Aufgabenverwaltung mit Microsoft Planner
Microsoft bietet verschiedene Apps, um Aufgaben im Unternehmen professionell zu planen, zu organisieren und zu verwalten. In diesem Blogartikel lernen Sie den Unterschied zwischen Microsoft To Do und Microsoft Planner kennen. Außerdem erfahren Sie, wie Sie die Teamarbeit - insbesondere die Aufgabenkoordination – einfach und schnell in Microsoft Planner abbilden. Und das ohne unnötigen Overhead für die Aufgabenverwaltung.
Verschiedene Microsoft-Apps für die Aufgabenverwaltung
Microsoft bietet verschiedene Aufgaben-Tools für unterschiedliche Szenarien an. Dabei unterscheiden wir zwischen der persönlichen Aufgabenplanung und Teamarbeit.
Microsoft Outlook und Microsoft To Do für persönliche Aufgabenverwaltung
Vermutlich kennen die meisten von uns die klassische Variante, um einfache und persönliche Aufgaben zu verwalten. Und zwar mit Microsoft Outlook. Leider eignet sich dieser Weg nicht unbedingt, wenn es darum geht, Teamarbeit zu organisieren. Wie der Name es nämlich schon sagt, geht es hier nur um persönliche Aufgabenplanung.
Als Alternative dazu, bietet Microsoft ein weiteres Tool an: Microsoft To Do. Damit haben Sie die Möglichkeit, Aufgaben aus verschiedenen Aufgabenverwaltungs-Tools anzuzeigen. Zum Beispiel als markierte E-Mails in Outlook, um daraus wiederum eigene Aufgaben zu erstellen. Microsoft To Do und Microsoft Outlook eignen sich somit bestens für die Verwaltung von persönlichen Aufgaben mit geringer Komplexität.
Microsoft Planner und Microsoft Project für Teamarbeit
Arbeiten mehrere Personen an dem gleichen Thema oder Projekt, wird die Planung von Aufgaben komplexer und lässt sich nicht mehr über persönliche To-Do-Listen abdecken. Für diese Anforderung eignen sich Microsoft Planner und Microsoft Project. Das bekanntere Tool ist sicherlich Microsoft Project. Es ist geeignet für eine umfassende, detaillierte Projektplanung inklusive Ressourcenallokation sowie granularer Ablauf- und Meilenstein-Planung. Zweifelsohne ist Microsoft Project ein mächtiges Tool, aber für kleinere oder agile Projekte nicht unbedingt geeignet. Ähnlich, als wenn Sie mit einer Kanone auf einen Schwarm Spatzen schießen. Macht viel her, bringt aber wenig.
Aus diesem Grund hat Microsoft Planner für die Teamarbeit entwickelt. Und im Gegensatz zu Project ist Planner kostenloser Bestandteil Ihrer Microsoft 365-Lizenz.
Microsoft Planner oder Microsoft Project für die Aufgabenverwaltung einsetzen?
Grundsätzlich spielt Microsoft Planner seine Stärken aus, wenn mehrere Personen gemeinsam unterschiedliche Aufgaben für das gleiche Thema oder Projekt erledigen, eine detaillierte Planung und ein umfangreiches Projektcontrolling allerdings nicht notwendig sind. So lassen sich zum Beispiel agile Projekte nach Kanban gut mit Microsoft Planner umsetzen.
Wenn Sie eine detaillierte Projektplanung benötigen, wie etwa die Planung von Meilensteinen in einem Gantt- Chart oder eine umfangreiche Ressourcenplanung, dann ist Microsoft Planner nicht die richtige Wahl und Sie sollten die hauseigene Alternative Microsoft Project in Betracht ziehen.
Der grundlegende Aufbau von Microsoft Planner
Microsoft Planner ist wie ein Kanban-Board aufgebaut. In „Planner-Sprache“ sind das Spalten oder Buckets, in denen Aufgaben in Form von Karten visuell auf dem Plan - auch Planner, Planner-Board oder einfach nur Board genannt - gruppiert werden. Die Planansicht der Desktop-App und Web-App unterscheiden sich hierbei nicht.
Die Karten enthalten Informationen rund um die Aufgabe, wie Beschreibung, Priorität und Fälligkeitsdatum. Außerdem haben Sie die Möglichkeit diese um Unteraufgaben (Checkliste), Anlagen und Kommentare zu ergänzen.
In einem klassischen Kanban-Board durchlaufen alle Aufgaben die einzelnen Spalten entsprechend ihres Status. In unserem Fall sind das „Nicht begonnen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“. Durch das Hinzufügen von drei gleichnamigen Spalten, sind Sie in der Lage Sie diesen Prozess visuell in Microsoft Planner abzubilden. Die Karten schieben Sie dann ihrem Status entsprechend per Drag & Drop von einem Prozessschritt in den nächsten.
