Microsoft OneDrive – unterschiedliche Cloud-Speicher
Microsoft OneDrive kommt in drei verschiedenen Versionen daher. Doch welche Version ist für welchen Anwendungsfall bestimmt? Wie hängen die OneDrives miteinander zusammen? Und Was unterscheidet die verschiedenen Cloud-Speicher? Diese Fragen werden wir Ihnen in diesem Blogartikel nachfolgend beantworten.
Der Microsoft Cloud-Speicher OneDrive ist nicht gleich OneDrive. Wenn wir über Microsoft OneDrive sprechen, dann betrachten wir grundsätzlich drei verschiedene Versionen:
#1 OneDrive Personal
#2 OneDrive for Business (Personal)
#3 OneDrive for Business Sync Client
Microsoft OneDrive Personal
Hierbei handelt es sich um die Version von OneDrive für Privatpersonen. Prinzipiell kann sich jede Person ein Konto bei Microsoft erstellen und OneDrive als persönlichen Cloud-Storage nutzen. Dieser persönliche Cloud-Speicher kann entweder über den Browser aufgerufen oder in Windows installiert, eingerichtet und durch den Windows-Explorer verwaltet werden. Sie erkennen OneDrive Personal dann nach der Installation an dem OneDrive-Icon der weißen Wolke in Ihrer Windows-Taskleiste. OneDrive Personal ist nicht mit Ihrem Unternehmen gekoppelt, sondern ein Speicher für Privatpersonen.
Microsoft OneDrive for Business (Personal)
Als Pendant zu OneDrive Personal gibt es OneDrive als Business-Version. Bei OneDrive Business (Personal) handelt es sich um einen Cloud-Speicher für jede:n einzelne:n Mitarbeiter:in des Unternehmens. Dieser Speicher kann von den jeweiligen Mitarbeitenden wie ein privater Speicher im Unternehmenskontext genutzt werden. Sie können Dateien, wie bei Cloud-Diensten üblich, mit anderen Personen - insbesondere mit Externen - teilen oder auch nur für sich selbst zugänglich speichern.
Im Gegensatz zum privaten OneDrive ist OneDrive for Business (Personal) eng mit anderen Microsoft-Tools wie Teams, Exchange und SharePoint verzahnt. So werden unter anderem Chatdateien oder Ihre Meeting-Aufzeichnungen von Microsoft Teams im OneDrive abgelegt.
Microsoft OneDrive for Business (Personal) – Webzugriff
Es gibt zwei Möglichkeiten, auf Ihre OneDrive Daten zuzugreifen. Die erste Möglichkeit ist der Zugriff über den Webbrowser. Loggen Sie sich auf www.office.com ein und wählen Sie im App-Menü OneDrive als Service aus. Hier haben Sie die Möglichkeit Ihre Dateien einzusehen und mit diesen zu arbeiten. Sie können neue Dateien erstellen, hochladen, öffnen und finden bekannte Funktionen wie beispielsweise umbenennen oder verschieben. Die OneDrive Weboberfläche unterstützt auch Drag & Drop, sowohl zum Hochladen von Dateien und Ordnern als auch um diese zu verschieben.
Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit Ihre in OneDrive gespeicherten Dateien zu teilen. Unter dem Reiter „Geteilt“ auf der linken Seite sehen Sie, welche Dateien und Ordner mit und von Ihnen geteilt wurden. Sie können Ordner zu Ihren eigenen Dateien hinzufügen oder Dateien aus der Liste entfernen.
Wichtig hierbei: die Dateien sind immer noch mit Ihnen geteilt, werden Ihnen nur nicht mehr in der Liste der mit Ihnen geteilten Dateien angezeigt, sondern im jeweiligen Ort, an dem Sie die Dateien eingefügt haben.
Im Bereich der von Ihnen geteilten Dokumente verwalten Sie den Zugriff auf einzelne Dateien.
Microsoft OneDrive for Business (Personal) – Sync Client
Die zweite Möglichkeit ist die OneDrive Daten über Ihr Start-Menü oder Ihren Explorer zu öffnen. Über das OneDrive-Icon haben Sie dort Zugriff auf Ihre in der Cloud gespeicherten Dateien oder können neue Dateien dort speichern. Die Dateien werden währenddessen über den sogenannten OneDrive for Business Sync Client im Hintergrund synchronisiert, so haben Sie online als auch im Explorer Zugriff auf alle Ihre Daten.
Microsoft OneDrive for Business Sync Client
Der OneDrive for Business Sync Client läuft als Software im Hintergrund auf den PCs der Mitarbeitenden. Er wird in der Regel zentral von der IT-Abteilung ausgerollt Sie erkennen den OneDrive for Business Sync Client an der blauen Wolke in der Windows-Taskleiste.
