Microsoft Teams Projektmanagement

Cube for Teams hilft IT-Leiter:innen in mittelständischen Unternehmen dabei, die Kontrolle zu behalten, den Wildwuchs in Microsoft Teams zu verhindern und eine nachhaltige Strategie für das Projektmanagement zu etablieren.

Microsoft Teams lässt sich bereits mit den Standard-Apps als Projektmanagement-Tool nutzen, weil Kommunikation, Koordination und Kollaboration in einer Plattform zentralisiert werden.

Für Unternehmen, die als Dienstleister mit Kunden in einem Projekt oder an einem Produkt zusammenarbeiten, reicht der Standard nicht aus. Oft gibt es sehr viele dieser Pojektteams, die häufig neu erstellt und nach Abschluss gelöscht werden oder inaktiv bestehen bleiben. Die Zusammenarbeit in einem Projekt oder an einem Produkt folgt einem standardisierten Prozess, der in Microsoft Teams abgebildet werden soll. Das bringt so einige Herausforderungen mit sich, weil die voll automatisierte Erstellung, Strukturierung und Archivierung von Projekten im Standard nicht möglich sind.

Projekte in Microsoft Teams strukturieren

Cube for Teams.

Mit der Einführung von Microsoft Teams droht der bekannte Wildwuchs, der die effiziente und produktive Zusammenarbeit an Projekten verhindert.

Die IT-Abteilung ist damit beschäftigt, neue Teams manuell anzulegen oder inaktive Teams zu identifizieren und zu bereinigen. Projektleiter:innen versuchen sich einen Überblick über ihre Projekte und die vorhandenen Informationen zu verschaffen. Projektmitarbeitende müssen sich in den unterschiedlich strukturierten Teams zurechtfinden. Das sind nur einige Dinge, durch die das Projektmanagement in Microsoft Teams erschwert wird.

Die voll automatisierte Erstellung, Strukturierung und Archivierung von Projekten unterstützt alle Beteiligten dabei, das Projektmanagement mit Microsoft Teams deutlich effizienter und produktiver zu gestalten.

Lifecycle für Projekte in Microsoft Teams

Teams, die Abteilungen, Prozesse oder Standorte abbilden, benötigen keinen Lifecycle. Sie sind eher „für die Ewigkeit“ gedacht und werden in absehbarer Zeit nicht gelöscht. Diese Teams werden seltener erstellt und sind wenig standardisiert.

Teams, in denen Projekte organisiert werden, benötigen wiederum eine einheitliche Struktur und im besten Fall einen Lifecycle, damit alle Beteiligten zielgerichtet agieren können.

Cube for Teams Infografik zum Lifecycle für Microsoft Teams Projektmanagement

Wildwuchs in Microsoft Teams verhindern und die Kontrolle behalten

Wenn Mitarbeitende selbst unkontrolliert Projektteams erstellen, ist das Chaos für die IT vorprogrammiert. Teams werden ohne Benennungsschema angelegt oder existieren doppelt und dreifach. Zugriffberechtigungen für Externe werden nach Bauchgefühl vergeben und der Speicherplatzbedarf explodiert förmlich. Das alles passiert selbstverständlich nicht aus böser Absicht. Die Mitarbeitenden wissen es nicht besser. Ihnen fehlt das Bewusstsein dafür, welcher katastrophale Mehraufwand dadurch für die IT-Abteilung entsteht. Das Chaos muss unter enormem Zeitaufwand beseitigt werden: inaktive und aktive Teams identifizieren, mit den Verantwortlichen sprechen, Teams zusammenführen und löschen. Während Sie diese Aufgabe bearbeiten, sind garantiert schon wieder fünf neue Projektteams entstanden und der Kreislauf beginnt von vorn.

Cube for Teams hilft Ihnen dabei, die Kontrolle zu behalten, den Wildwuchs zu verhindern und eine nachhaltige Strategie für das Projektmanagement in Microsoft Teams zu etablieren.
 

