Microsoft Teams richtig für digitale Kommunikation einsetzen

Mit Microsoft Teams lückenlos kommunizieren

Microsoft Teams ist schnell eingerichtet und bereits im Unternehmen eingeführt. Die Mitarbeitenden kommunizieren vorrangig über Teams und schicken E-Mails nur noch an Externe. Ebenso werden Chat und Videoanruf von allen intuitiv eingesetzt und richtig benutzt. Außerdem wissen die Nutzer:innen, wie sie sich untereinander in der digitalen Kommunikation zu verhalten haben. So einfach und so schön.

Microsoft Teams wird von allen abgelehnt

In vielen Unternehmen sieht es oft ganz anders aus. Die neue Technologie wird abgelehnt und nicht genutzt, weil sie den Usern einfach so hingestellt wurde, ohne zu beachten, dass nicht alle in der Lage sind, digital zu kommunizieren. Die Mitarbeitenden wissen nicht, wie sie auf Nachrichten reagieren sollen, wo sie Benachrichtigungen ein- oder ausschalten, posten Informationen in die falschen Kanäle oder nutzen Chat und Videobesprechungen für die verkehrten Dinge. In Videokonferenzen sind alle Kameras ausgeschaltet, weil die Teilnehmer:innen nicht wissen, wie sie den Hintergrund weichzeichnen oder nicht daran gewöhnt sind, an einem Meeting mit Video teilzunehmen. Sinnvoll und zielgerichtet ist das nicht.

Videobesprechungen in Microsoft Teams ohne Video, weil die Mitarbeitenden mit dem Tool überfordert sind.
3 Teams für die Personalabteilung, 2 Teams für Marketing und Projekte, 1 Teams mit Rechtschreibfehler

Microsoft Teams ist s*******

Am Anfang einfach hingestellt und nicht ausreichend erklärt, haben die Anwender:innen tausende Fragen zur Nutzung und klopfen damit natürlich bei Ihnen in der IT an die Tür. Gefolgt von der weiter sinkenden Akzeptanz und begleitet von Aussagen wie: „Microsoft Teams ist großer Mist!“  

Parallel legen die User dann auch noch 237 Teams über Nacht an und wundern sich, warum die IT-Abteilung so gestresst auf weitere Anfragen reagiert. Einerseits kennen die User die Auswirkungen solcher Aktionen nicht und wissen auch nicht, dass Sie im Nachhinein dafür verantwortlich sind, die SharePoint-Umgebung aufzuräumen. Und andererseits fragen Sie sich, warum die Mitarbeitenden Microsoft Teams nicht benutzen können, obwohl es doch denkbar schnell und einfach eingerichtet ist. Wir sagen es Ihnen: Die Mitarbeitenden lehnen die Technologie ab, weil die organisatorischen und kulturellen Aspekte der Veränderung nicht bedacht wurden.

Microsoft Teams allen Mitarbeitenden schmackhaft machen

Way to Modern Work.

Wenn Sie eine Umsiedlung auf eine Raumstation planen, fliegen Sie die Besiedler:innen auch nicht gegen ihren Willen ins All und können erwarten, dass sie sich dort wohl fühlen und direkt auf der Raumstation zurecht finden. Genauso verhält es sich bei der Einführung von Microsoft Teams und Microsoft 365. Lassen Sie die weichen Faktoren außer Acht, werden sich die User gegen die neue Technologie wehren und sie ablehnen. Betrachten Sie die Umstellung eher als ein interdisziplinäres Change-Projekt mit Technik, für das Sie neben den technischen ebenfalls organisatorische und kulturelle Skills benötigen.

Layer2 collaboration works Infografik: Way to Modern Work - 3 notwendige Schritte in Phase 1

Phase #1: Projektkonzept

Zu Beginn der ersten Phase stellen wir gemeinsam mit Ihnen ein motiviertes, verantwortliches Kernteam zusammen, das Sie im weiteren Verlauf unterstützt oder Ihnen - wenn Sie es möchten - sogar komplett die Arbeit abnimmt. Daraufhin erarbeiten wir gemeinsam das Ziel der Microsoft Teams-Einführung sowie die Anforderungen an die neue Arbeitsweise. Am Ende dieser Phase entwickeln wir gemeinsam einen Projektauftrag und ein abgestimmtes Vorgehensmodell mit Ihnen.

Unser Vorgehen adressiert dabei verschiedene Stakeholder, die wir rechtzeitig mit ins Boot holen, um den Rückhalt des Managements von Anfang an sicher zu stellen. Bedeutet für Sie in der IT: zurücklehnen und entspannen.

Unsere Workshop-Angebote

Angebot Layer2 collaboration works: Microsoft Teams und Microsoft 365 Review

Microsoft Teams-Einführung: Schulung für Führungskräfte

Impuls-Workshop vor Projektbeginn. Für ein grundlegendes Verständnis über die Komplexität und Relevanz der neuen Technologie, empfehlen wir Ihnen, den Führungskräften in Ihrem Unternehmen einen Überblick über die Arbeit mit Microsoft Teams und Microsoft 365 zu geben.

Phase #1: Preparation for fligt - Zielbild und Umsetzungsplan

Online-Workshops zur Einführung von Microsoft Teams und Microsoft 365 für Unternehmen

Workshop-Reihe für Phase #1. Wir stellen gemeinsam mit Ihnen ein motiviertes, verantwortliches Projektteam - Ihr Kernteam - zusammen, entwickeln ein Zielbild und erarbeiten ein abgestimmtes Vorgehensmodell. Für einen klaren Projektauftrag.

Microsoft Teams für Koordination und Kollaboration

Microsoft Teams mit Planner, To Do und OneNote vereinen

Microsoft Teams ist das zentrale Tool, mit dem die Mitarbeitenden ihre täglichen Aufgaben erledigen und ihren Tagesablauf organisieren. Sie kennen alle Tools, die sie für einen reibungslosen und ineinander stimmigen Ablauf brauchen. Das klingt doch klasse, oder? Die Realität sieht aber anders aus: Die Mitarbeitenden sind überfordert, weil sie nicht wissen, wie die Microsoft-Apps zusammenspielen und nutzen die Koordinations-Tools nicht. Ein Problem, das lösbar ist, wenn Sie wissen, was Sie beachten sollten, damit alle Mitarbeitenden ihre Aufgaben in Microsoft Teams richtig koordinieren.

Way to Modern Work - Phase 2: Microsoft Teams mit Planner, To Do und OneNote vereinen
Way to Modern Work - Phase 3: Microsoft Teams effizient für Kollaboration einsetzen

Microsoft Teams effizient für die Kollaboration einsetzen

Transparente Kommunikation und Koordination in Microsoft Teams bilden die Grundlage für eine effektive Kollaboration. Die Mitarbeitenden arbeiten in Echtzeit parallel an Dokumenten, und die Teams-Umgebung ist für alle verständlich strukturiert. Die Berechtigungen sind sauber eingerichtet und die Anwender:innen im Umgang mit dem Tool geschult. Microsoft Teams vereinfacht die Arbeit und macht das Unternehmen produktiver. Leider sieht der Alltag in vielen Unternehmen anders aus: Dokumente werden irgendwie und irgendwo abgelegt. Die Dateiablage wächst und muss regelmäßig von der IT-Abteilung aufgeräumt werden. Wenn Sie wissen, worauf Sie achten sollten, ist das Problem leicht zu beheben und Microsoft Teams wird ein regelrechter Selbstläufer in Ihrem Unternehmen.

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