Moderne Intranet-Lösung mit wertvollen und relevanten Informationen
Kampagnen betreuen, Social Media im Blick behalten, Pressemitteilungen schreiben und immer relevanten sowie wertvollen Content zur Verfügung stellen, um das Unternehmen nach außen als starke Marke sichtbar zu machen. Mit diesen oder ähnlichen Aufgaben beschäftigen sich Kommunikationsverantwortliche in Unternehmen täglich. Als Bindeglied zwischen Geschäftsführung und Belegschaft, gehört die interne Unternehmenskommunikation mit zu ihren Aufgaben. Unternehmensweite Neuigkeiten sollen dabei unterstützen, sich mit dem Unternehmen zu identifizieren. Eine wichtige Aufgabe, die eigentlich nicht nebenbei erledigt werden sollte. Die Realität sieht aber anders aus, denn die Zeit, die Ihnen für die interne Kommunikation bleibt, reicht meistens nur für das Nötigste. Der Sammelpunkt für diese Inhalte sollte eigentlich das Intranet sein. In vielen Unternehmen ist aber genau das Gegenteil der Fall.
Klassisches Intranet: der Ort für veraltete Informationen
Wer kennt es nicht, das klassische Intranet. Mit dem ursprünglichen Ziel, allen Ressourcen des Unternehmens ein Zuhause zu bieten, um Wissen bereitzustellen und zu verbreiten. Eigentlich sollten die User dort alle wichtigen Themen finden, tun sie aber nicht, weil das Intranet als Abladeplatz für veraltete Informationen dient. Die User empfinden es als unlogisch, chaotisch und viel zu komplex. Das ist auch kein Wunder, weil die Struktur nicht mehr den Bedürfnissen des Unternehmens und der Menschen darin entspricht. Früher einseitig vom Unternehmen gesteuert, wurden alle Neuigkeiten - ob relevant oder nicht – einfach über den armen Angestellten ausgegossen. Getreu dem Motto: „Das hat einfach jeden zu interessieren.“ Das funktioniert heutzutage nicht mehr. Mitarbeitende beschäftigen sich nur mit Ihrem Intranet, wenn sie dort alle Informationen finden, die für ihre tägliche Arbeit wichtig sind und wenn sie die Möglichkeit haben, sich unmittelbar zu den Themen auszutauschen. Ein modernes Informationsportal auf Basis von SharePoint Online hilft Ihnen dabei, wichtige Inhalte zielgerichtet bereitzustellen.
Intranet mit Informationen aus allen Bereichen des Unternehmens
Viele Nutzer:innen behaupten zwar immer noch, dass sie im Intranet alles auf einen Blick sehen wollen, die Realität sieht jedoch ganz anders aus. Die einzige Seite, die regelmäßig angeklickt wird, ist der Essensplan. Die Basis für ein modernes Informationsportal bildet eine gut durchdachte und logische Struktur, in der sich alle intuitiv zurechtfinden. Auch mobil. Und schon gehören Fragen wie „Wo finde ich denn …?“ der Vergangenheit an. Wenn die User wertvolle Inhalte erwarten können, schauen sie regelmäßig vorbei und beschäftigen sich intensiv mit Ihrem Intranet. Die Startseite ist der Ausgangspunkt für Mitarbeitende, wodurch wesentlicher Content immer aus dem Augenwinkel wahrgenommen wird. Außerdem können sich die Anwender:innen ihre nächsten Termine und E-Mails ebenfalls dort anzeigen lassen. Die Ausgabe der Informationen aus unterschiedlichen Abteilungen und Kanälen können Sie in SharePoint Online also sehr präzise steuern.
Bestens informiert dank SharePoint Sites für jede Abteilung
Wir sind´s. Hallo!