Prozessuale Aufgabenverwaltung mit Microsoft Planner
In Microsoft Planner haben Sie noch eine weitere Möglichkeit, den Status einer Aufgabe zu verfolgen. Die Aufgaben selbst enthalten das Standardfeld Status. Mithilfe des Dropdown-Menüs markieren Sie Aufgaben entsprechend mit „Nicht begonnen“, „In Arbeit“ oder „Erledigt“.
Wenn Sie das Statusfeld zur Organisation Ihrer Aufgaben benutzen, können Sie Buckets auch anderweitig verwenden. Und zwar, um diese beispielsweise themenspezifisch gruppieren, falls Sie Ihre Aufgaben nicht prozessual, sondern thematisch verwalten.
Allerdings sind Sie auf die drei oben genannten Status beschränkt, weitere oder individualisierbare gibt es nicht. Gruppieren Sie Ihre Aufgaben thematisch und benötigen zum Beispiel einen Schritt wie „Rückmeldung abwarten“, pflegen Sie diesen nicht im Statusfeld, sondern müssen einen alternativen Workaround in Betracht ziehen.
Alternativer Workaround für thematische Aufgabenverwaltung mit Microsoft Planner
Brauchen Sie noch einen weiteren Status, wie „Rückmeldung abwarten“, haben Sie in Microsoft Planner mit dem Feld Bezeichnungen eine weitere Möglichkeit, um Aufgaben individuell zu beschriften. Bezeichnungen sind farblich gekennzeichnete Tags, die Sie entsprechend umbenennen und markieren. Sie können die Tags individuell benennen, jedoch keine weiteren hinzufügen.
Mit diesen Bezeichnungen unterteilen Sie Aufgaben innerhalb Ihrer Prozessschritte thematisch.
Egal, wofür Sie sich entscheiden, Sie haben in jedem Fall die Möglichkeit, Ihre Aufgaben entsprechend zu gruppieren und damit an Ihre Bedürfnisse anzupassen.
Organisation von Aufgaben in Spalten und Buckets
In der Standardansicht eines Planners werden die Aufgaben in Buckets angelegt und je nach Status in die entsprechende Spalte verschoben (siehe oben).
Aufgaben in Spalten anzeigen
Sie können sich Aufgaben eines Plans aber auch in den Spalten anzeigen lassen, indem Sie diese anhand ihrer Bezeichnungen (und weiteren Eigenschaften) gruppieren.
Aufgaben in Microsoft Planner filtern
In Microsoft Planner gibt es verschiedene Filter, mit denen Sie Aufgaben anhand ihrer Bezeichnung filtern können. Arbeiten Sie in Prozessen und nutzen die Bezeichnungen, um die Aufgaben thematisch zuzuordnen, dann kombinieren Sie diese Gruppierung und den Filter, um sich nur die Aufgaben zu einem Thema auf dem Plan darstellen zu lassen. Microsoft Planner beinhaltet noch weitere Filtermöglichkeiten wie Priorität, zugewiesene Personen und Fälligkeitsdatum. Diese Felder können Sie ebenfalls ausfüllen, um die Aufgabenplanung transparenter und zielgerichteter zu gestalten.
Aufgaben mit Microsoft Planner verwalten
Sie können Aufgaben priorisieren. Microsoft Planner bietet vier Prioritätsstufen: niedrig, mittel, wichtig und dringend. Weitere oder individuelle Prioritätsstufen sind nicht möglich. Anhand dieser Stufen gruppieren oder filtern Sie Ihre Aufgaben im Plan wie gewohnt. Außerdem können Sie allen Planner-Mitgliedern explizit Aufgaben zuweisen. So ist klar, wer die Aufgabe im Team übernimmt. Die zugewiesenen Aufgaben erscheinen für die jeweiligen Personen in ihren persönlichen Aufgaben, die sie wiederum über Microsoft To Do oder in Microsoft Teams abrufen. Aufgaben werden also nach zugewiesenen, nicht zugewiesenen oder anderen Planner-Mitgliedern zugewiesenen Aufgaben gefiltert. Wird einer Person eine Aufgabe zugewiesen, wird diese automatisch darüber benachrichtigt, sofern Sie Ihre Planeinstellungen dementsprechend angepasst haben. Dort stellen Sie ebenfalls ein, dass Aufgabenbesitzer:innen benachrichtigt werden, wenn eine Aufgabe verspätet ist oder innerhalb der nächsten sieben Tage fällig wird.
