Layer2 magazin | Der Blog rund um Microsoft

Das Intranet kommt zu den Menschen: Warum SharePoint erst im digitalen Arbeitsplatz seine Stärke entfaltet

Ein SharePoint Intranet, das nur über ein Lesezeichen im Browser erreichbar ist, geht im Arbeitsalltag schnell unter. Seine Stärke entfaltet es erst als Teil von Microsoft 365: mit News in Teams, wichtigen Mitteilungen direkt im Arbeitsfluss und Inhalten, die auch auf dem Smartphone funktionieren. Wer zusätzlich Quellsysteme wie HR-Software oder Ticketsysteme früh mit plant, spart Redaktionsaufwand und vermeidet doppelte Wahrheiten.

Nicht nur lesen, sondern mitreden: Warum ein SharePoint Intranet von Beteiligung lebt

Ein SharePoint Intranet, das nur Informationen ausspielt, bleibt ein digitaler Friedhof. Erst Kommentare, Reaktionen und Communities machen daraus einen Ort des Austauschs. Entscheidend sind dabei klare Spielregeln, sichtbare Führungskräfte als Vorbilder und ein Start, der von Anfang an lebendig wirkt, statt in leeren Arbeitsräumen zu verpuffen.

Barrierefreiheit ist kein Nachtrag: Warum ein SharePoint Intranet von Anfang an für alle gedacht werden muss

Barrierefreiheit ist im SharePoint Intranet keine Kür. Für öffentliche Stellen ist sie über die BITV 2.0 gesetzliche Pflicht, für B2C-Angebote teilweise über das BFSG, und für alle anderen Organisationen zumindest ein handfestes Qualitätsmerkmal. Entscheidend ist dabei weniger die Technik als die tägliche Redaktionsarbeit, orientiert an der WCAG 2.1. Denn barrierefrei sollten die Intranet-Seiten ebenso sein wie die Dokumente, die dort angehängt werden.

Bevor Sie über Navigation sprechen: Warum Ihre Intranet-Struktur eine Organisationsfrage ist

Fünf Mitarbeiter:innen, fünf verschiedene Abteilungen, eine Frage: Wo liegt im Intranet eigentlich die aktuelle Reisekostenrichtlinie? Wenn die Antworten stark auseinandergehen, liegt das selten am Inhalt, sondern an der SharePoint Intranet-Struktur dahinter. Eine Informationsarchitektur im Intranet, die sich am Organigramm orientiert, führt schnell zu digitalen Abteilungsgrenzen. Die geplante Navigation lässt sich schon vor dem technischen Aufbau mit Methoden wie Card Sorting und Tree-Testing auf ihre Findbarkeit im Intranet prüfen. Am Ende entscheidet diese Struktur sogar mit, wer im Unternehmen künftig Inhalte pflegen darf.

Bevor die erste Seite online geht: Wer bei Ihrem Intranet schreibt, freigibt und wieder löscht

Die meisten Intranets verwahrlosen nicht wegen der Technik, sondern weil niemand für Pflege und Redaktion zuständig ist. Eine klare Rollenverteilung und eine ehrliche Content-Diät verhindern, dass aus einem frischen Intranet in wenigen Monaten ein digitaler Friedhof wird.

Bevor Sie über Funktionen sprechen: Warum Ihr Intranet zuerst die Mitarbeiter:innen kennen muss

Die meisten Intranet-Projekte scheitern nicht an der Technik, sondern an der falschen Ausgangsfrage: „Welche Struktur brauchen wir?" statt „Was müssen Mitarbeitende im Alltag erledigen?" Wie Personas und priorisierte Top-Tasks aus echten Gesprächen statt Bauchgefühl im Lenkungskreis entstehen, und warum das über Akzeptanz und Erfolg des neuen Intranets entscheidet.

Bevor Sie über Layouts sprechen: Warum Ihr Intranet zuerst ein Zielbild braucht

Ohne klares Zielbild verlieren sich Intranet-Projekte schnell in Diskussionen über Layouts und Farben, statt die eigentliche Frage zu klären: Wozu dient das Intranet überhaupt? Ein wirksames Zielbild wird im Präsens formuliert, aus Teamsicht, mit zwei bis drei messbaren Kennzahlen als Erfolgsmaßstab. So wird es zum Fundament, an dem sich alle weiteren Entscheidungen im Projekt orientieren, statt einmal beschlossen und dann vergessen zu werden.

