Intranet als digitale Informationsplattform

auf Basis von SharePoint Online mit Modern UI
für microfin Unternehmensberatung GmbH

BRANCHE

  • Unternehmensberatung

HERAUSFORDERUNG

  • Struktur modernisieren
  • Design vereinheitlichen
  • Informationsfluss verbessern
  • Wissensaustausch fördern
  • Nutzerakzeptanz verbessern
  • Intranet-Lösung nah am Standard

LÖSUNG

  • SharePoint Online mit Modern UI

NUTZEN

  • Alles in einem Look für eine hohe Nutzerakzeptanz
  • Schnelles Auffinden von Informationen
  • News, die alle Mitarbeitenden erreichen

Layer2 collaboration works hat uns geholfen, unser SharePoint-Intranet in ein modernes Layout und Design zu überführen. Gleichzeitung wurde unser Team im Umgang mit Modern UI geschult und ist nun in der Lage, selbstständig an der Aktualisierung von Inhalten zu arbeiten. 

Sophie Reuter, Marketing und Nicole Voelsch, Knowledge Management bei microfin

Wer ist microfin?

microfin ist eine 2002 gegründete, partnergeführte Unternehmensberatung mit Sitz in Bad Homburg. Das Team, bestehend aus Betriebswirten, Juristen und Informatikern bringt Unternehmen an ihre Sourcing- und Kostenziele und begleitet sie bei der digitalen Transformation.

https://www.microfin.de/

Zu unsortiert, überstrukturiert und wenig genutzt

„Etwas in SharePoint zu finden, ist schwierig.“ Eine Aussage, die unserem Kunden nur allzu gut bekannt war. Das alte Intranet auf Basis von SharePoint Online mit Classic UI wurde wenig genutzt. Zu detailverliebt, zu schwierig zu bedienen und über die Jahre gewachsen. Außerdem sorgten UI-Brüche für eine noch geringere Akzeptanz bei allen Mitarbeitenden. Neu erstellte Seiten wurden in Modern UI angezeigt und die bestehenden Seiten in Classic UI dargestellt. Zudem passte die alte Struktur nicht mehr, weshalb sich microfin dazu entschied, das Intranet zu überarbeiten und zu modernisieren.

Die vielen neuen Features und die vereinfachte Bedienung überzeugte unseren Kunden von SharePoint Online mit Modern UI als neue Plattform. Das neue Intranet sollte nah am Standard sein, damit es die Verantwortlichen selbstständig pflegen und weiter entwickeln können. 

SharePoint Online mit Modern UI für mehr Nutzerakzeptanz

Gemeinsam mit dem Projektteam von microfin sahen wir uns das alte Intranet an und analysierten die Strukturen. Nach der Bestandsaufnahme war es an microfin zu entscheiden, welche Bereiche migriert werden sollen. Microsoft Teams wurde bereits aktiv für die Zusammenarbeit an Projekten genutzt, weshalb wir das Projektteam dahingehend berieten, einige Bereiche nach Teams zu verlagern. 

SharePoint für Informationen und Microsoft Teams für die Zusammenarbeit

Nachdem microfin die neue Struktur konzipiert hatte, besprachen wir die Ergebnisse: SharePoint soll die Plattform sein, auf der sich die Mitarbeitenden informieren und benötigte Inhalte schnell finden. Microsoft Teams wird für Themen genutzt, an denen zusammengearbeitet wird. Der Kontext wurde neu überdacht. So wurden zwei Bereiche zusammengelegt und ein Bereich wurde komplett nach Teams verschoben. 

Alles in einem Look

Wir bauten einen Bereich prototypisch in einem einheitlichen Design auf. Die gesamte Struktur des Intranets wurde basierend auf diesem Prototyp angelegt. Einerseits sorgt der gleiche Aufbau für eine bessere Userführung und Orientierung, andererseits haben die Intranet-Verantwortlichen nun ein identisches Grundgerüst für alle Inhalte. Die neue SharePoint-Struktur sieht außerdem vor, dass pro Bereich eine Person für die Pflege der Informationen verantwortlich ist. Das alte Intranet wurde im Zuge der Neukonzeption gesperrt. Es war noch zugänglich, darin konnte aber nur noch gelesen werden, damit bei der Migration der Inhalte nicht noch plötzlich neue auftauchen oder bestehende verändert werden.