Fälligkeitsdatum für die Aufgabenorganisation mit Microsoft Planner verwenden
Das Fälligkeitsdatum im Planner zu pflegen, verschafft Ihnen weitere Vorteile für Ihre Aufgabenverwaltung im Team. Filtern oder gruppieren Sie Aufgaben nach Fälligkeit, werden Ihnen alle Aufgaben nach Fälligkeitsdatum für die nächste Woche im Planner-Board angezeigt. Dann sehen Sie in den Spalten nicht mehr die Prozessschritte, sondern die Fälligkeitsdaten und alle entsprechend zugeordneten Aufgaben.
In der Ansicht Zeitplan erhalten Sie eine kalendarische Übersicht der Aufgaben nach Fälligkeitsdatum.
Aufgaben in Microsoft Planner nachverfolgen
Den Verlauf der Aufgaben verfolgen Sie mit den bereits erwähnten Gruppierungs- und Filterfunktionalitäten kontinuierlich. Für eine gute Nachverfolgung der einzelnen Aufgaben ist eine gute Pflege der Aufgabenfelder im Plan also essenziell.
Aufgaben und Kommentare in Microsoft Planner verwenden
Um die durchgeführten Arbeitsschritte zu dokumentieren, sollten Sie die Kommentarfunktion in den Aufgabendetails nutzen. Die Kommentare erscheinen in einem Kommentarfeed unterhalb des Kommentar-Eingabefeldes. Beachten Sie, dass Kommentare sofern sie einmal abgeschickt wurden weder bearbeitet noch gelöscht werden können.
Visuelle Diagramme für die Nachverfolgung von Aufgaben
In der Ansicht Diagramme haben Sie in Microsoft Planner eine weitere Möglichkeit, um den Aufgaben- oder Projektfortschritt visuell nachzuverfolgen.
Diese Ansicht bietet Ihnen ein rudimentäres Projektcontrolling, basierend auf den Standardfeldern der Planner-Aufgaben: Status, Bucket, Priorität und die Summe der zugewiesenen Aufgaben pro Board-Mitglied. Eine führende Rolle spielen die Status der Aufgaben.
Microsoft Planner optimal in Microsoft Teams verwenden
Wenn Sie bereits Microsoft Teams einsetzen, dann macht es häufig Sinn, Planner für entsprechende Kanäle anzulegen. So kategorisieren Sie die Planner-Boards bereits thematisch und erreichen direkt die richtige Zielgruppe. Legen Sie Pläne direkt aus einem Kanal heraus als Registerkarte an. Nur so ist der Planner mit der bestehenden Microsoft 365-Gruppe, also dem Team, verknüpft. Planner-Boards nachträglich zu einzelnen Teams hinzuzufügen, funktioniert nur über einen speziellen Workaround. Dieser verhindert allerdings, dass Sie die passende Teams-App Tasks von Planner und To Do nutzen können. Der Planner ist also nicht wirklich optimal in den Kanal integriert.
Unabhängig von der Art, wie Sie einen Planner anlegen, werden im Hintergrund immer ein freigegebenes Postfach, ein freigegebener Kalender, eine SharePoint-Dokumentbibliothek und eine freigegebenes OneNote-Notizbuch angelegt. Wenn Sie einen Planner aus einem Kanal heraus erstellen, erhalten Sie eine Listen-Ansicht. Die Ansicht Ihrer Aufgaben in Listen ist nicht möglich, wenn Sie einen Plan aus der Web-App anlegen. Um die Planner Web-App kommen Sie allerdings nicht ganz herum, denn die Planeinstellungen können Sie nur von dort aufrufen.
Microsoft Planner: Aufgaben mit Anlagen verwalten
Wenn Sie Anlagen zu Aufgaben hinzufügen möchten, dann bietet Ihnen Microsoft Planner drei Möglichkeiten: Sie können Dateien von Ihrem Computer hochladen, Dateien aus dem Team verwenden oder einen Link einfügen.
Hierbei steht das „Team“ in Teamdateien für den Einstieg in die Dateiablage, insbesondere, wenn Sie einen Plan verwenden, den Sie über einen Kanal angelegt haben. Was das heißen soll? Dazu ein kurzer Exkurs in die Welt der Dateiablage in Microsoft Teams.
Dateiablage in Microsoft Teams und Microsoft SharePoint beachten
Dateien, die Sie in Teams-Kanälen speichern, werden immer in SharePoint abgelegt. Also ist die Teams-Oberfläche eigentlich nur eine andere Sicht auf SharePoint. Wenn Sie nämlich ein neues Team erstellen, wird im Hintergrund zur Speicherung der Dateien eine Dokumentenbibliothek im SharePoint angelegt. Für jeden Kanal, den Sie anlegen, wird in der Dokumentenbibliothek ein Ordner erstellt. Alle Dateien, die Sie in einem Kanal speichern werden dann in dem entsprechenden Ordner der SharePoint-Dokumentenbibliothek gespeichert.