Digitale Unterschriften direkt in Microsoft Teams oder Microsoft SharePoint

Der Unterschriftenprozess ist in vielen Unternehmen immer noch umständlich geregelt. Trotz der voranschreitenden Digitalisierung in der Zusammenarbeit ist dieser Prozess oft noch papierbasiert. Nachhaltigkeit, Umweltbewusstsein und Wirtschaftlichkeit werden dabei völlig außer Acht gelassen. Matthias Hupe erklärt, welche Vorteile digitale und vor allem rechtssichere Unterschriften im Arbeitsalltag mit sich bringen.

FAQs - Zeiterfassung für Unternehmen

Nach dem Stechuhr-Urteil müssen viele Unternehmen in Sachen Arbeitszeiterfassung umdenken. Wenn Sie sich fragen, welche Lösung die sinnvollste für Ihr Unternehmen ist und was eine digitale Zeiterfassung kostet, dann sind Sie hier genau richtig. Wir beantworten Ihnen die wichtigsten Fragen und helfen Ihnen dabei, die passende Lösung zu finden.

IT-Leiter Forum Februar 2023 in Hamburg

Am 23. Februar 2023 hat das IT-Leiter Forum gemeinsam mit unserem Partner Wolkenwerft in unserem neuen Büro in Hamburg stattgefunden. Als Frühstück zum Netzwerken und Austauschen unter IT-Leiter:innen der Region.

Microsoft Forms sinnvoll für Ihr Unternehmen nutzen

Umfragen werden im unternehmerischen Kontext immer wichtiger. So werden sie unter anderem dafür genutzt, die Zufriedenheit der Kunden oder der Mitarbeitenden abzufragen, um ein Produkt oder das Unternehmen selbst zu optimieren. Microsoft Forms ist das Onlineumfrage-Tool von Microsoft und Teil von Microsoft 365. Dank der intuitiven Bedienung sind Umfragen in wenigen Minuten eingerichtet und erstellt. In diesem Blogartikel lernen Sie, wie Sie Microsoft Forms sinnvoll für Ihr Unternehmen nutzen.

Wie sicher sind meine Daten in Microsoft OneDrive?

Cloud-Speicher gehören mittlerweile zu den beliebtesten Datenspeicherorten. Daten sind im Gegensatz zu Lokalspeichern von verschiedenen Geräten on- und offline verfügbar. Microsoft OneDrive gehört zu den beliebtesten Cloud-Speichern, aber wie sicher sind die Daten in OneDrive und welche Möglichkeiten gibt es, um diese weiter zu schützen?

Zeiterfassungspflicht, was nun - Ihre individuelle Zeiterfassung

Die Erfassung von Arbeitszeiten war bisher nach deutschem Recht nur bei Überstunden und Sonn- sowie Feiertagsarbeit verpflichtend. Das im September 2022 auf den Weg gebrachte Stechuhr-Urteil verpflichtet nun allerdings Arbeitgeber zur elektronischen Erfassung aller Arbeitszeiten. Jetzt stellt sich die Frage, wo bekommen Unternehmen eine elektronische Zeiterfassung her? Oder auch, wie funktioniert sowas? Welche Möglichkeiten haben Unternehmen?

Microsoft OneDrive – unterschiedliche Cloud-Speicher

Microsoft OneDrive kommt in drei verschiedenen Versionen daher. Doch welche Version ist für welchen Anwendungsfall bestimmt? Wie hängen die OneDrives miteinander zusammen? Und Was unterscheidet die verschiedenen Cloud-Speicher? Diese Fragen werden wir Ihnen in diesem Blogartikel nachfolgend beantworten.

