Migration von SharePoint Online: Cloud zu Cloud

Dateistruktur in Microsoft Teams abbilden

In einigen Unternehmen kommt es vor, dass zwei oder mehrere Microsoft Tenants aufgrund einer Firmenfusion zusammengeführt werden müssen. In anderen muss das Microsoft 365-Hauptkonto aufgeteilt werden. Das passiert, wenn Kundendaten aufgrund von Compliance-Richtlinien nur noch in der EU gespeichert werden dürfen.

In beiden Fällen bedeutet das für Sie in der IT: jede Menge Arbeit. Vor allem dann, wenn der Microsoft Tenant ohne Konzept angelegt wurde. So kann es sein, dass Sie sich in Ihrer SharePoint-Umgebung mit einer ungewöhnliche URL-Struktur herumschlagen müssen, die Sie im Nachhinein nicht mehr ändern können. In der Zwischenzeit haben sich die Mitarbeitenden schon in SharePoint Online ausgetobt und diverse Seiten angelegt, in die sie dann Dokumente hochgeladen haben. Wird Microsoft Teams bereits im Unternehmen genutzt, ist das Chaos perfekt. Dürfen die User dann noch eigenständig Teams anlegen, tun sie es auch. Ohne Rücksicht auf Verluste. Oftmals wissen sie nicht, welche Folgen es hat, wenn sie zum Testen einfach mal ein Team erzeugen und dort Dokumente ablegen. Es entstehen immer mehr SharePoint-Seiten und Ihre Cloud-Umgebung wächst. Je länger Sie warten, umso schlimmer wird es. Dann sind Sie nur noch damit beschäftigt das Chaos zu beseitigen.

Mit aufgeräumten Berechtigungsstrukturen und klar voneinander getrennten Bibliotheken passiert Ihnen das nicht. Ein strukturiertes Microsoft-Hauptkonto, verschafft Ihnen endlich wieder Zeit für die wichtigen Aufgaben und befreit Sie von den lästigen Aufräumarbeiten.

Layer2-Infografik: File-Server-Migration zu Microsoft Teams

Migrationskonzept für Microsoft Tenants

Schluss mit Chaos.

Die Basis für einen strukturierten Neustart bildet ein gut durchdachtes Migrationskonzept. Überlegen Sie genau, was Sie migrieren möchten und wie Ihre Daten zukünftig abgebildet werden sollen. Dazu zählen auch alle Workflow-Anwendungen. Ist Microsoft Teams bereits ein zentraler Bestandteil Ihres Unternehmens, sollten Sie unbedingt darüber nachdenken, inwiefern die Migration dazu beiträgt, die Arbeitsweise zu verbessern und effizienter zu gestalten. Dazu gehört unter anderem relevante SharePoint-Bibliotheken nach Teams zu übertragen.

Benutzerführung verbessern

Die Umstrukturierung bietet Ihnen die Chance schlecht gewählte oder falsch geschriebene URLs auszubügeln. Außerdem können Sie Site Collections sinnvoll aufteilen und an die Abteilungen anpassen. Eine intuitive Navigation und gut durchdachte Hubsite-Struktur verbessern die Usability und sorgen für mehr Akzeptanz bei den Mitarbeitenden.

Endlich wieder Zeit für die wichtigen Aufgaben in der IT. Dank der aufgeräumten SharePoint-Umgebung behalten Sie die volle Kontrolle und den Überblick.

Migrationskonzept für Microsoft Tenants | Beispiel: SharePoint Site mit allen Daten an Abteilung angepasst
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