Besser informiert und motiviert
Das Unternehmen nach außen als starke Marke sichtbar machen, Kampagnen betreuen, Social Media im Blick behalten, Pressemitteilungen schreiben und immer relevante Inhalte zur Verfügung stellen. So oder ähnlich sehen die Aufgaben von Kommunikationsverantwortlichen in Unternehmen aus. Und die interne Kommunikation? Die zählt selbstverständlich auch dazu. Unglaublich wichtig, aber leider stiefmütterlich behandelt. Dabei müsste die Bindung der Mitarbeitenden doch eigentlich als „must have“ und nicht als „nice to have“ wahrgenommen werden, oder? Getreu dem Motto: Das ist doch nebenbei mal schnell gemacht, gehört die Verteilung der unternehmensweiten Informationen im Intranet dann einfach mit zu Ihren Aufgaben. Ebenso hoch im Kurs: eine offene, moderne Unternehmenskultur, die von Transparenz und Feedback geprägt ist. Das Intranet sollte eigentlich die Plattform sein, die diese Transformation unterstützt. Leider ist genau das Gegenteil der Fall.
Das Intranet: zu komplex und in die Jahre gekommen
In vielen Unternehmen gibt es zwar ein Intranet, aber es wird kaum genutzt, weil die User sich nicht zurechtfinden und durch die Komplexität überfordert sind. Die Erstellung der Inhalte ist obendrein zu kompliziert und unflexibel. Sie wiederum investieren Stunden über Stunden, um die Inhalte für alle im Unternehmen aufzubereiten und hören am Ende ähnliche Aussagen wie: „Echt, wo stand das denn? Das habe ich nicht gelesen.“ Zusätzlich werden Informationen und News deshalb über verschiedene Kanäle verteilt. Einige Unternehmen greifen wieder auf die gute alte E-Mail zurück oder erstellen eine Ankündigung in Microsoft Teams, die von vielen nur als Chatnachricht wahrgenommen und dann übersehen wird. Am Ende erreichen die Informationen dann doch nicht alle. News doppelt und dreifach zu verteilen, kostet Sie unnötig viel Zeit, die Sie für wichtigere Aufgaben bräuchten.
Gar nicht social: Top-Down-Kommunikation
Sie wissen es, wir wissen es: Ein Intranet stirbt, wenn es nur Inhalte gibt, die wenig aktuell und nicht relevant für die User sind. Damals als reines IT-Projekt verstanden, wurde das Intranet komplett an den Bedürfnissen der Mitarbeitenden vorbei entwickelt. Zwar gibt es Bereiche, in denen Sie News veröffentlichen können, aber das sind dann meistens nur Informationen zur Strategie des Unternehmens oder Neuerungen zu Produkten. Für mehr reicht die Zeit auch nicht aus. Die Vermittlung der Informationen von oben nach unten, schließt Beiträge von und für Mitarbeitende schlicht weg aus. Zeitgemäß und wirklich „social“ ist das nicht. Den Austausch untereinander fördern und zum Mitmachen anregen? Fehlanzeige.
Wirklich social: Bottom-Up-Kommunikation
Feedback? Sehr gern!
Ein modernes Social Intranet macht Spaß und bindet alle Mitarbeiter:innen mit ein. Es regt zum Mitmachen an und fördert den offenen Austausch untereinander. Eben ein internes, soziales Netzwerk mit Informationen, die alle im Unternehmen teilen, liken und kommentieren können. Beiträge von und für Mitarbeitende tragen zum Engagement und der intensiven Nutzung des Intranets bei. Vor allem, wenn sie eigenständig und intuitiv erstellt werden können. Auch mobil. Mit SharePoint Online schaffen Sie einen Ort für genau diese Bedürfnisse. Und ganz nebenbei bemerkt, machen Sie der Schatten-IT den Garaus. Zur Freude der IT-Abteilung.