Microsoft Teams: Übersicht über aktive, inaktive und archivierte Projektteams

Überblick und Sicherheit für Projekte in Microsoft Teams

Sie behalten den Überblick über alle aktiven und archivierten Teams. Die mühsame Zusammenführung von inaktiven Teams entfällt. Zugriffsberechtigungen von externen Benutzer:innen sehen Sie auf einen Blick und ändern diese mit nur einem Klick. Das verbessert die Compliance und Sicherheit in Ihrem Unternehmen.

Templates und Genehmigungs-Workflows zur einheitlichen Erstellung von Projekten in Microsoft Teams

Doppelt und dreifach erstellte Teams für Projekte oder Produkte gehören der Vergangenheit an. Neue Teams werden nach einem definierten Benennungsschema automatisiert erstellt. Besitzer:in und Zweck müssen bei der Erstellung angegeben werden. So wissen Sie sofort, wer für welches Team zuständig ist und wofür es angelegt wurde. Mit Templates sind Sie in der Lage, strukturierte Teams automatisiert zu erstellen. Von Kanälen über Ordner oder Apps bis hin zu Verknüpfungen mit gängigen Projektmanagement-Tools wie Wrike oder Asana.

Die manuelle Erstellung durch die IT-Abteilung ist nicht mehr nötig. Dank Benachrichtigungen behalten Sie trotzdem die Kontrolle über die neu entstandenen Projektteams. Das reduziert den Verwaltungsaufwand in der IT um ein Vielfaches.

Formular zur einheitlichen Erstellung von Projekten mit Microsoft Teams über Templates und Genehmigungsworkflows
Infografik Microsoft Teams Projektmanagement: Berechtigungen über AD-Gruppen steuern

Berechtigungen für Projekte über AD-Gruppen vergeben

Vereinheitlichen Sie die Berechtigungen in Microsoft Teams, indem Sie diese über Ihre AD-Gruppen steuern. Scheiden Mitarbeitende aus, entfernen Sie die Berechtigungen über alle Teams und deren SharePoint-Sites oder Planner hinweg. Ein Klick genügt.

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Überblick über Speicherbegrenzungen in Microsoft Teams

Kostenexplosion vorbeugen und Speichernutzung in Microsoft SharePoint optimieren

Wenn viele Projekte parallel bearbeitet werden und es viele Versionen von großen Dateien gibt, kann es passieren, dass Sie die Speicherbegrenzungen überschreiten und Sie weiteren Speicherplatz bei Microsoft erwerben müssen. Geht diese Information - aus welchen Gründen auch immer - unter, wird Ihr SharePoint Storage im schlimmsten Fall auf read only gestellt und das gesamte Unternehmen ist nicht mehr arbeitsfähig.

Sie behalten im Blick, wo Speicherbegrenzungen überschritten werden, können frühzeitig handeln und die entsprechenden Kapazitäten in SharePoint zur Verfügung stellen.

Projekte in Microsoft Teams archivieren

Eine Möglichkeit, Speicherkapazitäten optimal zu nutzen, ist die automatisierte Archivierung von inaktiven oder ungenutzten Teams. Nach Abschluss eines Projekts bleiben nur die letzten fünf Datei-Versionen erhalten. So wird nicht mehr benötigter Speicherplatz freigegeben, die Übersichtlichkeit wieder hergestellt, die Verwaltung vereinfacht und die Kosten für den SharePoint Storage erheblich reduziert. Der Clou: Die Ergebnisse des Projekts werden allen Mitarbeitenden als Wissensspeicher zur Verfügung gestellt.

Projekte in Microsoft Teams schnell und einfach archivieren
Infografik: Projektdateien von SharePoint in einen günstigeren Speicher auslagern

Projektdateien aus SharePoint in einen anderen Speicher auslagern

Eine weitere Möglichkeit bietet die automatisierte Auslagerung von Dateien in einen günstigeren Speicher. Der Zugriff bleibt weiterhin über Ihre Microsoft Teams- und SharePoint-Umgebung erhalten.

