Unternehmensnachrichten bündeln
Die Aufgaben von Kommunikationsverantwortlichen in Unternehmen sind überaus vielfältig. Sie unterstützen die Geschäftsleitung bei der Definition der Kommunikationsstrategie, die die Unternehmenswerte widerspiegelt und die Geschäftsziele unterstützt. Das Unternehmen als starke Marke nach außen sichtbar machen, neue Produkte und Dienstleistungen fördern, Social Media-Kanäle und diverse Kampagnen betreuen. Allen voran: relevante Themen identifizieren und wertvolle Inhalte zur Verfügung stellen. Das sind zahlreiche Aufgaben, die es zu erledigen gibt.
Neben der Außenkommunikation, zählt natürlich auch die interne Kommunikation dazu. Das bringt zwar erfreuliche Abwechslung mit sich, ist aber auch eine große Herausforderung. Die Mitarbeitenden sollen sich mit dem Unternehmen, den Werten und der Mission identifizieren. So gehört die Verteilung der unternehmensweiten Neuigkeiten und Informationen mit zu Ihren Aufgaben. Ebenso wichtig, wenn nicht sogar noch wichtiger: Mitarbeitendenbindung. Die sollte eigentlich an erster Stelle stehen, oder? „Das ist doch nebenbei mal schnell gemacht.“ Sie wissen es, wir wissen es: Das stimmt so nicht, denn die Zeit, die Sie für die interne Kommunikation zur Verfügung haben, reicht nur für das Allernötigste. Das Intranet sollte die unterstützende Plattform dafür sein. Leider ist genau das Gegenteil der Fall.
Viele Intranets sind zu komplex und zu unlogisch für die Mitarbeitenden
„Unser Intranet? Das alte Ding? Da schaue ich nie rein.“ Zu komplex, zu schwierig zu bedienen und ohne logische Struktur. Damals an den Bedürfnissen der User vorbei entwickelt, wird es heute kaum genutzt. Die Erstellung von News-Artikeln ist obendrein kompliziert, unflexibel und überhaupt nicht intuitiv. So verbringen Sie Stunden damit, die Informationen für alle aufzubereiten – mit dem Wissen, dass sich niemand ins Intranet verirrt, um die News zu lesen. Trotzdem sollen die Neuigkeiten alle erreichen. Einige Unternehmen erstellen eine Ankündigung in Microsoft Teams, die von vielen nur als Chatnachricht wahrgenommen und dann übersehen wird. Oder sie greifen dann doch wieder auf die gute, alte E-Mail zurück. Egal wie wir es drehen und wenden, die News erreichen am Ende dann doch nicht alle Personen und das, obwohl Sie diese doppelt und dreifach über verschiedene Kanäle verteilen. Das kostet unnötig viel Zeit und ist frustrierend.
Wertvolle und relevante Neuigkeiten
Die Mitarbeitenden schauen kaum oder gar nicht im Intranet vorbei, wenn sich seit Tagen bis auf den Wetterbericht nichts verändert hat. Und das, obwohl es doch eigentlich immer etwas zu berichten gibt. Wenn es nur Inhalte gibt, die wenig aktuell und nicht relevant für die User sind, ist ein Intranet tot. Natürlich ist es wichtig, die Informationen zur Strategie des Unternehmens oder Neuerungen zu Produkten und Dienstleistungen zu teilen. Aber, Beiträge von und für Mitarbeitende bieten unglaublich wertvollen Content, der Ihnen dabei hilft, relevante Themen zu identifizieren. Nah an der Belegschaft wissen Sie, welche Zielgruppen es gibt, wie häufig Sie informieren sollten und wer Sie beim Erstellen von Artikeln unterstützen könnte. Selbst die Mitarbeitenden, die keinen festen Schreibtisch haben und größtenteils mobil arbeiten.
News von allen und für alle
Langweilig war gestern.
Eine moderne News-Plattform auf Basis von SharePoint Online macht es Ihnen leicht, News im Unternehmen zu verteilen. Nicht nur Ihnen, sondern allen Personen, die sich gerne redaktionell beteiligen möchten. News im sind Handumdrehen erstellt und im Intranet veröffentlicht. Denkbar einfach, intuitiv und ohne IT-Kenntnisse. Ein Link als Neuigkeit, ausführliche Newsartikel mit Bildern oder ein News-Ticker für Branchennews. Es liegt bei ganz bei Ihnen. Eigene Vorlagen für News-Artikel machen das Erstellen für alle Personen noch einfacher.
