Dateiablage in Microsoft Teams für die Zusammenarbeit strukturieren

Microsoft Teams ist ein Selbstläufer

Transparente Kommunikation und Koordination in Microsoft Teams bilden die Grundlage für eine effektive Kollaboration. Die Mitarbeitenden arbeiten in Echtzeit parallel an Dateien wie Word, Excel oder PowerPoint, ohne diese hin- und herzuschicken, weil es einen zentralen Ort gibt, der für alle verständlich strukturiert ist. Dank einer sinnvollen Struktur bewegen sich alle schneller in der Teams-Umgebung. Es gibt nur eine Version einer Datei, die im Umlauf ist, weil sie zentral an einem Ort liegt und nur der Link dazu von den Nutzer:innen untereinander geteilt wird. Genauso funktioniert die Zusammenarbeit mit Externen, die selbstverständlich auch nur das sehen, was sie sehen sollen. Die Rechte sind sauber eingerichtet, damit die Mitarbeitenden so viel wie möglich machen dürfen, ohne dabei die Teams-Umgebung durcheinander zu bringen. Die User sind komplett im Umgang mit Microsoft Teams geschult, sodass sie wissen, was ihre Handlungen bewirken. Gibt es doch einmal Fragen, übernimmt das Kernteam die simplen Helpdesk-Aufgaben. Nur, wenn es mal nicht weiterkommt, wendet es sich im absoluten Notfall an die IT. Microsoft Teams vereinfacht die Arbeit und macht das Unternehmen produktiver.

Der chaotische Alltag mit Microsoft Teams

Microsoft Teams ist in vielen Firmen leider kein Selbstläufer, sondern eher der schwere Klotz am Bein, um den sich niemand kümmern möchte. Die Mitarbeitenden wissen oft nicht einmal, dass sie zusammen an Dokumenten arbeiten können und schicken verschiedene Versionen hin und her. Die Ablage-Struktur von Dateien ist nicht sinnvoll an das Unternehmen angepasst. Den Anwender:innen ist nicht klar, wo sie Dokumente ablegen können und legen sie dann einfach irgendwo ab. So wächst die Dateiablage Tag für Tag und es wird immer chaotischer. Trotzdem sind Sie in der IT sind dafür verantwortlich, das Chaos der User aufzuräumen. Damit nicht genug.

Die IT-Abteilung ist permanent damit beschäftigt, weitere Microsoft 365-Apps, Drittanbietertools oder Links zu Websites in Microsoft Teams einzubinden. Schlimmer wird es, wenn über Nacht 237 Teams angelegt und 50 davon für Externe freigegeben wurden. Da die User sich nicht mit der Berechtigungsstruktur auskennen, wurden Externe unbedacht für die komplette Microsoft Teams-Umgebung berechtigt. Wer muss dieses unnötige Durcheinander beseitigen? Richtig, die IT. Und das, obwohl Sie Ihre Ressourcen im IT-Team dringend für andere Dinge bräuchten.

Microsoft Teams: Das Problem mit der unstrukturierten Dateiablage

Microsoft Teams als Kollaborations-Plattform

Way to Modern Work.

Die letzte Phase stellt sicher, dass alle Mitarbeitenden ausreichend und zielgruppengerecht im Umgang mit Microsoft Teams und Microsoft 365 geschult werden. Warum das besonders wichtig ist? Weil die Umstellung auf Microsoft Teams vergleichbar mit der Umsiedlung auf eine Raumstation ist. Fliegen Sie die Raumstation-Besiedler:innen einfach so ins All, ohne den Sinn und die Vorteile ausreichend zu erkären, lehnen sie das Leben auf der Raumstation ab. 