Der Sync Client kümmert sich um die Integration von OneDrive for Business (Personal), Teams und SharePoint in Ihren Windows-Explorer. Streng genommen kümmert sich der Sync Client nur um die Integration von Microsoft SharePoint, der die technologische Grundlage für die Dateiablage in Teams und OneDrive ist. Wenn Sie ein neues Team anlegen, wird im Hintergrund zur Speicherung der Dateien eine Dokumentenbibliothek in SharePoint angelegt. Für jeden Kanal den Sie erstellen wird in dieser Dokumentenbibliothek ein Ordner angelegt. Alle Dateien, die Sie in einem Kanal speichern, werden dementsprechend in dem Ordner in der Dokumentenbibliothek des Teams gespeichert. Dies gilt allerdings nicht für private Kanäle. Zur einfacheren Steuerung der Berechtigungsstruktur werden Dateien aus privaten Kanälen in einer separaten SharePoint-Bibliothek gespeichert. Sie erkennen dieses an der URL, wenn Sie die Bibliotheken im Webbrowser öffnen, also zum Beispiel:
Eine besipielhafte URL eines Teams: company.sharepoint.com/sites/Team1
Eine beispielhafte URL eines privaten Kanals im Team: company.sharepoint.com/sites/Team1-PrivaterKanal1
Ähnlich verhält es sich mit OneDrive. Dateien in OneDrive werden ebenfalls in SharePoint gespeichert, allerdings an etwas anderer Stelle und mit einem etwas anderen Aufbau. Auch hier zu erkennen an der URL:
OneDrive: company-my.sharepoint.com/personal/user_company
Ob Teams oder OneDrive - die Technologie dahinter ist und bleibt SharePoint. Der Sync Client synchronisiert Ihnen alle Dokumentenbibliotheken oder einzelne Ordner einer Bibliothek in den Windows-Explorer.
Microsoft OneDrive und Microsoft SharePoint – Desktopzugriff
Ihre Dateien sind, mit dem Sync Client im Hintergrund, weiterhin in der Cloud wie gewohnt über den Windows-Explorer abrufbar. Wie oben schon erwähnt, Sie sehen im Windows-Explorer Ihren persönlichen OneDrive for Business-Ordner, symbolisiert durch eine blaue Wolke und den Firmennamen.
Darüber hinaus sehen Sie alle Bibliotheken aus Teams oder SharePoint, bei denen Sie auf den Button Synchronisieren geklickt haben. Im Windows-Explorer erkennen Sie dies durch ein Gebäude-Icon mit dem Firmennamen.
Besitzen Sie mehrere Firmenaccounts, erscheinen weitere OneDrive-Icons in Ihrem Windows-Explorer.
Synchronisieren Sie Bibliotheken aus den Microsoft 365-Umgebungen anderer Firmen lokal, sehen Sie diese ebenfalls in Ihrem Windows-Explorer.
Wenn Sie mit Rechtsklick auf eine Datei oder einen Ordner klicken, finden Sie neben den gewohnten Bearbeitungsmöglichkeiten wie Öffnen, Verschieben oder Umbenennen weitere Menüpunkte speziell für OneDrive-Aktionen. Sie haben hier die Möglichkeit Dateien oder Ordner zu teilen oder diese online in SharePoint anzuzeigen.
Verfügbarkeit von Dokumenten in OneDrive steuern
Eine Besonderheit bietet die Steuerung der physischen Verfügbarkeit von Dokumenten auf Ihrem PC, also der Zugriff auf die Dokumente mit oder ohne Internetverbindung. Um Speicherplatz auf Ihrem PC zu sparen, können Sie in den Einstellungen festlegen, dass Dateien erst bei der Bearbeitung heruntergeladen werden und vorher nur als leere Hülle in Ihrem Windows-Explorer sichtbar sind.
Ein Beispiel anhand drei verschiedener Dateien:
Die Datei Power-Point-Vorlage.pptx ist nur online verfügbar. Sie nimmt keinen nennenswerten Speicherplatz auf Ihrem PC ein. Diese Datei kann nur mit einer aktiven Internetverbindung bearbeitet werden, da sie erst noch heruntergeladen werden muss. Die Kundenpräsentation-2.pptx ist offline verfügbar, wird jedoch automatisch - je nach Systemeinstellung - nach einem oder nach vierzehn Tagen physisch von Ihrem PC gelöscht und ist dann nur noch online verfügbar. Anders bei der Kundenpräsentation-1.pptx. Die Datei ist so lange physisch auf Ihrem PC verfügbar bis Sie beschließen den Speicherplatz für diese freizugeben.
Den aktuellen Status Ihrer Dateien und Ordner sehen Sie in einer separaten Spalte Status im Windows-Explorer. Verschiedene Icons zeigen Ihnen den Synchronisierungsstatus Ihrer Dateien an. In der OneDrive-Dokumentation finden Sie die Bedeutung aller Icons.
Microsoft OneDrive for Business Sync Client – Einstellungen
Über die blaue Wolke in Ihrer Taskleiste können Sie die Synchronisierung pausieren und verschiedene Einstellungen vornehmen. Insbesondere haben Sie hier die Möglichkeit Ihre Konten zu verwalten. Sie können Ihren privaten OneDrive Account zur Synchronisierung hinzufügen oder die Verknüpfung mit diesem PC zu beenden. Zusätzlich sehen Sie weitere Speicherorte, also Bibliotheken aus Microsoft Teams oder SharePoint, mit denen Ihr PC synchronisiert wird und können auch diese entsprechend verwalten.
Microsoft OneDrive for Business (Personal) als Backup
Sie können Ihre lokalen Dateien in die Cloud-Speicher synchronisieren. Ihr Desktop, Ihre Dokumente oder Bilder liegen somit gespiegelt in der Cloud und können im Falle eines Hardwareschadens lokal wiederhergestellt werden. Arbeiten Sie auf mehreren Geräten, sind Ihre Dateien und Ihr Desktop über Microsoft OneDrive auf diesen synchronisiert.
Wir freuen uns, wenn Ihnen dieser Blogartikel dabei hilft, die Unterschiede von Microsoft One Drive zu erkennen und zu verstehen. Ebenso die Verknüpfung der Dateiablage mit Microsoft Teams und Microsoft SharePoint.