Damit alle, alles wissen
Sollten Neuigkeiten einmal nicht gelesen werden, bekommen die Mitarbeitenden automatisch eine E-Mail mit allen Newsartikeln, die sie noch nicht gelesen haben. Wichtige Informationen erreichen so nun jede Person im Unternehmen und Aussagen wie „Wo stand das denn? Das habe ich nicht gesehen“ gehören der Vergangenheit an. Der Clou: messbare Ergebnisse. Sie sehen in SharePoint Online nämlich, wie oft ein Artikel gelesen wurde und erkennen direkt, welche Inhalte relevant für die Mitarbeitenden sind.
VLOG: News als Video im Intranet
Videos sind sehr beliebt. Kein Wunder, sie vermitteln schneller Informationen und Emotionen, als starre Texte mit Bildern. Von Tutorials über Comedy Shows bis hin zu Musikvideos. In unserem privaten Umfeld nutzen wir Videos regelmäßig für verschiedene Zwecke. Gerade der Erfolg von YouTube zeigt uns aber auch, dass erfolgreiche Videos nicht immer aufwendig produziert sein müssen. Selbst semiprofessionell oder amateurhaft produziert, vermitteln sie ihre Botschaft an die Zielgruppe. Warum nicht auch dem Trend folgen und auf Videos setzen?
Verständlich, persönlich und nah dran
Ein echter Hingucker.
So könnte die Geschäftsführung über aktuelle Unternehmensnews per Videobotschaft informieren oder Experten aus den Abteilungen könnten ihre Erfahrungen aus der Praxis teilen. Aufgezeichnete Meetings, Webinare oder Schulungen können Sie ebenfalls im Intranet zur Verfügung stellen. Ihnen sind keine Grenzen gesetzt. Die Videos werden in der internen Videoplattform Microsoft Stream gespeichert und können direkt zu Newsartikeln aus SharePoint Online hinzugefügt werden. Liken, teilen und kommentieren inklusive. Ähnlich wie YouTube, nur sicherer. Mit allen Funktionen, die Sie kennen. Um Videos später besser wieder zu finden, speichern Sie diese in Ihrer persönlichen Watchlist oder Sie suchen direkt nach relevanten Stream-Videos.
Ihre SharePoint News-Plattform mit Videos von YouTube, Vimeo & Co.
Nutzen Sie bereits YouTube, Vimeo oder andere Videoplattformen für Ihr Unternehmen? Dann zeigen Sie diese Videos doch auch im Intranet an. Für einen verbesserten Informationsfluss und eine größere Reichweite innerhalb der Firma. Um trotzdem valide Daten für die Auswertung zu erhalten, können Sie die internen Views vom Tracking ausschließen.
Neuigkeiten aus allen Bereichen Ihres Unternehmens
Eine gute Struktur ist das A und O einer modernen News-Plattform. Sie sollte leicht verständlich und logisch aufgebaut sein, damit sich alle Personen intuitiv im Intranet zurechtfinden. Dann schauen sie nämlich auch regelmäßig vorbei und beschäftigen sich intensiv mit der Plattform. Vor allem aber, wenn sie relevante und interessante Informationen erwarten können. Der Content wird typischerweise am prominentesten Ort im Intranet angeboten: der Startseite. Sie ist der Ausgangspunkt für Mitarbeitende, wodurch relevante Inhalte aus dem Augenwinkel wahrgenommen werden. Die Ausgabe der Newsartikel auf der SharePoint-Startseite können Sie präzise steuern. Das funktioniert ähnlich wie das Schalten von Werbung in öffentlichen und sozialen Netzwerken. Globale oder standortspezifische Informationen werden automatisch passend für die Mitarbeitenden angeteasert. Artikel mit besonders hohen Klickraten, Likes oder Kommentaren können Sie auch nachträglich für alle im Intranet zugänglich machen. Aus unterschiedlichen Abteilungen und Kanälen zusammengestellt, erhalten Sie so eine geordnete digitale News Wall.
SharePoint-Sites für jede Abteilung
Gestatten? Wir.