„Bitte einmal an alle kommunizieren. Danke!“ Wichtige Neuigkeiten aus den Abteilungen landen bei Ihnen auf dem Tisch, weil Sie diese im Unternehmen verteilen sollen. Und da liegt das Problem. Einerseits sind diese unvollständig und Sie sind wieder damit beschäftigt sie zu vervollständigen. Das kostet Sie unnötig viel Zeit, die Sie eigentlich für wichtigere Themen bräuchten. Andererseits haben die Teams keine Möglichkeit, selbst Neuigkeiten im Intranet bereitzustellen, weil es keinen eigenen Bereich dafür gibt. Deshalb müssen sich Mitarbeitende oft durch die Abteilungen fragen, wenn sie auf der Suche nach der neuesten Präsentationsvorlage, Arbeitsschutzverordnung oder dem nächsten Termin für ein wichtiges Seminar sind. Warum also nicht für jede Abteilung eine eigene SharePoint-Seite im Intranet zur Verfügung stellen und einen Ort schaffen, an dem sich die Teams vorstellen, über Neuigkeiten informieren oder ihre wesentlichen Themen verwalten?
SharePoint-Intranet mit Workflows
Die Abteilungsseiten bieten Ihnen außerdem die Möglichkeit spezifische Prozesse in Ihrem SharePoint-Intranet abzubilden. Die richtige Digitalisierung sorgt außerdem für Transparenz im Ablauf der Prozesse und eine visuelle Übersicht. Auch in Zeiten von Homeoffice & Co. Die richtigen Workflows übernehmen gerne lästige Routineaufgaben. Einfach so – ohne Frustration, ohne Fehler und mit schnelleren Ergebnissen.
User begeistern, Mitarbeitende binden
Ob völlig individuell zusammengestellte oder komplett identisch aufgebaute SharePoint-Seiten, entscheiden Sie. User Experience wird bei uns großgeschrieben, deshalb sind Look-and-Feel über das gesamte Intranet hinweg selbstverständlich einheitlich. Es lohnt sich – auch für Sie. Haben die Abteilungen nämlich selbst die Möglichkeit, den Informationsfluss im Intranet zu steuern, sind Sie nicht mehr dafür zuständig. Alle sind auf dem neuesten Stand und Sie können sich auf andere Aufgaben fokussieren. Die Angestellten wiederum finden wichtige Informationen im Intranet, ohne dabei überfordert zu werden.
Quicklinks: nützlich, verständlich und intuitiv
Praktische Quicklinks unterstützen die Anwender:innen dabei, sich noch schneller und zielgerichteter durch Ihr SharePoint-Intranet zu bewegen. Welche Links zu wichtigen internen und externen Seiten hinterlegt werden, bleibt Ihnen überlassen. Vollkommen flexibel und anpassbar.
Ist der Job noch zu haben?
Reduzieren Sie das Chaos und machen Sie HR-Dienstleistungen für alle bequem und an einem Ort zugänglich. Zeigen Sie Jobangebote für interne und externe Stellen einfach direkt in SharePoint Online an. Weniger Aufwand auch für die Personalabteilung: Sie muss nicht mehr explizit auf offene Jobs aufmerksam machen, weil die Mitarbeitenden selbst im Intranet nachsehen können. Müssen sie sich obendrein nicht noch gesondert in einem externen Stellentool anmelden, ist es für sie umso leichter, sich über aktuelle Jobangebote Ihres Unternehmens zu informieren. Filter und Suche mit eingeschlossen.
Veranstaltungen und Termine direkt im Blick
Ist ein Kunde im Haus oder findet gerade ein Vorstellungsgespräch statt? Es gibt Termine, die das gesamte Unternehmen betreffen und über die alle Personen informiert werden sollen. Nutzen Sie Ihr Intranet, um diese Termine für alle zur Verfügung zu stellen. Ein zentraler Veranstaltungskalender macht es Ihnen noch leichter, alle darüber zu informieren. Der Clou: Die Angestellten können sich die Termine sogar direkt in ihrem Outlook-Kalender anzeigen lassen. Termine, die nur für bestimmte Teams interessant sind, platzieren Sie am besten auf den entsprechenden Seiten Ihres Intranets.
Damit „alles Gute nachträglich“ eine Ausnahme wird
Wer demnächst Geburtstag hat, sehen Sie im digitalen Geburtstagskalender Ihres SharePoint-Intranets. Es bleibt Ihnen überlassen, ob Sie den Kalender innerhalb des Teams, der Abteilung oder für alle im Unternehmen anzeigen. Selbstverständlich DSGVO-konform. In jedem Fall sind Sie immer informiert und können rechtzeitig eine kleine Aufmerksamkeit zum Ehrentag besorgen.
Überblick über Urlaub, Homeoffice & Co.
