New Work: Was ändert sich durch Microsoft Teams?

Ohne die richtige Unternehmenskultur bringt die beste Software gar nichts und die neu entstandene Zusammenarbeit verkümmert. Es ist ein Balanceakt, aber machbar. Wie sich Veränderungen nachhaltig und nah an den Mitarbeitenden orientiert mit Microsoft Teams umsetzen lassen, erklärt Helge Köppen, technischer Projektleiter bei Layer2 collaboration works. Dieser Artikel wurde bereits im Magazin "wissensmanagement - Das Magazin für Digitalisierung, Vernetzung & Collaboration" veröffentlicht. Sie können ihn hier nachlesen: https://www.springerprofessional.de/new-work-was-aendert-sich-durch-ms-teams/18711348

Und "danach"? Remote Work lebt von Vernetzung und Collaboration. Die technische Realisierung entsprechender IT-Lösun­gen gelingt in der Regel schnell und unkompliziert. Doch ohne die richtige Unternehmenskultur bringt auch die beste Software nichts - und die neu entstandene Zusammenarbeit verkümmert. Es ist ein Balanceakt, aber machbar. Veränderungen lassen sich nachhaltig und nah an den Mitarbeitern orientiert umsetzen - zum Beispiel mit Microsoft Teams. Das hat auch Auswirkungen auf die Zusammenarbeit. Innovative Kommunika­tionswege, veränderte Zuständigkeiten und neue Routinen werden etabliert. 

Der Spagat zwischen New Work und Smart Work

Die Arbeitswelt, wie wir sie seit Jahrzehnten kennen, existiert so nicht mehr. Homeoffice war bisher nur in Ausnahmefällen möglich. Doch plötzlich wurden Büros im Eiltempo geräumt und viele Unternehmen in die „New Work“-Welt katapultiert.

Das Vertrauen in die Mitarbeiter steigt, ihnen wird mehr Eigenverantwortung und Selbstorganisation zugesprochen. Das ist nicht nur eine Frage der Organisationskultur, sondern fördert neue Führungskonzepte und die Digitalisierung sowie Innovationsfähigkeit von Unternehmen.

Der Trend zum mobilen und flexiblen Arbeiten hat sich verstärkt. Der technologische Fortschritt ermöglicht die Erreichbarkeit von Arbeitskräften – egal wo sie sich befinden. Dadurch müssen Arbeitsstrukturen neu gedacht werden. Mit dem zunehmenden Fachkräftemangel verändern sich ebenfalls die Ansprüche der jungen Generation an ihren Arbeitsplatz der Zukunft.

Viele Unternehmen sehen nun Chancen, die Mietkosten durch dauerhafte Homeoffice-Modelle zu senken. Eine Win-Win-Situation: einerseits mehr Flexibilität für Mitarbeiter, andererseits weniger Büroraum in teuren Lagen. Firmen minimieren die Anzahl an Geschäftsreisen und tendieren zu mehr Audio-/Web- oder Videokonferenzen. Das ist nachhaltig und ressourcenschonend.

Die richtige Software ist dabei nicht unerheblich. Unser Unternehmen, die Layer 2 GmbH, hat Microsoft Teams als Kommunikations- und Kollaborationsplattform bereits Mitte 2017 eingeführt. Während dieser Zeit haben wir einige Veränderungen beobachtet und unsere Prozesse sowie Arbeitsstrukturen dementsprechend angepasst. Dies passiert auch bei unseren Kunden.

Veränderte IT-Abteilung – beraten statt verwalten

Früher wurden Laufwerke für die Fachabteilungen auf dem Server eingerichtet und Berechtigungen vergeben. Dabei musste bei wildwuchernder Ordnerstruktur der Speicherplatz im Auge behalten und gepflegt werden. Heute richtet sich die Fachabteilung selbst ein. Berechtigungen sind schon vorhanden und Speicher wird von Microsoft gestellt. Die IT-Abteilung behält den Überblick über die Masse der „Laufwerke“ und hat im besten Fall vorher die Strukturen definiert, die den Überblick gewährleisten.

Zukünftig wird sich die IT-Abteilung weniger mit organisatorischen Aufgaben beschäftigen, sondern eher eine beratende Rolle einnehmen, denn in Teams sind Strukturen klar definiert. Um repetitive Aufgaben und Anfragen schnell zu bearbeiten, ist es sinnvoll dafür ein Konzept zu haben. Einige Unternehmen erstellen Erklärvideos für ihre Mitarbeiter oder ein interaktives Dokument und wiederum andere trainieren ihre IT-Mitarbeiter im richtigen Umgang.

