerhand erstellen sie dann noch ein Ticket zu dem gleichen Problem. Wie sieht es mit Projektanträgen und Änderungsanforderungen aus? Gibt es ein extra Formular für Change und Service Requests oder wird dafür auch wieder das Ticket-System der IT-Abteilung verwendet? Gibt es kein einheitliches Vorgehen wie solche Anfragen in den Abteilungen bearbeitet werden, werden Projekte dann einfach so, ohne genaues Ziel begonnen. Hier werden ein paar Termine eingestellt und dort ein paar Notizen gemacht. Das war es dann aber auch. Wenn nämlich niemand weiß, wie mit dem das Projekt weiter verfahren werden soll, gerät es in Vergessenheit und verstaubt in einer Schublade. Neben den ganzen zahlreichen anderen Projekten ohne Anfang und Ende.

Chaotische Anfragen, abgelehnte Tickets und frustrierte Angestellte - auf beiden Seiten. Wenn Sie diesen Prozess nicht richtig strukturieren, verschlimmert sich der Schaden von Jahr zu Jahr. Probleme häufen und verstärken sich und die Folgen sind unberechenbar.

Anfragen richtig digitalisieren

Und das ist wirklich smart.

Die richtige Digitalisierung und Strukturierung dieses Prozesses sorgen für weniger Frust und mehr Zufriedenheit. Mitarbeitende können selbstständig und zielgerichtet Anträge stellen. Anders als bisher, mit Aussicht auf Erfolg, weil Change Requests und Service Requests wirklich bei den richtigen Personen landen. Es gibt klare Zuständigkeiten und Berechtigungen, sodass niemand aus Versehen Zugriff auf Informationen erhält, die nicht eingesehen werden dürfen. Einerseits etablieren Sie so ein richtiges Service und Help Center für alle im Unternehmen. Andererseits ist das Ticket-System der IT-Abteilung endlich aufgeräumt und bleibt es zukünftig auch.

Übersicht über Change und Service Requests
Alle benötigten Informationen werden im digitalen Formular von Beginn an abgefragt

Digitale Formulare

Von AutoFill-Informationen über Dropdowns bis hin zu erklärenden Texten – das digitale Formular unterstützt die Benutzer:innen bei der Eingabe. Alle benötigten Informationen werden direkt mit abgefragt. So wird der Antrag von Beginn an vollständig ausgefüllt und wiederholtes Sortieren oder lästige Nachfragen zu den Anträgen entfallen. Das spart Zeit und Nerven.

Praktisch: Statusaktualisierungen

Der Status des Antrags ist jederzeit einsehbar. Wird ein Antrag abgelehnt, sehen die Benutzer:innen auch den Grund dafür. Außerdem wird eine fundierte Entscheidungsgrundlage für oder gegen Projekte geschaffen. Alle Arbeitsschritte werden nachvollziehbar dokumentiert und ermöglichen eine bessere Planbarkeit von Budgets.

Status eines Change Requests | Beispiel: abgelehnt
Fragen?
Wir haben Antworten.

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