Für Transparenz und Planungssicherheit im Team sorgt ein Abwesenheitskalender im Intranet. Alle sehen, wer gerade im Urlaub ist, eine Weiterbildung besucht oder aus dem Homeoffice arbeitet. Je nach Struktur Ihres Unternehmens, entscheiden Sie, ob die Abwesenheiten aller Kolleg:innen zentral im Intranet angezeigt werden oder nur auf den jeweiligen Abteilungsseiten. Einfacher geht es kaum: Antrag ausfüllen und mit einem Klick einreichen. Um den Rest kümmern sich Workflows im Hintergrund.
News von allen für alle
Ein Intranet stirbt, wenn die Inhalte wenig aktuell und überhaupt nicht relevant für die User sind. Bis auf den Essensplan oder Wetterbericht hat sich seit Tagen nichts verändert? Kein Wunder, dass die Belegschaft nicht im Intranet vorbeischaut. Wieso sollte sie auch? Nötige Informationen, die sie bei der Arbeit unterstützen, suchen sie hier vergebens. Neuigkeiten aus den Abteilungen sind wertvoller Content, den Sie sich keinesfalls entgehen lassen sollten. Mitarbeitende, die gerne News im Intranet bereitstellen würden, können es nicht, weil es viel zu kompliziert ist. Also müssen Sie diese Aufgabe dann wieder selbst übernehmen.
Neuigkeiten bündeln und Mitarbeitende mit einbeziehen
Lebendige Informationen.
Im Zentrum eines modernen Intranets stehen die Menschen. Natürlich ist es nach wie vor wichtig, Neuigkeiten zur Strategie des Unternehmens oder Neuerungen zu Produkten und Dienstleistungen zu teilen, aber Ihre Mitarbeitenden erwarten mehr als unpersönliche und trockene Top-Down-Kommunikation. Binden Sie sie mit ein und stellen Sie die Bottom-Up-Kommunikation in den Mittelpunkt. News können in SharePoint Online denkbar einfach, intuitiv und ohne IT-Kenntnisse von allen erstellt werden. Sie entscheiden, ob Sie einfach nur einen Link als Neuigkeit bereitstellen, ausführliche Newsartikel mit Bildern schreiben oder einen News-Ticker für Branchennews in Ihr Intranet einbinden. Neuigkeiten der Geschäftsführung, aus den unterschiedlichen Abteilungen oder von und für Mitarbeitende. Den Informationsfluss im Intranet gestalten Sie so, wie Sie es möchten. Natürlich auf die Anwender:innen zugeschnitten.
Interessante, spannende und hilfreiche Themen im Intranet
Die Kommentarfunktion von Newsartikeln in SharePoint Online sorgt für einen regen Austausch untereinander. Außerdem können Personen mit @ auf interessante Neuigkeiten aufmerksam gemacht werden. Sollten Neuigkeiten einmal nicht gelesen werden, bekommen die Mitarbeiter:innen eine E-Mail, die alle Newsartikel zeigt, die sie noch nicht gelesen haben. Keywords helfen dabei, relevante News im Intranet zu finden und zu sortieren. Wichtige Informationen erreichen nun jede Person im Unternehmen.
Yammer für noch mehr soziale Interaktion
Um auf dem Laufenden zu bleiben, vernetzen wir uns im privaten Umfeld auf verschiedenen Social Media-Plattformen, wie Facebook, Instagram, twitter, LinkedIn oder XING. Denn das gehört irgendwie ja mit dazu. Einfach so. Wieso nicht auch auf ein internes, soziales Netzwerk setzen, in dem alle Informationen teilen, liken und kommentieren können? Mit Yammer schaffen Sie einen Ort für transparenten Wissensaustausch und offene Kommunikation in Ihrem Intranet. Jede:r Einzelne kann sich einbringen, informieren und weiterentwickeln.
Videos und Podcasts in Ihrem SharePoint-Intranet
Videos und Podcasts erfreuen sich immer größerer Beliebtheit, weil Inhalte verständlicher und emotionaler vermittelt werden. Es kostet uns mehr Zeit, starre Texte mit Bildern zu erfassen und zu verstehen. Im privaten Umfeld nutzen wir Videos und Podcasts regelmäßig für verschiedene Zwecke. Wir haben durch sie einfachen Zugang zu vielfältigen Themen, die uns interessieren. Mittlerweile folgen viele Unternehmen dem Trend und setzen unter anderem auf diese neuen Medien, um Informationen und Neuigkeiten über das Intranet zu verbreiten.