Change-Management und Storytelling bei der Einführung von Microsoft Teams und Microsoft 365

Geschichten sind mindestens so alt wie das Lagerfeuer selbst. Bevor die Schrift, PowerPoint oder Online-Artikel erfunden wurden, erzählten sich die Menschen Geschichten. Die Art und Weise, Wissen in dieser Form weiterzugeben, ist also tief in uns Menschen verwurzelt. Da das letzte „Major-Update“ des menschlichen Gehirns ca. 70.000 Jahre zurückliegt, sind wir immer noch besonders gut darin, Informationen in Form von Geschichten zu verarbeiten. Nutzen Sie diesen Umstand im Change-Management und entwickeln Sie eine sinnvolle Story, die die Veränderung sinnvoll belegt, anstatt auf nüchterne Fakten als Begründung zurückzugreifen. Wie Sie Storytelling für das Change-Management während der Einführung von Microsoft Teams und Microsoft 365 gewinnbringend für Ihr Unternehmen nutzen, erfahren Sie in diesem Artikel.

Aufgabenverwaltung mit Microsoft Planner

Microsoft bietet verschiedene Apps, um Aufgaben im Unternehmen professionell zu planen, zu organisieren und zu verwalten. In diesem Blogartikel lernen Sie den Unterschied zwischen Microsoft To Do und Microsoft Planner kennen. Außerdem erfahren Sie, wie Sie die Teamarbeit - insbesondere die Aufgabenkoordination – einfach und schnell in Microsoft Planner abbilden. Und das ohne unnötigen Overhead für die Aufgabenverwaltung.

Meetings mit Microsoft Teams und Microsoft 365

Meetings in Microsoft Teams und Microsoft 365 zu erstellen, erscheint denkbar einfach, aber der Teufel steckt im Detail. Die einzelnen Apps befinden sich stetig in der Weiterentwicklung, sodass deren Zusammenspiel die eine oder andere Stolperfalle bereithält. Mit diesem Artikel möchten wir Ihnen dabei helfen, unvorhergesehene Hürden beim Erstellen von Meetings zu überwinden, damit Sie die Möglichkeiten des Microsoft 365-Universums voll und ganz ausschöpfen.

Zeitmangel in der IT trotz Cloud-Technologie

Das sagen wir nicht nur so. Es stimmt! Wir haben verschiedene, gelungene Projekte gesehen, aber auch einige, die deutlich mehr Probleme verursacht haben, als sie eigentlich lösen sollten. Deshalb haben wir uns in den vergangenen Monaten intensiv damit beschäftigt, herauszufinden, was bei unseren Kunden während der Einführung von Microsoft 365, insbesondere Microsoft Teams und Microsoft SharePoint, schiefgelaufen ist und welche Probleme daraus resultieren. Wenn die neue Technologie nicht sinnvoll im Unternehmen eingesetzt wird, entsteht ein großes Problem in der IT: Zeitmangel.

Bye, bye Skype for Business - das müssen Sie beachten

Aus Lync, Microsoft´s Instant-Messaging-Software für Unternehmen wurde nach dem Rebranding im Jahr 2015 Skype for Business. Bereits im Juli 2019 gab Microsoft das Ende von Skype for Business Online zum 31. Juli 2021 bekannt. Nun ist es bald so weit und der Termin wird nicht verlängert. Der Mainstream-Support für die On-Premises-Version bleibt bis 2024 bestehen.

30 Jahre Evolution

Wir, die LAYER 2 GmbH, feiern heute unser 30-jähriges Jubiläum. Kein Scherz. Und darauf sind wir verdammt stolz. Diesen Tag nehmen wir zum Anlass, um zurückzublicken und unsere Geschichte bis zum 01.April 2021 zu erzählen. Immer noch kein Scherz!

New Work: Was ändert sich durch Microsoft Teams?