Im privaten Umfeld vernetzen sich Anwender:innen mit Freunden und Bekannten auf verschiedenen Social Media-Plattformen, um auf dem Laufenden zu bleiben. Facebook, Instagram, twitter, LinkedIn oder XING gehören zum Alltag. Einfach so. Ein soziales Unternehmensnetzwerk fördert den transparenten Wissensaustausch und wertschätzende Kommunikation. Mitarbeitende fühlen sich informiert, mit einbezogen und identifizieren sich zunehmend mit dem Unternehmen.
Yammer für ein aktives Miteinander
Wenn Sie jetzt Neuigkeiten ins Unternehmen tragen, erhalten Sie in Yammer direktes Feedback anhand von Kommentaren, Likes und Shares. Außerdem sehen Sie, wie viele Personen, Ihren Beitrag angesehen haben. So können Sie das Stimmungsbild einfangen und relevante Themen identifizieren. Mit Yammer kann sich jede:r Einzelne einbringen, informieren und weiterentwickeln.
Instagram, twitter & Co. als Feed in Ihrem Social Intranet
Wissen die Mitarbeitenden, wie Sie Ihr Unternehmen nach außen darstellen und ob es vielleicht aktuelle Social Media-Kampagnen gibt, die von besonderem Interesse sind? Die Beiträge können Sie zwar als Link per E-Mail, als News oder in Microsoft Teams an alle kommunizieren, aber wenn Mitarbeitende nicht in den sozialen Netzwerken angemeldet sind, können sie die Postings nicht sehen. Dann holen Sie die Feeds von Instagram, twitter & Co. doch in Ihr Social Intranet, damit wirklich alle Kolleg:innen rundum informiert sind. Das sorgt unter anderem für eine großartige Employee Experience.
Nichts ist älter als die News von gestern
Bis auf den Wetterbericht hat sich seit Tagen nichts im Intranet verändert? Kein Wunder, dass die Mitarbeitenden kaum oder gar nicht vorbeischauen. Und das, obwohl es eigentlich immer etwas zu berichten gibt. Neuigkeiten und Ankündigungen aus den Abteilungen sind wertvoller Content, den Sie nicht außer Acht lassen sollten. Leider ist es für die Mitarbeitenden viel zu kompliziert, selbst News im Intranet bereitzustellen, weshalb Sie diese Aufgabe dann wieder übernehmen müssen.
Schluss mit langweiligen News
Von allen. Für alle.
Mit einem modernen Social Intranet auf Basis von SharePoint Online passiert Ihnen das nicht mehr. Jede:r kann News im Handumdrehen erstellen. Ob Sie ausführliche Newsartikel mit Bildern veröffentlichen oder nur einen Link teilen, der als News angezeigt wird. Es liegt bei Ihnen. Denkbar einfach, intuitiv und ohne IT-Kenntnisse. Wenn Sie es möchten, an Ihr Corporate Design angepasst.
Relevante und wertvolle Inhalte für alle
Für einen regen Austausch im Social Intranet, sorgt die Kommentarfunktion von Newsartikeln, die es auch ermöglicht bestimmte Personen mit @ auf diese aufmerksam zu machen. Der Clou: sollten Neuigkeiten einmal nicht gelesen werden, bekommen die Mitarbeitenden eine E-Mail, die alle Newsartikel zeigt, die sie noch nicht gelesen haben. Wichtige Informationen erreichen nun jede Person im Unternehmen. Keywords helfen dabei, News in SharePoint Online zu finden und zu sortieren. Sie können Neuigkeiten auf der Startseite, den Abteilungsseiten oder weiteren Seiten anzeigen. Selbstverständlich auf die Anwender:innen zugeschnitten.
Videos und Podcasts im Social Intranet
Menschen sehen sich lieber Videos an oder hören Podcasts, anstatt starre Texte mit Bildern zu lesen. Warum? Weil sie schneller Emotionen und Informationen vermitteln. Das zeigen auch aktuelle Social Media-Trends. Ein Video verzeichnet 1200% mehr Shares als andere statische Inhalte. Warum nicht auch dem Trend folgen und Videos als moderne News oder für Weiterbildungen einsetzen?
Microsoft Stream für bewegte Inhalte
Vielfalt und Interaktion.