Inhalte die bewegen
Verständlich, persönlich und nah dran.
Wie wäre es denn, wenn die Geschäftsführung per Videobotschaft über aktuelle Themen informiert, Abteilungen in Podcasts über ihre lustigsten Kundenerlebnisse berichten oder ihr Expertenwissen teilen? Zusätzlich können Sie aufgezeichnete Meetings, Webinare oder Schulungen anbieten und an verschiedenen Stellen im Intranet bereitstellen. Endlose Möglichkeiten. Die Videos und Podcasts werden zentral und für alle zugänglich in der internen Videoplattform Microsoft Stream gespeichert. Liken, teilen und kommentieren funktioniert genauso wie auf YouTube, ist aber sicherer. Um Ihre Lieblingsvideos und bevorzugten Podcasts später besser wiederzufinden, speichern Sie diese doch einfach in Ihrer persönlichen Watchlist. Sie können auch nach Stream-Videos suchen, diese filtern und sortieren. So wie Sie es möchten.
In Ihr SharePoint-Intranet integriert: Videos von YouTube, Vimeo & Co.
Sie haben bereits Videos und Podcasts auf YouTube, Vimeo & Co. veröffentlicht? Dann binden Sie diese doch gleich in SharePoint Online ein. Für eine größere Reichweite innerhalb der Firma und einen verbesserten Informationsfluss. Sie können die internen Views vom Tracking ausschließen, um später valide Daten für die Auswertung zu erhalten.
Da tut sich etwas: neues Dokument für dich!
Moderne Informationsplattformen sorgen dafür, dass die Belegschaft immer informiert ist und es auch bleibt. Werden für sie wichtige Dokumente im Intranet veröffentlicht, wissen sie es. Egal, ob diese über Microsoft SharePoint, Microsoft OneDrive oder Microsoft Teams hochgeladen wurden. Die Dateien stehen zentral im Intranet zur Verfügung. Und zwar genau an der Stelle, an der die User sie erwarten. Einfach so. Kein Rätselraten oder Herumgesuche mehr. Außerdem können die User Dokumente parallel bearbeiten und in diesen diskutieren. In Echtzeit. Und ja, es funktioniert in SharePoint Online wirklich reibungslos. Die freie, ungezwungene Kommunikation unterstützt den kollaborativen Wissensaustausch und sorgt für eine effiziente Zusammenarbeit.
Und die Dokumente aus Dropbox, Google Drive & Co.?
Endlich vereint.
Die nehmen Sie einfach mit in Ihr Intranet. Dokumente, die Sie bisher in Dropbox, Google Drive oder anderen Dateisystemen gespeichert haben, können wir nach SharePoint Online übertragen. Kinderleicht und schnell gemacht.
Dokumente einfach finden
Dank der ausgeklügelten Suchtechnologie in SharePoint Online finden Sie relevante Dokumente, anstatt sie zu suchen. Suchbegriff eingeben und alles durchsuchen. Nicht nur Titel, sondern auch alle Dateiinhalte. Das ist doch mal was, oder?
Helpdesk und FAQs für schnelle Hilfe ohne lange Wartezeit
Sie brauchen Hilfe und niemand fühlt sich zuständig? Damit sind Sie leider nicht allein. In vielen Unternehmen ist es immer noch so, dass sich Mitarbeitende bei Problemen umständlich durchfragen müssen - mit wenig Aussicht auf Erfolg. Das ist frustrierend. Vor allem, weil wir heutzutage sofortige Antworten auf unsere Fragen oder Hilfe bei Problemen erwarten. Damit sich die User ernst genommen fühlen, ist es wichtig ihre Probleme so schnell wie möglich zu lösen und die Lösung idealerweise beim Erstkontakt bereitzustellen. Passiert das nicht, kümmern sie sich selbst um das Problem oder belassen es einfach dabei, obwohl es ihre Arbeit erschwert. Mit einer gut durchdachten Helpdesk-Seite inklusive Self-Service-Elementen in Ihrem Intranet passiert das nicht.
