Einführung von Microsoft Teams und Microsoft 365 - Phase 1 Schritt 1

Haben Sie auch das Gefühl Ihr Unternehmen arbeitet nicht einheitlich mit einer Software, es besteht Datenchaos und keiner weiß, wo er oder sie etwas findet? Dann geht es Ihnen wie Lara, der Leiterin für Digitalisierung und Torsten dem IT-Leiter eines mittelständischen Unternehmens aus Norddeutschland. Sie haben Microsoft Teams und Microsoft 365 eingeführt, weil sie modernes Arbeiten im Unternehmen ermöglichen wollten. Dabei haben sie nicht bedacht, dass die Umstellung mehr als ein technisches Upgrade ist, sondern auch die Organisation und Kultur des Unternehmens erheblich beeinflusst. Ein strukturiertes Konzept zur Einführung von Microsoft Teams und Microsoft 365 soll nun Abhilfe schaffen und dafür sorgen, dass die neue Technologie im gesamten Unternehmen produktiv genutzt wird.

Lara und Torsten machen sich auf den Weg zur modernen, digitalen Zusammenarbeit mit Microsoft Teams und Microsoft 365. Schritt für Schritt bewegen sie durch die erste Phase des Projekts. Die von ihnen gebuchte Workshop-Reihe Concept for Modern Work hilft ihnen dabei, die Aufgabe als interdisziplinäres Projekt aufzusetzen, ein sinnstiftendes Zielbild und ein abgestimmtes Vorgehensmodell zu erarbeiten.

Phase 1: Das Projektkonzept für die Einführung von Microsoft Teams und Microsoft 365

In der ersten Phase der Workshop-Reihe Concept for Modern Work, soll ein klares Konzept erarbeitet werden. Was soll das Projekt bewirken? Wie soll es umgesetzt werden? Wer soll wie daran beteiligt sein? Das alles ist teilweise schwer zu beantworten und es wirkt wie ein endloses Netz aus Fragen und Problemen.

Einfach mal anfangen - aber wie?

Lara und Torsten bekommen im ersten Workshop die Aufgabe ein geeignetes Projektteam zusammenzustellen. Dabei werden sie von Justus und Henning, den Layer2-Projektleitern begleitet und unterstützt. Lara und Torsten fragen sie sich, wer wichtige Entscheidungen treffen darf und wer diese an die nicht involvierten Mitarbeitenden weitergeben soll. Ihr Unternehmen besteht aus 200 Mitarbeitenden aufgeteilt in acht Teams: Marketing, Kommunikation, HR, Sales und IT sowie vier einzelne Handwerks-Projektteams.

Die Zusammenstellung des Kernteams

Justus und Henning empfehlen Lara und Torsten für die Zusammenstellung des Kernteams:

  • eine Person mit direktem Bezug zur Führungsebene, um Entscheidungen schnell zu finalisieren.
  • neben einer Person aus dem IT- Team auch eine Person aus der HR-Abteilung mit ins Boot zu holen, da sie viele Microsoft-Anwendungen benutzen.
  • eine Person aus der Marketing-Abteilung, um die Ergebnisse im Unternehmen zielgerichtet zu kommunizieren.

Am Ende besteht das Projektteam zur Einführung von Microsoft Teams und Microsoft 365 aus insgesamt fünf Personen. "Diese Anzahl an Teilnehmenden empfehlen wir allen Kunden," bestätigt Henning.

Die Rollen im Kernteam

Um dieses Projekt bestmöglich umzusetzen und Probleme sowie Diskrepanzen innerhalb des Kernteams zu vermeiden, müssen die Rollen im Team klar verteilt werden:

  • Es gibt einen Projektverantwortlichen oder eine Projektverantwortliche. Das Team entscheidet sich für Torsten, da die IT das Projekt von Beginn an mit betreut hat.
  • Es gibt eine oder einen Schulungsbeauftragte:n. Lara soll die Schulungsbeauftragte werden und die Mitarbeitenden in der Nutzung von Microsoft 365-Anwendungen zu schulen. Dabei kann sie ihre Kolleg:innen durch ihre IT-Kenntnisse unterstützen.
  • Es gibt eine:n Kommunikationsbeauftragte:n. Michelle, die stellvertretende Leiterin des Marketing-Teams, wird diese Rolle im Projekt übernehmen. Ihre Aufgabe ist es, die Ergebnisse ins Unternehmen zu kommunizieren.
  • Frauke, die Leiterin der HR-Abteilung und Andreas, der stellvertretende Geschäftsführer sind auch Teil des Teams. Sie unterstützen die anderen Rollen je nach Bedarf in ihren Aufgaben.

Supporter-Team vs. Kernteam 

Das Kernteam ist nun zusammengestellt. Aber fünf Leute reichen nicht aus, um ein Unternehmen mit 200 Mitarbeitenden regelmäßig zu informieren und alle Wünsche zu berücksichtigen. Deshalb wird das Kernteam vom Supporter-Team unterstützt. Es ist der erweiterte Arbeitskreis des Kernteams. Den Supportern werden Ideen und Use Cases vorgestellt. Sie dürfen sich mit Vorschlägen und Kritik einbringen. Ähnlich wie beim Kernteam eignen sich bestimmte Personen besonders für die Arbeit im Supporter-Team.

Menschen, die neuen Technologien gegenüber aufgeschlossen sind und sich schnell an neue Gegebenheiten gewöhnen, nennen sich "early adopters". Sie eignen sich besonders als Mitglieder des Supporter-Teams. Mitarbeitende aus Abteilungen wie IT oder Kommunikation, eignen sich ebenfalls als Supporter, um Entscheidungen schnell zu verteilen und für alle zu erklären.

Generell zahlt es sich aus, mindestens einen „Supporter“ aus jedem Team dabei zu haben, um alle Meinungen gleichermaßen zu vertreten und kein Team mit dem Prozess zu überrumpeln.

Use Case? Was ist das?

Zu Deutsch: Anwendungsfall. Hierbei handelt es sich um ein Szenario der täglichen Arbeit, das im Projekt berücksichtigt werden soll. Das Formulieren von Use Cases hilft dabei, zu verstehen, wie die aktuelle Ausgangssituation mithilfe von Microsoft Teams und Microsoft 365 unterstützt und vereinfacht werden kann. Mit Blick auf die organisatorische und kulturelle Veränderung. So werden reale Situationen des Arbeitsalltags mit aufgenommen und als Ansatzpunkt für das Projekt verwendet. Sie helfen dabei, den Projektverlauf zu dokumentieren und den Anwendenden die Nutzung und den Mehrwert der neuen Technologie aufzuzeigen. Im Unternehmen von Lara und Torsten wurde unter anderem folgender Use Case formuliert: "Ich möchte mit meinen Kolleg:innen in einer einheitlichen Software chatten.“

Schritt 1 in Phase 1: Das Ergebnis und der Nutzen für das Projekt

Lara und Torsten sind sehr froh dieses Projekt mit einem kompetenten Dienstleister begonnen zu haben, welcher sie strukturiert durch das Projekt begleitet. Nach erfolgreicher Zusammenstellung des Kern- und Supporter-Teams ist Schritt 1 in Phase 1 abgeschlossen. Dieser organisatorische Schritt bildet die Grundlage für alle weiteren Schritte und Phasen bei der Einführung von Microsoft Teams und Microsoft 365 in Unternehmen.

Lara und Torsten sind jetzt bereit für Schritt 2 in Phase 1.