Microsoft Stream ist die interne Video-Plattform für Unternehmen. Ähnlich wie YouTube, nur sicherer. Mit allen Funktionen, die Sie kennen. Wie zum Beispiel Ihre persönliche Watchlist, um Videos später besser wieder zu finden. Sie können aber auch direkt nach Stream-Videos suchen, diese filtern und sortieren. Ihnen gefällt ein Video? Lassen Sie ein Like oder Kommentar da oder teilen Sie es direkt mit Ihren Kolleg:innen. Schnell und einfach. Funktioniert auch mit unternehmenseigenen Podcasts, in denen Abteilungen über ihre lustigsten Kundenerlebnisse berichten oder ihr Expertenwissen teilen. Podcasts werden immer beliebter, weil sie Multitasking ermöglichen. Egal, ob in der Mittagspause, auf dem Weg zur Arbeit oder zum Kunden, die Mitarbeitenden hören zu und bleiben informiert.
Videos von YouTube, Vimeo & Co. in Ihrem Social Intranet
Wenn Sie bereits externe Videoplattformen für Ihr Unternehmen nutzen, zeigen Sie diese Videos von dort doch auch direkt in SharePoint Online an. Für einen verbesserten Informationsfluss und eine größere Reichweite innerhalb der Firma. Um valide Daten für die Auswertung zu erhalten, können Sie die internen Views vom Tracking ausschließen.
Zeig mir, wer du bist
In einem Social Intranet darf das eigene Profil mit relevanten Inhalten nicht fehlen. Mitarbeitende entscheiden selbst, welche Informationen sie dort eintragen. Angefangen bei Geburtstagen oder aktuellen Projekten, über Qualifikationen und Ausbildungsstationen bis hin zu Interessen und Hobbys. Alles kann nichts muss. Selbstverständlich sind die Kontaktdaten für einen schnellen Austausch untereinander in SharePoint Online hinterlegt.
Microsoft Delve für persönliche Profilseiten
Intelligent und modern.
Microsoft Delve ist mehr als eine reine Profilseite im Intranet. Es ist ein Tool, das alle relevanten Informationen und Beziehungen aus dem Unternehmen übersichtlich auf einer Oberfläche in SharePoint Online darstellt. Automatisiert und intelligent. User sehen Dokumente, die sie zuvor bearbeitet, geteilt oder geliked, haben. Profile von Kolleg:innen und ein Content-Feed runden die Microsoft Delve-Seite ab.
Termine und Events
Termine, die das gesamte Unternehmen betreffen, werden zentral und für alle sichtbar im Social Intranet angezeigt. Alle sind bestens informiert und wissen, dass zum Beispiel ein Kunde im Haus ist oder gerade ein Vorstellungsgespräch stattfindet. Sie können die Ankündigungen in SharePoint Online so nutzen, wie es für sie am besten passt.
Alles direkt im Blick
Wer, wie, wo, was.
Die nächste Weihnachtsfeier steht an? Dann tragen Sie die Veranstaltung ins Intranet ein und alle können den Termin in ihrem Outlook-Kalender anzeigen. Außerdem können sich die Mitarbeitenden ihre nächsten Termine inklusive E-Mails personalisiert auf der SharePoint Startseite anzeigen lassen, damit sie immer up to date sind, ohne extra in Outlook nachsehen zu müssen.
Keine Geburtstage mehr verpassen
Der digitale Geburtstagskalender im Intranet zeigt Ihnen, welche Person demnächst Geburtstag hat. Natürlich nicht ohne die Zustimmung der Mitarbeitenden. Damit Sie im Team noch genügend Zeit haben, um für ein kleines Präsent zusammen zu legen.
Digitale Übersicht über Abwesenheiten
Praktisch: Ein Abwesenheitskalender, mit dem Sie sich einen Überblick darüber verschaffen, wer sich gerade im Homeoffice, beim Kunden oder im Urlaub befindet. Für die Mitarbeitenden ist es spielend leicht, Abwesenheiten im SharePoint Intranet einzutragen. Ein paar Klicks und fertig. Sie möchten die Abwesenheitskalender lieber nur im jeweiligen Team anzeigen? Sie entscheiden, wie Sie damit umgehen.