Automatische Unterstützung bei Fragen und Problemen
Rund um die Uhr.
Fühlen sich die Mitarbeitenden ausreichend unterstützt, bleiben Sie Ihrem Unternehmen treu. FAQs sind Teil des Help Centers. Hier können die Anwender:innen eigenständig und proaktiv nach Lösungen für ihre Probleme suchen. Außerdem können Sie die Wissensdatenbank um hilfreiche Beiträge, User Guides, Handbücher oder Dokumentationen ergänzen, wenn Ihr Unternehmen weiterwächst. Ein Chatbot, der den Nutzenden für einfache Fragen zur Verfügung steht, macht den Self-Service-Bereich Ihres SharePoint-Intranets noch intuitiver.
Ein Helpdesk gestaltet komplexe Anfragen simpel
Machen Sie es Mitarbeiter:innen so einfach wie möglich, sich mit komplexen Anliegen an die richtigen Personen zu wenden. Einfach Problem melden und Anfrage absenden. Workflows im Hintergrund sorgen dafür, dass die Anfrage die Verantwortlichen ganz sicher erreicht. Der Status der Anfragen ist zu jeder Zeit im Intranet einsehbar und sorgt für mehr Transparenz und weniger Chaos im Prozess. Fragen wie: „Wurde mein Anliegen schon bearbeitet?“ entfallen. So werden diejenigen, die die Anfragen bearbeiten zusätzlich entlastet und können sich auf die Lösung der komplexen Probleme konzentrieren. Beantwortete Fragen können Sie dann wiederum in FAQs umwandeln, um die Wissensdatenbank in SharePoint Online fortlaufend mit wertvollen Informationen zu erweitern.
Digitales Personenverzeichnis im Intranet
Kolleg:innen mit denen wir nicht täglich zusammenarbeiten, kennen wir oft nicht persönlich. In großen und verteilten Unternehmen ist es dann umso schwieriger, die richtigen Expert:innen ausfindig zu machen. Was dazu führt, dass sich die Mitarbeitenden dann umständlich durch das Unternehmen fragen müssen. Teilweise erfolglos, weil ihnen niemand helfen kann. Ein digitales und zentrales Personenverzeichnis gehört deshalb in jedes moderne Intranet.
Kolleg:innen schnell im Intranet erreichen
Nur einen Klick entfernt.
Die User müssen einfach nach dem Namen, der Abteilung oder Stellenbezeichnung suchen und fertig. Anhand der Profilbilder sehen sie, ob sie die richtige Person gefunden haben und können mit einem Klick unkompliziert Kontakt aufnehmen. Per Chat, E-Mail, Telefon oder direkt mit einer Videobesprechung in Microsoft Teams. Einfach und flexibel.
Erfolgreiche Zusammenarbeit innerhalb der Teams
Unserer Ansicht nach, sollte Ihr SharePoint-Intranet auf die Verteilung relevanter Informationen ausgelegt sein. Immer mehr Funktionalitäten machen den digitalen Arbeitsplatz zunehmend komplexer. Wer soll da noch den Überblick behalten? Unsere Empfehlung: Verlagern Sie die digitale Zusammenarbeit in die Welt von Microsoft 365 und Microsoft Teams, weil diese Tools speziell dafür ausgelegt sind.
Mit Microsoft Teams und anderen Microsoft-Apps sinnvoll zusammenarbeiten
Microsoft Teams und die dazugehörigen Apps werden von vielen Unternehmen nicht sinnvoll eingesetzt, was zu Aussagen wie „Microsoft Teams? Damit kann kein Mensch arbeiten!“ führt. Das ist sehr schade, denn richtig genutzt, verändern sie die Zusammenarbeit maßgeblich und machen Ihr Unternehmen effizienter. Wir helfen Ihnen dabei, die Microsoft Collaboration-Tools innerhalb von 3 Monaten erfolgreich und sinnvoll für modernes, digitales Arbeiten einzusetzen.
Modernes Intranet: ein Ort für aktuelle, lebendige Informationen
Erfolgsgeschichten unserer Kunden. Wertvoller und relevanter Content sorgt im modernen Informationsportal auf Basis von SharePoint dafür, dass die Mitarbeitenden regelmäßig vorbeischauen und bestens informiert sind.
