Digitalisierte Prozesse für den transparenten Überblick in der Buchhaltung

Geschäftsausgaben mit Workflows automatisieren

Buchhalter:innen sind in den meisten Unternehmen wahre Allrounder: Die Tätigkeitsfelder sind breit gefächert und reichen von einfachen Routinetätigkeiten wie der Erfassung von Rechnungen bis hin zur Erstellung hochkomplexer Jahresabschlüsse. Wichtige Aufgaben, die so genau wie möglich erledigt werden müssen. Doch es sind die Routineaufgaben, die es der Buchhaltung schwer machen. Beginnend beim Vertragsmanagement: Verträge werden manuell in unterschiedlichen Dokumenten gepflegt. Erinnerungen an Fristen werden in den persönlichen Kalender eingetragen. Es gibt keine Übersicht und Sie sind permanent damit beschäftigt, diese Informationen zu suchen. Bei Dienstreisen und Reisekosten geht es weiter. Mitarbeitende stellen einen Antrag, der manuell von Ihnen nachgeprüft werden muss. Was passiert, wenn diese nicht vollständig sind? Richtig, Sie müssen sich wieder alles selbst zusammensuchen. Auch die Freigabe von Rechnungen ist oft ein unstrukturierter und deshalb unnötig komplizierter Prozess. Immer verbunden mit dem altbekannten E-Mail-Ping-Pong. Dabei könnte alles doch so einfach sein.

Die richtigen Workflows vereinfachen diese zeitaufwendigen Routineaufgaben. Digitalisierte Abläufe sorgen für strukturierte Prozesse. Einfach so – ohne Frustration, ohne Fehler und mit schnelleren Ergebnissen. Wir setzen dabei auf Low-Code und No-Code-Tools von Microsoft. Haben wir erst einmal Ihre Arbeitsabläufe strukturiert und die Software implementiert, können Sie Ihre Workflows darin eigenständig weiterentwickeln und verändern. Mit wenigen Klicks und ohne Programmieraufwand. 
 

Microsoft Workflows für digitales Vertragsmanagement

Digitales Vertragsmanagement für die komplette Kontrolle

Verträge werden in vielen Unternehmen manuell in unterschiedlichen Dokumenten oder in einem OneNote oder in einer Excel-Tabelle verwaltet. Hier geht es schon los. Bearbeiten Sie die falsche Version des Dokuments, haben Sie keine genauen Vertragsdaten. Sind die zuständigen Personen nicht da, weiß niemand wo die richtigen Daten zu finden sind. Erinnerungen zu Fristen werden in den persönlichen Kalender eingespeichert, auf den niemand sonst Zugriff hat. Der fehlende Überblick sorgt für Chaos. Schlimmstenfalls werden Verträge gar nicht in die Übersicht aufgenommen und fehlen dann einfach. Und wieder sind Sie damit beschäftigt diese Informationen nachzuprüfen.

Zentrale, digitale Vertragsverwaltung

Intuitiv und intelligent.

Mit einer simplen, digitalisierten Vertragsmanagement-Lösung verschaffen Sie sich endlich wieder Zeit für die wichtigen Aufgaben. Verträge werden an einer zentralen Stelle abgelegt, in die alle berechtigten Personen Einblick haben. Außerdem sehen Sie auf den ersten Blick, ob und wann eine Handlung erforderlich ist. Für mehr Transparenz innerhalb Ihrer Prozesse.

Digitalisierte Vertragsmanagement-Lösung für zentrale Ablage aller Verträge
Zentrale, digitale Vertragsverwaltung mit automatischen Benachrichtigungen zu Fristen

Frist verpasst war gestern

Automatische Benachrichtigungen sorgen dafür, dass Sie informiert werden, sobald ein Dokument Ihre Aufmerksamkeit erfordert. Jede Person im Unternehmen weiß, wo die Dokumente zu finden sind und welche Aufgaben zu erledigen sind. Die Zuständigkeiten sind bekannt, da die Ansprechpartner:innen für den jeweiligen Vertrag im System hinterlegt werden und Sie können sicher sein, dass Ihnen immer aktuelle Vertragsdaten vorliegen. Läuft ein Vertrag in den nächsten Monaten aus, wissen Sie es. Sie verpassen keine Fristen mehr und können besser planen.  

