Zeitmangel in der IT trotz Cloud-Technologie
Das sagen wir nicht nur so. Es stimmt! Wir haben verschiedene, gelungene Projekte gesehen, aber auch einige, die deutlich mehr Probleme verursacht haben, als sie eigentlich lösen sollten. Deshalb haben wir uns in den vergangenen Monaten intensiv damit beschäftigt, herauszufinden, was bei unseren Kunden während der Einführung von Microsoft 365, insbesondere Microsoft Teams und Microsoft SharePoint, schiefgelaufen ist und welche Probleme daraus resultieren. Wenn die neue Technologie nicht sinnvoll im Unternehmen eingesetzt wird, entsteht ein großes Problem in der IT: Zeitmangel.
Haufenweise Supportanfragen
Warum aber leidet die IT unter chronischem Zeitmangel? Dabei soll uns moderne Cloud-Technologie das Leben doch eigentlich leichter machen, anstatt es zu erschweren. Der administrative Aufwand wird durch die Nutzung der Services minimal, weil diese intern nicht mehr selbst betrieben werden müssen. Regelmäßige System-Updates entfallen und auch Hardwareausfälle sind kein Thema mehr. Diese und viele weitere Vorteile bietet die Cloud. Hinsichtlich des Zeitaufwands für den technischen IT-Support doch eigentlich ein Paradies, oder? Leider müssen sich IT-Abteilungen trotzdem um haufenweise Supportanfragen kümmern. Und zwar um die Anfragen der Anwender:innen. Aus unserer - zugegeben etwas subjektiven Sicht - ist das auf eine schlechte Einführung der neuen Technologie zurückzuführen. Wir haben es oft genug erlebt. Diese drei Beispiele aus unserem Alltag zeigen, womit sich IT-Leiter:innen in KMU häufig herumschlagen müssen.
Wissen Sie noch damals ...?
... als alle Dateien in einer historisch gewachsenen oder streng hierarchisch organisierten Ordnerstruktur auf dem File Share abgelegt wurden? Da war die Welt der Dateiablage noch einfach.
Heute liegen die Dokumente in Microsoft Teams oder eigentlich in einem Kanal in Teams - technisch gesehen in einer SharePoint-Bibliothek. Dazu kommen weitere Möglichkeiten, um Dateien abzulegen wie zum Beispiel Microsoft OneDrive oder auch andere Cloud-Speicher wie Dropbox, Google Drive & Co. Insgesamt ist die Dateiablage nun viel dezentraler. Auf der einen Seite haben Anwender:innen mehrere Möglichkeiten, eine Datei abzulegen. Auf der anderen Seite müssen sie jetzt an mehreren Orten suchen. Wird eine Datei nicht an dem Ort gefunden, an dem sie eigentlich sein sollte, fragen die User in der IT-Abteilung nach. Gern verbunden mit der Behauptung: "Das kann nicht sein. Ich habe die Datei gestern genau dort gespeichert." Doch damit nicht genug.
User mit Admin-Rechten
Wer ein Team anlegt, bekommt automatisch Admin-Rechte. Das bedeutet, die Nutzer:innen können nicht nur neue Kanäle oder Tabs anlegen, sondern auch neue User einladen und Externe hinzufügen. Außerdem kann es passieren, dass sie neue SharePoint-Sites erzeugen, indem sie einen privaten Kanal oder einen Planner anlegen. Die Mitarbeitenden wissen schlicht weg nichts über die komplexe Technologie, die hinter der intuitiven Oberfläche von Microsoft Teams steckt. Deshalb kennen sie die Auswirkungen solcher Aktionen nicht. Und das bekommt die IT-Abteilung zu spüren. Am Ende muss sie sich mit dem Chaos, das die User verursacht haben, herumschlagen.
237 Teams über Nacht 😲
Außerdem sorgt die Regelung für die Erstellung von Teams für einen enormen Mehraufwand in der IT. Entweder dürfen Anwender:innen selbst Teams erstellen oder die IT steuert diesen Prozess. Legen die Mitarbeitenden selbst neue Teams an, entsteht schnell ein schwer zu überblickendes Chaos. Über Nacht werden dann schnell mal 237 Teams angelegt. Unter diesen finden sich dann mehrere Teams für eine Abteilung: "HR", "Personal" und "Human Resources-Abteilung". Gibt es keine einheitliche Regelung zur Benennung der Teams, geht der Überblick schon nach kurzer Zeit verloren. Dazu kommt noch, dass der Wildwuchs einfach weiter geht. So sind IT-Abteilungen oft damit beschäftigt, die Informationen und Dateien in Microsoft Teams zusammenzuführen.
Neue und alte Welt passen nicht zusammen
Wir könnten Ihnen ohne Probleme noch mindestens 15 weitere Situationen schildern und Ihnen berichten, was wir schon erlebt haben. Wahrscheinlich haben Sie auch schon bemerkt, dass Sie und Ihre Mitarbeitenden viel weniger Zeit für die eigentlichen Aufgaben haben, können die Ursache dafür aber nicht wirklich benennen.