Eigentlich gibt es doch immer etwas zu berichten. Dabei ist nicht nur das Gesehen in der eigenen Abteilung interessant, sondern auch das aus anderen Bereichen. Inhaltsseiten, auf denen sich die Abteilungen vorstellen, über Neuigkeiten informieren und ihre relevanten Inhalte verwalten, bieten allen einen Mehrwert und sorgen für transparente Kommunikation. Es lohnt sich für jede Abteilung in Ihrem Unternehmen eine extra SharePoint-Seite zur Verfügung zu stellen. Mit festgelegten Elementen identisch aufgebaut oder durch die Abteilungen völlig individuell zusammengestellt. Das entscheiden Sie. Für eine großartige User Experience erscheint Ihr SharePoint-Intranet selbstverständlich im einheitlichen Look-and-Feel.
Ganz schön praktisch: Quicklinks
Damit sich die User noch schneller und zielgerichteter durch das Intranet bewegen, sollten Sie auf Quicklinks setzen. Diese sind intuitiv, verständlich und überaus nützlich. Welche Links zu wichtigen internen und externen Seiten hinterlegt werden, bestimmen Sie. Flexibel und anpassbar.
Neues Dokument? Schon gesehen!
Moderne News-Plattformen schaffen Klarheit und sorgen für mehr Transparenz. Wird eine neue Präsentation, Vorlage, Dokumentation oder ein Handbuch veröffentlicht, wissen es die Mitarbeitenden. Egal, ob über Microsoft SharePoint, Microsoft OneDrive oder Microsoft Teams hochgeladen, alle relevanten Dateien stehen zentral zur Verfügung. Ohne großes Herumgesuche. Verbesserter Informationsfluss und transparenter Wissensaustausch dank Bearbeitung und Diskussion in Echtzeit.
Ihre SharePoint News-Plattform mit Dateien aus Dropbox, Google Drive & Co.
Nahtlos integriert.
Dokumente, die Sie bisher in Google Drive, Dropbox oder einem anderen Dateisystem gespeichert haben, können automatisch nach SharePoint Online übertragen werden, damit diese in Ihrem Intranet verfügbar sind.
News die verbinden
Sie können News aus allen Bereichen des Unternehmens gesammelt auf der Startseite Ihres Intranets anzeigen. Ob es Neuigkeiten der Geschäftsführung oder aus den unterschiedlichen Abteilungen oder von und für Mitarbeitende sind. Sie entscheiden, wie Sie den Informationsfluss im Unternehmen gestalten - anders als bisher, auf die Anwender:innen zugeschnitten. Sie sind nur an Artikeln zu bestimmten Themen interessiert? Suchbegriff eingeben, News finden und nach Belieben sortieren. Schnell und einfach. Newsartikel können kommentiert und bestimmte Personen mit @ auf diese aufmerksam gemacht werden. Das sorgt für einen regen Austausch untereinander.
Ausgeklügelte Suchtechnologie für Dokumente
Dank der leistungsstarken Suche in SharePoint Online haben Sie Dateien doppelt schnell zur Hand. Suchbegriff eingeben und relevante Dokumente im Intranet finden. Dabei werden nicht nur die Titel der Dokumente durchsucht, sondern auch alle Dateiinhalte. Ziemlich einfach, oder?
Helpdesk für schnelle Hilfe bei Problemen
Nichts ist frustrierender als Hilfe zu brauchen und dann weiter gereicht zu werden, weil sich niemand zuständig fühlt. Heutzutage sind wir es gewohnt, alle Informationen und Services sofort zu erhalten. Daher ist es auch wichtig, die Anfragen der Mitarbeitenden so schnell wie möglich zu beantworten, damit sie sich wirklich ernst genommen zu fühlen. Ist das nicht der Fall, lösen sie ihre Probleme lieber selbst, als sich erfolglos durch das Unternehmen zu fragen oder leben dann damit, auch wenn es ihnen die Arbeit erschwert. Mit einer gut durchdachten Helpdesk-Seite passiert Ihnen das nicht. Wenn sich Mitarbeitende ausreichend unterstützt fühlen, bleiben sie Ihrem Unternehmen treu.
Hilfe anfordern leicht gemacht
Rundum zufrieden.
Einfach Problem im Intranet melden, Anfrage absenden und sicher sein, dass sich die Verantwortlichen darum kümmern. Unkompliziert und serviceorientiert. Der Status der Anfrage ist jederzeit einsehbar. Das sorgt für einen transparenten Prozess und für mehr Zufriedenheit. Damit nicht immer wieder die gleichen Fragen gestellt werden müssen, können Sie aus den Supportanfragen zusätzlich FAQs erzeugen und in SharePoint Online zur Verfügung stellen. Die Mitarbeitenden geben dann nur einen Suchbegriff ein und erhalten einen Überblick über alle Fragen, die bereits beantwortet wurden. Diese Wissensdatenbank können Sie noch mit User Guides, Handbüchern oder Dokumentationen ergänzen. Je nach dem, was Ihr Unternehmen braucht.
