Ab in den Urlaub - Abwesenheitsantrag leicht gemacht

„Digitalisierung von Geschäftsprozessen“. Gut und schön. Viele Unternehmen wissen um die Vorteile, schrecken aber dennoch davor zurück, weil oft nicht klar ist, was sich dahinter verbirgt. Wir sagen es Ihnen: manuelle, wiederkehrende Tätigkeiten werden durch digitalisierte Abläufe mit Workflows abgelöst. Doch wo anfangen? Unsere Antwort: Bei einfachen Papierprozessen. Digitalisieren Sie doch erstmal die sogenannte Zettelwirtschaft für Abwesenheitsanträge.

Weg mit Laufzetteln für Urlaub, Homeoffice und andere Abwesenheiten

Reisezeit, schönste Zeit – die Urlaubssaison rückt näher und schon stapeln sich die Urlaubsanträge auf Ihrem Schreibtisch. Irgendwo dazwischen liegen auch noch Anträge für die Arbeit aus dem Homeoffice und bevorstehende Weiterbildungen. Das reinste Papierchaos! Wie regeln Sie all das in Zeiten von Homeoffice & Co.? Weiterhin mit Laufzetteln arbeiten, funktioniert nicht. Natürlich muss die sogenannte Zettelwirtschaft nun digitalisiert werden. Aber bitte richtig!

Und bitte nicht so: Anträge für Urlaub, Homeoffice und andere Abwesenheiten werden nun einfach per E-Mail hin und her geschickt. Die Folge: E-Mail-Chaos im Posteingang. Es fehlt der Überblick über die restlichen Urlaubstage und generell gibt es keine Übersicht, wer gerade im Urlaub ist, den nächsten beantragt hat oder wer aus dem Homeoffice arbeitet. Im schlimmsten Fall wurde der Antrag auf Weiterbildung aufgrund eines Versehens nicht genehmigt. Die Fehlerliste ist lang.

Workflows für automatisierte und übersichtliche Prozesse

Laufzettel durch E-Mails abzulösen, erscheint auf den ersten Blick wie die Digitalisierung der Abwesenheitsanträge. So weit, so gut. Wir geben Ihnen zur Hälfte Recht. Immerhin sind Sie das Papierchaos auf Ihrem Schreibtisch losgeworden.

Dafür haben Sie digitales Chaos im E-Mail-Postfach gewonnen. Wir wissen: Früher oder später werden Sie wieder mit den altbekannten Problemen konfrontiert, die schon der Papierprozess mit sich brachte: der fehlende Überblick über Urlaub, Homeoffice und andere Abwesenheiten.

Abwesenheitsanträge richtig digitalisieren

Wenn Sie Ihre Prozesse nicht richtig aufräumen, verschlimmbessern Sie den Schaden von Jahr zu Jahr. Sie werden immer ineffizienter. Beim Wort „Digitalisierung“ zucken viele zusammen, weil nicht klar ist, was sich hinter dahinter verbirgt. Es klingt nach hohen Kosten, viel Aufräumarbeit und es gibt keinen ersichtlichen Anlass, die Dinge jetzt zu ändern. Deshalb belassen es viele Unternehmen bei den altbekannten Papierprozessen. Doch was kosten falsch digitalisierte Papierprozesse? Zeit und Nerven. Die Mitarbeitenden fühlen sich frustriert und verlieren ihre Motivation. Je länger Sie warten, umso teurer wird es. Probleme lösen sich nicht in Luft auf, wenn sie nicht aktiv und frühzeitig angegangen werden. Im Gegenteil, sie stapeln und verstärken sich im Laufe der Zeit und am Ende führen sie zu einem Totalschaden. 

Die Lösung: ersetzen Sie doch Ihre manuellen, wiederkehrenden Tätigkeiten durch digitalisierte Abläufe mit Workflows. Diese sorgen schnell und einfach für eine große Arbeitserleichterung.

Klingt super, aber wo fangen wir nur an?