Sie kommen nicht mehr weiter, aber leider auch nicht mehr zurück. Die Einführung von Microsoft 365 befindet sich im "Stuck State". Einige Abteilungen nutzen Microsoft Teams intensiv und sind vielleicht sogar begeistert. Andere wiederum weigern sich, das neue Tool zu nutzen und setzen weiter auf die lokale Dateiablage, Telefon und E-Mail.
Microsoft Teams und Microsoft 365 als zentrale Plattform für moderne, digitale Zusammenarbeit
Je länger Sie warten, umso schlimmer wird es. Probleme lösen sich nicht in Luft auf. Im Gegenteil. Sie stapeln und verstärken sich im Laufe der Zeit und am Ende führen sie zu einem Totalschaden. Wenn Sie dieses Chaos jetzt nicht richtig aufräumen, verschlimmbessern Sie den Schaden von Jahr zu Jahr. So werden Sie immer ineffizienter - nicht nur die IT-Abteilung, sondern das gesamte Unternehmen.
Die Lösung: ein durchdachtes Konzept, für die erfolgreiche Nutzung von Microsoft 365 und Microsoft Teams als Plattform für moderne, digitale Zusammenarbeit. Klingt logisch, oder? In der Theorie. In der Praxis sieht es nämlich ganz anders aus: Woher sollen Sie sich die Zeit dafür nehmen, wenn Sie größtenteils damit beschäftigt sind, sich um Supportanfragen zu kümmern und nebenbei das Chaos der Anwender:innen aufzuräumen?
50% weniger Supportanfragen innerhalb von 3 Monaten
In Zusammenarbeit und mit Unterstützung von Microsoft haben wir ein ganzheitliches Lösungskonzept entwickelt, das genau diese Probleme und weitere Herausforderungen löst. Eine Umstellung auf Microsoft Teams und Microsoft 365 ist nämlich nicht nur technisch, sondern bedeutet auch kulturelle und organisatorische Veränderung.
Wenn Microsoft Teams und Microsoft 365 sinnvoll im Unternehmen eingesetzt werden, spüren Sie es nach 3 Monaten direkt in der IT-Abteilung. Sie erhalten 50% weniger Supportanfragen zu diesen Themen. Außerdem sind Sie nicht mehr nur damit beschäftigt, die Tickets und Ihre Mitarbeiter:innen zu koordinieren, sondern haben endlich mehr Zeit für Ihre strategischen Aufgaben.
Statt der ständigen Feuerwehreinsätze und der Flickschusterei im IT-Betrieb, können Sie Probleme jetzt nachhaltig lösen und dokumentieren. Auf lange Sicht haben Sie so noch weniger Aufwand im Support.
Unser Ziel ist es für 80% der Mitarbeitenden innerhalb von 3 Monaten die aktive und sinnvolle Nutzung von Microsoft Teams und Microsoft 365 zu ermöglichen.
Das können Sie jetzt schon tun
Bestimmen Sie, wo Sie stehen. Wie viele Mitarbeitende nutzen Microsoft Teams aktiv? Wie viele Teams gibt es? Welche Apps werden noch genutzt? Damit meinem wir auch Tools außerhalb des Microsoft-Universums wie Slack, Zoom & Co.
Legen Sie fest, wohin die Reise gehen soll. Stellen Sie ein Team aus den verschiedenen Abteilungen zusammen. Entwickeln Sie gemeinsam ein Zielbild für modernes Arbeiten im Unternehmen. Warum ist das wichtig? Es schafft Sicherheit und Orientierung im gesamten Unternehmen - von der Geschäftsführung bis hin zu den Auszubildenden. Zudem vereinfachen Sie mittelfristig viele Entscheidungsprozesse.
Schaffen Sie kleine Inseln des Erfolgs, indem Sie ersten Nutzergruppen dabei helfen, ihre alltäglichen Arbeitsabläufe zu verbessern. So gewinnen Sie Mitstreiter:innen, die sich für die neue Technologie begeistern und anderen Lust auf mehr machen. Das spricht sich im Unternehmen herum und weckt garantiert noch mehr Interesse daran.
Way to Modern Work
In 9 Schritten modern mit Microsoft Teams und Microsoft 365 zusammenarbeiten
Viele Unternehmen setzen die Apps von Microsoft nicht sinnvoll ein. Das erschwert den Arbeitsalltag, anstatt ihn zu erleichtern. Eine Umstellung auf Microsoft Teams und Microsoft 365 ist mehr als nur ein technisches Upgrade. Sie beeinflusst die Art und Weise, wie Benutzer:innen kommunizieren und zusammenarbeiten. Vergleichbar mit einer Umsiedlung in eine Raumstation – und die bauen Sie doch auch nicht mal eben so nebenbei, oder?
Jetzt kostenlose IST-Analyse, Bericht und Handlungsempfehlung erhalten
In Zusammenarbeit mit Microsoft können wir den ersten 10 Interessenten die IST-Analyse, den Bericht und die Handlungsempfehlung komplett kostenfrei anbieten. Das Angebot gilt nur bis zum 01.06.2022 18:00 Uhr.
Es gelten bestimmte Anforderungen an die teilnehmenden Unternehmen, die wir vorab in einem Gespräch ermitteln.
Buchen Sie hier Ihren kostenlosen Termin für das Vorabgespräch:
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