Microsoft Exchange Online Migration

E-Mails in die Microsoft-Cloud migrieren

In einigen Unternehmen werden die E-Mails und alle dazugehörigen Informationen immer noch auf einem lokalen Microsoft Exchange-Server gespeichert. Dieser muss von der IT gewartet und gut gegen Angriffe von außen abgesichert werden. Gar nicht auszumalen, was passiert, wenn es einen Stromausfall gibt oder jemand aus Versehen den Stecker zieht. Getränke und Lebensmittel sind im Serverraum strengstens verboten. Nicht immer halten sich die Mitarbeitenden daran und verschütten im schlimmsten Fall Kaffee oder Tee auf dem Server. Selbst wenn Sie den Totalausfall schnell bemerken, ist die gesamte E-Mail-Kommunikation erst einmal lahmgelegt. Kommt dann noch eine instabile und schwache Internetleitung am Standort Ihres Unternehmens hinzu, stört das zusätzlich den Arbeitsfluss aller Mitarbeitenden. Das damit verbundene Eigenrisiko, bewegt viele Unternehmen dazu, Teile der On-Premises-Funktionen in die Microsoft-Cloud zu migrieren. Oftmals werden im ersten Schritt die E-Mails auf Microsoft Exchange Online umgestellt. So erhalten alle Mitarbeiter:innen auch aus dem Homeoffice unabhängigen Zugriff auf ihre E-Mails, Kalender und Aufgaben. Bedeutet für Sie in der IT: weniger Ausfälle, Wartungsarbeiten und Eigenrisiko. 

Andere Unternehmen wiederum verwenden einen Fremdanbieter wie GMX, Gmail oder 1&1 für ihre E-Mailverwaltung. Das bedeutet wiederum für Sie in der IT: doppelte Pflege der Benutzerdaten. Mit der Migration nach Exchange Online verwalten Sie diese zentral im Office 365 Admin Center. 

Layer2-Infografik: Microsoft Exchange Online Migration

Microsoft Exchange Online Migration anhand von zwei Kriterien

Postfächer nach Exchange Online zu migrieren, ist einfacher als Sie denken. Benutzer:innen im Azure AD anlegen, die richtigen Microsoft-Lizenzen verteilen, die Benutzerdaten nachkonfigurieren und fertig.

Eine Migration nach Exchange Online ist vielschichtig und individuell, weshalb Sie anhand von zwei Hauptkriterien definieren sollten, wie Sie vorgehen: die Anzahl der Mitarbeiter:innen und die Performance Ihrer Internetleitung.  

Hybride Migration zu Microsoft Exchange Online

Hybride Migration zu Microsoft Exchange Online

Bei mehr als 15 Mitarbeitenden und einer langsamen Internetleitung, empfiehlt sich eine hybride Migration in die Microsoft-Cloud. Dabei werden Ihr Microsoft Exchange Server und Exchange Online miteinander verbunden. Alle Postfächer, inklusive Kalender, Aufgaben und Dateien können migriert werden. Dabei entscheiden Sie explizit, wie viele Mitarbeiter:innen zu welcher Zeit umgezogen werden. Die Migration läuft automatisch, Sie müssen dann nur noch mal überprüfen, ob alles in die Microsoft-Cloud migriert wurde und den Usern die neuen Anmeldedaten für Microsoft 365 mitteilen.

On-Premises und Cloud als ein System

Maximal flexibel.

Sie sparen Zeit und haben weniger Aufwand. Außerdem können Sie die Migration über mehrere Tage oder Wochen durchführen. Ist zum Beispiel jemand im Urlaub, kann das entsprechende Postfach Tage später migriert werden. Die E-Mails gehen trotzdem wie gewohnt ein und aus. Sie sollten nur beachten, dass gemeinsam genutzte Ordner und die Mitarbeitenden, die daran zusammenarbeiten, mit wenig zeitlichen Abweichungen in die Cloud verschoben werden. Sie bleiben maximal flexibel und haben die volle Kontrolle darüber, wann Sie welchen Schritt durchführen. Das sorgt für einen störungsfreien Ablauf während der gesamten Migration nach Exchange Online.

Layer2 Infografik: Hybride Migration zu Microsoft Exchange Online | On-Premises und Cloud als ein System
Layer2 Infografik: Export-Import-Migration nach Microsoft Exchange Online

Export-Import-Migration nach Microsoft Exchange Online

Sie möchten weniger als 15 Mitarbeitende nach Exchange Online umziehen? Dann empfehlen wir Ihnen eine Export-Import-Migration. Dabei macht es keinen Unterschied, ob Sie von einem On-Premises-System oder von einem Fremdanbieter wie Gmail, GMX oder 1&1 in die Microsoft-Cloud migrieren.

Wenig Aufwand für die IT-Abteilung

Einfach mit Microsoft 365.

Diese Art der Migration führen die Mitarbeitenden größtenteils allein durch. Der Vorteil liegt klar auf der Hand: Sie in der IT-Abteilung haben damit wenig Aufwand. Sie sind lediglich dafür verantwortlich den Export aus Outlook durchzuführen und den MX-Record umzustellen. Die Benutzer:innen müssen sich dann nur in Microsoft 365 bei Outlook anmelden, um den Import der E-Mails und Daten eigenständig zu übernehmen. Unser Tipp: Schreiben Sie dazu eine kurze Anleitung. Um den Rest kümmern sich die User.

Layer2 Infografik: Export-Import-Migration nach Microsoft Exchange Online | Export aus Outlook
Layer2-Infografik:1 & 1, Gmail, GMX & Co. nach Exchange Online migrieren

1&1, Gmail, GMX & Co. nach Microsoft Exchange Online migrieren

Wenn Sie mehr als 100 Mitarbeitende von 1&1, Gmail, GMX & Co. nach Exchange Online migrieren, raten wir Ihnen, sich von einem Migrationstool wie CodeTwo unterstützen zu lassen. Die leistungsstarke Anwendung sorgt für sichere und automatisierte Datenmigrationen von IMAP-Servern zu Microsoft 365.

IMAP-Migration filtern, planen und auswerten

Mit voller Kontrolle.

CodeTwo ist einfach konfiguriert. Ohne PowerShell-Scripting. Filter- und Scheduler-Funktionen sorgen dafür, dass alle E-Mails nach Exchange Online migriert werden. Praktisch: Reportings zur Auswertung der migrierten Postfächer. So behalten Sie vor, während und nach der Migration die volle Kontrolle. Kalender, Aufgaben und Dateien müssen von den Mitarbeitenden eigenständig nachgepflegt werden. Mit einer kurzen Anleitung ist das aber kein Problem und gibt Ihnen die Sicherheit, dass alles nach Plan läuft.

Migrationstool CodeTwo: verschiedene Arten von Berichten nach Migration | Quelle: https://www.codetwo.de/office-365-migration/migrationsberichte#scrollTo
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E-Mails in der Microsoft-Cloud

Erfolgsgeschichten unserer Kunden. Der Umzug der E-Mail-Kommunikation nach Exchange Online bedeutet für die IT-Abteilung zukünftig: weniger Ausfälle, Wartungsarbeiten und Eigenrisiko.

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