Digitales Dashboard für Dienstreiseanträge

Ab zum Kunden: Dienstreiseantrag leicht gemacht

Die nächste Dienstreise steht an. Schnell das Dokument für den Antrag ausfüllen, abgeben und genehmigen lassen. Wenn es doch so einfach wäre. Wissen die Mitarbeitenden, wo sie die Datei finden? Wenn ja, sind Sie schon gut aufgestellt. Sobald der Dienstreiseantrag ausgefüllt ist, sind Sie an der Reihe und müssen diesen prüfen. Und los geht sie, die Suche nach Informationen. Fliegen drei Leute nach Brasilien, haben Sie wahrscheinlich Pech, weil die Antragsteller:innen das Dokument dreimal anders ausgefüllt haben. Also schreiben Sie haufenweise E-Mails an die Vorgesetzten, die Sie darüber informieren, dass die Mitarbeitenden in der nächsten Zeit auf Dienstreise sind und dadurch Kosten entstehen. Wie hoch diese sind, auf welche Kostenstelle gebucht werden soll und wie lange die Personen unterwegs sein werden, wissen Sie erst nach einem endlosen E-Mail-Ping-Pong mit zahlreichen Dokumenten im Anhang. Es gibt keinen richtigen Ablauf und keine klare Struktur im Freigabeprozess.

Digitale, einheitliche und vollständige Informationen

3 Personen fliegen nach Brasilien.

Das einheitliche, digitale Formular mit abgestimmten Genehmigungsschritten macht es Ihnen endlich wieder leicht. Es gibt Eingabehilfen, die dafür sorgen, dass es vollständig und richtig von den Antragsteller:innen ausgefüllt wird - mit der richtigen Kostenstelle und Kostenstellennummer. Die Daten und Informationen sind einheitlich. Fliegen jetzt nämlich drei Personen nach Brasilien, wissen Sie, dass alle das gleiche eingetragen haben.

Digitales, einheitliches Formular für Dienstreisen
Dashboard als Übersicht für Mitarbeitende über eingereichte Dienstreiseanträge

Schnellere Durchlaufzeiten dank digitalem Dienstreiseantrag

Je eher ein Antrag für die Dienstreise komplett ist, umso schneller wird er freigegeben. Die Antragssteller:innen sind nun dafür verantwortlich, den Antrag für eine Freigabe vollständig abzugeben. Und nicht die Buchhaltung. Das sorgt für schnellere Durchlaufzeiten, wenn ein Dienstreiseantrag eingereicht wird.

Bedeutet für Sie: Antrag nur noch prüfen und freigeben. Sie müssen sich auch nicht mehr darum kümmern, ob die Kostenstelle den Antrag annimmt, denn das ist durch das digitale Formular schon geregelt. Die Anträge sind sauber dokumentiert und bei einer Prüfung gut nachweisbar.

Digitale Reisekostenabrechnung mit Microsoft Workflows

Digitale Reisekostenabrechnung

„Ich bin dann mal beim Kunden.“ Fünf Personen mussten spontan und überraschend die gleiche Dienstreise antreten. Die Mitarbeitenden legen die Kosten für das Bahn- oder Flugticket, die Unterkunft oder das Abendessen mit Kunden erst einmal aus. Sicher ist: Sie möchten das Geld auf jeden Fall zurück. Ebenso sicher: Der Reisekostenantrag wird bei Ihnen auf fünf verschiedene Arten eingereicht. Für die Reisekostenabrechnung werden Ihnen einzelne Belege aus Papier auf den Schreibtisch gelegt und dazugehörige Spesenabrechnungen werden einzeln per E-Mail an Sie geschickt. Die Vorgesetzten prüfen die Auslagen zwar, bevor sie diese an Sie in der Buchhaltung weitergeben, überfliegen die Kosten aber nur grob. Dieses ganze Beleg- und Rechnungs-Chaos landet bei Ihnen und Sie dürfen es sortieren. Fehlt etwas, sind Sie damit beschäftigt, nachzufragen, um den Antrag auf Reisekostenerstattung komplett auszufüllen.

Mit Workflows wird Reisen leichter

Einheitlich und lückenlos.

Und zwar für beide Seiten. Auf der einen Seite wird es für Mitarbeitende leichter, Spesen oder Rechnungen für Verpflegungsmehrwand einzureichen und den Antrag richtig auszufüllen. Die Mitarbeiter:innen scannen die Belege ein oder fotografieren sie, um diese sofort digitalisiert an die Anträge mit anzuhängen. Diese werden automatisch auf Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft.

Auf der anderen Seite sparen Sie bei der Reisekostenabrechnung eine Menge Zeit, weil Sie die Anträge unmittelbar abrechnen können, ohne diese stundenlang überprüfen zu müssen. Das digitale Formular mit Workflows im Hintergrund unterstützt Sie bei der Verwaltung der Reisekosten.