Diese Frage haben wir schon so oft gehört und darauf haben wir immer dieselbe Antwort: optimieren Sie für den Einstieg einfache Prozesse. Wenn Sie sich nämlich nicht sicher sind, welche Prozesse überhaupt in Frage kommen, ist es immer ratsam, klein anzufangen. Wie zum Beispiel mit dem oben beschriebenen Prozess für Urlaub, Homeoffice und andere Abwesenheiten. So bekommen Sie ein Gefühl dafür, wie unkompliziert es ist, Papierprozesse zu digitalisieren. Bringen Sie Ordnung in das Chaos und gewinnen Sie die Kontrolle zurück.

Behalten Sie alles im Blick

Mit dem Dashboard des Layer2 LinkUp Cube Flow verschaffen Sie sich an einem zentralen Ort einen Überblick über alle Abwesenheitsanträge in Ihrem Unternehmen. Der Workflow verschafft Ihnen eine Übersicht über restliche Urlaubstage und darüber wer gerade im Büro ist. Komplett digital und voll automatisiert.

Automatisierte Abwesenheitsanträge

Ihre MitarbeiterInnen erstellen einen Abwesenheitsantrag an zentraler Stelle. Der Workflow informiert den zuständigen Vorgesetzten automatisch per E-Mail über einen neuen Antrag. Wird dieser genehmigt, erhält der Mitarbeitende eine E-Mail mit der Bestätigung und einen Eintrag im Kalender. 

Gar nicht mal so schwer, oder?

Mit einem vorkonfigurierten Prozess für Abwesenheitsanträge bringen Sie schnell und einfach Ordnung in das Chaos und verschaffen sich zügig einen Überblick. So können Sie innerhalb weniger Tage loslegen. 

Wir empfehlen Ihnen, nicht nur einen einfachen Prozess zu optimieren, sondern gleich drei. So bekommen Sie ein Gefühl dafür, wie unkompliziert es ist, Papierprozesse zu digitalisieren. Praktisch: Im Workflow-Tool gibt es drei vorkonfigurierte Prozesse. Sie müssen nichts weiter tun - keine Aufräumarbeit oder strategische Überlegungen. Konzentrieren Sie sich einfach auf Ihre täglichen Aufgaben.

Nicht nur einen, sondern gleich drei einfache Prozesse digitalisieren

Wichtige Dokumente liegen durcheinander auf Ihrem Schreibtisch und Ihre Teammitglieder warten auf die Genehmigung dieser. In Zeiten von Homeoffice & Co. werden Dokumente nun per E-Mail hin und her geschickt. Die Folge: E-Mail-Chaos im Posteingang. Digitalisieren Sie diesen unkomplizierten Genehmigungsprozess für Dokumente gleich richtig. Mithilfe des Dashboards überprüfen Sie mit nur einem Blick den Genehmigungsstatus von Dokumenten.

Ein geregelter Onboarding-Prozess stellt sicher, dass sich neue MitarbeiterInnen willkommen fühlen und sich schnell erfolgreich im Unternehmen eingliedern. Dafür sind jedoch viele Aufgaben zu erledigen. Es sei denn, Sie strukturieren diesen Ablauf mithilfe eines automatisierten Workflows. Dann wird dieser Prozess zum Kinderspiel. Vor allem, wenn der Status des Onboardings zu jeder Zeit und von allen Beteiligten auf dem Dashboard überprüft werden kann. 

Alles an einem Ort

Sie arbeiten bereits mit Microsoft 365 oder stellen gerade intern darauf um? Dann passen die drei digitalisierten Geschäftsprozesse in Ihre IT-Landschaft, weil sie auf Automatisierungs- und Workflow-Anwendungen von Microsoft basieren, die in Ihren Lizenzen bereits enthalten sind. So entstehen keine extra Kosten für Sie.

Organisieren Sie die tägliche Arbeit in Ihrem Unternehmen mit Microsoft Teams, arbeiten dort gemeinsam an Dokumenten und tauschen Informationen miteinander aus? Damit Sie sich umständliches Geklicke sparen, raten wir Ihnen, das Dashboard direkt aus Microsoft Teams heraus zu nutzen. Auf diese Weise schaffen Sie eine zentrale Übersicht an einem Ort und in einer Anwendung.