Microsoft Teams und Microsoft 365 in 9 Schritten erfolgreich einführen
Way to Modern Work.
Viele Unternehmen setzen die Apps von Microsoft nicht sinnvoll ein. Das erschwert den Arbeitsalltag, anstatt ihn zu erleichtern. Eine Umstellung auf Microsoft Teams und Microsoft 365 ist mehr als nur ein technisches Upgrade. Sie beeinflusst die Art und Weise, wie Benutzer:innen kommunizieren und zusammenarbeiten. Vergleichbar mit einer Umsiedlung in eine Raumstation – und die bauen Sie doch auch nicht mal eben so nebenbei, oder?
Modernes Arbeiten mit Microsoft Teams und Microsoft 365
Um eine Raumstation zu errichten, müssen Sie die notwendigen Schritte und die richtige Reihenfolge einhalten. Sonst ist ein Leben im All nicht möglich. Genauso verhält es sich bei der Einführung von Microsoft Teams und Microsoft 365. In unseren Workshops lernen Sie, wie Sie unvorhergesehene Herausforderungen überwinden, Umstellungen meistern und dafür sorgen, dass die Einführung ein voller Erfolg wird.
#WaytoModernWork
Miteinander statt aneinander vorbei arbeiten
Remote Work lebt von Vernetzung und Kollaboration. Die technische Realisierung entsprechender IT-Lösungen gelingt in der Regel schnell und unkompliziert. Doch ohne die richtige Unternehmenskultur bringt auch die beste Software nichts. In einer Arbeitsumgebung, in der es nicht üblich ist, Wissen untereinander zu teilen, kann Software, die auf Offenheit, Transparenz und Zusammenarbeit ausgelegt ist, einfach nicht funktionieren. Werden die Mitarbeitenden obendrein nicht im Umgang mit dem neuen Tool geschult, wird es schon vor dem Start abgelehnt.
3 Ebenen für eine gelungene digitale Zusammenarbeit
Technische Fortschritte greifen nur dann, wenn sie angenommen, genutzt und geschätzt werden, weil sie die Herausforderungen des Alltags tatsächlich lösen. Dabei dürfen Sie nicht nur die technische Ebene, sondern müssen unbedingt auch die organisatorische und kulturelle Ebene beachten. Das Mitnehmen der Mitarbeitenden ist die Pflicht – die Technologie nur ein Mittel zum Zweck. Umso wichtiger für Sie zu wissen, worauf Sie achten sollten, wenn Sie Microsoft Teams und die Microsoft 365-Apps produktiv für modernes, digitales Arbeiten einsetzen möchten.
Einführung von Microsoft Teams und Microsoft 365 als Projekt aufsetzen
Die Einführung von Microsoft Teams und Microsoft 365 wird in vielen Unternehmen nicht als Projekt empfunden. Dabei ist es enorm wichtig, diese Aufgabe als Projekt anzunehmen und interdisziplinär auszuarbeiten. Wir empfehlen Ihnen, ein Kernteam mit einem erweiterten Supporter-Team zu bilden. Das Kernteam erarbeitet Regeln und Best Practices für den Umgang mit Microsoft Teams und Microsoft 365, die später auf das gesamte Unternehmen übertragen werden. Wenn alles ausgiebig getestet wurde, werden weitere Mitarbeitende dazu geholt. Stufenweise, damit sich alle langsam an die neue Arbeitsweise gewöhnen, sie verstehen und die neue Technologie akzeptieren. Damit es so bleibt, suchen das Kernteam und das Supporter-Team nach Optimierungspotenzial in den Abläufen und entwickeln weitere Use Cases, die das moderne Arbeiten einfacher und produktiver für alle Mitarbeitenden machen.
Die Microsoft 365-Apps im Zusammenspiel
Microsoft Teams ist Teil von Microsoft 365. Und viel mehr als nur Chat und Videokonferenzen, sondern der zentrale Dreh- und Angelpunkt für digitale Zusammenarbeit. Andere Microsoft-Tools lassen sich nahtlos integrieren und eine ganze Reihe anderer Drittanbieter-Apps können Sie ebenso aus Teams heraus nutzen.
Microsoft Teams richtig für die digitale Kommunikation einsetzen
Microsoft Teams ist das Tool, mit dem die Mitarbeitenden vorrangig per Chat oder Videoanruf kommunizieren und E-Mails werden nur noch an Externe verschickt. Alle wissen, wie sie richtig miteinander umgehen, wenn sie digital kommunizieren. Der Alltag sieht in vielen Unternehmen oft anders aus. Die Mitarbeitenden lehnen die neue Technologie ab, weil die organisatorischen und kulturellen Aspekte der Veränderung nicht mit bedacht wurden. Wenn Sie wissen, worauf es ankommt, ist das Problem schnell behoben.
Microsoft Teams mit Planner, To Do und OneNote vereinen
Die Mitarbeitenden organisieren ihren Tagesablauf und erledigen ihre täglichen Aufgaben in dem dafür vorgesehenen Tool: Microsoft Teams. Alle kennen und nutzen die Werkzeuge, die sie für einen reibungslosen und ineinander stimmigen Ablauf brauchen. Fiktion und Realität liegen leider weit auseinander. Die Mitarbeitenden sind durch die vielen Apps und ihre Funktionen komplett überfordert. So wird kurzerhand auf alle anderen möglichen Tools zurückgegriffen und das Chaos ist perfekt. Diese Herausforderung können Sie ganz einfach meistern, wenn Sie wissen, worauf Sie achten sollten.
Microsoft Teams effizient für Kollaboration einsetzen
Transparente Kommunikation und Koordination in Microsoft Teams bilden die Grundlage für eine effektive Kollaboration. Die Mitarbeitenden arbeiten in Echtzeit parallel an Dokumenten, und die Teams-Umgebung ist für alle verständlich strukturiert und die Anwender:innen im Umgang mit dem Tool geschult. In vielen Unternehmen ist Microsoft Teams leider kein Selbstläufer, sondern eher der Klotz am Bein, um den sich niemand kümmern möchte. Je länger Sie warten, umso schlimmer wird es, denn die Dateiablage wächst weiter. Wenn Sie wissen, was Sie beachten müssen, wird Microsoft Teams ein regelrechter Selbstläufer in Ihrem Unternehmen.
Microsoft Teams automatisiert strukturieren
Als erste Anlaufstelle für die tägliche Arbeit ist Microsoft Teams in vielen Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Jedoch fehlt oft der Überblick über Verantwortlichkeiten, Channels, Aktivitäten, Dokumente und Teamräume. Der Layer2 LinkUp Cube Collaboration räumt das virtuelle Durcheinander auf und sorgt für einen kompakten Überblick.
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