Adé schnöde Grußformeln, hallo Emojis ✌

Statt starrer E-Mails werden Chatnachrichten verschickt – ohne Grußformeln, dafür mit Smileys. An die Kommunikation gewöhnen sich die Mitarbeiter schnell. Instant Messaging kennen sie ja.

Früher wurde eine E-Mail an große Verteiler verschickt. Da sich die Antworten teilweise überschnitten, ging es nicht ohne eine zusammenfassende E-Mail an alle Personen. Heute entstehen durch Gruppenchats virtuelle Dialoge, auf Nachrichten kann schnell reagiert werden oder die Gruppe ruft sich spontan an.

Wir rufen uns intern fast ausschließlich per Teams an. Einerseits ist es persönlicher, andererseits geht es schneller. Das umständliche Suchen von Telefonnummern entfällt. Einfach den Namen in die Suchleiste eingeben und schnell mal durchrufen. Außerdem ist auf den ersten Blick erkennbar, wer verfügbar oder beschäftigt ist.

Digital, mobil und trotzdem zusammen

Der Arbeitsplatz verändert sich. Damit ist auch der Schreibtisch im Büro gemeint. Arbeitsplätze werden mobiler, „richtige“ Telefone immer seltener. Auf den meisten Schreibtischen liegen kabellose Headsets. Die Bereitstellung einer Telefonanlage und das Umleiten von Rufnummern entfällt, da alle Mitarbeiter über das Internet erreichbar sind.

Ein VPN-Zugang für den Zugriff auf den File Share wird überflüssig. Microsoft Teams wird installiert – egal auf welchem Gerät. Sofort können alle ohne Einrichtungsaufwand auf ihre Dateien zugreifen. Outlook muss nicht mehr eingerichtet werden, um Dateien aus E-Mails zu öffnen und auch das Kopieren von Dateien vom Desktop auf den File Share entfällt. Es gibt eine Versionierung, bedeutet: Schluss mit wilden Dateibenennungen, wie zum Beispiel „Arbeitszeitenregelung Version 295“ oder „finale Arbeitszeiten“. Alle Dateien liegen jetzt in Teams.

Wird Teams verstärkt genutzt, bedarf es gewisser Strukturen, damit es übersichtlich bleibt. Ein allgemein gültiges Konzept gibt es nicht, da Zusammenarbeit immer individuell ist. Die Schwierigkeit auf Unternehmensseite: eine passende, globale Struktur finden. Die Schwierigkeit auf Mitarbeiterseite: ein Gefühl für den Umgang mit Teams entwickeln. Das geht nicht von heute auf morgen. Ähnliche Fragen stellten sich die User früher im Umgang mit Outlook: „Wie sortiere ich meine E-Mails – mit Flags oder Ordnern?“

Offenheit und Transparenz

Egal von wo und mit welchem Gerät wir arbeiten, wir haben Zugriff auf alle Informationen mit nur einer Anwendung.
Berechtigungsstrukturen verändern sich. „So privat wie nötig, so public wie möglich“, steht in unserer Layer2 Teams-Etikette. Meint: In einem Team hat jeder Lese- und Schreibrechte. Wer also keine Berechtigung hat, ist auch nicht Teil des Teams. Hier liegen die Dateien, an denen zusammengearbeitet wird und zu denen Informationen ausgetauscht werden. Alle anderen Dokumente, wie zum Beispiel Rechnungen liegen nicht in Teams.

Das erleichtert die Zusammenarbeit mit Kunden und Dienstleistern, da das Teilen von Dokumenten oder Informationen mit Externen ohne weiteres möglich ist.

Jedes Unternehmen entscheidet für sich, wie es Teams nutzt:

  • offen: alle Dateien werden in Teams abgelegt und auch mit Externen wird an diesen zusammengearbeitet.
  • teilweise offen: Teams wird als Kommunikationsplattform und für die interne Dokumentenablage genutzt. Die Zusammenarbeit mit Externen ist nicht erlaubt.
  • geschlossen: nur die Kommunikation wird abgedeckt – ohne Dateiablage, zum Beispiel bei sehr hohen Compliance-Anforderungen.

Keine Frage der Software, sondern der Unternehmenskultur

In einer Arbeitsumgebung, in der es nicht üblich ist, untereinander Wissen zu teilen, kann Software, die auf Offenheit, Transparenz und Zusammenarbeit ausgelegt ist, einfach nicht funktionieren. Wird sie obendrein in einer Krisensituation ad hoc aufgesetzt, ohne die Funktionsweise und den Nutzen ausreichend zu erklären, bleibt die Nutzerakzeptanz auf der Strecke.

Die erforderliche Software muss also nicht nur sorgsam eingeführt werden, sondern braucht eine unternehmenskulturelle Basis. Es ist eine bewusste Entscheidung – dafür oder dagegen.