Direkt mit Microsoft Teams loslegen, aber mit Benimm-Regeln

Alle Systeme, ob sozial oder technisch, folgen einer gewissen Eigendynamik bis sich Umgangsformen intuitiv eingespielt haben, aber: „Gut Ding will Weile haben“. Damit Sie direkt loslegen können, ohne lange zu warten, können Sie im Vorfeld ein paar Benimm-Regeln für den Umgang mit Microsoft Teams aufstellen. Ebenso ist es wichtig zu wissen, was bei der Benutzung von bestimmten Funktionen passiert und deren Auswirkungen zu kennen. So können Sie sich bewusst dafür oder dagegen entscheiden.

Gewusst wie

Der der Schritt von der intuitiven Nutzung zu einem einheitlichen System ist gar nicht schwer. Wir erarbeiten mit unseren Kunden eine individuelle Teams-Etikette und geben den neuen Benutzern ein paar Tipps zum richtigen Umgang an die Hand.

Wir als Unternehmen nutzen Microsoft Teams schon lange und sind in dieser Zeit auf einige Hürden gestoßen, mussten Prozesse neu denken und unsere Kommunikation anpassen. Unsere Erfahrungen möchten wir in diesem Artikel mit Ihnen teilen. 

Layer2 Teams-Etikette und Tipps

[ 1 ] Es gibt die Microsoft Teams-App für alle Plattformen – Web, Desktop und mobil.

[ 2 ] So privat wie nötig, so public wie möglich. Transparente Kommunikation ist besonders wichtig. 

[ 3 ] Personalisiere die Benachrichtigungen - entweder für einzelne Kanäle oder global in den allgemeinen Account-Einstellungen. Setze Benachrichtigungen dort, wo dich andere erwarten, zum Beispiel in einem laufenden Projekt oder in einem fachlichen Team.

[ 4 ] Denke daran, dass beim Erzeugen eines Teams eine Office 365-Group erstellt wird. Achte auf das Naming.

[ 5 ] Denke daran, dass beim Erzeugen eines Teams eine SharePoint Site erstellt wird. Achte auch hier wieder auf das Naming.

[ 6 ] Reagiere mit "Daumen hoch", wenn du eine Nachricht gelesen hast. 

[ 7 ] Wenn du auf eine Nachricht antwortest, stelle sicher, dass du keine neue Unterhaltung beginnst.

[ 8 ] Erwähne ganze Channels oder Teams über @ nur, wenn es wirklich notwendig ist. Du kannst den ganzen Channel erwähnen, indem du den Namen des Kanals oder einfach „@Kanal“ eingibst. 

[ 9 ] Um Zeit zu sparen kannst du die Funktions-Shortcuts benutzen. Gibt dazu einfach „/“ in die Suchleiste ein.

[ 10 ] Lade externe Gäste nur in ein Team ein, wenn jeder darüber Bescheid weiß.

[ 11 ] Benenne einen Channel nicht um, da der dahinterliegende Ordner im SharePoint nicht umbenannt wird. 

[ 12 ] Es gibt ein Company-Team für alle Mitarbeiter, um unternehmensweite Themen zu organisieren und zu strukturieren. 

[ 13 ] Nutze den Channel „Allgemein“ im Company-Team für unternehmensweite Ankündigungen und den Fun-Channel für den „Tratsch an der Kaffeemaschine“.

[ 14 ]  Bei uns werden Teams dafür genutzt, um die Abteilungen zu organisieren. Channel sind für Projekte oder fachliche Teams gedacht. 

[ 15 ] Werden es zu viele Channel, denke über die Team-Struktur nach. 

[ 16 ] Jeder Channel hat eine eigene E-Mailadresse.

[ 17 ] Synchronisiere deine Dateien über OneDrive for Business, um auch offline auf sie zugreifen zu können. 

[ 18 ] Die Dateien liegen im SharePoint.

[ 19 ] Es ist möglich Einzelberechtigungen auf Ordner zu vergeben. Sei dabei aber vorsichtig und denke darüber nach, ob es sinnvoll ist.

[ 20 ] Nutze Channels für die Kommunikation. Private Chats sind für Themen mit hoher Priorität gedacht. 

[ 21 ] Wähle die richtige Option für nachträglich hinzugefügte Mitglieder. Sie könnten die vorherige Konversation sehen. 

[ 22 ] Achte auf deinen eigenen Verfügbarkeitsstatus und respektiere den von anderen.

[ 23 ] Nutze vorzugsweise die Funktion „Videoanruf“, wenn du mit anderen telefonierst. Hack: Wenn dein Notebook keine Kamera hat, dann nutze einfach die App für dein Smartphone.

 
Diese Tipps und Benimm-Regeln funktionieren für unser Unternehmen mit 30 Mitarbeitern. Wir können uns vorstellen, dass unsere Erfahrungen anderen Unternehmen gleicher Größenordnung helfen, um einheitliche Umgangsformen in Microsoft Teams zu etablieren. Und wer weiß, vielleicht funktionieren einige oder sogar alle Tipps auch für Ihr Unternehmen.