Microsoft Teams – Getting started
Millionen Beschäftigte arbeiten aus dem Homeoffice. In Zeiten von social distancing ist eine Videokonferenz immer noch persönlicher als eine E-Mail, eine Chat-Nachricht oder ein Telefongespräch. Für wichtige Besprechungen in großer Runde ist Microsoft Teams als ausgewachsenes Videokonferenz-Tool bestens geeignet. Microsoft Teams ist Teil von Office 365. Außerdem nutzen Sie Chats und Dateiablage direkt – egal von wo Sie arbeiten und präsentieren anderen Ihre Ideen, indem Sie einfach Ihren Bildschirm freigeben.
Kostenlose Microsoft Teams-Lizenzen – so registrieren Sie sich
Zurzeit bietet Microsoft die Teams-Lizenzen kostenlos an. Als Unternehmen oder Organisation können Sie sich hier registrieren: https://products.office.com/de-de/microsoft-teams/group-chat-software?rtc=1&market=de
Microsoft erlaubt bei der Registrierung nur E-Mail-Adressen, die noch keiner Organisation (zum Beispiel über Office 365) zugeordnet sind. Es ist jedoch möglich, mit derselben E-Mail-Adresse als Gast oder Mitglied in mehreren Microsoft Teams-Instanzen teilzunehmen.
Für den direkten und schnellen Einstieg erklären wir Ihnen hier die ersten grundlegenden Schritte zur Einrichtung.
Teams kann im Browser oder in einer Anwendung (Desktop oder mobil) benutzt werden. Sie können die Anwendungen hier herunterladen: https://teams.microsoft.com/downloads
Willkommen im Team - ein erster Blick
Nach der Anmeldung unter https://teams.microsoft.com wird Microsoft Teams geöffnet. Für diesen Artikel benutzen wir die Browser-Version.
Ein erstes Team mit dem Namen der angemeldeten Organisation ist bereits angelegt – in unserem Fall „self employed“ - sowie der erste Kanal „Allgemein“.
Ganz schön leer hier - Personen einladen
Zunächst ist es notwendig, dass Sie Personen einladen, damit diese Microsoft Teams nutzen können. Das erfolgt über den Button „Personen einladen“ unten links. Jede bei Microsoft registrierte E-Mailadresse kann bei mehreren Teams-Instanzen eingebunden werden.
Organisieren - Teams und Kanäle
In Microsoft Teams können mehrere Teams organisiert werden. Jedes Team hat eine eigene Benutzerverwaltung und besteht aus einem oder mehreren Kanälen. Jeder Kanal hat einen eigenen Chat, eine eigene Dateiverwaltung und ein eigenes Wiki. Darüber hinaus können an jeden Kanal viele zusätzliche Apps angebunden werden.
Ein neues Team erstellen
Ein neues Team legen Sie über den Button „Team beitreten oder erstellen“ an.
Hier legen Sie auch direkt die Art des Teams fest. Ein Team kann nur für eingeladene Mitglieder (Privat) oder für alle Mitglieder der Organisation zugänglich gemacht werden (Öffentlich). Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit, alle Mitglieder der Organisation direkt in das neue Team einzuladen (Organisationsweit).
Mitglieder zum Team hinzufügen
Um einem Team neue Mitglieder hinzuzufügen, wählen Sie über die drei Punkte neben dem Team-Namen den Button „Mitglied hinzufügen“ aus.
Mitglieder fügen Sie via Namen, Verteilerliste, Sicherheitsgruppe oder E-Mail-Adresse hinzu. Ist die angegebene E-Mail-Adresse noch nicht Teil von Microsoft Teams, können Sie zusätzlich auswählen, ob die neue Person als Mitglied oder Gast eingeladen wird. Mitglieder haben mehr Rechte als Gäste.
Einen neuen Kanal erstellen
Jedes Team kann mehrere Kanäle haben. Beim Anlegen eines neuen Kanals können Sie über das Feld „Datenschutz“ den Zugang entweder auf „alle Teammitglieder“ oder auf „ausgewählte Teammitglieder“ stellen. Diese Einstellung kann im Nachhinein nicht mehr verändert werden.
Kanäle sind gleich aufgebaut, bedeutet, dass jeder neue Kanal mit den gleichen Reitern „Beiträge“, „Dateien“ und „Wiki“ (1) angelegt wird. Über das + können Sie weitere Apps einbinden, wie zum Beispiel OneNote oder Planner. Außerdem sehen Sie alle Kanalteilnehmer (2) sowie einen direkten Hinweis, welche Zugangsbestimmungen für den Kanal eingestellt sind (3).
Private Chats und Telefonie
Neben der Möglichkeit, innerhalb eines Kanals zu chatten und Dateien auszutauschen, ist dies auch immer direkt mit einem oder mehreren Mitgliedern der Organisation im privaten Chat möglich.
Außerdem kann jedes Mitglied der Organisation per Audio und Video angerufen werden. Mit einer Anbindung an Microsoft 365-Outlook können auch Besprechungen über Teams durchgeführt werden.