Digitalisierung von Geschäftsprozessen mit Nintex Workflow für unseren Kunden

Nintex Workflow mit SharePoint

Zielvereinbarungen mit SharePoint 2013 & Nintex Workflow
für YAMAHA Music Europe GmbH

Branche

  • Groß- und Außenhandel

Herausforderung

  • Erfassung und Auswertung von Daten im Rahmen des Zielvereinbarungsprozesses verursachte extremen Zeitaufwand
  • System mit zentralen Informationen erstellen

Lösung

Nutzen

  • digitalisierter Prozess 
  • mehr Übersicht 
  • geringerer administrativer Aufwand 
Logo unseres Projektkunden YAMAHA Europe Music GmbH

Für uns hat sich der ganze Prozess von der Erstellung der Zielvereinbarungen bis hin zu Auswertungen jeglicher Art sehr vereinfacht. Dank der automatisierten Workflows sparen wir eine Menge Zeit und durch die Integration in SharePoint liegen alle relevanten Informationen an einem zentralen Ort.

Kirke Wahabi-Knepel, HR Controller bei der YAMAHA Music Europe GmbH

Wer ist der Kunde?

Die YAMAHA Music Europe GmbH gehört zu den weltweit führenden Herstellern von Musikinstrumenten und Hi-Fi-Komponenten. Am Standort in Rellingen bei Hamburg befindet sich sein europäisches Headquarter. Dort agieren derzeit rund 300 Mitarbeitende für den lokalen und europaweiten Vertrieb der verschiedenen Produktgruppen sowie für die Zentralfunktionen.

Etwa 500 weitere Arbeitskräfte befinden sich in Vertriebsniederlassungen, zum Beispiel in Frankreich, Italien, Spanien, Skandinavien und im Vereinigten Königreich.

https://de.yamaha.com/

Vor welchen Herausforderungen standen wir?

Die Human-Ressources-Abteilung von YAMAHA nutzte zuvor Lotus Notes, um Daten für Zielvereinbarungsgespräche zu erfassen und ein Bonussystem zu erstellen. Zu diesem Zweck erhielten Mitarbeitende und  Vorgesetzte Excel-Dateien, die mehrfach ausgefüllt, aktualisiert und per E-Mail versendet wurden.

Das Resultat: ein extremer Zeitaufwand – die Vor- und Nachbereitung der Gespräche war mit einem hohen administrativen Aufwand verbunden. 

Zentral abgelegte Dokumente und automatisierter Workflow vereinfachen nun die  Zielvereinbarungen bei YAMAHA
Mithilfe von Nintex Workflow und dem Layer2 Cloud Connector weniger administrativer Aufwand für HR-Abteilung

Deshalb wünschte sich der Kunde eine einfachere Lösung mit zentral abgelegten Dokumenten und einem automatisierten Workflow mit E-Mail-Benachrichtigungen, sodass das manuelle Versenden der Dateien per E-Mail nicht weiter notwendig wäre. Der bereits vorhandene SharePoint 2013 On-Premises sollte dabei als als Anlaufpunkt für Mitarbeitende und Vorgesetzte dienen.

Wie lief das Projekt ab?

In einer ersten Besprechung empfahlen wir Nintex Workflow als Lösung, mit der sich Geschäftsprozesse professionell abbilden lassen. YAMAHA befürwortete den Vorschlag, woraufhin wir eine erste Version bauten.

Zentrale Ablage in erster Version

Mit Nintex Workflow erhält jeder Mitarbeiter automatisch eine Dokumentenmappe in SharePoint. In diesen zentralen Ordner lassen sich Excel Dateien manuell verschieben, wodurch automatisch E-Mails verschickt und berechtigte Personen benachrichtigt werden. Durch die zentrale Ablage kann die Human-Ressources-Abteilung unkompliziert auf wichtige Informationen zugreifen: zum Beispiel zum Status der Datei. Das führt zu mehr Übersicht, eine geringere E-Mail-Flut und einer großen Zeitersparnis. 

Zweite Version mit umgebauten Excel-Tabellen

Im zweiten Schritt wurden die Excel-Dateien durch vollständig in SharePoint integrierte Formulare ersetzt. So wurde die Möglichkeit geschaffen, Informationen in die Formulare hochzuladen sowie diese aus den Formularen herunterzuladen – etwa die Bonusberechnung oder das Interesse an Schulungen. Zuvor verhinderte dies ein technisches Problem: die Spalten und Zeilen waren teilweise gesperrt. So entstand ein hoher administrativer Aufwand. YAMAHA brauchte jeweils ein spezifiziertes Formular für die Jobkategorien Management, Office Staff und Field Staff – in Englisch, teilweise zusätzlich in Französisch. Auf diese Weise konnte der Kunde mit wenigen Klicks automatisch für jeden Mitarbeiter eine Zielvereinbarung erstellen.

So läuft der Workflow ab:

[1] Der Layer2 Cloud Connector fragt alle Nutzer im Active Directory ab, wodurch diese in die SharePoint-Liste integriert werden. 

[2] Die Human-Ressource-Abteilung gibt das Finanzjahr, die Niederlassung und die Jobkategorie in einer Excel-Tabelle an. Daraus generiert die Software einen Datensatz, den die Abteilung mit allen relevanten Werten ausfüllen kann.

[3] Der Layer2 Cloud Connector importiert die mitarbeiterbezogenen Daten aus einer Excel-Tabelle, die die Human-Ressource-Abteilung zuvor ausfüllt.

[4] Nach der Freigabe dieser Informationen erzeugt der Workflow eine Zielvereinbarung. 

[5] Der Workflow stößt durch das Versenden von E-Mail-Benachrichtigungen den Beginn eines Prozessschrittes an. Danach importiert der Layer2 Cloud Connector aus Excel-Listen die notwendigen Informationen in die individuellen Formulare. Anschließend führt der Vorgesetzte das Gespräch mit dem Mitarbeiter, welches beide mit einer elektronischen Unterschrift bschließen. Somit ändert sich der Status im System und der Workflow läuft weiter. 

[6] Die Human-Ressource-Abteilung holt sich die Daten aus der SharePoint-Liste und exportiert sie in die Excel-Datei. So kann sie die gewünschte Auswertung vornehmen. 

Um den administrativen Aufwand der HR-Abteilung zu verringern, entwickelten einen Nintex Workflow für YAMAHA

Sonderfälle berücksichtigt

Wir sorgten dafür, dass der Workflow die Berechtigungsstruktur automatisch anpasst – zum Beispiel bei Sonderfällen wie einem vorzeitigen Mitarbeiter-Austritt oder einem Vorgesetzten-Wechsel. Zudem ermöglichten wir der Human-Ressource-Abteilung, Timings im Workflow einzustellen oder auch einzelne Gesprächsphasen zu überspringen.

Wie zeigt sich der Erfolg?

Unsere Lösung bietet YAMAHA zentrale Informationen und mehr Übersicht. Durch die integrierten SharePoint-Listen hat sich der administrative Aufwand deutlich verringert. Analysen lassen sich unkompliziert durch Datendownloads erstellen, wodurch die Personalabteilung Zeit spart. Zudem kann die Planung von Weiterbildungen in SharePoint eingebunden werden – Excel bot diese Möglichkeit nicht.