KI-Generator in SharePoint - ein Kurzportrait

Geschäftsprozesse und Apps lassen sich mit KI einfach optimieren. Mithilfe von verschiedenen KI-Modellen und -Szenarios steigern Sie Ihre Produktivität und vereinfachen Ihre Aufgaben. Wir haben uns mit der intelligenten Formularverarbeitung beschäftigt und möchten Ihnen zeigen, wie einfach es ist, die KI in SharePoint zu trainieren.

Intelligente Formularverarbeitung in SharePoint

Mit dem KI-Generator in Power Apps ist es möglich, Modelle zu erstellen, die automatisch ein Bild oder Dokument analysieren und daraus Felderinhalte auslesen. Dies ist vor allem nützlich, wenn Sie Inhalte aus einer Bestellung automatisch in SharePoint eintragen möchten.

Mit einem Flow oder einer Power App ist das gar nicht mal so schwer. Wie das funktioniert? Das erklären Ihnen in diesem Artikel.

Modell erstellen

Das hier ist unsere Test-Bestellung, die wir für dieses Beispiel benutzen:

Neue Formularverarbeitung erstellen

In Power Apps erstellen wir unter "AI Builder" eine neue Formularverarbeitung.

Wir geben den Namen des KI-Modells an - in unserem Fall "Beispielformular".

Die KI trainieren

Die KI benötigt zum Trainieren mindestens fünf Dateien. Haben Sie nur ein Dokument, können Sie dieses kopieren und leicht verändern. Anschließend laden Sie die veränderten Dokumente hoch und haben fünf Versionen, die Sie benutzen können.

Analyse und Felder auslesen

Ist das Dokument hochgeladen, kann eine Analyse durchgeführt werden. Nach dieser können wir die Felder auswählen, die ausgelesen werden sollen.

Um zu testen, ob die Felder erkannt wurden, führen wir einen Schnelltest mit einem Beispiel-Dokument durch.

Modell veröffentlichen

Anschließend können wir das Modell veröffentlichen und es in einer App oder einem Flow verwenden.

Flow erstellen

Unser Ziel ist es, einen Flow zu erstellen, der die Informationen eines Dokuments ausliest, wenn dieses in einer SharePoint-Dokumentenbibliothek angelegt wird.

Dazu haben wir folgende Beispiel-Dokumentenbibliothek, die die Felder des Dokuments (Kundennummer, Auftragsnummer usw.) enthält, angelegt:

Aktion „Predict“ – Dokumentanalyse einrichten

Im Flow benutzen wir den Trigger “Wenn eine Datei erstellt wird”. Für die Analyse des Dokuments müssen die Dateimetadaten und der Dateiinhalt abgerufen werden. Die Dokumentenanalyse funktioniert mit der Aktion „Predict“. Hier geben wir nun das eben angelegte Modell (Beispielformular) an. Im Feld „Document Type“ geben wir den MediaType der Datei an. Das Feld „Document“ ist der Dateiinhalt des Dokuments.

Analysierte Daten – dynamische Inhalte für die Dokumentenbibliothek

Als nächstes müssen wir die ausgelesenen Daten aus „Predict“ in die Dokumentenbibliothek schreiben. Dazu benutzen wir die Aktion “Dateieigenschaften aktualisieren”.

Die Felder werden über die Predict-Aktion als dynamische Inhalte bereit gestellt. Diese haben folgendes Format: [Feldname] value. In unserem Beispiel wäre das also für die KundenNr: “KundenNr value”.

Da es sich bei dem Feld Gesamtsumme in SharePoint um ein Währungsfeld handelt, müssen wir den Wert mit float(Gesamtsumme value) konvertieren.

Fertig - der Flow funktioniert!

Fügen wir nun ein Dokument in die Bibliothek ein, wird dieses analysiert und die Werte in die entsprechenden Felder geschrieben.