Automatisierte Cloud-Backup-Erweiterung für Ihr Projektmanagement in Microsoft Teams

Vielen Unternehmen ist nicht klar, dass sie selbst für eine ausreichende Datensicherung der Microsoft Cloud-Dienste verantwortlich sin. Der Cloud-Speicher allein stellt noch kein Backup im eigentlichen Sinne dar, weshalb auf manuelle Backups gesetzt wird. Stellen Sie sich das mit hunderten von Projekten vor, an denen aktiv zusammengearbeitet wird. Eine Mammut-Aufgabe, die eine gute Planung und ständige Kontrolle voraussetzt. 

Mit einer automatisierten Cloud-Backup-Erweiterung wird diese Aufgabe kinderleicht. Teams, Kanäle, Chatverläufe und Dateien werden regelmäßig gesichert, sodass Sie diese im Notfall wiederherstellen können. Ohne ständige Kontrolle und zeitaufwändige Planung. 

Icon für automatisierte Cloud-Backup-Erweiterung für Microsoft Teams
Icon Cube for Teams: Projektmanagement in Microsoft Teams skalieren

Projektmanagement in Microsoft Teams skalieren

Sie benötigen keine Drittanbieter-Lizenz und zahlen keine monatliche Gebühr pro Benutzer:in. Das Projektmanagement in Microsoft Teams lässt sich einfach und ohne Mehrkosten skalieren.

Außerdem behalten Sie die volle Kontrolle über Ihre Daten, da diese in Ihrer Microsoft-Cloud bleiben. Das sorgt für zusätzliche Sicherheit.

Module für das Projektmanagement in Microsoft Teams

Cube for Teams ist modular aufgebaut. Sie entscheiden, welche Funktionalitäten Sie im Projektmanagement am besten unterstützen. Somit sind 80% Ihrer Lösung bereits fertig, was eine schnelle Projektdurchführung gewährleistet. Die restlichen 20% sind Individualisierung und Customizing. Wir passen Templates, Metadaten, Benachrichtigungen, Dashboards oder weitere Features nach Ihren Wünschen an.

Formulare, SharePoint-Sites und weitere Elemente werden hinsichtlich Benutzerführung und -akzeptanz in einem einheitlichen Look & Feel erstellt. Dabei entscheiden Sie, ob Ihr Corporate Design komplett in die Lösung einfließt oder ob die Benutzeroberfläche nativ an Microsoft Teams angepasst wird.

Cube for Teams: zwei unterschiedliche Projektübersichten in Microsoft Teams und Microsoft SharePoint
Layer2-Infografik: Projektdaten aus dem Alt-System nach Microsoft Teams migrieren

Migration der Projektdaten nach Microsoft Teams

Die Dateistruktur der bereits bestehenden Projekte muss in den meisten Fällen an die neue Struktur in Microsoft 365 angepasst werden. Relevante Metadaten, gesetzte Berechtigungen, vorhandene Dateien und weitere Informationen werden automatisiert migriert, umstrukturiert und in Microsoft Teams verfügbar gemacht. Für eine reibungslose Zusammenarbeit an Projekten in der neuen Arbeitsumgebung.

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Zufriedene Projektleitung und Projektbeteiligte - ein rundum gelungenes Projektmanagement

Mit der Strukturierung der Projektteams tragen Sie dazu bei, die Akzeptanz von Microsoft Teams bei Projektleiter:innen und Mitarbeitenden dauerhaft und nachhaltig zu steigern.

Projekt-Dashboard und -Details in Microsoft Teams erleichtern das Projektmanagement

Übersicht über alle Projekte in Microsoft Teams

Projektleitende erhalten eine Übersicht über ihre Projekte. Das einheitliche Benennungsschema unterstützt sie dabei, schnell alle relevanten Informationen zu erhalten: Budget, Projektbeteiligte, Änderungen an Dokumenten und mehr.