Alle Personen auf einen Blick
Es gibt Kolleg:innen, mit denen wir nicht täglich zusammenarbeiten oder die wir gar nicht kennen. Und dann kommt der Tag, an dem unser Job genau das erfordert. Niemand möchte sich umständlich und oft erfolglos durch das Unternehmen fragen. Deshalb braucht Ihr Social Intranet einen Bereich, in dem sich alle Personen Ihres Unternehmens tummeln.
Ansprechpartner:innen und interne Expert:innen im Social Intranet finden
Immer und überall.
Die Mitarbeitenden müssen nie lange nach Telefonnummern oder E-Mailadressen im Intranet suchen. Namen eingeben, falls nötig Jobtitel und Abteilung hinzufügen und direkt chatten, anrufen oder mailen. Schnell vernetzt und fertig. Ganz Spontane können unmittelbar eine Microsoft Teams-Besprechung planen. Dank Profilbildern wissen alle, mit wem sie es zu tun haben.
Intuitive, verständliche und nützliche Quicklinks
Eine gute Struktur ist das A und O eines modernen Social Intranets. Praktische Quicklinks unterstützen die Mitarbeitenden dabei, sich noch schneller und zielgerichteter in SharePoint Online zu bewegen. Dabei entscheiden Sie, welche Links zu wichtigen internen und externen Seiten hinterlegt werden.
Dokumente parallel bearbeiten und dazu diskutieren
Die neueste Präsentation, verschiedene Vorlagen, Handbücher aller Art und Dokumentationen dürfen im Social Intranet natürlich auch nicht fehlen. Egal, ob sie über Microsoft SharePoint, Microsoft OneDrive oder Microsoft Teams hochgeladen werden, die Dateien stehen allen Mitarbeitenden zur Verfügung und sie können direkt im Dokument diskutieren. Und ja, es funktioniert in SharePoint Online reibungslos. Das verbessert den Informationsfluss und fördert einen transparenten Wissensaustausch
Dateien aus Dropbox, Google Drive & Co. in Ihrem Social Intranet
Alles da.
Wenn Sie Ihre Dokumente bisher in Dropbox, Google Drive oder in einer anderen Dateiablage gespeichert haben, ist das kein Problem. Die Dateien können automatisch nach SharePoint Online übertragen werden, sodass sie in Ihrem Social Intranet verfügbar sind.
In SharePoint Online finden Sie alle Dokumente
Einfach nach einem Dokument suchen und es direkt im Intranet finden? Ja, das funktioniert. Keyword eingeben und alles durchsuchen. Und damit meinen wir nicht nur die Titel der Dateien, sondern auch die kompletten Inhalte der Dokumente. Selbstverständlich werden Ihnen nur relevante Inhalte angezeigt. Ganz schön easy, oder?
Und wo ist Platz für Team Collaboration?
Unserer Ansicht nach, sollten sich moderne Intranets auf Ihre eigentlichen Anforderungen konzentrieren. Zusammenarbeit lässt sich mittlerweile digital viel besser außerhalb von Social Intranets organisieren. Team Collaboration verlagert sich in die Welt von Microsoft 365 und Microsoft Teams.
Microsoft Teams und andere Microsoft-Apps sinnvoll für modernes Arbeiten einsetzen
Leider werden die Microsoft-Apps in vielen Unternehmen nicht sinnvoll genutzt und von den Mitarbeitenden als nutzlos empfunden. „Teams ist richtiger Mist. Damit kann doch kein Mensch arbeiten!“ Sie kennen diese Aussagen? Wir auch. So muss es nicht sein. Wir helfen Ihnen dabei, Microsoft 365 und Microsoft Teams innerhalb von 3 Monaten erfolgreich und sinnvoll für moderne, digitale Zusammenarbeit einzusetzen.
Moderne Kommunikation für ein besseres Miteinander
Erfolgsgeschichten unserer Kunden. Besser informiert und motiviert. Unterstützt von einem SharePoint Online Intranet für eine offene und moderne Unternehmenskultur.
