Microsoft Teams mit Planner, To Do und OneNote vereinen

Aufgaben mit Microsoft Teams koordinieren

Microsoft Teams ist das Tool für die tägliche Aufgabenverwaltung, mit dem die Mitarbeitenden ihren Tagesablauf organisieren. Es gibt Videokonferenzen, um die anfallenden Tätigkeiten im Team zu koordinieren. Die Vor- und Nachbereitung der Meetings erfolgt in Microsoft OneNote. Die besprochenen Aufgaben werden in Microsoft Planner auf einem Board festgehalten und den zuständigen Personen zugeordnet. Die persönlichen Aufgaben werden anschließend über Microsoft To Do abgearbeitet. Während des gesamten Prozesses werden zusätzlich spontan Aufgaben direkt aus Chatnachrichten erstellt und den richtigen Ansprechpartner:innen zugeordnet. Für direkte und schnelle Umfragen im Team werden Abstimmungen genutzt, die direkt im Chat erzeugt werden können. Im nächsten Online-Meeting werden die Ergebnisse besprochen und der gesamte Ablauf beginnt von vorn. Reibungslos und ineinander stimmig.

Noch mehr Microsoft-Apps? Bloß nicht!

Kennen Sie das auch? Sie stellen allen Mitarbeiter:innen Aufgaben-Tools wie Microsoft Planner, To Do oder OneNote zur Verfügung und niemand nutzt sie? Oft sind die Mitarbeitenden einfach überfordert, weil sie nicht wissen, wie die Microsoft-Apps zusammenspielen. Meistens sind sie froh, wenn sie den Button für Besprechungen in Microsoft Teams überhaupt finden und kennen die anderen Tools nicht einmal. Am Ende werden dann doch wieder haufenweise Dateien per E-Mail hin- und hergeschickt. Die Vor- und Nachbereitung von Meetings erfolgt komplett unterschiedlich. Jede:r macht es anders. Die einen nutzen OneNote, die anderen Excel oder Word und dann gibt es noch die, die ihre Notizen sogar im Text-Editor festhalten. Noch schlimmer ist es, wenn Notizen auf Papier gemacht, am Anfang eines Meetings abgeglichen, dann eingescannt und per E-Mail an alle gesendet werden. Heißt für Sie: Exchange-Postfächer aufräumen. Von der ineffizienten Meeting-Kultur durch verschiedene Versionen der Dateien ganz zu schweigen. Im schlimmsten Fall werden Aufgaben zu spät oder gar nicht erledigt, weil eine Datei fehlt. Dann sind Sie in der IT gefragt: Dokumente wiederherstellen. Durch diese unnötigen Tätigkeiten fehlen Ihnen dann wieder wichtige Ressourcen in Ihrem IT-Team.

Notizen für Meetings werden in Microsoft OneNote, Word, Excel anstatt in Microsoft Planner oder Microsoft To Do festgehalten

Microsoft-Apps erproben und Arbeitsweise in Microsoft Teams optimieren

Way to Modern Work.

Wir vergleichen die Umstellung auf Microsoft Teams und Microsoft 365 mit einer Umsiedlung auf eine Raumstation. Bevor Sie alle Raumstation-Besiedler:innen ins All fliegen, muss die Station an ihre Bedürfnisse angepasst werden, damit sich alle wohlfühlen und ein Leben auf der Station überhaupt möglich ist. Um das zu erreichen, empfehlen wir Ihnen proatkiv mit den Abteilungen über das Projekt zu kommunizieren, ein Nutzungskonzept zu erarbeiten und ein Support-Konzept für Anfragen zu den Microsoft 365-Apps zu entwickeln. So erhalten Sie Best Practices, die Sie später auf das gesamte Unternehmen übertragen können.

Layer2 collaboration works Infografik: Way to Modern Work - 3 notwendige Schritte in Phase 2

Phase #2: Nutzungskonzept

Unser Vorgehen sorgt in der zweiten Phase dafür, dass Sie alle notwendigen Vorbereitungen für die Umstellung auf modernes Arbeiten mit Microsoft Teams und Microsoft 365 getroffen haben. Sie erhalten ein Kommunikationskonzept, um proaktiv mit den Stakeholdern und Abteilungen zu kommunizieren. Sie wissen, wie die grundlegeneden Prozesse in Microsoft 365 organisiert werden und kennen den technischen Rahmen Ihres Projekts. Praktisch an dieser Phase: Ein vom Kernteam gestütztes Support-Modell für Microsoft 365-Apps entlastet Sie in der IT und unterstützt die User umfangreich.

Microsoft Teams für Kommunikation und Kollaboration

Mit Microsoft Teams richtig digital kommunizieren

Microsoft Teams ist das Tool, mit dem die Mitarbeitenden vorrangig per Chat oder Videoanruf kommunizieren und E-Mails werden nur noch an Externe verschickt. Alle gehen wertschätzend und richtig in der digitalen Kommunikation miteinander um. Schöne, heile Welt, oder? Der Alltag lehrt uns leider etwas anderes. „Microsoft Teams kann doch niemand benutzen!“ Aussagen, wie wir nur zu gut kennen. Die Mitarbeitenden wissen nicht, wie sie das Tool benutzen sollen und fühlen von den vielen Funktionen überfordert. Die Folge: Alle kommen mit tausend Fragen zur Nutzung auf Sie in der IT zu. Wenn Sie wissen, wie Sie diese Herausforderungen überwinden, wird Microsoft Teams zum zentralen Kommunikations-Tool.

Way to Modern Work - Phase 1: Microsoft Teams richtig für die digitale Kommunikation einsetzen
Way to Modern Work - Phase 3: Microsoft Teams effizient für Kollaboration einsetzen

Mit Microsoft Teams effizient zusammenarbeiten

Moderne, digitale Zusammenarbeit funktioniert nur mit transparenter Kommunikation und Koordination. Die Benutzer:innen sind im Umgang mit Microsoft Teams geschult und wissen, wie sie richtig mit dem Tool umgehen. Die verständliche Struktur der Teams-Umgebung macht Ihr Unternehmen produktiver und unterstützt die Mitarbeitenden bei ihrer täglichen Arbeit. Das ist die schöne heile Welt, die nicht der Realität entspricht. In vielen Unternehmen ist die Dateiablage zu einem wahren Monstrum herangewachsen und wächst noch weiter, weil alle Dokumente dort ablegen, wo sie es für richtig halten. Die IT-Abteilung ist dann nur noch damit beschäftigt, das Chaos aufzuräumen, das die User verursacht haben. Kein Problem, das Sie nicht lösen könnten. Wenn Sie wissen, worauf Sie achten sollten, wird Microsoft Teams ein regelrechter Selbstläufer.

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Wir sind für Sie da.
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