Ohne die richtige Unternehmenskultur bringt die beste Software gar nichts und die neu entstandene Zusammenarbeit verkümmert. Es ist ein Balanceakt, aber machbar. Wie sich Veränderungen nachhaltig und nah an den Mitarbeitenden orientiert mit Microsoft Teams umsetzen lassen, erklärt Helge Köppen, technischer Projektleiter bei Layer2 collaboration works. Dieser Artikel wurde bereits im Magazin "wissensmanagement - Das Magazin für Digitalisierung, Vernetzung & Collaboration" veröffentlicht. Sie können ihn hier nachlesen: https://www.springerprofessional.de/new-work-was-aendert-sich-durch-ms-teams/18711348

Ab in den Urlaub - Abwesenheitsantrag leicht gemacht

„Digitalisierung von Geschäftsprozessen“. Gut und schön. Viele Unternehmen wissen um die Vorteile, schrecken aber dennoch davor zurück, weil oft nicht klar ist, was sich dahinter verbirgt. Wir sagen es Ihnen: manuelle, wiederkehrende Tätigkeiten werden durch digitalisierte Abläufe mit Workflows abgelöst. Doch wo anfangen? Unsere Antwort: Bei einfachen Papierprozessen. Digitalisieren Sie doch erstmal die sogenannte Zettelwirtschaft für Abwesenheitsanträge.

Digitalisieren Sie Ihren Onboarding-Prozess! Ja, aber wie?

„Digitalisierung“ – bei diesem Wort sind Sie bestimmt zusammengezuckt, oder? Dann geht es Ihnen wie vielen anderen auch, weil nicht klar ist, was sich dahinter verbirgt. Sagen wir Ihnen: wiederkehrende, manuelle Tätigkeiten werden durch digitalisierte Abläufe mit Workflows abgelöst. Doch wo anfangen? Unser Rat: Bei einfachen Papierprozessen. Digitalisieren Sie doch erstmal die sogenannte Zettelwirtschaft für Ihren Onboarding-Prozess.

Dokumente genehmigen: so digitalisieren Sie Ihren Prozess

Beim Wort „Digitalisierung“ zucken Sie bestimmt zusammen – wie viele andere auch. Oft ist nicht klar, was sich dahinter verbirgt. Wir sagen es Ihnen: manuelle, wiederkehrende Tätigkeiten werden durch digitalisierte Abläufe mit Workflows abgelöst. Doch wo anfangen? Unsere Antwort: Bei einfachen Papierprozessen. Digitalisieren Sie doch erstmal die sogenannte Zettelwirtschaft für die Genehmigung von Dokumenten.

Backup für Microsoft Teams - schnell und einfach selbst erstellen

Viele Unternehmen setzen für die digitale Zusammenarbeit auf Microsoft Teams. Die einfache Kommunikation per Chat und Video, der schnelle Austausch von Dateien und das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten sorgt dafür, dass immer mehr Dateien in der Cloud gespeichert werden, die wichtig für den Unternehmenserfolg sind. So rückt bei der Administration einer Microsoft 365-Umgebung die Frage nach einer Backup-Lösung immer weiter in den Fokus.

Microsoft Power Apps: KI in SharePoint

Mithilfe von verschiedenen KI-Modellen und -Szenarios steigern Sie Ihre Produktivität und vereinfachen Ihre Aufgaben. Geschäftsprozesse und Apps lassen sich mit KI einfach optimieren. Die intelligente Formularverarbeitung hilft Ihnen dabei. Wie? Das erfahren Sie in diesem Artikel.

Wie läuft die Microsoft-Zertifizierung „in diesen Zeiten“ ab? Anders!

Microsoft Gold Certified Partner sind wir nicht einfach so. Wir müssen unsere Expertise immer wieder neu unter Beweis stellen, um von Microsoft in verschiedenen Kategorien zertifiziert zu werden. Unser Softwareentwickler Philipp hat sein „Exam MS-600: Building Applications and Solutions with Microsoft 365 Core Services“ erfolgreich bestanden. „In diesen Zeiten“ ist alles anders als bisher – auch die Zertifizierungen von Microsoft. Wir schildern unsere – naja Philipps – Erfahrungen mit dem neuen Format der Online-Prüfung.