Mitarbeitende verschaffen sich über Ansichten einen schnellen Überblick über neue Dokumente, Änderungen oder Aufgaben in ihren Projekten.

Projektteams mit einem Klick beitreten

Entsprechend ihrer Berechtigung sehen Mitarbeitene die verfügbaren Teams, an denen sie noch nicht mitarbeiten und können diesen direkt beitreten. Eine manuelle Einladung in das gewünschte Team ist nicht notwendig.

Einem verfügbaren Team in Microsoft Teams ohne Einladung beitreten
Ansicht: Zusätzliche Informationen zum Projekt im Formular ergänzen und automatische Benachrichtigung der Projektbeteiligten

Microsoft Teams mit Templates strukturieren

Neue Teams zu erstellen, wird durch Templates und Automatisierung für Projektmanager:innen wesentlich leichter. Ein neues Projektteam muss nicht in der IT-Abteilung beantragt werden und ist sofort verfügbar. Ebenso kann die Erstellung eines Teams über das CRM- oder ERP-System, das Projektmanagement-Tool oder die Agentursoftware angestoßen werden. Alle vorhandenen Daten werden übernommen und müssen nicht mehrfach eingegeben werden. Zusätzliche Informationen werden einfach über ein Formular ergänzt.

Projektmitglieder werden zu dem Team mit allen benötigten Berechtigungen hinzugefügt und automatisch per E-Mail und in Microsoft Teams benachrichtigt.

Einheitliche Strukturen verbessern die Produktivität und Effizienz in Projekten

Durch die einheitliche Struktur ergibt sich ein weiterer Vorteil: Alle finden sich in den einzelnen Projektteams schneller zurecht. Ein gut strukturiertes Team, eine definierte Dateiablage und moderne Methoden der Zusammenarbeit steigern die Produktivität und Effizienz des Projektteams.

Microsoft Teams: einheitliche Strukturen in Projekten durch vordefinierte Kanäle
Microsoft Teams: Ansicht einer Projektübersichtsseite mit verschlagworteten Dokumenten

Automatische Verschlagwortung für Projekte in Microsoft Teams

Alle Dateien und Informationen werden in Microsoft Teams automatisch mit Metadaten wie Projektname, Projektnummer oder Dokumententyp versehen und sind über die Suche auffindbar.

Außerdem werden sie  den entsprechenden Übersichten zugeordnet, sodass alle Daten zentral am richtigen Ort zusammenlaufen. Selbst Mitarbeitende, die längere Zeit im Urlaub waren, sehen auf den ersten Blick, welche Dokumente neu sind, wo es Änderungen gibt oder welche Aufgaben zu erledigen sind.

Layer2 collaboration works Headerbild: Way to Modern Work - Microsoft Teams und Microsoft 365 sinnvoll für modernes Arbeiten im Unternehmen einsetzen

Microsoft Teams und andere Microsoft-Apps produktiv für moderne, digitale Zusammenarbeit einsetzen

Mit der Strukturierung Ihres Projektmanagements in Microsoft Teams ist Ihnen ein erster Schritt in Richtung moderne, digitale Zusammenarbeit gelungen. Die Einführung von Microsoft Teams und Microsoft 365 ist damit aber noch nicht abgeschlossen.

Mitarbeitende, die nicht an projekt- oder produktbezogenen Teams beteiligt sind, wissen nicht, wie sie richtig mit den Microsoft-Tools umgehen. Diese haben einen großen Einfluss auf die Art und Weise wie sie kommunizieren, sich organisieren und zusammenarbeiten. Unser bewährtes Vorgehen Way to Modern Work hilft Ihnen dabei ein umfassendes Projekt- und strukturiertes Nutzungskonzept zu erarbeiten, damit Sie alle Mitarbeitenden für die modernen Tools und die neue Arbeitsweise nachhaltig begeistern. 

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