Ansprechpartner:innen gezielt finden
In großen oder verteilten Unternehmen kennen sich viele Mitarbeitende nicht persönlich. Wenn es dann doch notwendig wird, sich an bestimmte Personen zu wenden, ist ein einheitliches Personenverzeichnis Gold wert. Niemand muss sich erfolglos und zeitaufwendig durch das Unternehmen fragen.
Zentrales Personenverzeichnis im Intranet
Nice to meet you.
In einem modernen SharePoint-Intranet müssen die Mitarbeitenden nie lange nach Telefonnummern oder E-Mailadressen suchen. Namen eingeben, falls erforderlich noch Jobtitel und Abteilung hinzufügen und fertig. Sie können eine Chatnachricht oder E-Mail an die gewünschte Person schreiben oder gleich dort anrufen. Für ganz Spontane gibt es die Möglichkeit direkt eine Microsoft Teams-Besprechung zu planen. Dank Profilbildern wissen alle, mit wem sie es zu tun haben.
Neue Veranstaltungen und Termine
Ein Termin oder eine Veranstaltung sind für alle im Unternehmen interessant? Dann zeigen Sie diese doch zentral und für alle sichtbar im Intranet an. Bestens informiert, wissen die Mitarbeitenden, ob ein Kunde im Haus ist oder gerade ein Vorstellungsgespräch stattfindet. Termine, die nur für bestimmte Abteilungen interessant sind, finden Platz auf den entsprechenden Seiten Ihres Intranets. Nutzen Sie Ankündigungen so, wie es für Ihr Unternehmen am besten passt.
Firmenveranstaltungen für alle bereitstellen
Wir-Gefühl stärken.
Sommerfest, Weihnachtsfeier oder Jubiläum. Die nächste Veranstaltung kommt bestimmt. Wirklich einfach: Tragen Sie diese direkt in den Unternehmenskalender auf Ihrer News-Plattform ein. Die Mitarbeitenden können diesen Termin direkt in ihrem Outlook-Kalender anzeigen lassen.
Digitaler Geburtstagskalender in SharePoint Online
Der Geburtstagskalender im Intranet zeigt Ihnen, welche Person demnächst Geburtstag hat. Ob Sie Geburtstage im gesamten Unternehmen oder nur der Abteilung oder innerhalb des Teams anzeigen, bleibt Ihnen überlassen. Datenschutzrechtlich völlig unbedenklich. Genügend Zeit, um für ein kleines Präsent zusammen zu legen, haben Sie so auf jeden Fall.
Zusammenarbeit innerhalb der Teams
Der digitale Arbeitsplatz wächst und wird immer komplexer. An Funktionalitäten mangelt es nicht, sondern eher an Orientierung. Deshalb sollte sich eine moderne News-Plattform auf die gebündelte Verteilung von Neuigkeiten konzentrieren. Digitale Zusammenarbeit lässt sich mittlerweile viel besser in den dafür vorgesehenen Tools realisieren und verlagert sich in die Welt von Microsoft Teams und Microsoft 365.
Mit Microsoft Teams und anderen Microsoft-Apps effizient zusammenarbeiten
In vielen Unternehmen werden die Microsoft-Apps nicht sinnvoll genutzt oder sogar falsch eingesetzt. Das führt zu Frust und zur Ablehnung der Tools. Aussagen wie: „Microsoft Teams ist totaler Mist! Ich kann damit nicht arbeiten“ sind da keine Seltenheit. Schade eigentlich, denn richtig eingesetzt, verändern sie die digitale Zusammenarbeit maßgeblich und machen Ihr Unternehmen effizienter. Wir helfen Ihnen dabei, die Microsoft Collaboration-Tools innerhalb von 3 Monaten erfolgreich und sinnvoll für modernes, digitales Arbeiten einzusetzen.
Relevant, wertvoll und gebündelt: Unternehmensnews im SharePoint-Intranet
Erfolgsgeschichten unserer Kunden. Eine moderne News-Plattform mit wertvollen und relevanten Inhalten sorgt für den regen Austausch untereinander und fördert die transparente Kommunikation im Unternehmen.