Wenn sich fünf Personen auf Dienstreise begeben, können Sie sicher sein, dass der Antrag auf die gleiche Art und Weise eingereicht wird.

Einheitlicher, digitaler Reisekostenantrag
Digitaler Workflow für Reisekostenabrechnung mit automatisierten Benachrichtigungen

Mehr Transparenz für alle Beteiligten

Alle haben direkte Einsicht in die eingereichten Anträge und deren Status. Wurde ein Antrag für Reisekosten genehmigt, werden die Mitarbeiter:innen automatisch benachrichtigt. Stockt ein Antrag aufgrund fehlender Informationen, wird ebenfalls eine automatische Benachrichtigung erzeugt. Für Buchhaltung und Mitarbeitende wird der gesamte Prozess der Reisekostenabrechnung transparenter und einheitlicher.

Digitalisierter Rechnungsworkflow mit automatisierten E-Mail-Benachrichtigungen

Rechnungen einfach digital verwalten

Viele Unternehmen, die eine Buchhaltungssoftware einsetzen, haben eine zu komplizierte Rechnungsbearbeitung. Rechnungen werden unterschrieben, eingescannt und als PDF-Datei per E-Mail hin- und hergeschickt. Es gibt keinen klar strukturierten Ablauf und Rechnungen werden irgendwie verwaltet. Oft ist nicht nachvollziehbar, wann eine Rechnung von wem oder ob sie überhaupt freigegeben wurde. Der fehlende Überblick macht die sachliche und rechnerische Prüfung für Sie in der Buchhaltung umso schwieriger. Werden Zahlungsfristen nicht eingehalten, zieht das Mahnungen nach sich, die das Unternehmen unnötig Geld kosten.

Mahnungen mit einem Rechnungsworkflow vermeiden

Bares Geld sparen.

Ein digitaler, einheitlicher Rechnungsworkflow löst dieses Problem. Vermeiden Sie Mahnungen, die das Budget unnötig belasten. Laufen Sie einer Zahlungsfrist entgegen, werden Sie automatisch darüber informiert. Bekommen Sie eine neue Eingangsrechnung, legen Sie diese online ab und ergänzen zusätzliche Informationen wie zum Beispiel Kosten, Projekt und Zahlungsfrist. Danach tragen Sie die Verantwortlichen ein, die automatisch eine Benachrichtigung erhalten, dass eine Rechnung zur Genehmigung vorliegt. Diese wird von der verantwortlichen Person geprüft und freigegeben. Voll automatisierte Rechnungsverarbeitung, dank Workflows im Hintergrund. Das Einzige, was Sie dann noch tun müssen, ist die Information in Ihrer Buchhaltungssoftware zu hinterlegen. Entweder tragen Sie diese manuell ein oder laden eine PDF-Datei hoch oder automatisieren auch diesen Schritt vollständig. Es liegt ganz bei Ihnen. Dieser strukturierte Ablauf sorgt für mehr Übersicht und Effizienz in der Rechnungsverwaltung.

Beispiel eines Formulars für den digitalen Rechnungsworkflow
Digitaler Rechnungsworkflow mit Personen- und Zeitstempel für Archivierung und Audit

Keine Unterschrift notwendig

Das Vertrauen in die Handschrift ist groß, trotzdem ist es rechtlich nicht erforderlich eine Rechnung mit Unterschrift freizugeben. Wichtig ist nur, dass Sie nachweisen können, welche Person die Freigabe erteilt hat. Dank eines hinterlegten Personen- und Zeitstempels ist die digitale Archivierung der Rechnungen kein Problem und auditkonform. Bei einer Prüfung können Sie alles einfach, digital und übersichtlich belegen. Ohne umständliches Scannen der unterschriebenen Rechnungen und der vielen E-Mails, die es vorher brauchte, um eine Rechnung an die Buchhaltung zu übermitteln.

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Alle Geschäftsausgaben immer im Blick

Erfolgsgeschichten unserer Kunden. Die digitale Verwaltung von Verträgen, Dienstreiseanträgen, Reisekosten und Rechnungen hilft der Buchhaltung dabei, den Überblick über die alle Geschäftsausgaben behalten. Automatisierte Workflows vereinfachen den Prozess für alle Mitarbeitenden im Unternehmen.

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Digitalisierte Zielvereinbarungen mit Nintex Workflow und SharePoint

Digitalisierte Zielvereinbarungen mit SharePoint und Nintex Workflows entlasten die HR bei YAMAHA.

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ECOROTT arbeitet mit SharePoint 2016 On-Premises produktiver. Microsoft Power Apps sorgen für effizientere Prozesse und mobiles, flexibles Reporting.

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