Genauso verhält es sich während der Einführung einer neuen Technologie. Den Abteilungen muss verständlich sein, welche Möglichkeiten sie mit Microsoft Teams und den dazu gehörigen Microsoft-Apps haben. Dann fangen sie an sich als Teil des Projekts zu sehen und wissen, welchen Beitrag sie leisten können. Die Mitarbeitenden müssen an der Umsetzung und dem Testen konreter Use Cases beteiligt sein, um die alte Denk- und Arbeitsweise hinterfragen zu können und ein Verständnis zu entwickeln, wie sie zukünftig arbeiten werden. Erst dann erkennen sie den Mehrwert der neuen Arbeitsabläufe und nehmen moderne, digitale Zusammenarbeit an. Das sorgt für mehr Produktivität, Transparenz und Offenheit im gesamten Unternehmen.

Layer2 collaboration works Infografik: Way to Modern Work - 3 notwendige Schritte in Phase 3

Phase #3: User Adoption

In dieser Phase werden alle Mitarbeitenden ausreichend und zielgruppengerecht im Umgang mit Microsoft Teams vom Kernteam geschult. Ohne sie dabei zu überfordern. Die Mitarbeitenden werden eng in das Projekt mit einbezogen und bekommen einen genauen Einblick in die Struktur sowie die Zusammenhänge. Das Zusammenspiel der einzelnen Microsoft 365-Apps ist ihnen klar, ebenso wie sie diese gewinnbringend in Microsoft Teams bündeln. Am Ende wissen sie, wie die Dateiablage strukturiert ist, können diese selbstständig organisieren und aufräumen. Bestimmte User-Rollen mit entsprechenden Rechten sind für die Erstellung, die Organisation und das Löschen von Teams verantwortlich. 

Microsoft Teams wird von allen im Unternehmen als Plattform wahrgenommen, die die Arbeit verbessert und zur Steigerung der Produktivität beiträgt. Und nicht als ein weiteres Tool, das von der IT eingeführt wurde. Und die IT-Abteilung wird als die Abteilung gesehen, die sich darum kümmert, die Arbeit im Betrieb zu verbessern.

Microsoft Teams für Kommunikation und Koordination

Microsoft Teams für erfolgreiche, digitale Kommunikation

Microsoft Teams ist das zentrale Tool für die digitale Kommunikation. Ob Chat oder Videoanruf, die Mitarbeitenden nutzen die Funktionen intuitiv und richtig. E-Mails werden nur noch für die Kommunikation mit Externen eingesetzt. Die Verhaltensweisen werden von allen gelebt und es wird wertschätzend miteinander kommuniziert. Wenn es doch nur so unproblematisch wäre! Fiktion und Realität liegen weit auseinander. „Microsoft Teams? Damit kann ich nicht arbeiten!“ Die Benutzer:innen benutzen Microsoft Teams nicht, weil sie sich von den Funktionen überfordert fühlen. Am Ende stehen sie dann bei Ihnen in der IT in der Tür und haben tausend Fragen zur Nutzung des Tools. Ein lösbares Problem, wenn Sie wissen, was Sie beachten sollten, um Microsoft Teams als Kommunikations-Tool einzuführen.

Way to Modern Work - Phase 1: Microsoft Teams richtig für die digitale Kommunikation einsetzen
Way to Modern Work - Phase 2: Microsoft Teams mit Planner, To Do und OneNote vereinen

Microsoft Teams für eine effiziente Koordination des Tagesablaufs

Die Mitarbeitenden organisieren ihren Tagesablauf und verwalten ihre täglichen Aufgaben in dem dafür vorgesehenen Tool: Microsoft Teams. Alle kennen und nutzen die Werkzeuge, die sie für einen reibungslosen und ineinander stimmigen Ablauf brauchen. Der Alltag sieht in vielen Unternehmen leider anders aus: überforderte Mitarbeitende, die nicht verstehen wie die Microsoft-Apps zusammenspielen und die IT-Abteilung, die das Chaos aufräumen muss. Eine Hürde, die Sie leichter überwinden können, als Sie denken. Und am Ende koordinieren alle ihre tägliche Arbeit richtig und effizient in Microsoft Teams.

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