Gegen versprengtes Wissen in Silos

In Zusammenarbeit mit einer PR-Agentur ist dieser Artikel entstanden, der auch schon bei IP-Insider veröffentlicht wurde. In diesem sprechen wir darüber, wie Cube for Teams unserem Kunden innogy Consulting dabei hilft, Microsoft Teams von Anfang an übersichtlich und strukturiert abzubilden. Artikel bei IP-Insider: https://www.ip-insider.de/microsoft-teams-bringt-alles-zusammen-a-940826/

Azure Function zur Abfrage von E-Mailadressen über die Microsoft Graph-API

Wir setzen Plumsail Forms vielseitig in Kundenprojekten ein, allerdings können wir dabei nicht direkt auf die Microsoft Graph-API zugreifen. Praktisch ist da eine Azure Function, die Abhilfe schafft. In diesem Blogartikel lernen Sie, wie Sie so eine Funktion ganz einfach selbst erstellen können.

KI-Generator in Microsoft SharePoint - ein Kurzportrait

Geschäftsprozesse und Apps lassen sich mit KI einfach optimieren. Mithilfe von verschiedenen KI-Modellen und -Szenarios steigern Sie Ihre Produktivität und vereinfachen Ihre Aufgaben. Wir haben uns mit der intelligenten Formularverarbeitung beschäftigt und möchten Ihnen zeigen, wie einfach es ist, die KI in Microsoft SharePoint zu trainieren.

Microsoft Project Cortex

Nach Microsoft Teams wird mit Microsoft Cortex der nächste große Service innerhalb von Microsoft 365 angekündigt. Ziel dahinter ist es, das Thema Knowledge in Microsoft 365 besetzen. KI-basierende Analysen, Geschäfts-Content und SharePoint-Wikis erzeugen ein umfassendes Wissensnetzwerk, das die Mitarbeiter am Arbeitsplatz in Outlook, Office und Teams automatisch mit umfassenden Geschäftsinformationen versorgt.

Ausbildung im Homeoffice

Melanie, unsere neue Auszubildende zur Fachinformatikerin Anwendungsentwicklung, berichtet in diesem Blogartikel darüber, wie es ihr in den letzten Wochen im Homeoffice ergangen ist. Die Ausbildung in dieser Form zu machen, ist schon eine besondere Erfahrung. Von anfänglichen Startschwierigkeiten bis zum akzeptablen Arbeitsplatz musste sie ein paar Hürden meistern, mit denen einige am Anfang wahrscheinlich auch zu kämpfen hatten.

Microsoft Teams mit eigenem Videohintergrund

Microsoft Teams ist als Videokonferenz-Software sehr beliebt. Viele Nutzer arbeiten aus dem Homeoffice und nutzen dieses Tool, um mit Kollegen in Kontakt zu bleiben. Im Moment lautet die Devise „Blickkontakt statt Handshake“ und Video-Calls sind das Mittel der Wahl. Ein Must-Have für mehr Privatsphäre ist dabei die Weichzeichner-Funktion für den Hintergrund. Doch jetzt hat Microsoft ein weiteres Feature freigeschaltet, das es erlaubt, den Videohintergrund zu wechseln.

Direkt mit Microsoft Teams loslegen, aber mit Benimm-Regeln

Alle Systeme, ob sozial oder technisch, folgen einer gewissen Eigendynamik bis sich Umgangsformen intuitiv eingespielt haben, aber: „Gut Ding will Weile haben“. Damit Sie direkt loslegen können, ohne lange zu warten, können Sie im Vorfeld ein paar Benimm-Regeln für den Umgang mit Microsoft Teams aufstellen. Ebenso ist es wichtig zu wissen, was bei der Benutzung von bestimmten Funktionen passiert und deren Auswirkungen zu kennen. So können Sie sich bewusst dafür oder dagegen entscheiden.

Microsoft Teams – Getting started

Millionen Beschäftigte arbeiten aus dem Homeoffice. In Zeiten von social distancing ist eine Videokonferenz immer noch persönlicher als eine E-Mail, eine Chat-Nachricht oder ein Telefongespräch. Für wichtige Besprechungen in großer Runde ist Microsoft Teams als ausgewachsenes Videokonferenz-Tool bestens geeignet. Microsoft Teams ist Teil von Office 365. Außerdem nutzen Sie Chats und Dateiablage direkt – egal von wo Sie arbeiten und präsentieren anderen Ihre Ideen, indem Sie einfach Ihren Bildschirm freigeben.