Wirklich alle Dateien, die im Kanal angelegt werden? Naja, fast alle. Planner hat keine Kanäle, auch nicht, wenn Sie einen Plan aus einem Kanal heraus anlegen. Da die Dateien in Ihrem Plan aber irgendwo liegen müssen, werden die, die Sie neu hinzufügen, immer auf der obersten Ebene der Dokumentenbibliothek – also auf Team-Ebene – abgelegt und nicht in dem jeweiligen Kanal. Daher landen Ihre Dateien entsprechend in der Team- und nicht in der Kanalebene.
Wenn Sie bereits Dateien in Ihrem Kanal abgelegt haben und diese als Anlage in der Aufgabe über den Punkt „Aus Teamdateien“ hinzufügen, dann bleibt die Datei physisch an Ihrem Speicherort. Wundern Sie sich nur nicht über den Dialog zur Auswahl der Datei. Denn wie Sie gerade gelernt haben, speichert Planner alle Dateien auf Team-Ebene und steigt dementsprechend auch im Auswahldialog dort ein, sodass Sie erst in den entsprechenden Kanal navigieren müssen.
Unsere Empfehlung für die Aufgabenverwaltung mit Microsoft Planner
Wie so oft gilt: die eine richtige Art mit Microsoft Planner zu arbeiten gibt es nicht. Es hängt davon ab, welche Anforderungen Sie haben und wie Sie Teamarbeit in Ihrem Unternehmen organisieren. Grundsätzlich empfehlen wir Microsoft Planner in Kombination mit Kanälen zu verwenden, um eine direkte thematische Zuordnung der Aufgaben sicher zu stellen. Sollten Sie Microsoft Teams nicht einsetzen, haben Sie keine Möglichkeit, Pläne für Kanäle anzulegen.
Ansonsten lauten unsere wichtigsten Empfehlungen, wie folgt.
#1 Machen Sie sich Gedanken über die Organisation Ihres Planners
Wie viele Prozessschritte und Themen möchten Sie abdecken? Haben Sie viele Prozessschritte, bleiben Sie möglichst nah am Kanban-Standard und bauen Sie pro Prozessschritt einen Bucket. Aufgaben ordnen Sie anschließend über die Bezeichnungen thematisch zu.
Haben Sie viele Aufgaben zu verschiedenen Themen, nutzen aber nur die Standard-Status „Offen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“, macht es mehr Sinn, die Buckets für eine thematische Zuordnung zu verwenden. Bauen Sie sich also nicht einen, sondern Ihren Plan auf.
#2 Nutzen Sie die Möglichkeiten in Microsoft Planner für die Teamarbeit kreativ
Sie arbeiten eher themenorientiert in vielen Buckets, benötigen aber eine Möglichkeit Aufgaben zu „parken“? Dann können Sie beispielsweise das Statusfeld der Aufgaben mit einer Bezeichnung „Rückmeldung abwarten“ kombinieren. Wichtig ist, dass Sie und Ihre Kolleg:innen gut mit der Plan-Struktur arbeiten können. Daher ist unsere letzte Empfehlung die Wichtigste.
#3 Bleiben Sie am Ball
Leider nützt Ihnen auch der schönste Plan nichts, wenn Sie Ihn nicht hegen und pflegen. Sie müssen die Arbeit mit Planner tagtäglich leben. Am Ball bleiben, fängt schon in der Planung an: seien Sie schon in der Aufgabenerstellung gewissenhaft, in dem Sie die für Sie wichtigen Felder sauber pflegen. Insbesondere sollte aus der Beschreibung klar hervorgehen, was zu tun ist, bis wann die Aufgabe zu erledigen ist, welchem Thema sie zugeordnet ist, welche Priorität die Aufgabe besitzt und welche Kolleg:innen diese bearbeiten.
Haben Sie die Aufgaben sauber erstellt, dann empfiehlt es sich den Arbeitsfortschritt mithilfe von Kommentaren festzuhalten und vor allem regelmäßige Review- und Planungsmeetings durchzuführen. Nur so behalten Sie den Überblick, können Fragen klären und wirklich am Ball bleiben.
Wenn Sie in all dem sicher sind, könnten Sie darüber nachdenken, Ihren Plan mit Microsoft Power Automate weiter zu automatisieren. Aber das steht auf einem anderen Blatt Papier – oder in einem zukünftigen Blogartikel geschrieben.