PowerApps: KI in SharePoint

Mithilfe von verschiedenen KI-Modellen und -Szenarios steigern Sie Ihre Produktivität und vereinfachen Ihre Aufgaben. Geschäftsprozesse und Apps lassen sich mit KI einfach optimieren. Die intelligente Formularverarbeitung hilft Ihnen dabei. Wie? Das zeigen wir Ihnen in diesem Artikel.

PowerApp für die intelligente Verarbeitung eines Formulars

In unserem letzten Artikel "KI-Generator in SharePoint – ein Kurzportrait" haben wir Ihnen erklärt, wie Sie einen Flow erstellen, der automatisch Inhalte aus einer Bestellung in SharePoint überträgt.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie eine PowerApp erstellen, die Ihnen ebenfalls umständliches Abtippen erspart. Sie laden einfach ein Bild von der Bestellung in die App hoch und Ihnen werden automatisch alle benötigten Informationen angezeigt. Der Clue: Die Inhalte der Bestellung werden direkt in eine SharePoint-Bibliothek übertragen.

Klingt gut? Na, dann legen wir mal los.

Bestellformular

Als Beispieldokument benutzen wir das Bestellformular aus unserem letzten Artikel.

Power Automate Flow erstellen

Mit der Vorlage „PowerApps-Schaltfläche“ erstellen wir den Power Automate Flow, der das Dokument erzeugt, danach analysiert und die Metadaten hinzufügt.

Der Schritt „Datei erstellen“ im Flow

Im Flow fügen wir den Schritt “Datei erstellen” ein. Den Dateinamen und Dateiinhalt bekommen wir aus der PowerApp. Als Variable fügen wir den dynamischen Inhalt aus „In PowerApps fragen“ hinzu.

Der Dateiinhalt wird aus der PowerApp als base64-kodiert übergeben. SharePoint-Dateien werden aber in Binary benötigt, weshalb wir noch eine Kodierung vornehmen müssen. Die Formel dazu lautet “base64ToBinary”. Somit ist der Schritt vollständig und sieht so aus:

Der Schritt „Auf eine PowerApp oder einen Flow antworten“

Die erstellte Datei erhält eine ID. Diese wollen wir noch an die PowerApp zurückgeben, um die neuen Daten in anzuzeigen. Dazu benutzen wir den Schritt “Auf eine PowerApp oder einen Flow antworten”.

Formularverarbeitung der Datei

Jetzt fehlt nur noch die Formularverarbeitung der Datei aus unserem letzten Artikel. Fügen wir diese hinzu sollte der Flow in vollständiger Form etwa so aussehen:

Komponenten für die PowerApp erstellen

Für unsere App brauchen wir eine “Bild hinzufügen”-Komponente (1), die es uns ermöglicht ein Bild hinzuzufügen. Außerdem benötigen wir eine Texteingabe-Komponente (2), um die Inhalte anzuzeigen und einen Button (3), mit dem wir das Bild hochladen können.

Unsere App sollte jetzt so aussehen:

Logik einfügen

So weit, so gut. Für die Logik fügen wir den Power Automate Flow in die App ein, um das Bild und den Dateinamen an den Flow zu übergeben.

Bilddatei konvertieren

Wir müssen das Bild konvertieren, um den Dateiinhalt zu erhalten. Shane Young erklärt in seinem YouTube-Video, warum das nötig ist. Außerdem zeigt er, wie die Anhang-Komponente, statt der “Bild hinzufügen”-Komponente benutzt werden kann, um alle Dateitypen nach SharePoint zu übergeben.

Button

Um das Bild dem Flow zu übergeben, müssen wir dieses in JSON konvertieren. Aus dem JSON bekommen wir dann mit Änderung des Strings die Bilddaten. Diese übergeben wir dem Flow und holen uns gleichzeitig die ItemId des erstellten SharePoint-Items.

Der Code im Button sollte so aussehen:

Set(varDocumentContent;JSON(UploadedImage1.Image;IncludeBinaryData));;
Set(varBase64DocumentContent;Mid(varDocumentContent;Find(",";varDocumentContent) + 1;Len(varDocumentContent) - Find(",";varDocumentContent) - 1));;
Set(ItemId;PowerAppBildinSharePointBibliothekhochladenundanalysieren.Run(ImageName.Text;varBase64DocumentContent).itemid);;

Laden wir jetzt ein Bild hoch und klicken auf den Button, wird eine entsprechende Datei mit Metadaten in SharePoint erzeugt.

SharePoint-Bibliothek mit der PowerApp verbinden

Wir müssen unsere Bibliothek mit der PowerApp verbinden, um die Metadaten der Datei anzeigen zu können. Im Reiter „Datenquellen“ wählen wir den Verbinder „SharePoint“ aus.

Nun können wir unter Formulare „Bearbeiten“ auswählen und unsere Bibliothek als Datenquelle angeben.

Damit es leichter verständlich ist, konzentrieren wir uns auf die Kundennummer und die Gesamtsumme. Alle anderen Felder löschen wir aus dem Bearbeiten-Formular.

Damit unser Bild mit dem Dateinamen „Test.png“ richtig aus der Bibliothek gefiltert wird, müssen wir die ItemId in den Button einfügen. Der Code dafür ist dieser:

Refresh(Beispielbibliothek);;
Set(varEntry;Filter(Beispielbibliothek;ID = ItemId));;

Der vollständige Code sollte nun so aussehen:

Set(varDocumentContent;JSON(UploadedImage1.Image;IncludeBinaryData));;
Set(varBase64DocumentContent;Mid(varDocumentContent;Find(",";varDocumentContent) + 1;Len(varDocumentContent) - Find(",";varDocumentContent) - 1));;
Set(ItemId;PowerAppBildinSharePointBibliothekhochladenundanalysieren.Run(ImageName.Text;varBase64DocumentContent).itemid);; Refresh(Beispielbibliothek);;
Set(varEntry;Filter(Beispielbibliothek;ID = ItemId));;

Und fertig ist unsere PowerApp!

Laden wir nun unsere Test-Bestellung hoch, werden die Metadaten in der PowerApp angezeigt.