Agiles Vorgehen für eine schnelle Umsetzung

50% der Inhalte wurden über ein Skript und 50% manuell durch den Kunden migriert. Während des Projekts hatte sich das SharePoint-Team viele HTML-Kenntnisse angeeignet und sich technisch tief eingearbeitet. Aus diesem Grund führten wir das Projekt größtenteils beratend durch. Wir tauschten uns regelmäßig in Teams-Meetings mit den Verantwortlichen aus und besprachen neue Anforderungen. Als nächstes zeigten wir die technischen Möglichkeiten auf und das Team entschied sich dann für die Bausteine, die am besten passten. Im Anschluss schulten wir die technische Basis, sodass der Kunde selbstständig in der Lage war, die Anforderungen umzusetzen. Insgesamt konnten wir das Projekt gemeinsam innerhalb von neun Projekttagen durchführen.

Finden statt suchen

Das Intranet ist eine Hubwebsite, in der jeder Bereich eine eigene Site mit Dokumentenbibliotheken und Listen ist. Auf der linken Seite finden die User Quicklinks, über die sie schnell zu externen oder internen Seiten navigieren können. Darunter sind die zuständigen Ansprechpartner:innen zu finden, die so direkt kontaktiert werden können, falls Inhalte fehlen oder überarbeitet werden müssen.

News, die wirklich alle erreichen

In der Mitte einer jeden Seite ist der Layer2 Teaser-Webpart für News eingebunden. Anders als im SharePoint-Standard müssen die Mitarbeitenden keine ganzen Artikel schreiben, sondern nur eine kurze Nachricht in eine Liste einpflegen, um Neuigkeiten zu erzeugen.  Über Metadaten werden News mit einem Tag versehen und auf der entsprechenden Seite angezeigt. Auf der Startseite des Intranets werden die Neuigkeiten aller Bereiche gebündelt angezeigt. Die Mitarbeitenden werden automatisch per E-Mail benachrichtigt, sobald jemand eine Neuigkeit für die Startseite erstellt. So gelangen die User mit einem Klick ins Intranet und können sich direkt über die neuen Meldungen informieren.

Virtueller Rundgang nach Go-Live

Und schließlich: Go-Live. microfin machte mit allen Mitarbeitenden einen virtuellen Rundgang im neuen Intranet, um alle Kolleg:innen von Beginn an einzubinden. In einer Präsentation wurde ihnen dann noch einmal ausführlich die Struktur erklärt.

Das neue Intranet von microfin kann sich sehen lassen

„Wow, das sieht gut aus!“ Die Mitarbeitenden gehen ganz anders mit der neuen SharePoint-Lösung um, weil es durch die logische Benutzerführung wesentlich einfacher zu bedienen ist und sie eine bessere Orientierung haben. Zusätzlich werden Inhalte durch die Volltextsuche schneller gefunden. 
Das Intranet wird für die Verbreitung von News und zur Bereitstellung von Informationsmaterialien genutzt. Die Mitarbeitenden können sich hier über alle für sie relevanten Themen informieren und Weiterbildungen über Kurse wahrnehmen. Alle Publikationen aus dem Marketing, wie Podcasts, Pressemitteilungen, Fachartikel und Webinare sind hier ebenfalls zu finden.

Für eine optimale User Experience

Das Intranet besteht zu 95% aus Standard-Modulen. Die Verantwortlichen können es somit selbstständig pflegen und weiterentwickeln. Die neue Lösung wird von microfin immer wieder angepasst und anhand des Nutzerfeedbacks optimiert. Und weil die User sich wirklich mit der Plattform auseinandersetzen, kommunizieren sie ihr Feedback regelmäßig proaktiv an das SharePoint-Team.

Wir haben alles, was wir brauchen

Die Mitarbeitenden nutzen die neue Intranet-Lösung täglich, um sich über die Themen zu informieren, mit denen sie sich beschäftigen, ändern Dokumente selbstständig und aktualisieren alle Inhalte regelmäßig. Die neue Struktur überzeugt: Bisher wurden keine Inhalte aus dem alten Intranet vermisst.