Einführung von Microsoft Teams und Microsoft 365 - Phase 1 Schritt 2

Schritt für Schritt in Richtung moderne, digitale Zusammenarbeit: Steps to Modern Work

Das große Gesamtbild einer modernen, digitalen Zusammenarbeit im Unternehmen ergibt sich nicht einfach so. Es bedarf vieler Schritte, die für die Erreichung dieses Ziels notwendig sind. Die Steps to Modern Work-Workshops helfen unserem Microsoft-Experten Justus dabei, eine Bestandsaufnahme zu machen und die nötigen Schritte gemeinsam mit dem Kernteam zu identifizieren, um ein gemeinsames Verständnis über die verschiedenen Ebenen und technischen Möglichkeiten zu schaffen. Durch Interviews und Umfragen verschafft er sich einen Überblick über die Zusammenarbeit im Unternehmen.

Um das Kernteam optimal vorzubereiten, erhält es einen Überblick über die Technologie, die Einstellungsmöglichkeiten und die aktuelle Zusammenarbeit im Unternehmen. Mit dem Ziel, jedes Mitglied des Kernteams nicht nur die technischen Aspekte der neuen Tools näher zu bringen, sondern auch die Soft Skills zu entwickeln, um als Multiplikator:in im Unternehmen zu wirken und bestmögliche Entscheidungen zur weiteren Nutzung zu treffen.

Sinnstiftendes Zielbid für neue Arbeitsweisen

Die erfolgreiche Einführung von Microsoft Teams und Microsoft 365 steht und fällt mit dem gemeinsamen Verständnis über das Projektziel. Deshalb führt Justus einen Workshop zur Erarbeitung eines sinnstiftenden Zielbilds mit dem Kernteam durch. Dieses wird schriftlich festgehalten, um es an alle Mitarbeitenden im Unternehmen zu kommunizieren. Es dient als Orientierung, um zu verstehen, warum die Nutzung der Technologie sinnvoll ist und wie die neue Arbeitsweise mit dieser funktioniert.

Der erste Use Case als Grundlage die nächste Phase des Projekts

Jedes Unternehmen ist anders strukturiert, aber eine Sache haben sie alle gemeinsam: Sie benötigen eine digitale Plattform wie Microsoft 365 und Microsoft Teams, um effizienter zu arbeiten. Um herauszuarbeiten, wie die verschiedenen Microsoft-Apps eingesetzt werden können, überlegen Lara und Thorsten gemeinsam mit den anderen Kernteammitgliedern, wie sie die Technologie effizient und produktiv für alle im Unternehmen einsetzen können.

Für das Kernteam stehen diese drei Use Cases im Vordergrund:

1. **Projektzusammenarbeit**: Die Integration von Microsoft Teams in ihre Projektarbeit könnte die Kommunikation innerhalb des Kernteams erheblich verbessern. Dateien könnten zentral gespeichert, gemeinsam bearbeitet und wichtige Diskussionen transparent geführt werden.

2. **Dokumentenmanagement**: Durch die Nutzung von Microsoft Teams und SharePoint könnten Dokumente nicht nur sicher gespeichert, sondern auch Versionen verfolgt und der Zugriff effizient geregelt werden.

3. **Interne Kommunikation**: Die Chat-Funktionen und Kanäle von Microsoft Teams könnten die E-Mail-Flut reduzieren und die Kommunikation in Echtzeit ermöglichen, was besonders bei kurzfristigen Abstimmungen von Vorteil wäre.